В «бэк-офисе» большой компании существует множество различных систем, включая планирование, производство, дистрибуцию, доставку и учет. Планирование ресурсов предприятия (ERP) — это система, которая объединяет все эти функции в единую систему, предназначенную для удовлетворения потребностей каждого отдельного отдела на предприятии. ERP — это скорее методология, чем часть программного обеспечения, хотя она включает в себя несколько программных приложений, объединенных под единым интегрированным интерфейсом.
Система ERP охватывает несколько отделов корпорации, и в некоторых случаях ERP также выходит за пределы корпоративной границы, чтобы также включать системы партнеров и поставщиков, чтобы задействовать дополнительные функции, такие как управление цепочками поставок. Поскольку задача настолько обширна и всеобъемлюща, система ERP выходит далеко за рамки простого программного обеспечения. Каждая реализация уникальна и предназначена для соответствия различным бизнес-процессам исполнителя. Реализация ERP может стоить миллионы долларов, а ее создание и может занять несколько лет.
Система ERP, вероятно, представляет собой крупнейшие ИТ-инвестиции компании, поэтому некоторые компании предпочитают внедрять ERP более инкрементно, а не сразу. Некоторые поставщики ERP предоставляют модульные программные модули вместе с унифицированным интерфейсом, позволяющим использовать этот постепенный подход.
Независимо от того, как компания подходит к ней, ERP обязательно внесет существенные изменения в то, как компания ведет бизнес. Она рассматривает параметры рабочих процессов и изменяет длительные процессы. Компании часто сталкиваются с сопротивлением со стороны сотрудников, которые неохотно отказываются от своих проверенных методов. Сотрудники также могут опасаться за свою работу; поскольку ERP вносит такие радикальные изменения в бизнес-процессы, нет ничего необычного в том, что описания работ могут меняться или полностью устраняться.
Однако после внедрения система ERP приносит огромные преимущества. Поскольку все системы объединены вместе, все отделы могут легче обмениваться информацией. Рабочий процесс, который происходит между отделами, может стать гораздо более автоматизированным, и в конечном итоге клиенты лучше обслуживаются, потому что человек, использующий приложения, ориентированные на клиента, будет иметь доступ к каждому биту информации о каждом соответствующем процессе. Например, кто-то изотдела продаж легко сможет войти в одну систему, чтобы определить статус заказа клиента, который все еще находится в производстве. Все это стоит дорого; затраты на обучение высоки, потому что сотрудники должны не только научиться использовать новое программное обеспечение, но также должны изучать новые процессы.
Существует много причин, по которым компания осуществляет внедрение ERP. Система ERP объединяет информацию, такую как информация о заказе и финансовые данные. Это может ускорить производственный процесс, автоматизируя процессы и рабочий процесс, а также уменьшает необходимость создания больших запасов. Хотя первоначальных затрат может быть достаточно, чтобы напрячь финансы компании, в конце концов, если они будут реализованы правильно, система ERP даст компании, реализующей такую интеграцию, основное конкурентное преимущество.