Приказ от 8 января 1988 г. N 14 об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных
| Вид материала | Документы |
- «Механизм составления учетной политики для целей бухгалтерского учета», 311.19kb.
- Приказ от 31 октября 2000 г. N 94н об утверждении плана счетов бухгалтерского учета, 1788.73kb.
- Приказ об утверждении Методических рекомендаций по переходу от Национальных стандартов, 608.49kb.
- Метод ведения бухгалтерского учета. Элементы метода ведения бухгалтерского учета, 173.48kb.
- Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические, 32.34kb.
- Приказ от 13 июня 2001 г. N 654 об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной, 5607.71kb.
- Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции, 34.29kb.
- Национальный стандарт бухгалтерского учета 16 "Учет долгосрочных материальных активов", 403.43kb.
- Курс лекций по предмету «Теория бухгалтерского учета», 437.67kb.
- Приказ от 21 декабря 1998 г. N 64н о типовых рекомендациях по организации бухгалтерского, 693.95kb.
Акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется в вышестоящую организацию или арбитраж как документ, обосновывающий иск, второй экземпляр прилагается к приемному акту и вместе с реестром приходных документов передается в бухгалтерию для учетных записей и последующего хранения в архиве, а третий экземпляр предназначен для поставщика и вручается его представителю (если он участвовал в приемке) или пересылается по почте в качестве приложения к претензионному письму.
В п. 17 акта перечисляются только те наименования товаров, по которым установлены расхождения в количестве и качестве.
Акт о приемке товара (материала), поступившего
без счета поставщика (форма N АП-3)
Применяется для оформления приема и оприходования фактически полученного товара (материала), поступившего без счета поставщика. Акт составляется комиссией в двух экземплярах. Первый прилагается к отчету материально ответственного лица, второй - остается у него.
Приемная квитанция (по приему лекарственного
растительного сырья от населения) (форма N АП-4)
Применяется в аптеках и аптечных пунктах для учета и расчетов за принятое от населения лекарственное растительное сырье.
Квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку лекарственного растительного сырья, в трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для выдачи денег из кассы и служит одновременно расходным кассовым ордером, второй прилагается к отчету материально ответственного лица, третий - выдается заготовителю.
Журнал регистрации поступления
товаров по группам (форма N АП-5)
В журнале регистрации товаров по группам ведется учет поступления товаров в аптеку. Журнал служит основным документом для составления отчета по форме N 3-торг (аптечная).
Поступившие товары отражаются по розничным и оптовым ценам. Предметы ухода за больными, включая любые аптечки, записываются в раздел "Прочие".
Обязательство на принятые напрокат
медицинские товары (форма N АП-6)
Обязательство заполняется под копирку, в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в аптеке вместе с пробитым чеком, второй передается больному. О продлении срока проката на обязательстве делается разрешительная надпись.
Журнал выдачи медицинских товаров напрокат (форма N АП-7)
Журнал ведется руководителем (его заместителем) аптечного учреждения или руководителем бригады при коллективной (бригадной) материальной ответственности.
Записи в журнал производятся сразу по мере отпуска предметов на прокат или при их возврате. Продление проката записывается отдельной строкой.
Ведомость покупки стеклянной посуды,
бывшей в употреблении (форма N АП-8)
Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении, служит накопительным документом и заполняется лицом, уполномоченным для приема стеклянной посуды от населения. Она составляется в двух экземплярах за смену, день, декаду и т.д. (сроки составления устанавливаются администрацией аптеки). Первый экземпляр ведомости вместе с отсортированной посудой сдается материально ответственному лицу, второй остается у приемщика стеклянной посуды.
Сводный реестр рецептов на льготный
отпуск медикаментов (форма N АП-9)
Реестр используется в качестве сопроводительного документа при направлении лечебно-профилактическим учреждениям для оплаты выписанных ими рецептов на бесплатный или со скидкой отпуск медикаментов больным.
Реестры на бесплатный отпуск медикаментов и на отпуск их со скидкой составляются раздельно.
Реестр составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем аптечного учреждения и бухгалтером (работником учетно-контрольного сектора (группы). Первый экземпляр реестра вместе с копиями рецептов вручается должностному лицу лечебно-профилактического учреждения под расписку на втором экземпляре, который остается в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).
Журнал учета ядовитых, наркотических, других медикаментов
и этилового спирта (форма N АП-10)
Журнал ведется во всех аптеках и аптечных магазинах. До начала записей книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и подписью руководителя вышестоящей организации.
Журнал открывается на год. Для каждой фасовки, дозировки наименования медикаментов отводится отдельный лист (разворот). Поступление отражается в журнале по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход записывается дневными итогами с подразделением на отпуск по амбулаторной рецептуре и отпуск лечебно-профилактическим учреждениям, аптечным пунктам и отделам аптеки, магазина.
Перечни ядовитых и наркотических лекарственных средств, а также других медикаментов, подлежащих предметно-количественному учету, утверждены действующими нормативными документами.
В журнале ведется также учет этилового спирта. Журнал заполняется заведующим аптекой (отделом), бригадиром или их заместителями. В графе "фактические остатки" ставится и подпись лица, проверявшего наличие ценностей.
Журнал учета лабораторных и фасовочных работ
(форма N АП-11)
В журнале учета лабораторных и фасовочных работ эти виды работ ведутся в аптечных учреждениях раздельно.
Журнал используется в аптеках, магазинах и аптечных пунктах для учета и контроля за выполнением лабораторных и фасовочных работ, за оприходованием или списанием сумм по разницам в стоимости, сданных в работу медикаментов и изготовленной продукции из них, или результатам округления цен за единицу фасовки.
Все записи в журнале производятся немедленно после окончания соответствующей работы.
Если расфасовка партии медикаментов не закончена в течение рабочего дня, то в журнале должна быть записана часть расфасованной партии.
При лабораторных работах в графе 4 показываются все полученные ингредиенты, входящие в состав внутриаптечной заготовки. В графе 7 показывается розничная цена товара (сырья) и посуды, выданных для фасовки, а в графе 14 - фактическая розничная цена за единицу фасовки готовой продукции исходя из розничной стоимости медикаментов (сырья) и упаковки. Если такая фасовка вырабатывается промышленными предприятиями, то розничная цена показывается по прейскуранту.
В конце месяца подсчитываются суммы по графам 8 и 15, а разница - результат округления показывается в графах 19 и 20 по каждой лабораторной работе или виду фасовки. В журнале учитывается стоимость и количество отпущенного населению по рецептам спирта в чистом виде.
Журнал лабораторных и фасовочных работ должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписью руководителя учреждения и печатью вышестоящей организации.
Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным
работам, реализации работ и услуг (форма N АП-12)
Справка составляется в конце месяца на основании данных, подсчитанных в конце месяца в журнале учета лабораторно-фасовочных работ (форма N АП-11), в журнале выдачи мед. товаров напрокат (форма N АП-7), из сводных документов по услугам ремонта и прочим видам оказанных услуг.
Справка составляется в одном экземпляре и включается в товарный отчет аптеки (магазина) в розничных ценах.
Журнал учета расхода медицинских товаров
на хозяйственные нужды (форма N АП-13)
В журнале регистрируются выдачи медицинских товаров для расходования на хозяйственные нужды. Записи производятся в момент выдачи. Регистрация производится материально ответственными лицами. Книга прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью и подписью руководителя учреждения (не являющегося материально ответственным лицом) или руководителя вышестоящей организации. В конце месяца итоговые данные переносятся в форму N АП-57).
Журнал учета медицинских товаров, израсходованных
для оказания первой медицинской помощи (форма N АП-14)
Журнал ведется во всех аптеках и магазинах. До начала записей книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и подписью руководителя учреждения, в аптечных учреждениях, где руководитель является материально ответственным лицом, - вышестоящей организацией.
Записи в журнал производятся сразу же после оказания помощи.
Справка об использовании товаров на оказание
первой помощи (форма N АП-15)
Справка составляется ежемесячно в двух экземплярах на основании записей о текущих расходах итогами данных формы N АП-14. Справка составляется в разрезе отделов (материально ответственных лиц) и включается в товарный отчет.
Накладная-требование (форма N АП-16)
Накладная-требование выписывается аптечными учреждениями при отпуске лекарственных средств лечебно-профилактическим учреждениям, организациям и отделам аптеки (внутриаптечная передача), а также при отпуске товаров другим аптечным учреждениям. Аптечные учреждения, у которых учет товаров ведется в суммовом выражении, при отпуске товаров лечебно-профилактическим учреждениям и другим организациям по розничной стоимости, графы оптовой стоимости не заполняют.
Накладные-требования нумеруются порядковыми номерами с начала года и выписываются в трех экземплярах лечебно-профилактическими учреждениями и другими покупателями с заполнением граф "Аптека N ___", "Кому", "Доверенность N ___ от ________", графы 2, 3, 4, раздел "Затребовал". В тех случаях, если централизованная бухгалтерия лечебно-профилактического учреждения находится не на его территории, то взамен подписи главного (старшего) бухгалтера может расписаться представитель учетно-контрольного сектора (группы централизованной бухгалтерии), а при его отсутствии - главная (старшая) медицинская сестра учреждения.
Отделы аптечного учреждения и прикрепленная мелкорозничная сеть выписывают накладные-требования в трех экземплярах.
При выдаче товаров первый экземпляр передается вместе с товарным отчетом в бухгалтерию аптечного учреждения, второй вместе со счетом - покупателю для оплаты или предъявляется в банк на инкассо вместе со счетом, третий - получателю.
На ядовитые, наркотические лекарственные средства и медикаменты, подлежащие предметно-количественному учету, а также этиловый спирт накладная-требование выписывается на один экземпляр больше, который и хранится у материально ответственного лица, отпустившего лекарственное средство.
Расходно-приходная накладная (форма N АП-17)
Отпуск товаров из аптек в автокиоски и т.п., по которым не предусмотрено составление товарных отчетов, оформляется расходно-приходными накладными.
Накладная выписывается материально ответственным лицом, отпустившим товар, в двух экземплярах. Первый остается у работника, отпустившего товар, второй - передается получившему товар.
При возврате непроданных медтоваров по окончании рабочего дня в обоих экземплярах графы "Сдано обратно" разность между графами "Отпущено" и "Сдано обратно" составляет стоимость реализованных товаров и соответствует графе "Продано на сумму". Графа "Продано на сумму" заполняется только по итогу.
В аптеках, не имеющих операционных касс, выручка сдается руководителю аптечного учреждения. Приходный кассовый ордер при этом не выписывается, а на расходно-приходной накладной делается отметка о возвращении непроданных товаров и суммы сданных наличных денег. Оба экземпляра расходно-приходной накладной прилагаются к товарному отчету (без отражения в отчете движения этих товаров).
Бланки расходно-приходных накладных выдаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде под расписку в специальном журнале.
Реестр выписанных покупателям накладных-требований
(счетов) (форма N АП-18)
Реестр составляется аптечными учреждениями, которым разрешено производить продажу товаров оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, и в нем отражается общая сумма оптового товарооборота за месяц с разбивкой по видам: стоимость лекарств экстемпоральных, готовых, медикаментов весовых и прочих товаров.
Акт на перевод в товар лекарственного
растительного сырья (форма N АП-19)
Материально ответственными лицами оприходование лекарственного растительного сырья как товара оформляется актом после получения положительного анализа.
Акт составляется в двух экземплярах комиссией, в состав которой входят: руководитель аптечного учреждения, материально ответственное лицо, отвечающее за заготовку лекарственного растительного сырья, провизор-технолог или фармацевт. Первый экземпляр акта служит основанием для оприходования лекарственного растительного сырья как товара и вместе с другими приходными документами прилагается к товарному отчету. Второй экземпляр остается в аптечном учреждении.
Акт о порче товарно-материальных ценностей
(форма N АП-20)
Акт о порче товарно-материальных ценностей составляется в трех экземплярах отдельно по каждой группе ценностей (медикаменты, тара и т.д.) в момент выявления факта порчи или при инвентаризации специально назначенной инвентаризационной комиссией с установлением причин порчи и виновных лиц.
В акте на списание негодные товары и тара указываются по действующим ценам. К акту должны быть приложены объяснения виновных в порче ценностей. Два экземпляра акта направляются на утверждение в соответствии с правилами, установленными п. 37 "в" "Положения о бухгалтерских отчетах и балансах". Третий экземпляр хранится у материально ответственного лица и прилагается к товарному отчету при списании ценностей.
В случае, когда конкретные виновники в порче товара не установлены, руководитель аптечного учреждения, если он не является материально ответственным лицом, имеет право списывать на издержки обращения по каждому отдельному случаю порчи в пределах до 100 рублей (по стоимости в розничных ценах) с сообщением вышестоящей организации. После получения разрешения на списание негодные ценности должны быть уничтожены в присутствии комиссии.
Акт о переоценке товаров (форма N АП-21)
Применяются два оформления переоценки товаров отдельно по розничным и оптовым ценам. Акт составляется в двух экземплярах комиссией с обязательным участием представителя вышестоящей организации.
При переоценке товаров, произведенной по распоряжению Правительства, акт составляется по установленной для этой цели форме.
Журнал учета оптового отпуска и расчетов
с покупателями (форма N АП-22)
В журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями отражается отпуск товаров из аптеки по группам. В журнале в хронологической последовательности регистрируются все требования по отпуску и счета по оплате реализованного товара как по безналичному расчету, так и за наличный расчет.
Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей
и прочим расчетам (форма N АП-23)
Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам составляется бухгалтерией ежемесячно на основании записей в реестре выписанных покупателям накладных-требований по форме N АП-18 для взаимной сверки расчетов за соответствующий период.
Товарный отчет (мелкорозничной сети) (форма N АП-24)
Товарный отчет составляется материально ответственными лицами мелкорозничной сети (аптечных пунктов, киосков и т.д.), подчиненными аптеке, в двух экземплярах не реже одного раза в месяц для аптечных пунктов, для киосков и отделений - за декаду, половину месяца.
Товарный отчет (форма N АП-25)
Товарный отчет составляется всеми материально ответственными лицами аптек, магазинов, отделов, складов, баз.
Отчеты представляются регулярно с периодичностью, установленной руководителем вышестоящей организации или главным бухгалтером бухгалтерии, централизованной бухгалтерии.
Аптеки, магазины в приходной части отчета делают записи документов, которыми оформляется поступление товаров, дооценка тары и т.д., раздельно по каждому документу (счету, накладной или товарно-транспортной накладной и т.д.).
Товары по их поступлению и списанию по документам, кроме выручки, показываются в товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал - по учетным (средневзвешенным) ценам. К товарному отчету аптеки, магазина прилагают реестр о движении денежных средств инкассации выручки.
В расходной части отчета сумма реализации указывается на основании подсчета кассовых чеков и сверяется с показателями счетчиков кассовых аппаратов, здесь же на основании документов указывается сумма наличных денег, сданная в кассу, в Госбанк, на почту или старшему кассиру. Другие виды расходов (отпуск в порядке внутренней переброски, отпуск лечебным учреждениям, включая и бесплатный или частично оплачиваемый отпуск лекарств больным некоторых категорий, уценка, списание по актам, справкам и т.п.) отражаются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.
Товарный отчет отделами складов, баз составляется итогами каждого дня по реестрам приходных и расходных документов, а также актам переоценки и порчи товаров, результатами инвентаризации, накладными на внутреннюю переброску и сдачу лекарственных средств в анализ.
Отделами складов, баз в отчетах графы: вспомогательные материалы, топливо, лекарственное растительное сырье, а также оборотная сторона формы "Отчет о движении тары" не заполняются.
При механизации учета движения товаров на складах (базах) эти товары в машинограммы не включаются.
Отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию или учетно-контрольную группу под расписку счетного работника на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.
При обнаружении ошибки в отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально ответственными лицами. Исправления переносятся на второй экземпляр отчета.
На оборотной стороне товарного отчета аптека, магазин отражают движение тары. Допускается составление отчета о движении тары на отдельном листе. Он составляется и представляется одновременно с товарным отчетом. В отчете о движении тары показываются остатки тары на конец отчетного периода по отдельным видам тары.
Суммарные итоги в отчете о движении тары должны совпадать с соответствующими итогами в товарном отчете.
В отчете по движению тары для сокращения работы по его составлению наименования отдельных видов тары и учетные цены на нее могут быть внесены в бланк типографским способом.
Журнал кассира-операциониста (форма N АП-28)
Журнал кассира-операциониста ведется в каждой операционной кассе, оснащенной механическим кассовым аппаратом.
Журнал открывается администрацией при вводе в эксплуатацию кассового аппарата. Листы журнала до начала записей должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной печатью. Количество листов в журнале заверяется подписями руководителя аптечного учреждения и старшего бухгалтера (или главного бухгалтера централизованной бухгалтерии).
Записи в журнале производятся ежедневно (в дни работы аптеки) в начале и в конце дня (смены), строго в хронологическом порядке, чернилами или пастой шариковых ручек без помарок. Исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира, руководителя аптечного учреждения или старшего кассира.
Показатели счетчиков бездействующих аппаратов повторяются в журнале ежедневно с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т.д.).
Журнал кассира-операциониста хранится у руководителя аптечного учреждения или старшего бухгалтера. Перед началом рабочего дня (смены) старший кассир, руководитель аптечного учреждения или уполномоченное им лицо проверяет по каждому аппарату показания денежных и контрольных счетчиков, сверяет их с данными на конец предыдущего дня (смены), записывает в журнале (графа 4) и подтверждает запись своей подписью (графа 6). Одновременно эти же данные подтверждаются кассиром-операционистом, приступающим к работе (графа 5). Показания каждого денежного счетчика многосчетчикового кассового аппарата записываются по отдельной строке. В последней строке приводятся данные итогового денежного счетчика. Данные по графам 10 - 15 заполняются только по этой итоговой строке. Показания бездействующих счетчиков, приведенные по соответствующим строкам, также подтверждаются подписями кассира, руководителя аптечного учреждения или старшего кассира.
В конце дня (смены) показания денежных кассовых счетчиков записываются по соответствующим строкам графы 7. Затем вычитанием показателей графы 4 из данных графы 7 определяется сумма выручки по каждому денежному счетчику (включая итоговый), которая записывается в графу 8.
Одновременно кассир сдает старшему кассиру (руководителю аптечного учреждения) наличные деньги, сумма которых указывается в графе 10, и оплаченные документы (графы 11 и 12).
На их общую сумму, записываемую в графу 13, кассиру выдается квитанция приходного кассового ордера.
До начала записей в отдельной строке в графе 14 указывается принятый кассиром на начало дня (смены) остаток наличных денег в кассе, подтвержденный подписью в графе 16. В конце дня (смены) в графе 14 указывается остаток денег на конец рабочего дня.
Сумма денежной выручки (графа 13 плюс остаток денег в кассе на конец дня, указанный в графе 14, минус остаток наличных денег в кассе на начало дня - первая запись в графе 14) должна соответствовать сумме, исчисленной на основании показаний денежных счетчиков (графа 8). Расхождения фиксируются в графе 15.
При расхождении суммы денежной выручки с показаниями суммирующих денежных счетчиков руководитель аптечного учреждения или его заместитель устанавливает совместно с кассиром причину расхождений, для чего подсчитывается сумма выручки по контрольной ленте и по кассовым чекам.