«Бизнес Системы Проекты» -bsp

Вид материала

Документы

Содержание Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов Дополнительные функци Система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт Для государственных организаций Для коммерческих организаций Возможности системы БОСС-Референт Преимущества системы БОСС-Референт Министерстве РФ по налогам и сборам. МВД России. Магнитогорского металлургического комбината Международного аэропорта «Шереметьево» Российского фонда правовых реформ ОАО «Айс-Фили»

Подобный материал:

• Площадка «Бизнес-проекты» Заказ, 106.92kb.
• Бизнес-инженер Система бизнес-моделирования, регламентации и управления эффективностью, 574.67kb.
• Программа дисциплины «Информационные системы целевого управления (bsc-системы)» для, 128.16kb.
• Бизнес-модель стратегии, стратегических целей и ключевых показателей – kpi ОАО "Техпром", 21.8kb.
• Программа дисциплины Информационные системы управления торговым предприятием для направления, 122.24kb.
• Бизнес-процессы управления охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого, 68.46kb.
• Направления интересов бизнес-сообщества республики беларусь, потенциально возможные, 17.01kb.
• Моделирование бизнес-логики erp-системы на основании концепции жц развивающегося объекта, 24.44kb.
• М. М. Ничипорчук национальный исследовательский ядерный университет «мифи» моделирование, 9.59kb.
• Бизнеспланирование (составление профессиональных бизнес-планов, экспертиза бизнес-планов), 160.62kb.

БОСС-Референт

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур

Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий.


Назначение.

Решаемые задачи и преимущества системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт


Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

Работа с внутренними документами организации

• Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде
  
• Формирование поручений по документам
  
• Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам
  
• Контроль прохождения документов; регистрация документов
  
• Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д.
  
• Управление доступом к документу
  
• Быстрый поиск нужного документа
  
• Создание и хранения шаблонов документов
  

Обработка входящих и исходящих документов

• Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции
  
• Наложение резолюций
  
• Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам
  
• Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование
  
• Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"
  
• Формирование истории переписки по вопросу
  
• Формирование поручений по документам
  
• Контроль исполнения документов
  
• Статистика, отчеты
  
• Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел
  
• Управление доступом к документу
  

Управление внешними контактами

• Регистрация различных видов контактов
  
• Планирование контактов со сторонними организациями
  
• Ведение истории контактов
  
• Подписка на информацию о контактах в разных разрезах
  
• Формирование отчетов по контактам
  
• Быстрый поиск истории контактов с конкретной организацией
  

Работа с договорами организации

• Работа с проектом договора
  
• Создание и хранение шаблонов договоров
  
• Согласование договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий
  
• Ведение реестра договоров; планирование этапов и событий по договорам
  
• Планирование платежей, сроков поставок и работ
  
• Контроль исполнения договоров
  
• Формирование отчетности
  
• Хранение и быстрый поиск договоров
  

Организация новостных каналов и конференций

• Информирование сотрудников о внутренних новостях организации
  
• Создание библиотеки документов по областям знаний
  
• "Доска объявлений"
  
• Механизмы поддержки дискуссий и групповой работы
  
• Создание иерархии замечаний
  
• Предоставление внешней информации с разделением по характеру поступающих новостей, с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы
  

Ведение справочника организации в электронном виде

• Соответствие справочника организации штатной и функциональной структуре предприятия
  
• Поддержка механизма взаимозаменяемости сотрудников, делегирования полномочий
  
• Возможность генерации сводки по текущим контактам, поручениям, документам на исполнении и т.д.
  
• Ведение справочника внешних организаций
  

Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации

• Ведение реестра объектов инженерного хозяйства
  
• Обработка в электронном виде заявок сотрудников на сервисное обслуживание и поставку оборудования
  
• Проведение инвентаризации
  

Организация и планирование мероприятий

• Оповещение и напоминания о мероприятиях
  
• Проведение электронных конференций, совещаний
  
• Индивидуальное и групповое планирование рабочего времени руководителя и персонала
  
• Автоматическая координация деятельности
  

Можно выделить следующее преимущества решения АйТи по сравнению с конкурентами:

• Система обладает высокотехнологичной архитектурой, которая обеспечивает: а) легкость настройки системы, б) возможность развития системы с учетом специфических требований заказчика, в том числе силами специалистов заказчика, в) высокую скорость развертывания системы.
  
• Система является лидером на рынке систем документационного обеспечения управления по соотношению цена/функциональность.
  
• Системе присуща высокая эргономичность и дружественный интерфейс; она подробно документирована в терминах бизнес-процессов, поддерживаемых системой, что обеспечивает высокую скорость ее внедрения.
  
• Опыт успешного выполнения более чем 100 проектов по построению систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в государственных и коммерческих структурах.
  
• Наличие в числе пользователей системы крупных государственных и коммерческих структур, в числе которых: пивоваренная компания "Балтика", Тюменская нефтяная компания, Магнитогорский металлургический комбинат, Министерство РФ по налогам и сборам, Министерство природных ресурсов РФ, МВД России, УпДК МИД и др.
  

Дополнительные функци

ToolKit - это база данных Lotus Notes, интегрированная с системой БОСС-Референт и предназначенная для применения в разработке новых Notes-приложений.

Report'sMan дает пользователям Lotus Notes и системы БОСС-Референт возможность автоматизировать процессы формирования отчетов.

АРМЗИ - это специализированное программное средство для шифрования и простановки ЭЦП под документами с помощью отечественных сертифицированных средств криптозащиты.

Система БОСС-Референт позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.

SAPERION - это полнофункциональная система архивации электронных документов и управления электронным архивом с возможностью интеграции с системой БОСС-Референт.

Факс-сервер FaxChange предназначен для управления потоком исходящих и входящих факсов в среде Lotus Notes/Domino.


Система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт

БОСС-Референт повышение эффективности управления организацией


Каждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути достижения этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.


Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект.

• Для государственных организаций это выражается в повышении производительности труда, экономии времени на всех этапах деятельности. Благодаря внедренной системе автоматизации делопроизводства повышается эффективность совместной работы разных подразделений, экономится до 30% рабочего времени. Как результат, производительность труда увеличивается на 20-25%.
  
• Для коммерческих организаций внедрение системы БОСС-Референт означает, прежде всего, экономию на постоянных издержках и повышение эффективности управления, что ведет к увеличению конкурентоспособности компании на рынке. Исследования показывают, что на предприятиях, внедривших систему БОСС-Референт, затраты на постоянные издержки снизились на 5-20%, а сроки окупаемости системы составляют один-полтора года.
  

Высокое качество системы БОСС-Референт официально подтверждено лицензиями и сертификатам государственных органов Российской Федерации:

• Сертификация Госстандартом РФ по системе сертификации ГОСТ Р (сертификат соответствия РОСС RU.МЕ20.H00207)
  
• Сертификат Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации, удостоверяющий что модуль автоматизированной системы документооборота и делопроизводства БОСС-Референт «Автоматизированное рабочее место защиты информации. Версия 1.0» является защищенным программным средством обработки информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, и соответствует требованиям технических условий и руководящего документа Гостехкомиссии России «Защита от несанкционированного доступа к информации.
  

Возможности системы БОСС-Референт

Базовая версия выполняет следующие функции:

1. Автоматизация работы с документами
   

• Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов
  
• Автоматическое сканирование, распознавание, регистрация входящих документов
  
• Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам
  
• Создание и хранение шаблонов стандартных документов
  

2. Автоматизация рабочих процессов
   

• Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном/исполненном поручении
  
• Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении
  
• Работа с информацией о структуре организации и ее сотрудниках
  
• Ведение истории внешних контактов с адресами, телефонами и контактными лицами, автоматическое напоминание о встречах и телефонных звонках
  
• Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний
  
• Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя и персонала, автоматическая координация деятельности подразделений и сотрудников
  
• Информирование сотрудников о внутренних новостях организации
  
• Предоставление внешней информации с разделением по характеру поступающих новостей с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы
  
• Создание системы управления предприятий с территориально-распределенной структурой
  

БОСС-Референт предусматривает возможность расширения функционала за счет установки дополнительных модулей, обеспечивающих:

• Учет и хранение договоров, планирование и контроль всех работ, связанных с выполнением условий договоров
  
• Систематизацию и хранение информации о различных объектах инженерного хозяйства: обработку в электронном виде заявки сотрудников на ремонт оборудования и на новое оборудование, контроль финансово-хозяйственной деятельности инженерных служб
  
• Автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, обеспечивающую документооборот, связанный с оформлением и согласованием заявки на получения пропуска, выдачей пропуска
  
• Подготовку совещания: повестка дня, ведение протокола совещания, резервирование помещений, уведомления участников, контроль исполнения протоколов совещаний
  
• Планирование мероприятий, формирование сводных планов, совмещение планов с внешними организациями
  

Кроме того, в состав системы входит инструментарий разработки “Toolkit”, который поможет разработчикам баз данных создавать дополнительные приложения, полностью интегрированные с системой БОСС-Референт.


Преимущества системы БОСС-Референт

Система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, построенная на платформе Lotus Notes/Domino, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду преимуществ перед российскими и зарубежными аналогами в числе которых:

• Высокое качество и надежность
  
• Самые широкие функциональные возможности
  
• Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами
  
• Возможность настройки системы под специфику заказчика
  
• Возможность масштабирования и настройки систем при изменении структуры предприятия
  
• Интеграция с сертифицированной системой криптозащиты
  
• Работа на лучшей документоориентированной платформе Lotus Notes/Domino
  
• Опыт внедрения на более чем 100 предприятий страны
  

При создании корпоративной информационной системы предприятия или организации возможна интеграция БОСС-Референта с другими приложениями, входящими в состав комплексной системы управления БОСС: системами управления финансово-хозяйственной деятельностью БОСС-Корпорация и БОСС-Компания и системой управления персоналом БОСС-Кадровик.


БОСС-Референт - опыт внедрения

Компанией АйТи реализовано значительное количество проектов по внедрению системы на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности.

В числе наиболее крупных проектов, выполненных компанией АйТи по внедрению системы БОСС-Референт можно выделить:

• Поэтапный проект внедрения системы БОСС-Референт, охватывающий более 800 пользователей системы, в Министерстве РФ по налогам и сборам. Особенности: кроме базовых модулей, установлена сканирующая линейка, новый модуль «генератор отчетов», эксплуатируются более 50 баз данных.
  
• Автоматизация делопроизводства МВД России. Внедрение системы помогло повысить оперативность деятельности Главного штаба МВД, впервые введена в эксплуатацию база данных «Планы и отчеты», создано и внедрено несколько новых специфических подсистем
  
• Автоматизация Ситуационного Антикризисного Центра МинАтома РФ, включившее средства представления и отображения информации, электронный документооборот, службы системы (электронная почта, подсистема моделирования, экспертные системы, мониторинг, геоинформационная система), подсистемы обмена и передачи информации (доступ к удаленным объектам и системам, обеспечение информационной безопасности), корпоративное хранилище данных
  
• Автоматизация процессов работы с документами подразделений и коллективной работы сотрудников Магнитогорского металлургического комбината, в результате которого повышена эффективность бизнес-процессов и сокращены расходы, связанные с делопроизводством и документооборотом
  
• Внедрение базовой версии системы БОСС-Референт в структуру Международного аэропорта «Шереметьево», позволившее самостоятельно развивать и масштабировать систему.
  
• Создание единой системы электронного документооборота, объединяющей территориально распределенные структурные подразделения ОАО «Роснефть-Сахалинморнефтегаз»
  
• Создание интегрированной информационной системы, обеспечивающей поддержку деятельности Российского фонда правовых реформ, разработка и внедрение информационной системы «Грант»
  
• Проектирование, разработка и запуск в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота БОСС-Референт для Главного производственно-коммерческого Управления по обслуживанию Дипломатического корпуса.
  
• Построение комплексной системы управления ОАО «Айс-Фили» на базе продуктов серии БОСС^, обеспечившее повышение эффективности управления, улучшения контроля качества и исполнительской дисциплины
  
• Автоматизация делопроизводства ТОО «Экстра М», учитывающее особенности рекламного бизнеса организации.
  
• Внедрение системы делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, учитывающей особенности структуры Богословского алюминиевого завода
  
• совершенствование системы управления ОАО “Костромская ГРЭС” на основе использования современных информационных технологий
  
• Индивидуальное решение автоматизации бизнес-процессов компании PricewaterhouseCoopers (на английском языке)
  
• Мурманск ЗАО Гимея-Прдукт полностью автоматизирован центральный офис 50 рабочих мест
  
• Мурманск ИМНС по г.Мурманск и МО
  
• Мурманск управление Пенсионного фонда
  

Общее число пользователей системы БОСС-Референт составляет несколько десятков тысяч сотрудников различных организаций в разных точках России и СНГ.