Geum.ru

Делопроизводство

Вид материалаКнига

Содержание


Глава 2 организация делопроизводственного обслуживания
2.1 Положение о службе делопроизводства
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   34

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ


Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся ос­новой принятия решений и построен на оперативной работе с документа­ми, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важ­нейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной орга­низации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в ко­нечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специ­фические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организа­ционно-обособленной службой - структурным подразделением: управ­лением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопро­изводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. Далее обобщённо будем называть её службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняе­мую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (сек­ретаря).

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подраз­деление, возглавляется руководителем, который в свою очередь под­чиняется непосредственно руководителю организации. Объеди­нение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы является постановка и веде­ние информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплекс­ной системы делопроизводства (информационно-документационного обес­печения управления) в организации, единого порядка работы с докумен­тами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организацион­ных и нормативно-методических документов.

В зависимости от объёма работ (объёма документооборота организа­ции) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои сек­ретариаты имеют заместители руководителя учреждения); экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке вхо­дящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учётно-справочной работы (в нём могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); бюро контроля; бюро писем и приёма граждан; группа печати и размно­жения документов; отдел автоматизации; архив и др.

В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение несколь­ких функций в одном подразделении или вместо структурных подразде­лений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь.

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объёма работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководитель подразделения должен назначить одного из сотруд­ников отдела ответственным за ведение делопроизводства.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинает­ся с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организацион­но-правовые документы: положение о службе делопроизводства и дол­жностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства. Организационно-правовые документы содержат пра­вила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональ­ное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержа­щиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению руководителем орга­низации.

2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА


"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.*


* Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975, С. 76.


Уже само определение этого вида документа раскрывает его содер­жание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицирован­ной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

-общие положения;

-цели и задачи;

-функции;

- права и обязанности;

- руководство;

- взаимоотношения (служебные связи);

-организация работы.

Составляя положение о службе делопроизводства в Вашей органи­зации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.) можно восполь­зоваться Примерным положением о службе документационного обеспе­чения управления, помещённом как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления,* учитывая, конеч­но, когда этот документ создавался, и Примерным положением о служ­бе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российс­кой Федерации. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировок поло­жения о службе делопроизводства в Вашей организации.


* Государственная система документационного обеспечения управления. Ос­новные положения. Общие требования к документам и службам документационно­го обеспечения. М., 1991, приложение 12,с. 86-93.


Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Об­щие положения", в котором важно указание на то, что служба делопро­изводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно руково­дителю. Таким образом, сразу определяется место службы и её значи­мость. Далее можно указать структуру службы. Например, в состав служ­бы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяют­ся штатным расписанием организации (фирмы).

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нём не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирмы шта­ты службы могут быстро измениться).

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - каки­ми законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа "Служ­ба делопроизводства в своей деятельности руководствуется законода­тельными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжения­ми Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопро­сам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по де­лопроизводству, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшем или среднем (в небольших организациях) специ­альным образованием.

В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел "Цели и задачи" можно целиком взять из Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно: ос­новными целями службы делопроизводства являются организация, руко­водство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации ра­боты с документами, построения поисковых систем, контроля ис­полнения и подготовки документов к передаче в архив в соответ­ствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, унификация форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в орга­низации (фирме, учреждении и т.д.).*


* Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 1994, С. 96.


Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нём необ­ходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Имен­но этот раздел больше всего отражает специфику вашей организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными по­ложениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для Вашей органи­зации. Например, учёт и хранение договоров, создание и ведение конк­ретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.

Как правило, в функции службы делопроизводства помимо общего руководства делопроизводством в организации входит:

- разработка бланков документов, их тиражирование, учёт, обеспе­чение ими сотрудников, занимающихся составлением докумен­тов;

- составление отдельных документов по поручению руководства;

- оформление документов, их согласование, печатание, тиражиро­вание;

- контроль за оформлением документов, представляемых на под­пись руководству и к отправке;

- приём, отправка и первичная (экспедиционная) обработка доку­ментов;

- регистрация документов;

- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

- обеспечение доставки документов исполнителям;

- контроль за прохождением документов в организации;

- контроль за сроками исполнения документов;

- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

- информационно-справочное обслуживание;

- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хра­нения документов в организации;

- формирование дел;

- организация экспортно-проверочной комиссии учреждения;

- подготовка дел для сдачи в архив;

- организация работы архива;

- документационное обслуживание совещаний;

- организация работы с письмами и обращениями граждан;

- методическое руководство постановкой делопроизводства в струк­турных подразделениях;

- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;

- организация повышения квалификации работников организации в сфере работы с документами и др.

Кроме делопроизводственных работ на службу делопроизводства возлагается и ряд организационных задач, таких, как подготовка и об­служивание совещаний, организация и обеспечение приёма посетите­лей, телефонных переговоров и т.д. Эти функции, если они есть, также записываются в Положение.

Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо распи­сать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в орга­низации;

- контролировать выполнение установленных правил работы с до­кументами;

- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

- разрабатывать должностные инструкции на работников служб де­лопроизводства;

- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников орга­низации сведения, необходимые для работы;

- привлекать, по поручению руководства, специалистов структур­ных подразделений к подготовке проектов документов;

- проверять правильность оформления документов, представлен­ных на подпись руководства и для отправки, возвращать для до­работки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;

- получать для руководства сведения из подразделений и вызы­вать сотрудников по поручению руководства;

- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

- при организации приёма определять приоритетность приёма посе­тителей руководством;

- контролировать исполнение поручений руководителя;

- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у под­разделений и исполнителей сведения о ходе исполнения доку­ментов;

- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

Вторая часть этого раздела - ответственность может быть записана обобщённо типа "служба несёт ответственность за невыполнение обя­занностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми акта­ми и данным положением", или расписана более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нём указывается, что он назначается и увольняется руководителем орга­низации, которому непосредственно подчиняется, требования к его про­фессиональной подготовленности и стажу работы, обязанности, права. Например, Руководитель:

- распределяет обязанности между работниками службы делопро­изводства;

- принимает решения по вопросам, отнесённым к сфере деятельности службы делопроизводства;

- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

- докладывает руководителю о поступивших документах;

- представляет документы на подпись руководителю;

- докладывает и представляет посетителей и т.д.

Объём работы и сложность руководства зависят от структуры служ­бы, численного её состава, сложности применяемой техники, техноло­гии работы с документами.

В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопро­изводства взаимодействует:

- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесён­ным к сфере деятельности службы;

- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, свя­занным с подготовкой документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольне­ния кадров службы делопроизводства и повышения их квалифи­кации;

- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычисли­тельной техники.

Последний раздел - "Организация работы" - может содержать лишь пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делоп­роизводства, например, ненормированный рабочий день, начало рабо­ты на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения.

Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы.

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопро­изводства показывает важность этого документа, чётко расписывающе­го порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопро­фильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руково­дителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы). Например:



Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупнёнными нор­мативами времени на работу по документационному обеспечению уп­равления",* "Укрупнёнными нормативами времени на работу по делоп­роизводственному обслуживанию"** и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспе­чению органов управления".*** Соответственно устанавливают числен­ный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого пред­полагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.


* Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работу по документа­ционному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. - ЦБНТ Минтруда Россий­ской Федерации. — М., 1995,26 с.

** Укрупнённые нормативы времени на роботу по делопроизводственному обслу­живанию. Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42. - ЦБНТ Госкомтруда - М., Экономика, 1988,30 с.

*** Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановле­нием Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77с.