Регулирование численности является важным этапом кадровой политики, так как и недостаток и избыток персонала отражается на эффективности деятельности предприятия. Недостаток персонала определенных категорий ведет к снижению производительности, снижению торгового оборота, повышению нагрузки на персонал и снижению качества работы. В целом производственный потенциал предприятия снижается. Избыток численности увеличивает затраты на персонал.
Обеспечение экономической эффективности в области управления персоналом означает использование персонала для достижения целей предпринимательской деятельности предприятия (например, увеличение объемов производства) при ограниченности соответствующих предприятию трудовых ресурсов, экономических ожиданий, потребностей и интересов работников предприятия.
Проект по регулированию численности всегда представляет собой сложную задачу для кадрового специалиста. В первую очередь это относится к сокращению персонала. Проблема сокращения носит эмоционально-этический характер и связана с тем, что сокращение численности не является популярным решением в среде сотрудников. Любые проекты по оптимизации численности встречают серьезное сопротивление персонала, так как результаты данной акции имеют более выраженный бизнес-характер, нежели связанные с гуманистической направленностью работы компании.
Непродуманная стратегия сокращения персонала приводит к напряженности в коллективе, массовые сокращения отражаются на деловой репутации. Кроме того, увольнение совершенное не в соответствии с действующим законодательством приводят к административной ответственности и судебным делам. Работодателю, осуществляющему мероприятия по высвобождению работников, необходимо письменно фиксировать, собирать и хранить доказательства, свидетельствующие о правомерности его решений и действий по увольнению каждого работника и всех вместе. Судебная практика в России показывает, что в большинстве случаев суд становится на стороне уволенного работника.
Для того, чтобы начать процедуру сокращения, необходимо, чтобы было выполнено несколько обязательных условий:
1. сокращение штатов действительно должно иметь место. Безусловно, очень и очень желательно, чтобы существовало экономическое обоснование проводимому сокращению численности или штата;
2. работник не должен входить в группу лиц, чьи должности ликвидировать просто невозможно.
К ним, например, относятся:
 работники, находящиеся в отпуске (любом, в том числе учебном);
 беременные женщины;
 женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет;
 одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14-ти лет либо ребенка-инвалида до 18-ти лет;
Второй сложностью, которая на фоне первой серьезно усугубляет ситуацию, является тот факт, что по вопросам оптимизации численности почти нет пособий, упрощающих эту неприятную процедуру. Кроме того в настоящее время относительно расчета оптимальной численности, нет готовых решений, учитывающих специфику работы компании, ее численности, характера управления, глубины проработанности бизнес-процессов и других аспектов, так серьезно отличающие один бизнес от другого.
Другая проблема оптимизации численности управленческого персонала заключается в правильном определении величины возможного сокращения.
«Жесткий» метод — это классическое сокращение штатов. Данный метод имеет недостатки:
1. в случае быстрых и жестких сокращений есть риск ошибки, которая выльется для предприятия в конфликты, как с увольняемым персоналом, так и профсоюзами.
2. ухудшается моральный климат в оставшейся части коллектива — жесткие увольнения не добавляют сотрудникам лояльности. И как следствие — снижении производительности труда.
«Мягкие» методы сокращения численности — это стремление уйти от прямых увольнений по инициативе администрации, и создание условий для стимулирования «естественного» снижения численности персонала. Эти методы направлены на предупреждение таких ситуаций, когда требуется проводить массовые увольнения.
Все «мягкие» методы можно условно разделить на три группы:
1. «Естественное» выбытие;
2. «Мягкое» сокращение;
3. Управление численностью без сокращений.
«Мягкое» сокращение включает:
1) Использование досрочных льготных пенсионных программ (используется редко);
2) Стимулирование увольнений по собственному желанию за счет привлекательной системы компенсаций и поддержке при дальнейшем трудоустройстве.
Выбранная политика сокращения численности должна:
1. Содействовать в сохранении положительной репутации компании как работодателя;
2. Максимально снизить эмоциональное беспокойство сотрудников (увольняемых и остающихся);
3. Сохранять лояльность персонала;
4. Сохранять коллектив, как команду;
5. Обеспечивать бесперебойные коммуникации (управлять коммуникационными потоками).
Другим важным элементом политики численности является набор персонала. Набор работников – базовая технология формирования персонала. Назначение его сводится к составлению определенного резерва кандидатов, из которого в дальнейшем организация смогла бы отобрать человека, максимально подходящего по требованиям должности или рабочего места. От грамотности проведения данной кадровой технологии зависит качество рабочей силы предприятия. Для наибольшей эффективности привлечения кандидатов на занятие вакантного рабочего места, необходимо четко представлять, что такое набор, какие факторы влияют на его проведение, из каких источников выгодно набирать кандидатов, в чем заключаются их сильные и слабые стороны.