Оценка эффективности организации

Оценка является важным инструментом для улучшения управления организацией. Благодаря организационной оценке, обычно известной как оценка эффективности деятельности организации, эффективность организации измеряется как с точки зрения ее функционирования, проблем и достижений, так и с точки зрения поведения, с точки зрения организации как социальной системы. Таким образом, организационная оценка включает измерение переменных, связанных с паттернами организационного поведения и эффективности. Он может сыграть важную роль в оказании помощи менеджерам в повышении эффективности и результативности их операций и может стать инструментом для оказания общественной поддержки исследовательским программам и информационно-пропагандистской деятельности.

В зависимости от того, когда проводится оценка, она может быть предварительной, текущей и итоговой. Предварительная оценка проводится до внедрения мероприятий. Это предполагает анализ внутренней и внешней согласованности планов, программ и проектов до их реализации. Текущая или оценка прогресса проводится во время реализации. Он измеряет степень использования ресурсов и материалов, выполнения мероприятий и частичные результаты, достигнутые в отношении установленных планов. Она также известна как мониторинг или параллельная оценка, поскольку имеет место во многих аспектах во время реализации проектов или изменений. Оценка итоговая или ex post проводится после внедрения. Она включает оценку результатов и воздействия в отношении поставленных целей.

Почему организации нуждаются в оценке
Организационная оценка сравнивает и анализирует согласованность между конкретными целями и результатами или между конкретными целями и общими целями институциональных проектов, программ или планов. Это может быть полезно при определении:

  • Достигнуты ли цели и вехи, изначально установленные, а также их ожидаемые последствия и воздействие;
  • Адаптируется ли организация к новым средам, изменяются результатами и технологии и есть результатами и изменения в других внешних переменных, позволяющих эффективно использовать имеющиеся ресурсы;
  • Выявляются области, которые необходимо улучшить, модифицировать или усилить;
  • Выявляются различные режимы для лучшего удовлетворения потребностей клиентов организации.

Кроме того, организационная оценка:

  • Генерирует оценочную информацию, которая затем становится ценным активом, основанным на опыте, полезном в будущем планировании, определении приоритетов и распределении ресурсов;
  • Предоставляет финансовые данные для обоснования необходимости в дополнительных ресурсах;
  • Помогает поддерживать ключевые действия на правильном пути реализации проектов и предлагает информацию, которая позволяет устанавливать минимальные стандарты для обеспечения соответствия целям организационного исследовательского процесса.

Типы оценки
В зависимости от целей оценки, оценка может быть сосредоточена на одном или нескольких из следующих эффектов:

Экономический эффект. Это включает в себя измерение эффективности результатов исследований с использованием таких методов, как анализ затрат и результатов.
Оценка воздействия. Воздействие измеряется в отношении долгосрочных последствий для переменных, которые были запрошены для изменения в рамках деятельности. Например, в исследовательской организации оценка воздействия будет измерять влияние результатов исследований на передачу технологии и возврат инвестиций.
Базовая оценка. Охватывает выявление и анализ социально-экономических, биологических, физических, технических и институциональных аспектов, которые могут быть улучшены в результате исследовательской деятельности.
Аналитическая оценка. Включает социально-экономический анализ деятельности, анализ производительности, оценку риска, использование рабочей силы, маркетинговый анализ и их влияние на альтернативы принятия решений.
Оперативная оценка. Измеряет эффективность путем сравнительного анализа материалов и ресурсов, проводимых мероприятий и достигнутых результатов.
Оценка результатов. Включает количественный, а также качественный анализ результатов деятельности.
Традиционная оценка. Включает использование отчетов, технических совещаний, комитетов, специальных групп, курсов и семинаров.
Оценка персонала. Охватывает оценку эффективности профессиональных, административных и технических человеческих ресурсов в организации.

Пользователи результатов оценки
Владельцы компании являются основными пользователями результатов организационной оценки. Другими пользователями могут быть:

 

  • Политики и лица, принимающие решения, которые несут ответственность за разработку, продолжение, прекращение, расширение или сокращение программ;
  • Финансирующие организации, инвесторы, словом те, которые предоставляют средства;
  • Целевые участники, которые прямо или косвенно участвуют в организационной деятельности;
  • Управляющие программами, отдельными лицами или группами;
  • Оценщики, которые могут быть отдельными лицами или группами, и которые разрабатывают и проводят оценку;
  • Организации, которые конкурируют за доступные ресурсы.

Процесс и элементы оценки

В процессе оценки обычно участвуют три элемента:
 Организация, которая является основной единицей оценки. Источниками информации являются руководители отделов, ученые и административный персонал исследовательских организаций.
 Группы оценщиков, которые должна использовать соответствующие средства измерения для сбора данных об организации и ее деятельности.
 Люди, которые используют результаты оценки для повышения эффективности организации путем определения приоритетов, политики, планов и исследовательских проектов.

Для оценки эффективности работы любой организации необходимо тщательно проанализировать ситуацию с оценкой в отношении некоторых важных аспектов, в том числе перечисленных ниже.

Этапы организационной оценки

1. Цели проведения оценки
2. Размер и характер организации
3. Области, которые должны быть охвачены в процессе оценки
4. Потенциал пользователей результатов оценки и рекомендаций
5. Организационная модель, на которой должна основываться методология оценки
6. Основы проведения оценки
7. Оценка данных
8. Методы сбора данных
9. Методология проведения оценки
10. Результаты, анализ и рекомендации

Цели

У инициаторов оценки могут быть конкретные ожидания: оценка программы, научных исследований, организационных изменений и т. д. Четкое понимание целей и целей оценки может служить основой для оценки. Для исследовательской организации цели могут заключаться в оценке:

  • Исследовательские достижения института и его подразделений;
  • Цели, объем и актуальность исследовательских программ и их бюджетная поддержка;
  • Соответствуют ли исследовательские программы миссиям, целям, политике и практике института и в соответствии ли с программами соответствующих научно-исследовательских институтов;
  • Политика, стратегии и процедуры института и эффективность работы различных советов и комитетов и консультативных групп, ответственных за микроуправление в институте;
  • Может ли организационная структура института обеспечивать функциональную рабочую автономию и делегирование полномочий в повседневной работе;
  • Любой дисбаланс в структуре персонала в отношении научных, технических и административных потребностей и необходимость каких-либо изменений в структуре для повышения эффективности и эффективности организации;
  • Установления связей с клиентами и другими конечными пользователями результатов исследований;
  • Бюджетные ассигнования для института в отношении общих национальных планов, политики и долгосрочных приоритетов;
  • Ограничения, препятствующие достижению институциональных целей, а также способы сокращения или преодоления таких ограничений.

Размер и характер организации

Хотя исследовательские организации имеют в целом аналогичный мандат, они также отличаются друг от друга по целому ряду причин. Поэтому необходимо понять природу, тип и размер организации, чтобы иметь возможность развивать организационную модель, а затем разработать соответствующую методологию для оценки. Некоторые важные аспекты, которые следует тщательно рассмотреть в этом контексте:
Демографические переменные, такие как возраст, размер и тип организации — факторы, которые играют решающую роль в определении целей организации и, следовательно, влияют на ее эффективность;
Вид деятельности организации. Исследовательские организации, как правило, занимаются фундаментальными исследованиями и поэтому занимаются созданием и развитием знаний и технологий, имеющих отношение к конкретному сектору. Оценка таких организаций должна быть спроектирована и проведена соответствующим образом; а также

 Характер организации, основанный на деталях, таких как клиенты, характер их продукции, который извлекает выгоду из своих выходов и услуг, которые он предоставляет.

Знание размера и структуры организации помогает при разработке оперативной и экономически обоснованной методологии оценки. Размер не только включает число сотрудников, но также его подразделения и связанные с ними учреждения. В случае исследовательских организаций это охватывает различные учреждения национального уровня.

Области, которые должны быть охвачены во время оценки

Оценка эффективности организации требует денег, времени, человеческих ресурсов и предварительного планирования. Это также требует значительного вклада времени и усилий со стороны персонала организации и, следовательно, отвлекает усилия персонала от основной деятельности организации в области исследований. Чтобы оправдать и оптимально использовать эти отклоненные усилия, методология должна быть целостной и эффективной. Поэтому разработка методологии имеет большое значение. Он должен быть специфичным для типа оценки и генерировать информацию, которая является актуальной, объективной, систематической и всеобъемлющей.

Оценка может быть общей или ориентированной на конкретный элемент, а именно:

Общее администрирование, которое будет нацелено на оценку того, является ли структура управления для ведения основной деятельности логичной и на месте;
План работы, в котором основное внимание будет уделено плану деятельности и рассмотрению его логики, а также его фундаментальных компонентов. Он также определит, достаточны ли необходимые ресурсы (например, персонал, услуги, объекты, земля и фонды);
Персонал, его эффективность и текущие возможности организации в отношении кадровых потребностей;
Основные средства и оценки их адекватности для текущей и планируемой работы;

Финансовые вопросы, в которых озабоченность оценщиков будет связана не только с текущими и прогнозируемыми потоками доходов, расходов, денежных средств и активов и обязательств, но также с маркетинговой и рекламной деятельностью, необходимой для создания средств;
Задачи и организация исследований, организационная система и техническая производительность.

Организационные цели выполняются посредством различных действий или задач, выполняемых группами или отдельными лицами. Для выполнения задач организация требует индивидуальных навыков и возможностей, организационной структуры, вознаграждений и санкций. Они должны быть надлежащим образом оценены в отношении поставленных целей.

Работники организации оцениваются на основе их навыков, обучения, способностей, потребностей, желаний, мотивации, восприятия, отношения и поведения. Они обычно оцениваются в контексте индивидуальной оценки эффективности.

В организации деятельность распределяется по группам лиц. Важно включить в оценочные упражнения такие переменные, как динамика групп, межгрупповые конфликты и возможности групп.

Отдельные лица и группы работают в рамках официальной организационной системы для достижения общих организационных целей. Это требует тщательного изучения различных элементов формальных организационных механизмов. Это должно включать руководство, организационную структуру и механизмы, используемые для координации и контроля отдельных лиц и групп. Неофициальные организационные системы представляют собой набор взаимосвязей, структур и процессов, которые со временем развиваются в организации, как правило, в результате индивидуального и группового поведения.

Организация не функционирует изолированно от своей внешней среды. Ее приоритеты, функционирование и т. д. зависят от внешней среды, в которой она существует.

Поэтому важно учитывать экологические или ситуационные переменные, которые могут оказать существенное влияние на эффективность организации. Это обеспечит реальное понимание организационного поведения.

Организационные показатели можно улучшить, сосредоточив внимание на стратегических аспектах и улучшенном управлении.

Структурные аспекты включают в себя рабочий процесс, операции и информационные технологии, ведомственную, иерархическую, систему управления и информационные системы и децентрализацию принятия решений в организации. Эти переменные влияют на эффективность организации в сочетании с экологическими и стратегическими переменными.

Поведенческие аспекты включают мотивацию руководства и моральный дух, сотрудничество и конфликт, творчество, соответствие и инновации в организации.

Техническая производительность измеряет результаты деятельности основного производства. Это смысл существования организации. Это также, пожалуй, самый сложный и спорный тип области оценки.

Организационная модель, на которой основывается оценка

Организационная оценка охватывает широкий спектр мероприятий в организации и за ее пределами. поэтому бригада оценки должна определить области, которые должны быть охвачены в процессе оценки. Модели организации оценки полезны при определении таких областей. Некоторые из обычно используемых теорий:

 

  • Человеческие отношения;
  • Открытая система; и внутренний процесс и теория рациональной цели.
    Выбор теоретической базы зависит от восприятия организационной структурой команды оценки. Теоретический подход должен быть практичным и всеобъемлющим, чтобы сделать оценку эффективной. Выбранная модель должна объяснить концепцию оцениваемой организации, ее структуру и структуру поведения, которые могут наблюдаться в организации. Это также должно помочь в определении факторов для наблюдения и измерения во время оценки. Некоторые из этих факторов:
  • Характер работы;
  • Характеристики отдельных лиц;
  • Функциональность группы и характер группы;
  • Измерение организационной структуры и процессов;
  • Окружающая среда вне организации;
  • Характеристики организационной эффективности; и
  • взаимосвязь между этими факторами.
    Определены некоторые критерии оценки эффективности организационной модели (:
    Модель должна быть четко и полно выражена, без этого может быть трудно измерить эффективность.
    Модель должна быть основана на научных знаниях.
    Модель должна определять «конструктивные переменные, критерии эффективности и взаимосвязь между организационными факторами в операционных условиях. Только тогда она сможет дать практические рекомендации во время оценки и обеспечить правильное понимание модели без какой-либо интерпретации.
    Эмпирически проверенная модель должна быть протестирована, чтобы гарантировать, что она представляет ту же самую взаимосвязь между переменными, что и на самом деле существует в организационных условиях.
    Поскольку модель направлена на передачу результатов оценки, необходимо обозначить в ней какую-то юридическую силу лица. Модель должна отражать предложения и отношения, которые согласуются с фактическим повседневным поведением членов организации.
    Обобщаемость Модель должна применяться к различным настройкам, каждая из которых состоит из разных переменных.

Рамки для проведения оценки

Организация представляет собой сложную социальную систему, состоящую из разных подсистем. Подсистемы, в свою очередь, имеют различные типы структур, процессов и видов деятельности. Из-за этой сложности крайне важно разработать всеобъемлющую и интегрированную структуру для оценки эффективности работы организации на четырех уровнях:

  • Общий уровень организации;
  •  Единичный уровень;
  • Индивидуальный уровень работы; а также
  • На уровне взаимоотношений между рабочими местами и подразделениями внутри организации, а также с другими организациями.

Структура должна позволять оценивать различные организационные подразделения в зависимости от их общей среды, чтобы различные единицы, структуры, функции и т. д. могли бы отражаться концептуально взаимосвязанными друг с другом. В частности, структура оценки должна быть способна к:
Определению соответствующих характеристик контекста, поведения и производительности на уровне макроорганизации, подразделения и уровня работы;
Изучению уникальных шаблонов проектирования единиц и рабочих мест, которые дифференцируются вертикально и горизонтально внутри организации;

Определению того, как эти единицы и рабочие места интегрированы, и функциональную структуру, которая вносит вкладв общую работу организации.

Измерения, которые необходимо изучить, включают организационный контекст, дизайн и производительность на разных уровнях.

Оценка данных

Эта фаза включает три этапа:

  • Сбор информации об организационном функционировании и воздействии;
  •  Анализ и интерпретация собранной информации для получения информации о функционировании, воздействии и эффективности организации;
  • Использование информации и анализ.