Процесс бенчмаркинга

Что такое бенчмаркетинг?

Для успешной организации необходимо последовательно оценивать ее эффективность. Для этого организация должна устанавливать стандарты для себя и измерять свои процессы и производительность по отношению к признанным лидерам на местах или к передовым методам из других областей, которые действуют в аналогичной среде. Этот процесс в языке управления обычно известен как бенчмаркинг. Цель бенчмаркинга — найти примеры превосходной производительности и понять процессы и методы управления этой производительностью. Затем организация улучшает свою работу, адаптируя и внедряя эти лучшие практики в свои собственные операции — не путем подражания, а путем инноваций. Показатели, которые обычно измеряются, — это качество, время и стоимость. Во время бенчмаркинга организация изучает новые процессы, которые превосходят процессы, которые в настоящее время применяются. Внедряя эти новые процессы, организация улучшает свою производительность. Организации используют метод бенчмаркинга для достижения следующих целей.

 

  • Чтобы улучшить его производительность
  • Чтобы понять относительную позицию затрат и определить возможности для улучшения
  • Чтобы получить стратегическое преимущество, фокусируя возможности, имеющие решающее значение для построения стратегического преимущества
  • Повысить уровень организационного обучения с тех пор, как данные бенчмаркинга приносит новые идеи и облегчают обмен опытом

Процесс бенчмаркинга относительно несложный. Некоторые знания и практические навыки — это все, что необходимо для достижения успеха такого процесса. Дальнейший бенчмаркинг не следует рассматривать как одноразовое упражнение. Чтобы быть эффективным, он должен быть непрерывным процессом и должен стать неотъемлемой частью непрерывного процесса совершенствования с целью постоянно быть в курсе совершенствующейся передовой практики.

 

Типы бенчмаркинга

 

Процесс бенчмаркинга может быть внутренним процессом (сравнение производительности между различными группами или командами внутри организации) или внешним процессом (сравнение производительности с другими организациями, работающими в аналогичной среде).

 

Внутренний бенчмаркинг — во время внутреннего бенчмаркинга основное преимущество заключается в том, что доступ к конфиденциальным данным и информации проще; стандартизированные данные часто доступны; и, как правило, требуется меньше времени и ресурсов. Там может быть меньше препятствий для реализации, поскольку практика относительно легко переносится одной  и той же организации. Однако реальных инноваций не хватает, а наилучшая производительность в классе, скорее всего, будет обнаружена только через внешний бенчмаркинг.

Внешний бенчмаркинг — включает анализ внешних среды, организаций, которые, как известно, являются лучшими в своем классе. Внешний бенчмаркинг предоставляет возможности обучения у тех, кто на «переднем крае» рынка. Этот тип бенчмаркинга может занять значительное время и ресурсы для обеспечения сопоставимости данных и информации, достоверности результатов и разработки обоснованных рекомендаций.

Процесс бенчмаркинга может быть многих типов. Они приведены ниже.

 

Стратегический бенчмаркинг — этот бенчмаркинг практикуется, когда организации необходимо улучшить общую производительность, изучая долгосрочные стратегии и общие подходы, которые позволили успешным исполнителям добиться успеха. Он предполагает рассмотрение аспектов высокого уровня, таких как основные компетенции и совершенствование возможностей для работы с изменениями во внешней среде. Изменения, возникающие в результате такого типа бенчмаркинга, трудно реализовать и могут занять много времени.

Процесс бенчмаркинга. В процессе бенчмаркинга организация фокусирует свое наблюдение и исследование критических процессов и операций с целью выявления и наблюдения лучших практик от одной или нескольких контрольных организаций. Процесс бенчмаркинга неизменно включает в себя создание карт процессов для облегчения сравнения и анализа. Анализ активности проводится там, где целью является оценка стоимости и эффективности. Этот тип бенчмаркинга применяется к процессам бэк-офиса и финансовых результатов.

Бенчмаркинг производительности — это также известно как конкурентный бенчмаркинг. В этом типе бенчмаркинга организация рассматривает свою позицию в отношении характеристик работы основных продуктов и услуг целевой организации. Партнеры по бенчмаркингу взяты из одного сектора. Этот тип анализа часто проводится через торговые ассоциации или третьи стороны для защиты конфиденциальности.

Функциональный бенчмаркинг. В этом типе бенчмаркинга организация стремится сопоставить с организациями из разных секторов или областей деятельности, чтобы найти способы улучшения аналогичных функций или рабочих процессов. Такой бенчмаркинг может привести к инновациям и резким улучшениям. Обычно в этом типе бенчмаркинга организация фокусирует свой бенчмаркинг на одной функции для улучшения работы этой конкретной функции. Сложные функции вряд ли будут напрямую сопоставимы по затратам и эффективности, и их необходимо будет дезагрегировать в процессы, чтобы сделать достоверное сравнение.

Бенчмаркинг продукта. Этот тип бенчмаркинга включает в себя процесс разработки новых продуктов или модернизации существующих. Этот процесс может иногда включать обратное проектирование, которое отделяет продукт эталонной организации для поиска сильных и слабых сторон.

Методология бенчмаркинга

 

Методология бенчмаркинга требует поэтапного подхода. Эти шаги приведены ниже.

 

  1. Выбор темы
  2. Определение процесса
  3. Должны быть идентифицированы потенциальные партнеры
  4.  Должны быть идентифицированы источники данных
  5. Должны быть собраны данные, и установлены партнеры
  6. Должен быть определен разрыв
  7. Должны быть установлены различия в процессах
  8. Должна быть нацеленность на будущую работу
  9. Цель должна быть скорректирована
  10. Начат процесс внедрения
  11. Процесс должен контролироваться и проверяться
  12. Эти этапы включают в себя пять этапов (рис. 1), которые поясняются ниже

 

Бенчмаркинг

Рис. 1 Пять этапов методологии сравнительного анализа

 

Планирование. Крайне важно, чтобы организация идентифицировала деятельность, которая должна быть проверена до начала бенчмаркинга. Поскольку бенчмаркинг может быть применен к любому бизнес-процессу или функции, может потребоваться ряд методов исследования. К ним относятся неформальные беседы с клиентами, сотрудниками или поставщиками. Они также включают в себя методы исследований, реинжиниринг, картографирование процессов, отчеты об отклонениях в контроле качества, анализ финансовых коэффициентов или просто анализ времени цикла или других показателей эффективности. Прежде чем приступать к сравнению с другими организациями, важно знать функции и процессы организации; производительность базового производства обеспечивает точку, по которой можно измерить усилия по улучшению. Следующим шагом в процессе планирования будет организация, чтобы выбрать соответствующий контрольный показатель, с помощью которого их производительность может быть измерена. Эталонная организация может быть единой организацией или коллективной группой организаций, которые работают с оптимальной эффективностью. Если такие организации действуют в аналогичной среде или если они примут сопоставимый стратегический подход для достижения своих целей, то его значимость будет более высокой.

Сбор информации. Информация, которую необходимо собрать, может быть первичной и вторичной. Первичные данные относятся к данным непосредственно из самих тестируемых организаций / организаций, в то время как вторичные данные относятся к информации, полученной из средств массовой информации, публикаций или Интернета. Исследования рынка, количественные исследования, неофициальные беседы, интервью и опросники являются одними из самых популярных методов сбора информации. При проведении первичных исследований организации необходимо переопределить методологию сбора данных. Составление вопросника или стандартизованного формата интервью, проведение первичных исследований по телефону, электронной почте или личные беседы, проведение наблюдений на месте; и документирование таких данных на систематической основе имеет жизненно важное значение,

Анализ данных. После сбора достаточных данных правильный анализ такой информации имеет первостепенное значение. Затем требуется анализ данных, представление данных, прогнозирование результатов, классификация разрывов в производительности в процессах и определение основной причины, приводящей к созданию таких пробелов.

Реализация — это этап в процессе бенчмаркинга, когда становится обязательным реализовать изменения. Это, как правило, означает, что необходимо внести далеко идущие изменения, чтобы выявить разрыв между целевым и фактическим состоянием компании и сократить его. Формальный план действий, способствующий изменениям, должен быть сформулирован с учетом культуры организации, с тем чтобы минимизировать сопротивление, которое обычно сопровождает изменения. Обязательство руководства и персонала должно быть полностью обеспечено для этого процесса, и достаточные ресурсы должны быть там, чтобы покрыть расходы на содействие необходимым улучшениям.

Мониторинг. Необходимо тщательно отслеживать процесс бенчмаркинга, чтобы извлечь максимальную выгоду из процесса бенчмаркинга. Систематическая оценка должна проводиться на регулярной основе. Ассимиляция необходимой информации, оценка достигнутого прогресса, повторение влияния изменений и внесение любых необходимых корректировок являются частью процесса мониторинга.