Учебно-методический комплекс уфа 2009 удк 004 ббк 32
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
- Учебно-методический комплекс уфа 2009 удк 007 ббк 32., 1180.51kb.
- Учебно-методический комплекс Москва, 2009 удк 338(47 + 57)(091) ббк 63., 11843.89kb.
- Учебно-методический комплекс удк ббк а рекомендовано к изданию Учебно-методическим, 1479.59kb.
- Учебно-методический комплекс удк ббк а рекомендовано к изданию учебно-методическим, 1848.18kb.
- Учебно-методический комплекс удк ббк п рекомендовано к изданию Учебно-методическим, 1762.72kb.
- Учебно-методический комплекс уфа 2008 удк 330 ббк 65., 1042.22kb.
- Учебно-методический комплекс удк ббк к рекомендовано к изданию методическим советом, 2586.47kb.
- Учебно-методический комплекс удк ббк Х рекомендовано к изданию методическим советом, 1869.11kb.
- Учебно-методический комплекс автор-составитель: Н. Н. Спиридонов удк ббк м рекомендовано, 1327.83kb.
- Учебно-методический комплекс удк ббк м печатается по решению Учебно-методического совета, 2773.77kb.
Лабораторная работа «Работа с копирами»
Задание: Копирование документов. Использование дополнительных функций копиров. Использование копиров в качестве принтеров и сканеров.
Лабораторная работа «Работа с принтерами»
Задание: Печать монохромных и цветных документов, односторонняя и двусторонняя печать. Использование функции брошюрования документов. Язык PstScript. Печать по сети. Печать через Интернет.
Лекция 3 Средства обработки, транспортировки и хранения документов
План.
- Машины и устройства для канцелярской обработки документов
- Средства хранения и поиска документов
Классификация средств хранения документов представлена на рис. При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:
удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
удобство и простота поиска документов;
минимальный размер занимаемой площади;
невысокая стоимость.
Рис. Классификация средств хранения документов
Средства хранения документов это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.
Наибольший интерес представляют картотеки.
Картотека это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенные в систематизированном порядке.
Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов.
Плоские картотеки карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.
Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток относительная трудность поиска карт.
Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.
Вращающиеся картотеки это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.
Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.
Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев, которые нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 6 признакам.
Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационнопоисковые системы в весьма распространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации. Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранении документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационнопоисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10 20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранение микрофотокопий.
Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др. (рис).
Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.
Рис. Классификация средств транспортирования документов
Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.
Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.
Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.
Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.
Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта "Аэропост", например, имеет 18 модификаций.
Пример 7.1. Пневмопочта "Дуплекс" передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; "Транз1П", "Магистраль" такие же патроны на расстояние 400 м. Пневмопочта "Аэротранс" пересылает грузы до 500 г.
Классификация средств обработки документов показана на рис.
Рис. Классификация средств обработки документов
Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелейшаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.
Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.
Ламинаторы машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.
Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.
Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.
Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.
Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).
Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.
Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.
Лабораторная работа «Работа со сканерами»
Задание: Понятие о линеатуре и растре. Сканирование фотографий, чертежей и текста. Черно-белое и цветное сканирование. Функции Abode Photoshop, улучшающие качество отсканированных изображений, спецэффекты Photoshop, применяемые к отсканированным картинкам. Распознавание текста.
Лабораторная работа «Работа со шредером»
Задание: Продемонстрируйте навыки уничтожения документов
Лекция 4. Средства и системы связи
План.
- Общая характеристика систем связи
- Средства передачи речевой информации
- Средства документальной электросвязи
- Выбор средств связи
Современные системы передачи информации используют множество различных технологий, количество которых стремительно увеличивается. Однако наибольшее развитие получили:
· системы связи по электрическим кабелям (КСС);
· волоконно-оптические системы связи (ВОЛС);
· системы связи с искусственными спутниками Земли (ИСЗ);
· узкополосные и широкополосные наземные системы радиосвязи;
· оптические системы связи открытого распространения.
В этом перечне системы связи разделяются на группы кабельных (ВОЛС и КСС) и беспроводных систем.
Системы связи по электрическим кабелям получили наибольшее распространение в распределительных сетях (например в системах кабельного телевидения) и системах дальней связи, однако высокая стоимость исходных материалов (цветных и драгоценных металлов), наряду с относительно небольшой полосой пропускания, делают проблематичным кон-курентоспособность подобных устройств в будущем. Общими недостатками кабельных структур являются: большое время строительства, связанное с земляными или подводными работами, подверженность воздействию природных катаклизмов, актов вандализма и терроризма и все возрастающая стоимость прокладочных работ. Работы по развертыванию проводных систем трудоемки, а в некоторых местах, особенно исторической части городов, в охраняемых районах или при сложном рельефе, практически неосуществимы. А связанные с ними неудобства для жителей, нарушения работы транспорта, поврежденные дороги и прочие сопутствующие проблемы, усложняют и без того непростые процедуры согласования с различными инстанциями и уменьшают экономические выгоды.
Важным же достоинством беспроводных систем является малое время развертывания. Это, в частности, связано с тем, что отпадает необходимость в рытье траншей, укладывании кабеля, а также внутренней разводке кабелей и проводов в зданиях. Инвестиции требуются для создания любой системы, другое дело, как они распределены во времени и как быстро можно ожидать получения доходов от эксплуатации. Беспроводные системы могут вводиться в эксплуатацию поэтапно. Проводная же система требует создания всей инфраструктуры единовременно. Начало получения доходов в беспроводных системах совпадает с запуском первого фрагмента, и дальнейшее развитие системы фактически финансируется самими пользователями. Кроме того, положительный пример в виде работающей структуры, позволяет, в обмен на будущие льготы, привлечь и средства потенциальных абонентов. Это резко снижает финансовые риски инвесторов и позволяет более уверенно смотреть в будущее. При одновременном начале работ, полной окупаемости беспроводной телекоммуникационной системы можно достичь раньше, чем будет запущена проводная.
На рис.1 показана условная диаграмма областей применения различных телекоммуникационных систем, относящихся к цифровым технологиям. Две большие основные области применения: систем связи с искусственными спутниками Земли (ИСЗ) и волоконно-оптических систем связи (ВОЛС).
К характерным особенностям систем связи с ИСЗ относятся возможности передачи относительно небольших объемов информации (со скоростью до 10 - 60 Мбит/c) на очень большие дальности, перекрывая значительные площади земной поверхности (вплоть до построения глобальных систем). Ограничение передаваемых объемов информации определяется лимитированием мощностей излучаемых сигналов в целях обеспечения приемлемой электромагнитной обстановки на Земле.
Волоконно-оптические системы связи (ВОЛС) позволяют надежно передавать наибольшие объемы информации (скорость передачи цифровых потоков превысила 1 Тбит/с) на расстояния до нескольких тысяч километров. С уменьшением расстояний экономический эффект от внедрения ВОЛС может уменьшаться и требуется проводить тщательный анализ в каждом конкретном случае.
Наземные беспроводные системы среди современных методов передачи информации играют весьма значительную роль, успешно конкурируя с волоконно-оптическими и спутниковыми структурами, особенно для связи на небольшие расстояния. Произошли революционные перемены в технологических решениях в области наземных радиосредств. Связь на расстояния до нескольких тысяч километров обеспечивают микроволновые радиорелейные системы связи, скорость работы которых превышает сотни мегабит в секунду.
Появились цифровые радиорелейные структуры, позволяющие организовывать передачу цифровых потоков STM-4 (622 Мбит/с) в полосе частот 40 МГц.
Рис. 1.
Для связи на небольшие расстояния (до нескольких десятков километров) в массовом масштабе преимущественное развитие получают системы доступа и распределения информации. К таким системам относятся узкополосные и широкополосные системы радиосвязи, а также оптические телекоммуникационные системы открытого распространения.
Радиосистемы подразделяются по современной терминологии на узкополосные и широкополосные. Различие заключается, прежде всего, в структуре применяемых несущих колебаний. Традиционные радиосредства, которые и относятся к группе узкополосных, используют в качестве несущего сигнала одночастотные гармонические колебания. Для обеспечения возможности работы многих пользователей в выделенных диапазонах частот в таких системах стремятся сделать полосу частот передаваемых сигналов как можно меньше. В широкополосных системах связи в качестве несущих колебаний применяются широкополосные псевдослучайные сигналы. При этом сигнал каждого пользователя занимает весь выделенный участок диапазона частот, а отделение отдельных сигналов проводится кодовыми методами.
К характерной особенности современных радиосредств можно отнести переход на все более высокочастотные участки радиодиапазона от 2 до 100 ГГц. При этом обеспечивается передача достаточно больших объемов информации на расстоянии прямой видимости. При этом частоты нижних участков диапазона проходят через атмосферу лучше и, к примеру, в диапазоне 2 ГГц могут перекрыть расстояние вплоть до 90 км, а радиосистема с той же мощностью передатчика в диапазоне 38 ГГц обеспечит протяженность не более чем 5-7 км.
Одно из названий наземных систем работающих в диапазонах 2-100 ГГц - микроволновая связь. К ним относятся радиорелейные линии и сети связи прямой видимости, системы распределения информации, радиомосты и некоторые сотовые структуры.
Современная аппаратура для радиорелейных линий и сетей связи прямой видимости выпускается на диапазоны частот 2, 4, 6, 8, 11, 13, 15, 17, 23, 27, 38 ГГц и выше. Несколько десятков фирм в мире, таких как Ericsson, Siemens, Nokia, Nera, Harris, MRC, Alcatel и др. производят сотни вариантов оборудования для микроволновой связи. В последние годы, в России, так же развернуто производство цифровых радиорелейных систем связи малой и средней емкости: Радан, Радиан, Радиус, Эриком, «Бист», Sandra, Просвет, Перевал - вот малая часть названий оборудования отечественного производства (www.vestnik-sviazy.ru/archive).
Оптические системы связи открытого распространения, разработанные в последние годы, подразделяются на инфракрасные и лазерные. Эти системы позволяют передавать значительные объемы информации на малые расстояния (сотни и тысячи метров). Небольшая дальность объясняется влиянием тумана, дождя, снега, смога, града и различных естественных и искусственных препятствий. Лучшие системы позволяют передавать цифровые потоки со скоростью 155 Мбит/с на расстояние до 4-5 км при любых погодных условиях (например, систе-мы Canobeam, Lightpoint), концентрируя сигнал в чрезвычайно плотный луч и применяя автоматический поиск и юстировку системы, которая удерживает луч света в апертуре антенны (www.canon.com, www.lightpointcom.com). К важнейшему преимуществу инфракрасного и лазерного оборудования можно отнести то, что оно применимо везде, без всяких лицензий или разрешений в отличие от других систем.
Лабораторная работа «Работа с электронной почтой»
Задание: Создание учетной записи на почтовом сервере. Настройка MS Outlook Express. Настройка mail.ru-агента. Организация видеоконференции в программе Skype/
Лекции 5. Проектирование технического оснащения документационных служб
План.
- Принципы технического оснащения офиса
- Этапы проектирования технического оснащения документационных служб
- Организация работ по техническому оснащению документационных служб
СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.
Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.
В практике управления действуют службы ДОУ.
Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.
Общий отдел – в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.
Примерный комплект технических средств:
Организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря.
Комплект профессиональной, персональной ЭВМ.
Пишущая машинка электронная (с электроприводом).
Аппарат термокопировальный.
Автонабор.
Автоответчик, сопряжённый с диктофоном.
Часы настольные электронные.
Сшиватель документов электрифицированный.
Машинка для уничтожения документов.
Дырокол двухпуансонный электромагнитный.
Прибор канцелярский.
Папки регистраторы.
Папки с быстродействующим прижимом.
Латки для документов.
Нумератор – датировщик.
Блокнот – шестидневка.
Деловой блокнот.
Фломастеры, маркеры, механические карандаши.
Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.
Оформительские шрифты.
Клеевой карандаш.
Лента липкая (прозрачная и цветная).
Примерный комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя.
Профессиональная персональная ЭВМ.
Коммутатор директорский.
Часы настольные электронные.
Прибор канцелярский.
Папки с быстродействующим прижимом.
Латки для документации.
Блокнот шестидневка.
Деловой блокнот.
Фломастеры, маркеры, механические карандаши.
Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.
Клеевой карандаш.
Лента липкая (прозрачная и цветная).
Лабораторная работа «Работа с факсимильными аппаратами»
Задание: Настройка факса. Прием и отправка факсимильных сообщений. Использование факса в качестве сканера.
Лабораторная работа «Информационно-поисковые системы»
Задание: Поиск информации на сайтах www.yandex.ru, www.rambler.ru, www.google.cm и www.yahoo.cm. Использование инструкций языка структурированных запросов. Поиск в тематических рубриках.
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ И САМОКОНТРОЛЯ
1. Отсканируйте и распознайте текстовый документ.
2. Примите факс. Распечатайте документ и отправьте его по факсу.
3. Заведите учетную запись на одном из почтовых серверов.
4. Продемонстрируйте навыки работы с интерактивной доской.
5. Размножьте многостраничный буклет.
Методические рекомендации по выполнению контрольных работ
Тема контрольной работы выбирается по желанию студента
Выбранная тема согласуется с преподавателем. После выбора темы требуется подобрать, изучить необходимую для ее разработки информацию. Определяя перечень литературы и других материалов, важно руководствоваться списком источников, которые подготавливаются кафедрой.
План контрольной работы должен включать в себя введение, основной текст и заключение. Основной текст желательно разбивать на главы и параграфы. Во введении аргументируется актуальность выбранной темы, указываются цели и задачи исследования. В нём же можно отразить методику исследования и структуру работы. Основная часть работы предполагает освещение материала в соответствии с планом.
В заключении излагаются основные выводы и рекомендации по теме исследования.
В контрольной работе желательно высказывание самостоятельных суждений, аргументов в пользу своей точки зрения на исследуемую проблему. При заимствовании материала из первоисточников обязательны ссылки на автора. Контрольная работа, значительная часть которой текстуально переписана из какого-либо источника, не засчитывается.
Контрольная работа может быть набрана на компьютере или написана от руки разборчивым почерком. Объем работы до 20 машинописных страниц.
Контрольная работа должна содержать: титульный лист, оглавление и список использованной литературы. На титульном листе указывается институт, кафедра, учебная дисциплина, тема работы, курс, группа, фамилии, имена, отчества студента и руководителя контрольной работы, дата ее подготовки.
Список литературы и сноски на страницах оформляются в соответствии с действующими стандартами. Контрольная работа может содержать приложения в форме схем, образцов документов и другие изображения в соответствии с темой исследования.
Текст контрольной работы выполняется на одной стороне листа односортной белой бумаги с расчетом, что на каждой странице должно быть 30 строк.
Все страницы работы, включая оглавление и список литературы, нумеруются по порядку с титульного листа (на нем цифра не ставится) до последней страницы без пропусков и повторений. Порядковый номер проставляется внизу, начиная с цифры 2.
Введение, заключение, новые главы, список использованных источников и литература должны начинаться с нового листа.
Темы контрольных работ
1. Перечислите основные группы технических средств управления.
2. К какой группе технических средств относится диктофон (электронная пишущая машина, электронный калькулятор, ризограф, факсимильный аппарат, пейджер)?
3. Какие группы текстовых документов с точки зрения их изготовления Вы можете назвать?
4. Назовите качественные характеристики изготовляемых документов.
5. Какие существуют способы представления информации для составления и изготовления документов?
6. Назовите основные виды технических средств составления и изготовления текстовых документов.
7. Какие печатающие устройства Вам известны? Дайте их краткую характеристику.
8. По каким признакам классифицируются электронные пишущие машины?
9. В чем назначение и какова область применения диктофонной техники?
10. В чем отличие диктофонов от бытовых магнитофонов?
11. В чем заключаются основные различия между репрографией и оперативной полиграфией?
12. Является ли негативное уменьшенное изображение машинописного документа на фотопленке его факсимильной копией? Почему?
13. На чем основан метод диазографии (термографии, фотографии, электрографии; трафаретной, офсетной, гектографической печати)?
14. Какие разновидности оригиналов копируемых документов Вам известны?
15. Перечислите показатели качества копий.
16. Перечислите известные Вам функции современных персональных (полупрофессиональных, профессиональных) электрографических копировальных аппаратов.
17. Назовите наиболее распространенные области применения светокопирования (фоторепродуцирования, термокопирования, электрографического копирования, ризографии, офсетной печати, трафаретной печати).
18. Перечислите основные группы средств обработки (транспортировки, хранения) документов.
19. Поясните назначение и устройство фальцевального (сортировального, резательного, адресовального) оборудования, средств скрепления, защиты и уничтожения документов, нумераторов.
20. Какие средства нужны для организации хранения в подразделении учреждения (офисе, архиве) документов на бумажной основе формата А4 (карточек формата А5, микрофиш формата А6, рулонных микрофильмов, дискет)?
21. Каким способом производится быстрая рассылка читательских требований по разным хранилищам книг во многих крупнейших библиотеках?
22. Какие международные организации занимаются стандартизацией в области передачи информации?
23. На чем основан принцип передачи информации по каналам связи?
24. Каким преобразованиям подвергаются сигналы в средствах передачи информации?
25. Перечислите основные виды средств передачи информации.
26. Какие разновидности электросвязи Вам известны?
27. Назовите основные разновидности телефонных сетей.
28. Дайте краткое описание процесса сотовой связи, спутниковой связи.
29. Приведите примеры телекоммуникационных услуг. Какие технические средства необходимо иметь для пользования ими?
30. Чем характеризуется эффективность применения ТСУ?
Методические рекомендации по подготовке к экзамену (зачету)
Студентам предлагается ответить на теоретические вопросы билета. Также продемонстрировать навыки работы с электронными документами, базами данных, Интернет, электронными таблицами, программами создания мультимедийных презентаций, растровой и векторной графики.
Вопросы для подготовки к зачету
1. Перечислите основные группы технических средств управления.
2. К какой группе технических средств относится диктофон (электронная пишущая машина, электронный калькулятор, ризограф, факсимильный аппарат, пейджер)?
3. Какие группы текстовых документов с точки зрения их изготовления Вы можете назвать?
4. Назовите качественные характеристики изготовляемых документов.
5. Какие существуют способы представления информации для составления и изготовления документов?
6. Назовите количественные характеристики изготовляемых документов.
7. Каковы наиболее распространенные способы составления и изготовления документов?
8. Назовите основные виды технических средств составления и изготовления текстовых документов.
9. Какие печатающие устройства вам известны? Дайте их краткую характеристику.
10. Назовите основные характеристики современных пишущих машин.
11. По каким признакам классифицируются электронные пишущие машины?
12. В чем назначение и какова область применения диктофонной техники?
13. В чем отличие диктофонов от бытовых магнитофонов?
14. Какие функции выполняет диктофон?
15. Каковы структура и назначение диктофонных систем?
16. Как осуществляется "парламентская" запись с помощью диктофонной системы?
17. Тексты каких документов целесообразно подготавливать с помощью диктофонов? Назовите известные вам марки диктофонов.
18. С помощью каких технических средств целесообразно изготавливать документы с типовыми и нетиповыми (индивидуальными) текстами?
19. В чем заключается методика расчета количества технических средств изготовления текстовых документов?
20. Какие нормативные материалы используются при расчете необходимого количества технических средств для изготовления документов?
21. Сформулируйте принципы выбора средств составления и изготовления документов.
22. В чем заключаются основные различия между репрографией и оперативной полиграфией?
23. Является ли негативное уменьшенное изображение машинописного документа на фотопленке его факсимильной копией? Почему?
24. Чем различаются способы контактного и проекционного копирования?
25. Что такое прямое и косвенное копирование? Перечислите основные методы копирования.
26. На чем основан метод диазографии (термографии, фотографии, электрографии; трафаретной, офсетной, гектографической печати)?
27. Какие разновидности оригиналов копируемых документов вам известны?
28. Перечислите показатели качества копий.
29. Что такое разрешающая способность (предел читаемости) копии?
30. Что такое оптическая плотность изображения?
31. В чем отличие микрофильмирования от фотокопирования?
32. На чем основана классификация электрографических копировальных аппаратов?
33. Каким дополнительным оборудованием могут быть оснащены копировальные аппараты?
34. Перечислите известные вам функции современных персональных (полупрофессиональных, профессиональных) электрографических копировальных аппаратов.
35. Опишите технологию получения микрофотокопии документа. Какие средства микрофильмирования вам известны?
36. Назовите виды микроформ.
37. Назовите наиболее распространенные области применения светокопирования (фоторепродуцирования, хермокопирования, электрографического копирования, ризографии, офсетной печати, трафаретной печати).
38. Каким образом можно получить увеличенную копию сброшюрованного документа (возможны другие примеры)?
39. Поясните понятия "оригинал-макет", "печатная форма", "кегль", "гарнитура", "тиражеустойчивость формы".
40. Назовите известные вам виды печатных форм. Назовите наиболее дешевый способ изготовления 5 (15, 50, 200, 4000) копий (оттисков) документов.
41. Изложите основные принципы выбора технических средств копирования и размножения документов.
42. Перечислите основные группы средств обработки (транспортировки, хранения) документов.
43. Поясните назначение и устройство фальцевального (сортировального, резательного, адресовального) оборудования, средств скрепления, защиты и уничтожения документов, нумераторов.
44. Какими способами можно автоматизировать нанесение адресов при периодической рассылке писем по одним и тем же 20 адресам?
45. Какие средства нужны для организации хранения в подразделении учреждения (офисе, архиве) документов на бумажной основе формата А4 (карточек формата А5, микрофиш формата А6, рулонных микрофильмов, дискет)?
46. Какое оборудование позволяет организовать надежное хранение и быстрый поиск 500 (80 тыс.) документов формата А4 (карточек формата А6)?
47. Как организовать периодическую передачу 80-100 папок с документами с первого этажа в помещение, находящееся в противоположном конце здания на шестом этаже?
48. Каким способом производится быстрая рассылка читательских требований по разным хранилищам книг во многих крупнейших библиотеках?
49. Из каких объектов состоит сеть связи?
50. Какие международные организации занимаются стандартизацией в области передачи информации?
51. На чем основан принцип передачи информации по каналам связи?
52. Каким преобразованиям подвергаются сигналы в средствах передачи информации?
53. Поясните следующие понятия: частота, фаза, амплитуда.
54. Поясните следующие понятия: аналоговые преобразования, модуляция, кодирование, оцифрование.
55. Перечислите основные виды средств передачи информации.
56. Какие разновидности электросвязи Вам известны?
57. Приведите пример телекоммуникационной сети и назовите предоставляемые ею услуги. Назовите основные технические характеристики факсимильных аппаратов.
58. Назовите основные разновидности телефонных сетей.
59. Дайте краткое описание процесса сотовой связи, спутниковой связи.
60. Приведите примеры телекоммуникационных услуг. Какие технические средства необходимо иметь для пользования ими?
61. Какие исходные данные необходимы для выбора телефакса (мини-АТС) и других средств связи?
62. Чем характеризуется эффективность применения ТСУ?
63. Какие количественные характеристики экономической эффективности вам известны?
64. Что такое нормативный коэффициент экономической эффективности и как определяется его величина? Что такое "точка безубыточности"?
65. Как рассчитать годовую стоимость выполнения работ с применением технических средств?
66. Какие сроки окупаемости рекомендуется принимать для различных технических средств?
67. Какие виды совместимости технических средств вам известны?
68. Что такое информационная (операционная, конструктивная, энергетическая, эксплуатационная) совместимость?
69. Что такое надежность технических средств?
70. Какие составляющие надежности вам известны?
71. Что понимается под безотказностью (долговечностью, достоверностью, живучестью, ремонтопригодностью, сохраняемостью) технических средств?
72. Что такое "отказ" и какие виды отказов вам известны?
73. Какие количественные характеристики надежности вам известны?
74. Что такое ресурс технического средства?
75. Приведите примеры ресурсов каких-либо технических средств управления.
76. Назовите основные этапы работы по техническому оснащению офиса.
77. Какие данные об офисе необходимо иметь, приступая к разработке его технического оснащения?
78. Как оценить экономические показатели вариантов технического оснащения офиса?
79. Опишите методику расчета необходимого количества технических средств.
80. Назовите наиболее распространенные критерии выбора технического оснащения офиса.
81. В каких случаях необходимо предусматривать меры по соблюдению правил технической и экологической безопасности?
Список рекомендуемой литературы
Основная:
1. Агеева О.А. Административные системы и офисные технологии. М., 1996.
2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М., 1998.
3. Громаков Ю.А. Стандарты и системы подвижной радиосвязи. М., 1997.
4. Ламекин В.Ф. Организационная техника. М., 1997.
Дополнительная
1. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства тиражирования документов. М., 1990.
2. Бурцева О.Л. Радиотелефоны в современном офисе // Секретарское дело. 2000. № 2. С. 45-49.
3. Бурцева О.Л., Седова О.Л. Размножаем документы // Там же. 1999. № 3. С. 45-52.
4. Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Применение средств телекоммуникаций в управленческих структурах // Проблемы управления персоналом: Учеб. пособие. М., 1997.
5. Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Машинописная техника: история и современность // Секретарское дело. 1998. № 1. С. 90-96.
Богданов Марат Робертович
ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ
Учебно-методический комплекс
Издается в авторской редакции
Подписано в печать
Объем п. л. Формат 60х841/16
Тираж экз. Заказ №
______________________________
Отпечатано в БАГСУ
450057, г. Уфа, ул. Цюрупы, 6
М. Р. Богданов
ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС