Делопроизводство
| Вид материала | Книга |
- Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
- Делопроизводство, 3513.25kb.
- Делопроизводство, 3512.65kb.
- Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство», 761.06kb.
- Темы рефератов Оформление организационно-правовой документации > Делопроизводство, 26.62kb.
- Компьютерное делопроизводство, 2293.2kb.
- Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
- Рабочая программа по дисциплине опд. Ф. 06 «Делопроизводство и корреспонденция» образовательной, 371.34kb.
- Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
- Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
3.2. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА
ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)
Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.
Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.
Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.
Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.
ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)
Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.
Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение: на 2 лл. в 3 экз.
Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.
Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению документов Компании на 10 л. в 2 экз.
2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.
Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и приложение к нему, всего на 12л.
Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.
Сами документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Например:
Приложение
к приказу Министра
здравоохранения России от 12.08.97 №36
ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определён ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа.
Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.
В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа".*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4.
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.
Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" предписано, что "Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
ж) личные подписи указанных лиц".*
* Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов.* Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы.
* ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781 - протоколы заседаний ОСТ 1782 - извещения о заседаниях.
В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).
В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".
Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм.). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Требования к оформлению документов. Он "распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".
Таким образом стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.
В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. ГОСТ указывает следующие реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 Герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации-автора документа;
05 код формы документа;
06 наименование организации - автора документа;
07 справочные данные об организации - авторе документа;
08 название вида документа;
09 дата документа;
10 регистрационный номер документа;
11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 место составления или издания документа;
13 гриф ограничения доступа к документу;
14 адресат;
15 гриф утверждения документа;
16 резолюция;
17 заголовок к тексту;
18 отметка о контроле;
19 текст документа;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копии;
26 отметка об исполнителе;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа в организацию;
29 отметка для автоматического поиска документа.
Таким образом в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, "название вида документа" и "справочные данные об организации"; "гриф утверждения документа" и "адресат". Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.
Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.