Документа
| Вид материала | Закон |
- Тема: ms word. Створення документа, 40.31kb.
- Верховного Совета Российской Федерации, 1992, n 16, ст. 834; Собрание закон, 42.98kb.
- Информационные технологии консультирования и обучения, 118.08kb.
- Автоматизированные информационные технологии в экономике и образовании, 66.49kb.
- Пределенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов,, 125.23kb.
- Задачи оптимизации Подбор формул со многими неизвестными, 66.59kb.
- Название документа, 76.51kb.
- Документа, 1303.68kb.
- Text Transfer Protocol протокол передачи гипертекста. Когда запускатеся программа, 1045.37kb.
- Доступ до патентної інформації в Інтернеті, 183.55kb.
О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
1.3. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:
в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
в акционерных обществах - учредительной конференцией;
в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;
2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;
3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ;
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями;
5.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления;
5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;
5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.
Приложение 3
к п. 2.1.
^ ПРИМЕРНАЯ ФОРМА
"ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ"
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
подпись инициалы, фамилия
дата
| N п/п | Наименование формы документа | Дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа | Периодичность издания | Подраз- деление, ответ- ственное за подготовку | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Примечание: 1. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т. п.).
2. Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т.д.
3. В графе "Примечание" может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.
Приложение 4
к п.2.2.
_______________
_______________
Камiтэт па архiвах i справаводству пры
Савеце Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь
Беларускi
навукова-даследчы цэнтр
дакументазнаўства, археаграфii
i архiўнай справы
БелНДЦДААС
220033, г.Мiнск, пр. Партызанскi, 2 корп. "В"
тэл. 21-66-02
Р.р. N 100141626 у гардырэкцыi Белбiзнесбанка
код 764
___________________ N ________________________
На N ______________ ад _______________________
Герб Республики Беларусь
^ КАМIТЭТ КОМИТЕТ
ПА АРХIВАХ I ПО АРХИВАМ И
СПРАВАВОДСТВУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
220048, г.Мiнск, 220048, г.Минск,
вул. Калектарная, 10 ул. Коллекторная, 10
Р/р 141030 у гардырэкцыi Р/с 141030 в гордирекции
Мiнскбiзнесбанка. Код 764. Минскбизнесбанка. Код 764.
Тэлефакс 20-51-20 Телефакс 20-51-20
__________________________________________________________________
___________ N _________________
на N __________________________
Приложение 5
к п. 2.2.
Герб Республики Беларусь
^ МIНIСТЭРСТВА ЮСТЫЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
ЗАГАД
________________________ N ___________________
г.Мiнск
Приложение 6
к пп. 2.3.12.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
^ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списание; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
2. Договоры (о производстве работ, материально-технического снабжения, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).
5. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.д.).
10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).
11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д).
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 7
к пп. 2.3.17, 3.2.4.
^ ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ (наименование организации) │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ (дата) │ 16 мм
├─────────────────────────────────────────────┤
│ индекс │
└─────────────────────────────────────────────┘
41,6 мм
Приложение 8
к пп. 2.3.18, 4.2.1.
ПЕРЕЧЕНЬ
^ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку.
2. Запросы, предложения и заявления депутатов Верховного Совета и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
3. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).
4. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).
5. Телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней.
6. Внутренние распорядительные документы (приказы, указания, решения, инструкции) - к указанному в них сроку.
7. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.
8. Планы-графики к указанному в них сроку.
Приложение 9
к п. 3.2.4.
^ ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖБОЙ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнорядки.
5. Сводки и информация, присланные для сведения.
6. Учебные планы, программы. Копии.
7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.
8. Прейскуранты. Копии.
9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).
11. Формы статистической отчетности.
Документы, перечисленные в пп. 4, 6, 10 подлежат учету в соответствующих службах учреждения (отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации).
На основании примерного перечня организация составляет конкретный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.
Приложение 10
к п. 3.2.5.
Регистрационно-контрольная карточка
┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31│
├────────────┬────────────┬──────────────────────────────┤
│ Срок │ Название │ Автор │
│ исполнения │ документа │ (корреспондент) │
├────────────┴────────────┼──────────────────────────────┤
│ Дата и индекс │ Дата и индекс │
│ поступления │ документа │
├─────────────────────────┴──────────────────────────────┤
│ │
│ Краткое содержание │
│ │
├────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Резолюция или кому направлен документ │
├────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ │
│ Отметка об исполнении документа │
└────────────────────────────────────────────────────────┘
Лицевая сторона
┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ Контрольные отметки │
├───────────────────┬─────────────────┬──────────────────┤
│ Фонд N │ Опись N │ Дело N │
└───────────────────┴─────────────────┴──────────────────┘
Оборотная сторона
Приложение 11
к п. 3.2.5.
Правила заполнения основных реквизитов
регистрационно-контрольной карточки
| Реквизиты | Пояснения к заполнению |
| 1 | 2 |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации |
| Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией-автором: число, месяц, год - тремя парами арабских цифр |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа |
| Дата поступления | Дата поступления документа переносится с регистрационного штампа |
| Индекс поступления | Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами |
| Заголовок документа или краткое содержание | Переносится заголовок, сформулированный на документе |
| Срок исполнения | Проставляется число, месяц, год. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении | Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа |
| Дело | Индекс дела, в которое подшит документ, в соответствии с номенклатурой. |
Приложение 12
к п. 3.2.5.
^ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ┌──────────┐
│ N │
└──────────┘
Корреспондент ______________________________________________________
(Ф. И. О., адрес) __________________________________________________
____________________________________________________________________
Предыдущие обращения от _________ N _______________________________
Вид документа _______________________ на _______________________ л
Автор, дата, индекс сопров. письма _________________________________
Дата, индекс поступления ___________________________________________
Краткое содержание _________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Ответ. исполнитель _________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________________________________________
Срок исполнения ____________________________________________________
Форма регистрационно-контрольной карточки предложений,
заявлений и жалоб граждан
Лицевая сторона
^ ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
| Дата передачи на исполнение | Исполнитель | Отметка о проме- жуточ. ответе | Контрольная отметка |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Дата индекс ответа _________________________________________________
Адресат ____________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
С контроля снял _________________________ Подпись контролера _______
Дело ______________ Том ___________________ листы ____________ фонд
опись
дело
Оборотная сторона
Приложение 13
к п. 3.2.5.
ЖУРНАЛ
^ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
┌──────────────────┬────────────────────────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┐
│ Дата поступления │Корреспондент, дата и индекс│ Краткое │Резолюция или кому│Отметка об│
│и индекс документа│ поступившего документа │содержание│направлен документ│исполнении│
├──────────────────┼────────────────────────────┼──────────┼──────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
└──────────────────┴────────────────────────────┴──────────┴──────────────────┴──────────┘
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 14
к п. 3.2.5.
ЖУРНАЛ
^ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 15
к п. 3.6.3.
Примерная форма сводки учета объема документооборота
┌────────────┬─────────────────────┬───────────────────┬──────────┐
│Структурные │Входящие │Исходящие │Внутренние│
│подраз- ├──────────┬──────────┼──────────┬────────┼──────────┤
│деления │по группам│по коррес-│по группам│по адре-│по группам│
│ │документов│пондентам │документов│сатам │документов│
├────────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└────────────┴──────────┴──────────┴──────────┴────────┴──────────┘
Итого:
Руководитель службы ДОУ
(Заведующий канцелярией) (подпись)
Приложение 16
к п. 4.3.6.
СВОДКА Руководителю организации
___________ N ___________
Об исполнении документов
и поручений по состоянию
на _____________________
| Исполнители | Находится на контроле | Из них | Примечание | ||||
| всего | за предыдущий месяц | исполненные в срок | в процессе исполнения | с перенесенными сроками исполнения | не исполненные в срок | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Руководитель группы Подпись Расшифровка
контроля подписи
Дата
Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам контролируемых документов.
Примерная форма сводки об исполнении
документов и поручений
Приложение 17
к п. 5.4.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности
руководителя организации
___________ N _____________
Подпись Расшифровка
___________________________ подписи
(место составления)
на _____________ год Дата
| Название раздела | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя
службы документационного
обеспечения управления Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав.ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
наименование организации учреждения
__________ N ___________ __________ N _________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
Приложение 18
к п. 5.5.
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ______ году в организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| постоянного | | | |
| временного (свыше 10 лет) | | | |
| временного (до 10 лет включительно) | | | |
| Итого | | | |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Наименование должности руководителя
службы документационного
обеспечения управления Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 19
к п. 8.2.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
(цифрами и
_________________________________________________________ листа(ов)
прописью)
в том числе: литерные листы _______________________________________:
пропущенные номера ______________________________ + листов внутренней
описи _______________________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дел | Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование должности лица, -
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 20
к п. 8.2.
^ ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ___________
| N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номер листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ___________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 21
к п. 8.3.
┌────┬─────────────────────┬───────────────────────────────────────┐
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
├────┼─────────────────────┴───────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
│ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ (название учреждения и структурного подразделения) │
│ │ │
│ │ ____________ ДЕЛО N _________ том N _________ │
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ (заголовок дела) │
├────┼───┬───┬────────────────────┐ │
│ │ │ │ │ _______________________ │
├────┼───┼───┼────────────────────┤ дата(ы) │
│ │ │ │Ф. N ____________ │ на ________ листе(ах) │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │Оп. N ____________ │ хранить ______________ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │Д. N ____________ │ │
├────┼───┼───┼────────────────────┘ │
│ │ │ │ ____________ │
└────┴───┴───┴─────────────────────────────────────────────────────┘
Обложка дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) сроков хранения
Приложение 22
к пп. 9.2., 9.4.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________
дел постоянного хранения
за ___________ год
| Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||
| NN п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела, (тома части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _________________ по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
^ УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения Наименование организации
________ N ___________ __________ N ___________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного
хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _________
ОПИСЬ N ________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ___________ год
| Название раздела (структурного подразделения организации) | ||||||
| NN п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части),статья по перечню | Кол-во листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено _________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _____________ по N ____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
_________ N ____________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________
дел по личному составу
за _____________ год
| Название раздела | ||||||
| NN п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено ________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ____________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
Наименование организации учреждения
__________ N ___________ _________ N ___________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дела по личному
составу
Приложение 23
к пп. 9.2., 9.3.
___________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной
организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
| Название раздела | ||||||
| N п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
-------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено________________________ дел с N ________
цифрами и прописью
по N __________ , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
организации
Подпись Расшифровка подписи ______ N _______
Дата
Передал _________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _______________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью) к документам <**>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (общественной
организации) Подпись Расшифровка
Дата подписи
Принял ____________________ дел и ___________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника
ведомственного архива Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
-------------------------------
<*> Передаются вместе с делами канцелярии.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 24
к п. 9.4.
_______________________________________________________________
(название государственного архива) <*>
_______________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _____________
Опись N ____________
______________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел _____________
-------------------------------
<*> Заполняется в государственном архиве.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа законченной
описи дел постоянного хранения
Приложение 25
к п. 10.2.
^ ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа _____________ Дата _____________ Индекс ________
Корреспондент ________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _________________
______________________________________________________________
Выдан ______________ ______________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал ______________ Получил ______________
(подпись) (подпись)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листка-заместителя документа
Приложение 26
к п. 10.2.
Наименование организации
Название архива
^ КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись ________________________________________________________
(N и название)
Фонд _________________________________________________________
(N и название)
Выдано ___________________ ______________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до __________________
(дата возврата)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело подписи
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 27
к п. 11.4.
Наименование
организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
Дата
АКТ
__________ N __________
_______________________
место составления
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _________________________________________________
(название и выходные данные перечня
______________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда
N ________________
(название фонда)
| NN п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или край- ние даты дел | Номера описей (номен- клатур) за ____ год (ы) | Индекс дела (тома, части) по но- менкла- туре или N дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хране- ния де- ла (то- ма,час- ти) и номера статей по пе- речню | Примеча- ние |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ____________________ дел за ____________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК ______________________________
(наименование архивного
учреждения)
(протокол __________ N _________)
Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
________ N _____________
Документы в количестве __________________ дел, весом _____ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ______________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной _________________
N ____________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
ведомственного архива (службы
документационного обеспечения
управления), внесшего изменения в
учетные документы
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении на уничтожение документов,
не подлежащих хранению
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 N 38
^ "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ"
Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов
Республики Беларусь 18 декабря 2003 г. N 8/10325
^ ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ
СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
6 ноября 2003 г. N 38
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ
^ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА
ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
На основании статьи 4 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемые Правила работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.
Председатель В.И.АДАМУШКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Комитета
по архивам и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
06.11.2003 N 38
ПРАВИЛА
^ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ