Во время рецессии организации вынуждены сокращать свои издержки, и при этом они иногда неосознанно нарушают основные правила. Существуют три основных правила относительно затрат, которые должны соблюдаться при принятии важных решений. Эти правила помогают организации сократить расходы без ущерба для ее возможностей в долгосрочной перспективе. Обычно долгосрочные перспективы забываются при принятии мер по сокращению расходов, поскольку они не имеют решающего значения для непосредственного выживания. И когда это делается, это отрицательно сказывается на долгосрочной работе организации. Эти основные правила, которые обеспечивают практическую и эффективную альтернативу обычным методам сокращения расходов, описаны ниже.

 

Правило №. 1 — Стоимость качества

 

Стоимость качества (рис. 1) — это затраты на осуществление деятельности и достижение целевых результатов деятельности. Он состоит из двух компонентов: «Необходимые затраты» и «Затраты, которых можно избежать». Необходимые затраты необходимы для достижения и поддержания определенной цели или уровня работы. Это те затраты, которые необходимы для эффективного осуществления деятельности и достижения и поддержания определенного уровня работы. Затраты, которых можно избежать возникают, когда делаются неправильные вещи или делаются неправильно. Необходимые расходы включают расходы на профилактику и инспекцию. Затраты, которых можно избежать включают часть расходов на инспекцию и внезаводские издержки вследствие низкого качества (продукции)..

Рис. 1 Стоимость качества

 

Необходимые затраты включают в себя профилактику и инспекцию, в то время как затраты, которые можно избежать, включают внезаводские издержки вследствие низкого качества (продукции).и некоторые расходы на инспекцию. Расходы на профилактику любых действий — это затраты, направленные на то, чтобы все было иначе. Затраты на инспекцию — это затраты на выяснение, что все идет правильно, чтобы в случае отклонения можно было предпринять корректирующие и предупредительные действия. Избегаемые расходы на инспекцию также являются расходами, которые возникают при проверке после сбоя. Эти затраты будут понесены, когда необходима инспекция, потому что делаются неправильные вещи или делаются неправильно. Внезаводские издержки вследствие низкого качества (продукции) (еще их называют — Затраты на отказ) — это затраты, понесенные, когда клиент является или будет недоволен. В таком случае организация платит цена за поврежденную репутацию, доработку, отходы, юридические санкции, специальные сборы.

 

Определение необходимых и предотвращаемых затрат на деятельность является первым шагом на пути к сокращению этих затрат. Примером необходимых затрат являются стоимость сырья, стоимость обслуживания и т. д. Любая экономия в необходимой стоимости становится контрпродуктивной и приводит к расходам в другом месте. Организация не должна пытаться сэкономить большие деньги на необходимых затратах. Все сбережения должны быть покрыты издержками, которые можно избежать.

 

Роль менеджера

 

Для снижения затрат руководители должны сообщать свои приоритеты и ожидания сотрудникам. Они также должны облегчить процесс улучшения, убедившись, что сотрудники задействованы и имеют уверенность и навыки, необходимые для работы. Менеджеры также несут ответственность за то, чтобы сотрудники не только делали все правильно, но и делали правильные вещи.

 

Роль сотрудников

 

Каждый сотрудник должен взять на себя ответственность за правильные действия. Как правило, сотрудники имеют возможность судить о правильных вещах, но они не могут принимать решения о правильных вещах в вакууме. Сотрудники должны иметь уверенность в том, чтобы можно обсудить со своими клиентами и их менеджерами понимание потребностей клиентов и организации.

 

Правило №. 2 — Совет айсберга

 

Затраты на осуществление деятельности имеют два компонента: «видимые затраты» и «невидимые или скрытые затраты». Для принятия решения нужно держать перед собой на виду оба вида затрат. Когда айсберг плавает в море, капитан корабля видит лишь небольшую часть его объема. Основной объем / вес плавучего айсберга остается под морской водой. Любое неправильное решение капитана судна может привести к тому, что судно столкнутся с той же судьбой, с которой столкнулся «Титаник». Затраты на деятельность, учитывающие только видимые затраты, могут  вводить в заблуждение. Доступные затраты, как правило, составляют небольшую часть общих затрат и аналогичны небольшой площади айсберга, которая видна во время ее плавания в море. Принятое решение, учитывая только видимые издержки, обычно заканчивается огромной эскалацией затрат после этого во время завершения деятельности, так как эффект невидимых затрат обычно похож на скрытую часть айсберга. Принимая решение о проведении мероприятия, необходимо также учитывать скрытые или невидимые затраты, чтобы можно было сократить общие затраты на деятельность на момент завершения.

 

Например, при покупке огнеупоров видимая стоимость составляет 1 тонну или объемную стоимость огнеупоров. Но в случае, если огнеупорный материал не отвечает требованиям срока службы футеровки, тогда затраты будут связаны не только с дополнительными расходами на замену огнеупорного материала, но также будут включать расходы на износ в связи с меньшей доступностью оборудования. Можно привести несколько примеров работы предприятий или повседневной жизни человека.

 

Правило № 3

 

В этом правиле говорится, что если проблема не будет устранена, когда это произойдет, это будет еще более дорогостоящим во время исправления позже как с точки зрения денег, так и времени. Если затраченная стоимость составляет единицу при появлении проблем и устранении проблемы на начальном этапе, тогда стоимость исправления проблемы вырастет в 10 раз, если ей пренебрегают и ей разрешено выйти на следующий этап. Время достижения следующего этапа будет зависеть от типа проблемы. Если по-прежнему действие не выполняется, и проблема разрешена для достижения третьего этапа, тогда стоимость исправления проблемы будет в 100 раз выше. Стоимость исправления проблемы увеличивается на десять раз на каждом этапе. На одном из заводов был  один яркий пример этой проблемы касательно правила номер три. Проблема в аккумуляторной батарее была устранена из-за некоторых причин, и действия по ее устранению не были приняты. Если бы проблема была исправлена, тогда затраты были бы в диапазоне 25 миллионов рублей. Но эта проблема позволила выйти на третью стадию, и угрожала полным прекращением производства на заводе из-за угрозы взрыва. На этом этапе проблема была устранена, и стоимость была в диапазоне 2500 рублей. Это правило показано на рис. 2.

Рис. 2 Правило №3.

 

Следующее из приведенных выше основных правил относительно затрат означает повышение производительности с меньшими затратами. Многие примеры могут быть представлены во всех сферах жизни, включая случаи в отрасли, касающиеся применения этих основных правил. Организации, следуя этим правилам, быстрее продвигаются вперед с меньшим количеством ошибок и поддерживают усилия организации по постоянному совершенствованию.