Нижегородский Государственный Университет им. Н. И. Лобачевского Н. А. Устинов Microsoft Office (Разработка документов в Word, Excel и приложений на Visual Basic for Application). учебное пособие

Вид материала

Содержание

Ctrl+ S>. Появится диалоговое окно – «Сохранение документа».

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 16

Сохранение и открытие документов.

Сохранение нового документа.

Когда вы создаете документ в Word, по умолчанию он временно сохраняется в памяти компьютера под именем “Документ n”, где п — порядковый номер, начиная с 1. Этот документ "сохраняется" в памяти до тех пор, пока вы не выйдете из программы или не выключите компьютер. Для того чтобы сохранить документ навсегда, чтобы можно было найти его потом, следует присвоить ему имя и сохранить на диске:

Выберите команду «Файл/Сохранить» или щелкните по кнопке «Сохранить» стандартной панели инструментов, или нажмите < Ctrl+ S>. Появится диалоговое окно – «Сохранение документа».
В текстовом поле - «Имя файла», введите имя, которое вы хотите присвоить своему документу. Имя может иметь до 256 символов и описывать содержание документа.
Если вы хотите сохранить документ в другой папке или на другом диске, выберите их из раскрывающегося списка «Папка».
Щелкните по кнопке «Сохранить». Документ будет сохранен на диске, и имя, которое Вы ему присвоили, появится в строке заголовка окна Word.

Сохранение документа в процессе работы.

Периодически сохраняйте документ, чтобы минимизировать потерю данных в случае отключения электроэнергии или возникновения других проблем с системой.

После того как вы назвали документ, его легко можно сохранить под тем же именем и в той же папке одним из следующих способов:

Выберите команду «Файл/Сохранить».
Щелкните по кнопке «Сохранить» стандартной панели инструментов.
Нажмите <Ctrl+ S>.

Word автоматически использует текущее имя документа, поэтому диалоговое окно не появляется.

Изменение имени документа.

После присвоения имени документу вам может понадобиться переименовать его. Для изменения имени документа сделайте следующее:

Выберите команду «Файл/Сохранить как». Появится диалоговое окно, где в поле – «Имя файла» будет представлено текущее имя документа.
В поле «Имя файла» замените имя файла на "новое".
При необходимости выберите другую папку в списке «Папка», чтобы сохранить свой документ в другом каталоге.
Щелкните по кнопке «Сохранить», — Word сохранит ваш документ под новым именем.

Использование свойств документа.

Каждый документ Word имеет ряд свойств, которые его описывают. Для того чтобы ввести или просмотреть свойства документа, выполните следующее:

Выберите команду «Файл/Свойства» для открытия диалогового окна «Свойства».
Щелкните на корешке вкладки «Документ».
Введите или отредактируйте информацию о документе, которая вам необходима.
Щелкните на кнопке «ОК». Свойства документа сохранятся вместе с документом.

Word автоматически создает статистику по каждому документу: количество слов, содержащихся в нем, дату и время его создания. Чтобы просмотреть статистику по документу, выберите команду «Файл/Свойства», а затем щелкните на корешке вкладки «Статистика».

Чтобы быстро подсчитать количество слов и других элементов в вашем документе, выберете команду «Сервис/Статистика».

Открытие документа.

Вы можете открыть любой документ, созданный в Word, для работы с ним. Кроме того, можно открывать документы, созданные с помощью других программ, чтобы сделать это, выберите команду «Файл/Открыть» или щелкните по кнопке «Открыть» стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно «Открытие документа».

В диалоговом окне Вы можете сделать следующее:

Открыть файл, щелкнув на его имени в списке файлов или набрав его имя в поле «Имя файла», а затем, нажав клавишу <Enter> или щелкнув по кнопке «Открыть». Можно просто дважды щелкнуть по имени файла.
Просмотреть содержимое файла, щелкнув по его имени, а затем — по кнопке «Просмотр». Щелкнув по кнопке «Просмотр» еще, раз, Вы отмените просмотр.
Найти файлы, не являющиеся документами Word. Для этого из раскрывающегося списка «Тип файлов» выберите нужный тип файла.
Перейти к папке на один уровень выше, щелкнув по кнопке «Переход на один уровень вверх».
Перейти в любую папку, дважды щелкнув на ее имени в списке папок.
Из раскрывающегося списка поля «Папка» выбрать нужную папку.

Чтобы открыть Web-документ для редактирования в Word, выберите документ HTML в списке «Тип файлов».

Если нужно быстро открыть документ, с которым вы недавно работали, обратитесь к списку недавно использовавшихся файлов Word вместо диалогового окна «Открыть». Для просмотра этого списка откройте в меню «Файл». Чтобы открыть файл из списка, выберите соответствующий ему номер или имя файла. В списке находятся файлы, которые Вы сохранили совсем недавно. Вы можете задавать количество файлов в этом списке и появление списка вообще. Выберите команду «Сервис/Параметры» — появится диалоговое окно «Параметры». Щелкните на корешке «Общие», а затем установите флажок опции – «Помнить список из. файлов», чтобы включить/выключить вывод списка на экран. Щелкните по кнопке «ОК», когда закончите.

Вы можете быстро открыть документ Word (и запустить Word, если он до сих пор не запущен), дважды щёлкнув на имени документа или его пиктограмме в окне «Проводника» или в окне «Мой компьютер».