Лекция Язык, речь, общение

Вид материала

Лекция

Содержание Объяснительная записка Образец докладной записки Докладная записка Образец объяснительной записки Реквизиты личного заявления 2-го реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного па­дежа с предлогом (от) 3-его реквизита документа — наименование жанра Язык и стиль деловых писем Деловой корреспонденцией Регламентированные письма Нерегламентированные письма 2) адресат — на­именование организации, ее адреса, служебного лица; 3) Сопроводительное письмо. Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...) Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, от­дельной почтовой посылкой… Правила оформления документов 2) бланке для конкретного вида документа и 3) Оформление реквизитов документов Код документа Наименование организации ... Полное содержание

Подобный материал:

• Реферат по дисциплине «Введение в языкознание» на тему: «Язык и речь», 233.13kb.
• Образовательный стандарт основного общего образования по русскому языку русский язык, 82.08kb.
• Учебно-тематический план семинарских занятий раздел язык и культура речи семинарское, 98.76kb.
• Воробьева Валентина Константиновна курс лекций, 273.12kb.
• Образовательный стандарт основного общего образования по русскому языку обязательный, 63.13kb.
• Реферат по общему языкознанию на тему: " Язык как система", 617.51kb.
• Основные подходы к пониманию общения. Общение и деятельность. Общение и коммуникация., 661.19kb.
• И. Атватер невербальное общение, 127.65kb.
• Облем риторики и теории коммуникаций в перспективе развития современных средств обмена, 4881.45kb.
• Реферат Отчет 68 страниц, 16 таблиц, 35 источников, 15.12kb.

^ Объяснительная записка

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений объясняющий причины какого-либо события, факта, по­ступка. Объяснительные записки делятся на 2 группы. К первой относятся документы, сопровождающие основ­ной документ и поясняющие содержание его отдельных положе­ний. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работ­ников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивиро­ванным. Схема текста объяснительной записки в принципе не от­личается от реквизитов докладной записки и их расположения.

^ Образец докладной записки


Министерство образования РФ

Новосибирское областное управление

народного образования

Октябрьский отдел народного

образования


^ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА


19. 05. 2000 № 15

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школь­ников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в кор­пусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.


Зав. РАЙОНО Подпись Н.И. Пирогова


^ Образец объяснительной записки


Декану экономического факультета

Северо-Западной Академии

государственной службы

(Ф. И. О.) студентки II курса группы...


Объяснительная записка


Я отсутствовала на занятиях в период с 20.12. по 24.12.2002 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата Подпись

Заявление

Это документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же орга­низации (служебное заявление), частное ли­цо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвя­щены обычно одному вопросу.

Цель личного заявления — реализация или защита своих ин­тересов. ^ Реквизиты личного заявления: (/) адресат;

(2) именова­ние заявителя: фамилия, имя, отчество – внутреннее заявление, (адрес, телефон — при адресации от частного лица в организацию – внешнее заявление);

(3) наименование жанра документа;

(4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;

(5) список документаль­ных приложений (если они есть);

(6) подпись заявителя ставится справа;

(7) дата – слева, строчкой ниже.

Нередко вызывает затруднения ^ 2-го реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного па­дежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится во­прос от кого? (от Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркива­ется принадлежность документа — чье заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время более распространен второй вариант оформ­ления именования адресанта — без предлога.

Оформление ^ 3-его реквизита документа — наименование жанра — также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точ­ку? Традиция признает тот и другой варианты: заявление — За­явление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как сло­во заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобраз­ной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Последний реквизит заявления — дата — может оформлять­ся либо тремя парами арабских цифр (27.10.02.), либо разверну­то (27 октября 2002 г.).

Служебное заявление организуется по той же схеме, с теми же реквизитами, что и личное.

Официальный документ будет выпол­нять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Постоянные элементы содер­жания документа — его реквизиты. Сумма реквизитов и их содер­жательно-композиционная схема составляют форму документа.

Ключевое слово этого жанра документа – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность… Довожу до Вашего сведения… Ввиду того, что… В связи с тем, что… Прошу Вашего разрешения… Прошу дать ответ… Прошу оказать содействие…Прошу принять меры…и т.д.

^ Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопро­сов, возникающих в управленческой деятельности.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К пер­вой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-пре­дупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др. По аспектам содержания деловых писем выделяют:

факт напоминания — письмо-напоминание;

выражение гарантии — письмо гарантийное;

указание на достигнутую степень согласия — письмо-под­тверждение;

информирование об уже проведенных или намечаемых ме­роприятиях — письмо информационное;

указание на факт отправки прилагаемых к письму доку­ментов — письмо сопроводительное;

предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — пись­мо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. со­держать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на дело­вую и коммерческую корреспонденцию.

^ Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помо­щью которой оформляются экономические, правовые, финансо­вые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентиро­ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). ^ Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стан­дарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма.

^ Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации,

но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источ­ника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: 1) угловой штамп или бланк, содержа­щий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату;

^ 2) адресат — на­именование организации, ее адреса, служебного лица;

3) необя­зательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа;

4) текст, который несет основ­ную информацию и мотивы ее сообщения;

5) подпись должно­стного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

^ Сопроводительное письмо. Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Языковые формулы сопроводительного письма

В соответствии с нашей договоренностью направляем Вам на

рецензирование рукопись учебного пособия (автор) «Орфография и

пунктуация: Практикум».

Отзыв просим прислать до (дата).

Приложение: на 160 л. в 1 экз.

Зав. кафедрой

общего языкознания Подпись (инициалы, фамилия)

В сопроводительных письмах используются языковые фор­мулы:

^ Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...

^ Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, от­дельной почтовой посылкой…

Резюме

К числу рекламных деловых бумаг относит­ся резюме. Это скорее самореклама, которую должен уметь составлять каждый, кто ищет работу.

Слово «резюме» (заимств. из французского языка) долгое время употреблялось только в одном значении: «краткое изло­жение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении тер­мин «резюме» использовался в официально-деловом письме, ко­гда речь шла о некоем заключении по тому или иному вопросу.

В последнее время термин «резюме» стал употребляться в зна­чении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональ­ную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Типовые резюме включают:

персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

основной текст, включающий в себя перечень мест работы и/или учебы в хронологическом порядке, с указанием пол­ного официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой долж­ности (наименование учебной специальности);

дополнительные сведения (опыт внештатной работы, обще­ственная деятельность, профессиональная переподготовка);

прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино­странные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

отличия и награды, ученые степени (раздел не является обя­зательным);

интересы, склонности, имеющие отношение к предпола­гаемой профессиональной деятельности соискателя (содер­жание — на усмотрение соискателя; раздел не является обя­зательным);

иная вспомогательная информация (на усмотрение соис­кателя);

рекомендации (сведения о рекомендациях);

дата написания резюме;

подпись соискателя.

Хотя резюме сходно с анкетой, оно требует творческого подхода. Именно поэтому нет жестких правил его составления.

Главная задача – как можно более выигрышно, но объективно представить себя и свою трудовую биографию.

^ Правила оформления документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, т.е. в соответствии с совокупностью реквизитов. От полноты и качества оформления документов за­висит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений.

Требования к оформлению реквизитов документов изложены в Государственном стандарте Российской Федерации (ГОСТ Р.6.30-97) «Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации». В этом стандарте определено 27 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором рек­визитов; их состав зависит от назначения документа.

Документы оформляются на бланках трех видов: 1) бланке служебного письма,

^ 2) бланке для конкретного вида документа и

3) общем бланке для всех других документов.

По расположению реквизитов, предваряющих текст письма, бланки делятся на угловые и продольные. В угловых бланках рек­визиты располагаются в верхней части листа, обычно — в пра­вой. Особенно удобен этот вид бланка для писем и факсов, по­скольку правый верхний угол используется для указания адреса получателя.

^ Оформление реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации. Право использования организациями изобра­жения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управ­ления. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема организации — символическое графическое изобра­жение, зарегистрированное в установленном порядке. Состоит ли­бо из графически оформленных начальных букв названия фир­мы, либо из рисунка, отражающего основное направление дея­тельности. Если на бланке воспроизведен герб, эмблема уже не размещается.

Код организации — автора документа — проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); включает восемь цифровых знаков.

^ Код документа указывается по Общероссийскому классифи­катору управленческой документации (ОКУД); состоит из семи цифровых знаков и контрольного числа.

^ Наименование организации-адресанта должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации-отправителя может указывать­ся вышестоящая организация (министерство, ведомство, промышленно-финансовая группа).

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации. Это наиме­нование располагается ниже наименования на русском языке.

^ Справочные данные об организации включают сведения, важ­ные для организации при информационных контактах: почто­вый адрес, номера телефонов и другие данные (номера факсов, телексов, кодов, адрес в электронной почте). Дата документа — дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей после­довательности: день месяца, месяц, год. Например: 02.04.2003. Допустим словесно-цифровой способ оформления: 2 апреля 2003 г. В соответствии с международными стандартами возмож­но оформление: 2003.04.02.

Регистрационный номер документа — условное обозначение документа, придаваемое ему при регистрации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Адресат — это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации указывается в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ, — в дательном падеже. Например:

Администрация Тульской области Департамент социальной политики Ведущему специалисту

^ А. С. Смирнову

Адрес — оформление его элементов определено «Правилами оказания услуг почтовой связи».

Если письмо адресовано организации, указываются ее наиме­нование, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала

«Новый мир»

103806 ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путинковский

переулок, 1/2

При адресации документа должностному лицу указывается его должность, фамилия, инициалы, затем — адрес организации. Например:

Директору фирмы «Элекс»

г-ну Костину А.К.

ул. Кирова, д. 44, оф. 12

Самара, 443081.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указывается почтовый адрес, потом — инициалы и фамилия получателя. На­пример:

248001 г. Калуга

ул. Театральная, 20, кв. 50

О.А. Артемовой

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Он должен быть максимально емким и четким, точно переда­вать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовы­ваться с названием документа. Например:

решение (чего?) Коллегии министерства... протокол заседания (чего?) Ученого Совета... приказ (о чем?) О мерах по улучшению работы жи­лищно-коммунального хозяйства

Заголовок содержит две части: тему и действие, которое долж­но быть произведено:

О подготовке педагогических кадров Об организации выставки.

Заголовок в кавычки не заключается; пишется с прописной буквы; располагается слева под реквизитом «Ссылка на регист­рационный номер и дату документа».

Текст — основной реквизит документа, передающий его глав­ное содержание. Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой указываются мотивы, причины, цели создания документа, во второй — решения, выводы, просьбы, рекоменда­ции. Текст может содержать только заключительную часть, без констатирующей (например, справки, докладные записки — оцен­ку фактов, выводы).

В распорядительных документах (распоряжениях, приказах) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято из­ложение текста от 1-го лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиаль­ных органов текст излагается от 3-го лица единственного числа (постановляет, решил). Текст протокола излагается с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа (слушали, постановили). В письмах возможны формы изложения от 1-го лица единственного и множественного числа и 3-го лица един­ственного и множественного числа (направлено на рассмотре­ние, просим подтвердить, Министерство доводит до Вашего сведе­ния, МГТУ не возражает...).

Текст официального письма может содержать этикетные формулы приветствия и заключительного этапа (Уважаемый гос­подин! С надеждой на дальнейшее сотрудничество... и т.п.).

^ Отметка о наличии приложения. Приложения могут быть на­званы и не названы в тексте. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них оформляется так: Приложение на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, перечис­ляется их название, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложение:

1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
   
2. Смета расходов на 2 л. в 3 экз.
   

Подпись. В состав этого реквизита входят наименование долж­ности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Института управления и бизнеса

А.И. Поляков Подпись

Или: Директор института

А.И. Поляков Подпись

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Главный бухгалтер подпись И.А. Мельникова

Кассир подпись Н.В. Ильенкова

При подписании документов, подготовленных комиссией, ука­зывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель Государственной

аттестационной комиссии Подпись Т.М. Соколова

Члены комиссии Подпись В.Н. Зайцев

Подпись Г.А. Матвеева

Подпись И.Ю. Филипченко

Когда документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Зав. детским

дошкольным учреждением

(подпись) М.А. Малахова

^ Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составите­ля) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа. Например:

Андреева 57-60-90

или:

Андреева Галина Викторовна 57-60-90.

^ Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: (а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; (б) слова «В дело»; (в) номер дела, в котором будет храниться документ.

^ Отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Эта отметка включает со­кращенное наименование организации-адресата документа, дату поступления документа, его индекс.

Итак, каждый реквизит документ выполняет свою функцию и, как следует из приведенных выше правил оформления и распо­ложения, должен отвечать государственным стандартам. Соблю­дение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.


^ Языковые средства и стиль изложения в документах

Основное требование письменного делового общения — ясное, четкое, логичное изложе­ние информации.

Этому подчинены и требования, предъ­являемые к языковым средствам и стилю изложения в докумен­те: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре. В связи с этим затруднения в употреблении могут вы­звать слова-паронимы (типа гарантийный — гарантированный), слова-синонимы, различающиеся стилистической окраской (ти­па предъявить претензию — высказать претензию), профессиона­лизмы (их употребления в документе следует избегать), термины (их употребление должно быть понятно и адресанту, и адресату). Не следует злоупотреблять использованием заимствованных слов, которые не всегда могут быть известны адресату (типа превентивные меры, консенсус и др.).

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что в официально-деловой речи сочетаемость большинства слов огра­ничена и ее нарушение воспринимается как стилистическая ошибка. Например: указ — издается, акт — составляется, рекла­мация — предъявляется, оплата — производится, доверенность —

заверяется; платеж — наложенный, расчеты — предварительные, окончательные; скидки — значительные, незначительные.

В предложении предпочтение отдается страдательным, а не действительным конструкциям. Например: не Мы получили, а На­ми получено; не Мы произвели платеж, а Платеж нами произведен. Правила расположения определений в предложениях деловой ре­чи: препозиция для согласованных определений (перед определяе­мым словом), постпозиция — для несогласованных определений (после определяемого слова). Например: наши договоренности — _% договоренность сторон; служебное расследование — расследование по факту; телефонный разговор — разговор по телефону.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит — снижает ее убедительность.

Структура текста должна быть легко воспринимаемой, поэто­му специалисты рекомендуют, как правило, двухчастную струк­туру: в первой излагаются мотивы, факты, события, побудившие адресанта к написанию деловой бумаги, во второй — выводы, решения, распоряжения, просьбы.

Тон изложения должен быть нейтральным. В то же время в последние годы наметилась тенденция к экспрессивности деловых бумаг за счет большего возможного выбора языковых средств, стремление к личностному (персонифицированному) стилю изложения.