Geum.ru

«Опыт создания электронного архива на примере архивных учреждений Москвы, а так же федерального органа власти»

Вид материалаДоклад

Содержание


Субд oracle
Подобный материал:
Секция «Информационные технологии в сфере культуры: создание условий для обеспечения доступа к культурным ценностям и информационным ресурсам»


Тема доклада «Опыт создания электронного архива на примере архивных учреждений Москвы, а так же федерального органа власти»


Интегрированная автоматизированная информационная система объединения архивов (ИАИС ОА) предназначена  для автоматизации процессов комплектования документами государственных архивов, учета документов, ведения научно-справочного аппарата, создания и хранения графических образов документов архивного фонда.

ИАИС ОА решает следующие задачи:
  • повышение уровня применения безбумажных технологий в системах управления городом;
  • повышение эффективности информационного взаимодействия Головной архивной организации и архивов, входящих в его структуру;
  • максимальное упрощение для заявителей процедуры получения запрашиваемых документов, сокращения времени предоставления требуемых документов городским службам, в том числе службе «Одного окна» архивной организации;
  • формирование и поддержание в актуальном состоянии электронных информационных ресурсов;
  • увеличения доли автоматизированных процессов в деятельности Головной архивной организации и архивов, входящих в его структуру;
  • обеспечение возможности поиска архивных документов в хранилищах государственных архивов;
  • переход на более высокий уровень использования современных безбумажных технологий учета, хранения и использования архивных документов.


ИАИС ОА включает в себя следующие подсистемы:
  • Подсистема «Учет архивного фонда», предназначенная для автоматизации работы архивов, хранящих документацию (управленческую, научно-техническую, а также документы по личному составу и фонды личного происхождения) на бумажной основе.
  • Подсистема «Учета и контроля за деятельностью архивов – организаций источников комплектования архивных организаций», предназначенная для комплексной автоматизации процессов комплектования документами государственных архивов, контролем за сроками исполнения подготовки и передачи документов организациями-источниками комплектования и ликвидированными организациями, ведением государственного учета документов архивного фонда.
  • Подсистема «Научно-справочный аппарат», предназначенная для автоматизации процессов ведения базы данных (БД) каталогов, описей, указателей и карточек.
  • Подсистема «Учет архивного фонда и Научно-справочный аппарат для документов на специальных носителях», предназначенная для автоматизации функций, выполняемых сотрудниками архива, связанных со сбором, хранением и использованием - кино, фото, фоно, видео документов.
  • Подсистема «Администратор базы данных», предназначенная для выполнения работ по сохранению и восстановлению БД, для распределения между пользователями прав доступа к объектам базы данных.


ИАИС объединения архивов реализована с использованием технологий двухзвенной и трехзвенной архитектур средствами СУБД ORACLE.

Подсистема «Учет архивного фонда» - это автоматизированная технология ведения централизованного государственного учета как в архиве в целом, так и по каждому архивохранилищу. В рамках системы реализованы задачи учета архивных фондов, описей, дел, ведение документооборота архива, формирование и печать паспорта архива и архивохранилища, поиск информации по любым параметрам и их сочетаниям для всех уровней иерархии (фонд, опись, дело), привязку графического образа к карточке описания документа. Система предоставляет принципиально новые возможности, отсутствующие в аналогичных автоматизированных системах отрасли.

Подсистема «Научно-справочный аппарат» реализует следующие задачи: создание элементов научно-справочного аппарата (НСА) для документов на бумажной основе (архивные описи, каталоги, путеводители, указатели, справочники т. д.) с представлением графического образа документов, поиска и просмотра архивной информации (в том числе просмотр и печать графического образа документа), ведение единого классификатора документной информации архивного фонда РФ (ЕКДИ), алфавитно-предметного указателя к нему, справочников по аспекту групп населения, аспекту места и общему определителю аспекта.

Подсистема «Учет и контроль за деятельностью архивов – организаций источников комплектования архивных организаций» автоматизирует деятельность сотрудников архива, связанных с комплектованием документами государственного архивного фонда. Подсистема «Учет и контроль за деятельностью архивов – организаций источников комплектования архивных организаций» решает задачи организации автоматизированного контроля за деятельностью архивов организаций - источников комплектования, наличием нормативно-методических документов по делопроизводству и подготовкой документов к передаче на постоянное хранение, организации автоматизированного контроля исполнения сроков резолюций архива ликвидированными организациями, организации автоматизированного контроля за работой бюро ЭПК и ЦЭПК, ведения государственного учета документов Архивного фонда, находящихся на временном хранении в организации источнике комплектования (паспортизация).

Подсистема «Учет архивного фонда для документов на специальных носителях» предназначена для автоматизации процесса учета документов в государственных архивах, хранящих документы на специальных носителях (кинофотофонодокументы, видеодокументы). Подсистема реализует задачи учета кинофотофоновидеодокументов по актам, ведение систематического каталога, автоматизированное создание и ведение паспортов архива, создание электронного архива для фотодокументов (негативов, позитивов, слайдов). Существующая в подсистеме технология ввода архивной графической информации позволяет создавать не только базу данных текстовых описаний документов, но и базу данных графических образов этих документов. В подсистеме реализована автоматизированная технология комплектования архива документами и ведение централизованного учета документов в архиве.

Перспективы разработки Перспективы данной разработки определяются следующими факторами:
  • ИАИС объединения архивов построена как открытая система управления базами данных;
  • Учет особенностей структуры управления объединением архивов на различных уровнях иерархии;
  • Создание автоматизированных хранилищ документов;
  • Система разработана с учетом перспектив ее развития в направлении разработки и внедрения видео-сервера, фоносервера, поиска электронных образов документов, универсального сквозного поиска по всем архива, входящим в объединение архивов.



Докладчик Ястребова Марина Евгеньевна


Начальник отдела проектирования архивных систем ЗАО ИВЦ ИНСОФТ