Geum.ru

М. Н. Машкин Информационные технологии Учебное пособие

Вид материалаУчебное пособие

Содержание


14.5Автоматизация деловых процессов
Подобный материал:
1   ...   17   18   19   20   21   22   23   24   ...   45

14.5Автоматизация деловых процессов


Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых Процессов, включающих:

обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;

сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;

хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.

Работа должна быть хорошо скоординирована между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения документов должен быть по возможности оптимизирован.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

1. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т. д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).

2. Более сложные задачи - задачи принятия решений в условиях риска, т.е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на Основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

3. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

4. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.

5. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

Интегрированные пакеты программных продуктов

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

программа анализа и составления расписаний;

программа презентации;

графический редактор;

программа обслуживания факс-модема;

сетевое программное обеспечение;

программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

текстовый редактор;

электронная таблица;

система управления базой данных;

средства телекоммуникаций;

графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или, похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта:

• Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);

• Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM);

• Microsoft Office фирмы Microsoft.

Назначение офисных программных пакетов — обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office. До последнего времени ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения были три известные компании - Microsoft, Novell и Lotus Development. Созданные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка (для «простого» пользователя).

Microsoft Office

Корпорация Microsoft выпустила программный продукт, который обеспечивает пользователя полным набором средств для повседневной работы, а сотрудников офиса — средствами для автоматизации их деятельности и совместной продуктивной работы. Речь идет о новой версии программного продукта - Microsoft Office для Windows 2000 (ранее Win 95 иWin 98).

Microsoft Office - это семейство программных продуктов. Иными словами, все приложения семейства Office создают единую среду, взаимодействуя друг с другом. При этом пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом.

Наибольшее распространение (90% рынка) получил пакет программ Microsoft Office Professional. Этому способствовала и полнота комплекта, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте, и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса продукта, позволяющая пользователю не тратить время на освоение непривычных терминов и команд, и преобладание IBM-совместимых компьютеров по сравнению с другими компьютерами, и альянс Intel-Microsoft, и широкое распространение MS Windows 95 или NT и выше). Windows поставляется вместе с несколькими прикладными программами, среди которых текстовый редактор Word-Pad, графический редактор Paint и программа связи Hyper Terminal, стандартные программы (часы, калькулятор, номеронабиратель и др.), которые помогут организовать и упростить работу.

Для фирм, обрабатывающих большие объемы информации, оптимальным может служить программный пакет Microsoft Office 2000. Он представляет собой средство, дающее возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами, что позволяет облегчить поиск нужных документов и объединить данные и объекты, созданные в разных программах пакета, в единый документ, для чего используются Internet и интерсети с серверами Web.

В Microsoft Office входит программа, объединяющая все эти инструменты - это Microsoft Office Manager. Занимая минимум места на экране дисплея, она позволяет осуществить быстрый запуск основных офисных приложений и переключаться между ними в процессе работы. Специально для поддержки работы российских пользователей разработана комплексная система MS Office Mania, в которой предусмотрен диспетчер документов, позволяют:

распределять документы по различным папкам в соответствии с их назначением один и тот же документ может находиться в нескольких папках одновременно. При этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с именами документов и папок произвольной длины;

просматривать документы выборочно по именам, задавая определенные критерии поиска;

редактировать документы, вызывая соответствующую программу.

Несмотря на большое число усовершенствований, которые фактически превратили Microsoft Office 2000 в полностью законченный универсальный инструмент для офиса любой категории, его базовый интерфейс был сохранен. Это дает возможность пользователям предыдущей версии Office легко перейти на новую. Необходимо также отметить, что понятный документно-ориентированный интерфейс, а также развитая система помощи резко сократят расходы на поддержку компьютерных систем для организаций, в которых стоимость поддержки и эксплуатации компьютеров соизмерима со стоимостью самих компьютеров.