Н. А. Забелина

Вид материала

Документы

Содержание 6. Организационная и Технологическая документация подсистемы электронной доставки документов 6.2. Типовая пооперационная схема обслуживания в режиме ЭДД в КСПБМ - № 1 ЭДД Единица учета 6.4. Общесистемная инструкция по обслуживанию запросов пользователей на электронную доставку документов в КСПБМ - № 2 ЭДД 6.5. Технологическая инструкция «Работа службы ЭДД по обеспечению пользователей электронными копиями документов» - №3а —ЭДД

Подобный материал:

• Н. А. Забелина октября 2000 г. «Утверждаю», 2906.77kb.
• Н. А. Забелина сентября 1999 г. «Утверждаю», 2704.27kb.
• Забелина А. В., Аллавердян, 56.29kb.
• Экзамен. Информация о корпусах: Корпус "А" Студенческий пер. 13, пересечение ул. Желябова, 23.21kb.
• Забелина Наталия Васильевна 2010 2011 учебный год пояснительная записка, 103.66kb.
• Забелина О. Н. (Тамбов) муниципальная собственность как основа местного хозяйства, 41.63kb.
• Канада и проблема насилия в семье: двадцать лет борьбы забелина Т. Ю., Исраелян, 170.64kb.

^

6. Организационная и Технологическая документация подсистемы электронной доставки документов

6.1. Положение по организации работы подсистемы ЭДД в КСПБМ - № 1 ЭДД

Организация работы службы электронной доставки документов (ЭДД) в КСПБМ предусматривает предоставление нового сервиса пользователям в изготовлении и предоставлении электронных копий отдельных документов, находящихся в фондах участников КСПБМ, а также доступ к электронным копиям документов из других библиотек, доступных с которыми установлены партнерские отношения.

В соответствии с проектом создания корпоративной сети публичных библиотек Москвы (КСПБМ) обращение пользователей к подсистеме ЭДД и МБА обеспечивается на этапе их обращения к объединенным информационным ресурсам КСПБМ. Диалог пользователей с объединенными информационными ресурсами КСПБМ при поиске информации осуществляется через WEB-сайты Базовых сетевых центров. Параллельный поиск информации по объединенным информационным ресурсам обеспечивается за счет использования протокола Z39.50 и WEB-шлюза, поддерживающего обмен данными между протоколами Z39.50 и HTTP и выполняющего функции Z-клиента, использующего WEB-интерфейс.

Реализация подсистемы ЭДД и МБА в проекте КСПБМ включает в себя следующие подзадачи:

1. Создание и инсталляция серверов и программного обеспечения в Базовых сетевых центрах.

2. Создание служб электронной доставки документов (ЭДД) у участников проекта. Служба ЭДД включает в себя:

• группу обработки, и учета заказа (работа с пользователями и базами заказов)
  
• группу изготовления электронных копий. (получение материалов и их перевод в оцифрованный формат)
  
• группу расчета
  

3. Создание коллективной базы данных заказов и заказчиков, а также программных средств взаимодействия с этими базами служб ЭДД участников проекта.

4. Создание шлюзов с системами ЭДД, использующими ARIEL

5. Создание полнотекстовых баз данных и электронных изданий
^

6.2. Типовая пооперационная схема обслуживания в режиме ЭДД в КСПБМ - № 1 ЭДД

6.3. Типовая технологическая карта операций по обслуживанию абонентов электронными копиями ТК-ЭДД⁸

№№ опера-ций и их групп	Наименование технологических операций	№№ инсрукций	Подразделение, должность исполнителя, категория	^ Единица учета	Ср. норма времениError: Reference source not found)	Примечание
0.	Получение запроса		МБА/ДД Библиотекарь – 11 раз.	1 запрос
1.	Контроль за наличием денег на счету абонента на счету абонента в файле абонента БД “Абонент”		МБА/ДД Библиотекарь – 13 раз.	1 запрос
2.	Регистрация запроса на файле абонента в БД АС “Абонент”		МБА/ДД Библиотекарь - 11 раз.	1 запрос
3.	Поиск документа в ЭК		МБА/ДД Библиограф – 13 раз.	Результаты поиска 1 д-та
4.	Уточнение запроса абонента (шифровка, библиографическая доработка)		МБА/ДД Библиограф – 13 раз.	1 Бланк-заказа
4а.	Подготовка и отправка клиенту письма в случае возникновения проблем с обслуживанием его заказа.		МБА/ДД Библиограф – 13 раз.	Письмо
5.	Подготовка и передача заказа документа в фонд библиотеки или Центральную диспетчерскую службу (в случае ГПНТБ России)		МБА/ДД Библиотекарь -11 раз.	1 Бланк-заказа
6.	Подбор документа в фонде и передача его в МБА		ОХ Библиотекарь - 11 раз.	1 документ
7.	Получение документа из фонда		МБА/ДД Библиотекарь – 11 раз.	1 документ
8.	Подготовка документа для сканирования.		МБА/ДД Библиотекарь -14 раз.	1 страница текста
9.	Создание папки (поддиректории) для записи документа с номером заказа в папке (директории) постоянного/вре­мен­ного абонента.		МБА/ДД Библиотекарь 13-14 разр.	1 машинная операция
10.	Выделение необходимых фрагментов текста, их сканирование.		МБА/ДД Библиотекарь 13-14 разр.	Изобра- жение 1 стр. док-та
11.	Сохранение графических файлов заказанного документа в папке абонента в формате Tiff, PDF		МБА/ДД Библиотекарь 13-14 разр.	Граф. Файл записи 1 стр. док-та
12.	Контроль качества полученного изображения (просмотр с помощью специальных –каких ??? программ)		МБА/ДД Библиотекарь 13-14 разр.	1 стр.
13.	Архивирование файлов заказа с помощью программы WinZip		МБА/ДД Библиотекарь – 13-14 раз.	Файл с графич. записью документа
14.	Занесение стоимости работы на файл бланк-заказа		МБА/ДД Библиотекарь - 13-14 раз.	1 запись
15.	Списание денег за выполненную работу		МБА/ДД Библиотекарь - 13-14 раз.	Авансо-вый платеж
16.	Отправка электронных копий заказчику		МБА/ДД Библиотекарь - 13-14 раз.	Электронная копия и графическое изображение файла бланк-заказа
17.	Передача оригинала документа в фонд (отдел хранения)		МБА/ДД Библиотекарь –11 раз.	1 документ
18.	Получение документа работником фонда и установка его на место хранения		Отдел фондов	1 документ

Типовая пооперационная схема (текстовая версия К.А.Колосова)

1. Поступление запроса
   

• запрос автоматизированный
  
• запрос по электронной почте
  

2. Обработка запроса
   

• запрос документа из сводного каталога КСПБМ
  
• запрос документа из каталога участника КСПБМ
  
• запрос документа из стороннего каталога (ARIEL)
  

3. Уточнение наличия документа по карточному каталогу (связано с несовершенством электронных каталогов отдельных участников проекта на начальном этапе)
   
4. Регистрация пользователя ЭДД в электронной базе данных.
   
5. Сообщение пользователю суммы заказа
   
6. Выяснение финансового состояния заказчика (наличие денежных средств) или оплата заказа.
   
7. Сообщение пользователю в случае невозможности выполнения заказа или отправка счета за оказание услуг.
   
8. Получение подтверждения от заказчика и получение номера платежного документа (или номера почтового перевода)
   
9. Подбор материала и изготовление его электронной копии.
   
10. Отправка заказанного материала пользователю.
    

• отправка через электронную почту;
  
• копирование файла на FTP-сервер;
  
• Проведение расчетов.
  

^

6.4. Общесистемная инструкция по обслуживанию запросов пользователей на электронную доставку документов в КСПБМ - № 2 ЭДД

(версия К.А.Колосова – 26 сент.2001 г.)

1. Запрос, направленный пользователем в службу электронной доставки документов (ЭДД), поступает только в электронной форме: в виде заказа по электронной почте, сформированного автоматически подсистемой заказа или посредством создания новой записи в базе данных заказов (формируется подсистемой ЭДД автоматически после заполнения формы заказа пользователем). При втором способе формирования заказа служба ЭДД получает уведомление о наличии нового заказа по электронной почте.

2. Заказ должен содержать:

• библиографические данные;
  
• количество копий;
  
• источник информации (адрес электронного каталога библиотеки);
  
• данные, уточняющие заказ (номера страниц, частей документов и т.п.);
  
• способ передачи выполненного заказа;
  
• информацию о заказчике в двух возможных вариантах реализации:
  
• данные о фамилии, имени, отчестве, адресе, контактной информации в текстовом виде;
  
• идентификационный номер заказчика из базы данных, формируемой автоматически подсистемой ЭДД при начальной регистрации пользователей.
  

• способ оплаты заказа.
  

3. Заказ, формируемый по электронной почте, направляется службе ЭДД той библиотеке, в которой хранится заказываемый документ. В случае формирования заказа с использованием базы данных, в службу ЭДД библиотеки - держателя документа направляется электронное письмо с уведомлением.

4. Получив запрос, служба ЭДД проверяет наличие материала по электронному каталогу. В случае отсутствия записи в каталоге, запрос может быть передан:

• в отдел обслуживания читателей библиотеки для поиска и резервирования документа;
  
• принят на обработку для поиска в карточном каталоге, поиска и резервирования документа службой ЭДД.
  

Конкретный способ обработки запроса зависит от особенностей организации ЭДД в библиотеке - держателе документа.

5. Найденные по запросу материалы передаются в службу ЭДД для обработки заказа. При отсутствии заказанного материала или при невозможности изготовления электронной копии по каким-либо другим причинам, соответствующее сообщение направляется пользователю.

5. Регистрация полученных запросов ведется:

• в базе данных заказов по ЭДД базового сетевого центра;
  
• в базах данных регистрации заказов, формируемых службами ЭДД библиотек.
  

Приоритетным является использования первого варианта, то есть учет всех заказов ЭДД в базе данных базового сетевого центра. В этом случае доступ администратора службы ЭДД к информации из базы данных заказов осуществляется удаленно через специальный WEB-сайт базового сетевого центра.

6. База данных заказов должна содержать:

• информацию о заказчике (идентификационный номер);
  
• информацию о заказываемых материалах;
  
• дата поступления заказа;
  
• объем заказа;
  
• дата исполнения заказа;
  
• статус заказа (отправлен/отвергнут).
  

7. В случае автоматизированного заказа, счет за предоставленные услуги направляется пользователю для предоплаты. Заказ, полученный по электронной почте, требует от службы ЭДД дополнительного расчета заказа в соответствии с установленными тарифами, и отправки пользователю счета за предоставленные услуги.

8. Служба ЭДД ведет базу данных, регистрирующую поступление денежных средств за услуги ЭДД. Эта база должна содержать следующую информацию:

• имя пользователя или его идентификационный номер;
  
• идентификационный номер заказа;
  
• дата поступления заказа;
  
• дата исполнения заказа;
  
• объем заказа;
  
• стоимость заказа;
  
• дата выставления счета;
  
• дата оплаты счета;
  
• дата поступления денег;
  
• номер платежного поручения или информация о почтовом переводе;
  
• поступившая сумма.
  

9. Найденные материалы по соответствующим запросам поступают в службу ЭДД из отдела обслуживания или отдела хранения, где сканируются.

10. Обработанные материалы возвращаются из службы ЭДД в отдел обслуживания читателей или отдел хранения, о чем делается соответствующая отметка.

11. Служба ЭДД отслеживает поступление денежных средств от заказчика.

12. Электронная копия заказанного материала отправляется пользователю указанным им способом (электронная почта, выгрузка на FTP-сервер с сообщением пользователю имени входа и пароля).

13. Копия выполненного заказа хранится в службе ЭДД до поступления подтверждения от пользователя о получении заказанных материалов или до истечения предельного срока оказания услуги. Копии материалов, представляющих интерес для повторного использования могут быть переданы на хранение. Фрагменты статей или части книг в архиве не сохраняются.
^

6.5. Технологическая инструкция «Работа службы ЭДД по обеспечению пользователей электронными копиями документов» - №3а —ЭДД

(версия службы ГПНТБ России)

1. Служба ЭДД может обслуживать как постоянных абонентов, заключивших договор, так и разовых абонентов, обратившихся в библиотеку один-два раза.
   
2. Обслуживание осуществляется на платной основе.
   
3. Постоянные абоненты перечисляют деньги на комплекс услуг при заключении договора (деньги могут быть перечислены дополнительно, по мере того как они израсходованы). Разовые абоненты осуществляют оплату по выписанному счету за работу.
   
4. Заказ оформляется на специальном бланк-заказе. Образец такого бланка направляется службой ЭДД как постоянным, так и разовым абонентам.
   
5. Выполнение запроса осуществляется только после поступления денег на расчетный счет библиотеки.
   
6. В работу принимается бланк-заказа как с указанием шифра хранения документа, так и без шифра.
   
7. (В этом случае сотрудники службы ЭДД осуществляют поиск издания по ЭК и переносят шифр на БЗ).
   
8. Все заказы регистрируются в базе данных.
   
9. Заказ издания из хранилища осуществляется через ЦДС.
   
10. Издания из хранилища поступают в службу ЭДД, где осуществляется процесс сканирования текста, его архивирования и отправки копии пользователю.