Предложения по созданию единой архивной информационной системы ярославской области

Вид материала

Документы

Содержание Предложения по архитектуре системы Предложения по структуре Системы Структура подсистемы органа управления архивным делом Структура подсистемы Государственного архива.

Подобный материал:

• Постановление коллегии комитета образования и науки Курской области от 07 апреля 2010, 81.42kb.
• О концепции областной целевой программы «Развитие материально- технической базы учреждений, 108.36kb.
• Администрация ярославской области правительство ярославской области постановление, 7971.59kb.
• Администрация ярославской области правительство ярославской области, 11617.89kb.
• Г в главном корпусе Яргу им. П. Г. Демидова состоялось заседание, 29.17kb.
• Областная целевая программа развития субъектов малого и среднего предпринимательства, 4945.61kb.
• Областная целевая программа развития субъектов малого и среднего предпринимательства, 5160.82kb.
• Государственно-общественное управление образованием в контексте комплексной модернизации, 447.86kb.
• Департамент по делам молодежи ярославской области государственное учреждение ярославской, 5102.23kb.
• Департамент по делам молодежи Администрации Ярославской области Государственное учреждение, 1977.34kb.

предложения

по созданию единой архивной информационной системы ярославской области.

1. Содержание проблемы и обоснование необходимости

ее решения программными методами


Развитие архивного дела в России в предстоящие десятилетия будет характеризоваться противоречивым сочетанием разнонаправленных факторов и тенденций. Наряду с необходимостью сохранения в надлежащем порядке традиционных бумажных ресурсов, архивы встали перед необходимостью динамичного перевода систем управления архивным делом (учет, комплектование, ведение научно-справочного аппарата (НСА), хранение ресурсов) на электронные технологии.

Архивы будут играть важную роль в развитии новой информационной культуры, связанной с глобализацией мировых информационных потоков, становлением массовой компьютерной грамотности, ростом потребности граждан, государственных учреждений и общественных организаций в поиске и получении информации, в том числе и архивной, в электронном виде и по каналам электронной связи. Носители новой информационной культуры будут предъявлять все более высокие требования к услугам, оказываемым архивными учреждениями, что, в свою очередь, будет стимулировать развитие информационных технологий в архивах, приспособление этих технологий и богатейших информационных ресурсов традиционных архивов к новым потребностям.

В настоящее время деятельность государственных архивов регламентируется "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", сформулированными с учетом многолетней практической и исследовательской работы в архивах, что, несмотря на сложность архивных процессов, создает предпосылки для их полноценной формализации, т.е. описания в виде схем, алгоритмов и т.п.

Это, в свою очередь, позволяет эффективно применять современные информационные технологии для автоматизации деятельности архивов, результатом которой будет повышение эффективности их деятельности в десятки и сотни раз за счет перехода к созданию электронных информационных ресурсов архивов и средств оперативного доступа к ним.

На данный момент в Ярославской области существуют 25 архивных учреждения, в которых хранится почти 14 тысяч фондов и более четырех миллионов единиц хранения (дел) в традиционном (бумажном) виде. Научно-справочный аппарат (НСА) содержит более 24 тысяч описей дел в бумажном виде. Помимо этого, в состав НСА входят каталоги на бумажных носителях, указатели и картотеки в базах данных.

Поток обращений за ретроспективной информацией в архивные органы и учреждения со стороны органов власти, организаций, учреждений и физических лиц постоянно возрастает. Растет и количество документов долговременного хранения (ежегодный прием документов постоянного хранения без федеральных органов власти и учреждений в архивы области составляет более 10 тысяч дел).

Работа с документами в традиционной форме в условиях возрастающего потока запросов на получение ретроспективной информации и постоянного увеличения объема архивных фондов будет все более осложняться следующими факторами:

- большие затраты времени на выполнение технологических архивных процедур приемки, сортировки, регистрации и поиска документов, а также контроля их возврата в архив, в т.ч. влияние человеческого фактора (проблемы поиска документов, возникающие при смене сотрудников архива и т.п.);

- невозможность использования документов одновременно несколькими потребителями;

- большая вероятность утери и порчи документов.

Создав единую автоматизированную архивную информационную систему Ярославской области и обеспечив доступ к ней в режиме on-line по каналам связи, в т.ч. через Internet, можно решить несколько проблем, а именно:

- повышение эффективности деятельности управления по делам архивов Правительства области по организации комплектования и учета документов Архивного фонда РФ;

- улучшение качества информационных услуг;

- исполнение увеличивающегося потока социально - правовых и тематических запросов в установленные законом сроки;

- создание фонда пользования уникальных и особо ценных документов, обеспечив их физическую сохранность.

2. Предложения по архитектуре системы
   

При создании автоматизированной системы должны соблюдаться следующие принципы:

• строгого следования нормативным документам в области архивного дела в Российской Федерации;
  
• преимущественного использования апробированных программно-технических компонентов при разработке, внедрении и текущем сопровождении;
  
• системного ведения архива;
  
• централизованного хранения электронных образов документов в едином специализированном программно-техническом комплексе – хранилище данных;
  
• обеспечения возможности реализации катастрофоустойчивого решения;
  
• сохранения общей структуры системы при любом частном изменении в структуре хранения и доступа к данным;
  
• адаптации к задачам пользователей поисковых атрибутов информационных объектов, поисковых форм, структуры запросов;
  
• реализации различных методов поиска (атрибутивного, полнотекстового);
  
• централизованного администрирования системы (администратор системы управляет всеми жизненно важными параметрами);
  
• исключения потери данных и их защита от НСД;
  
• обеспечения быстрого восстановления системы в случае нарушения работоспособности вследствие сбоев системы или отказов оборудования.
  

2. Предложения по структуре Системы

Единая архивная информационная система Ярославской области состоит из следующих подсистем:

- подсистема органа управления архивным делом (реализуется в Управлении по делам архивов Правительства Ярославской области);

- подсистема государственного архива (реализуется в Государственном архиве Ярославской области(далее ГАЯО) и филиале ГАЯО -
Центре документации новейшей истории);

- подсистема «Центр обработки документов»(ЦОД);

- подсистема «Областной центр хранения данных открытого доступа».

2. Структура подсистемы органа управления архивным делом

Специализированное ПО для органа управления архивным делом состоит из следующих программных модулей :

- модуля «Отчетно-статистическая документация», обеспечивающего формирование, редактирование и выгрузку данных отчетных форм «Сведения о направлениях и результатах деятельности архивных учреждений» и «Сведения о состоянии документов в организациях-источниках комплектования»;

- модуля «Объединённый НСА», обеспечивающего формирование, пополнение и выгрузку сведений объединенного научно-справочного аппарата по документам государственных и муниципальных архивов края. Для работы данного модуля, нужен ИР в виде отсканированных и индексированных описей Государственного архива Ярославской области.

- модуля «Протоколы ЭПК»,: обеспечивающего:

- автоматизированное ведение списка подведомственных архивных учреждений, организаций-источников комплектования с указанием их отраслевой принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы организации на постоянное хранение;

- автоматизированное ведение заголовков протоколов ЭПК с указанием повестки дня и состава участников;

- автоматизированное ведение информации по направлениям деятельности ЭПК;

- автоматизированное построение списков организаций-источников комплектования с устаревшими номенклатурами дел и неутвержденными описями постоянного срока хранения;

- построение экранных форм итогов работы ЭПК по требуемому направлению в различных разрезах – в целом, по архиву, в разрезе протокола, нарастающим итогом;

- построение выходных форм заголовочной и содержательной части протокола, листов протокола, итогов как по выбранному протоколу или виду работ, так и сводной формы по всем протоколам для всех видов работ;

- взаимодействие с организациями-источниками комплектования и государственными (муниципальными) архивами при передаче документов на государственное хранение;

- оказание государственной услуги «Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области» в электронном виде.

На 1-м этапе внедрения (2011 год) подсистемы органа управления архивным делом, предполагается, что реализация будет проводиться с использованием существующих в Управлении по делам архивов технических и программных средств.

Окончательный состав и количество программно-аппаратных средств, дополнительно приобретаемых при создании единой архивной информационной системы ярославской области, должен быть определен на этапе технического проектирования системы.

2. Структура подсистемы Государственного архива.
   

Типовой комплекс архивного учреждения (АИС «Архив») включает в себя программные модули автоматизации работ по комплектованию, учёту, хранению и использованию документов архива.


Модуль комплектования включает в себя: пополнение учетной информации, научно-справочного аппарата, учетных баз данных, фонда пользования на электронных носителях копиями поступивших документов.

Модуль учета включает в себя ведение учетных баз данных, с установленным набором реквизитов с выходом на основные учетные документы архива.

Модуль хранения включает проведение и учет работ по проверке наличия и состояния документов архива, ведение топографических указателей, учет движения документов в архиве.

Модуль использования - организация, проведение и учёт приёма и исполнения запросов пользователей, организация, проведение и учет работы пользователей в читальном зале.


На II этапе предлагается внедрить модуль комплектования и модуль использования.

Модуль комплектования состоит из подсистем «Автоматизированный научно-справочный аппарат», «Электронный архив». К внедрению модуля в настоящее время готовы практически все архивные учреждения, ведущие БД «Архивный фонд». Однако отсутствие современного компьютерного оборудования не позволяет организовать массовую оцифровку документов архивного фонда.

Для организации работ в этом направлении необходимо создание специального оснащенного участка для массовой оцифровки дел- подсистемы ЦОД. Это можно организовать путем оснащения отдела автоматизированных систем в ГАЯО, или создание самостоятельного учреждения, возможно и использования услуг третьих лиц. Однако в связи с большим объемом работ, а так же наличием документов с ограниченным доступом, для чего не желательно привлечение третьих лиц, предлагаем рассмотреть возможность создание двух участков оцифровки. Один будет обслуживать ГАЯО, другой муниципальные архивные учреждения. Возможно использование данных участков и на платной основе для оказания услуг федеральным организациям и учреждениям.

Организовать работы предлагается в три этапа, и осуществлять их на протяжении 2011-2013гг.

1. Экспертиза существующих бумажных массивов. Разработка ТЗ на создание электронного информационного ресурса(ЭИР) и загрузку в информационную систему(ИС).(2011 год).
   
2. Закупка оборудования необходимого для организации работ по массовому созданию электронных образов документов. (2012-2013гг.)
   
3. Загрузка ЭИР в ИС и получение первых результатов. (Конец 2013гг.)
   

Стоимость данного проекта составит приблизительно 20000 тыс. рублей.

Для реализации подсистемы автоматизации справочной службы архивов модуля использования необходимо следующее:

- приобретение 19 комплектов ПО «Учет обращений граждан» для всех муниципальных архивов области, стоимостью примерно 15 тысяч за комплект;

- обеспечение высокоскоростного доступа к сети Интернет всех муниципальных архивов области, организации у них электронной почты.

(В настоящее время из 26 архивных учреждений области подключены к Интернету и электронной почте только 8 (6 – с использованием высокоскоростного доступа):

Реализация данной подсистемы позволит во многих случаях осуществлять государственные архивные услуги в электронной форме.

Для внедрения в государственные архивы Ярославской области подсистемы организации, проведения и учета работы пользователей в читальном зале необходимо:

- 30 компьютерных рабочих станций стоимость примерно ;

- 1 сервер

- ПО для организации виртуального читального зала архива .

Подсистема «Областной центр хранения данных открытого доступа» включает в себя:

- создание Областного центра хранения данных – хранилища данных открытого доступа, предоставляющего пользователям в режиме on-line сведения об учреждениях архивной службы области, составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда области и порядке доступа к ним;

- создание Интернет-портала архивной службы Ярославской области, что позволит публиковать описи и каталоги о содержании дел и документов, проводить подготовку документальных обзоров, обеспечивающих расширение источниковедческой базы общественных наук, широкий доступ граждан к получению ретроспективной информации; размещать информацию об учреждениях архивной службы, их времени и порядке работы, ответственных сотрудниках учреждений, законодательную базу Ярославской области в области архивного дела, сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями и порядке их предоставления; предоставит возможность подачи запроса в архивное учреждение; обеспечит обратную связь, поиск по объединенному информационному ресурсу архивов с возможностью просмотра электронных копий; позволит обслуживать пользователей архивов через «виртуальный читальный зал».


Создание единой информационной системы позволит :

• Эффективно исполнять нормативы на реализацию прав граждан и организаций на получение архивной информации;
  
• Значительно сократить время исполнения запросов пользователей;
  
• Оказание ряда государственных услуг в электронном виде;
  
• Предоставить свободный многопользовательский доступ граждан к культурно-историческому наследию;
  
• Повысить эффективность ведения учета и подготовки отчетной документации за счет автоматизации процессов;
  
• Обеспечить надежное долговременное хранение электронных копий архивных документов, исключающее их утрату, повреждение или модификацию;
  
• Сократить затраты на восстановление физических оригиналов НСА и документов архивных фондов за счет ограничения к ним доступа.