Geum.ru

Нижегородский Государственный Университет им. Н. И. Лобачевского Н. А. Устинов Microsoft Office (Разработка документов в Word, Excel и приложений на Visual Basic for Application). учебное пособие

Вид материалаУчебное пособие

Содержание


Отправить факс сейчас»
Подобный материал:
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   16

Как распечатать документ, отправить его по факсу или по электронной почте.

Распечатывание с установками по умолчанию.


Распечатать документ очень просто. Для этого выполните следующее:

  1. Выберите команду «Файл /Печать» или нажмите <Ctrl+ P>, — появится диалоговое окно «Печать».
  2. В поле «Количество копий» введите нужное количество экземпляров.
  3. Установите флажок «Сверять», чтобы включить или выключить это средство.
  4. Щелкните по кнопке «ОК». Документ распечатается.

Можно быстро распечатать документ, не открывая диалоговое окно, щёлкнув по кнопке «Печать» стандартной панели инструментов.

Распечатка части документа.


Чаще всего Вы будете распечатывать весь документ. Однако можно распечатать только какую-то его часть — от одного предложения до нескольких страниц. Для этого выполните следующее.

  1. Если вам нужно распечатать часть текста, выделите ее. Если нужно распечатать одну страницу, передвиньте на нее курсор.
  2. Выберите команду «Файл/Печать» или нажмите <Ctrl+ P>. Появится диалоговое окно «Печать».
  3. В области окна «Диапазон страниц» укажите, что должно быть распечатано. Для этого выберите
  • Выделенный фрагмент, чтобы распечатать выделенный текст;
  • Текущая, чтобы распечатать страницу, на которой установлен курсор;
  • Номера для распечатки указанных страниц, указав их номера, в расположенном справа текстовом поле.
  1. Щелкните по кнопке «ОК».

Изменение параметров печати.


Word предлагает установить различные параметры печати. Для того чтобы сделать это в диалоговом окне «Печать», щелкните по кнопке «Параметры». Параметры, которые используются чаще всего:
  • Черновая печать. Выдает черновик, который распечатывается быстрее, но может не отображать некоторые виды форматирования и графические объекты (в зависимости от вашего принтера).
  • Изменить порядок печати. Печатает страницы в обратном порядке.
  • Фоновая печать. Позволяет продолжить работу с документом во время печати.
  • Обновлять поля. Обновляет содержание всех полей документа перед распечатыванием.
  • Сведения. Печатает свойства документа в дополнение к его основному тексту.
  • Примечания. Включает комментарии к документу в распечатку.

Отправка документа по факсу.


Если к вашему компьютеру подключен факс, можно отправить свой документ прямо по факсу одному или нескольким абонентам. Чтобы отправить текущий документ по факсу, выполните следующее:

  1. Выберите команду «Файл/Отправить/факс».
  2. Word запустит мастер факсов, который проведет Вас через все этапы подготовки факса. На каждом шаге после ввода запрашиваемой информации щелкайте по кнопке «Далее». После завершающего шага щелкните по кнопке «Готово».
  3. Если вам нужен титульный лист, Word выведет его. На этом этапе в титульный лист можно вносить любые изменения и дополнения.
  4. Для отправки факса щелкните по кнопке « Отправить факс сейчас».

Отправка документа по электронной почте.


Если в вашей системе установлена программа для работы с электронной почтой, можно отправить документ абоненту по электронной почте. Вот как это сделать:

  1. Выберите команду «Файл/Отправить/Сообщение».
  2. В зависимости от особенностей вашей системы. Word может попросить вас выбрать один из нескольких параметров.
  3. Далее Вы увидите окно «Новое сообщение».
  4. Документ будет вставлен в сообщение в виде пиктограммы. Если хотите, можете добавить текст в сообщение. В текстовом поле «Кому» Вы должны набрать адрес абонента.
  5. Когда сообщение будет готово, щелкните по кнопке «Отправить».

Получив ваше сообщение, абонент дважды щелкнет на пиктограмме документа и откроет его в Word для печати, редактирования и т. п.

Microsoft Excel


Документы MS Excel называются рабочими книгами. Рабочая книга это набор рабочих листов, истов диаграмм и программных модулей на языке Visual Basic for Application (VBA). Данные рабочей книги размещаются в рабочих листах, содержащих ячейки, где хранятся данные и формулы, а также диаграммы, отображающие эти данные в графической форме. Ячейки и диаграммы могут иметь ассоциированные с ними форматирование (шрифты, цвета и параметры разметки).

Рабочую книгу можно сохранять как шаблон для создания новых документов или как надстройку, которая программным образом расширяет возможности MS Excel

Рабочие книги MS Excel аналогичны документам Word или презентациям Power Point: в них хранятся данные в формате MS Excel. В среде Windows имена файлов рабочих книг имеют специальное расширение .xls, на компьютерах Macintosh им присваивается тип файла – документ Microsoft Excel (Microsoft Excel Document)

Одни компоненты рабочей книги (например, данные в ячейках и диаграммы) хранятся в рабочих листах, другие (например, макросы, параметры страниц и защиты, действующие на уровне всей книги) – в файле рабочей книги.