Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 г. №13
| Вид материала | Документы |
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
- Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики, 2109.15kb.
- Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству, 2069.49kb.
- М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
- Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
- Приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь 31 мая, 1162.2kb.
- Приказ министерства юстиции республики беларусь 18 октября 2001 г. №311 об утверждении, 2132.5kb.
- Приказ Государственного комитета по науке и технологиям Республики Беларусь от 06., 163.57kb.
- Приказ государственного таможенного комитета республики беларусь, 3018.6kb.
- Приказ Министерства обороны Республики Беларусь 8 апреля 2002 г. №8 об утверждении, 2314.58kb.
Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении документов (писем, докладных записок, справок и др.), объём которых не превышает 7-10 строк машинописного текста. Приказы, указания, решения, протоколы, акты печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо от объёма текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.
Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трёх лет.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.
Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", "28". Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.
Каждому реквизиту документа отводится определённое положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.
От 0-го положения табулятора (граница левого поля) располагаются следующие реквизиты: наименование организации-автора документа; почтовый и телеграфный адрес организации; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляется для числа, печатается месяц и год: "03.93"; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов (виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово "Верно" и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".
От 1-го положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.
От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля) печатается переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования (первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От 3-го положения табулятора (после 24 печатных знаков от границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля) располагается адресат.
От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" - без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с основным документом.
От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.
От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица" (без кавычек).
2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.
Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Один реквизит отделяется от другого 2-3 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.
Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.
Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными отступами в полтора-два интервала.
Документы, предназначенные для типографского издания или устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать через два интервала.
Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова: "Примечание", "Приложение", "Основание".
В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).
В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре (прописными буквами), кроме перечисленных исключений.
На регистре следует печатать: наименование вида документа; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах утверждения и согласования; ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ - в распоряжениях и указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в инструкциях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись", "Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).
При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращённые слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.
В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов не рекомендуются.
Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Организация документооборота.
3.1.1. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело, образует документооборот организации.
3.1.2. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
прохождение документов в организации должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
следует исключить лишние инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;
в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия;
порядок прохождения документов в организации должен осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления и утверждается руководством организации.
3.1.3. При функционировании в организации автоматизированной обработки информации в схеме прохождения документов должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств ВТ.
Организация документооборота в условиях применения средств ВТ должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.
3.2. Приём, регистрация и исполнение входящих документов.
3.2.1. Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. *)
-----------------------------
*) Далее "канцелярия"
3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежат обработке в первую очередь.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность её доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности её использования составляется акт, один экземпляр которого с повреждённой корреспонденцией направляется отправителю, второй остаётся в канцелярии.
Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой "лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "дата документа";
если дата документа существенно отличается от даты его получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др. отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.
3.2.3. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).
3.2.4. На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (приложение 7). Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение 9).
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп без заполнения.
Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии.
Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщённости структурных подразделений организации.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.
3.2.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка (приложения 10, 11), пригодная для обработки средствами ВТ. Карточка используется для учёта, контроля исполнения и поиска документов.
Карточка заполняется при помощи средств ВТ, машинописным или рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств.
Состав обязательных реквизитов карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой корреспонденции (приложение 12).
Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объёмом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки (приложения 13, 14).
3.2.6. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.
3.2.7. Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твёрдая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учёте документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.
Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников организации при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получать информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.
3.2.8. После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.
Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передаётся в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.
При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передаётся ответственному исполнителю с пометкой, кому разосланы копии).
Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочерёдно. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии.
Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначаемым приказом руководителя.
Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.
3.2.9. Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.
От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения, документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела (см. п. 2.3.20).
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.
Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть в канцелярию".
Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов (машинограмм) осуществляется через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
3.3. Регистрация и отправка исходящих документов.
3.3.1. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).
Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см. п.3.2.5.) после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.
3.3.2. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки (приложение 10): один экземпляр помещается в справочную, второй - в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание.
Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.
Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс.
Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 13-12/1220. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.
3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств ВТ, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства связи и информатики Республики Беларусь.
Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде полностью оформленные, с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль) - при необходимости.
В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
3.3.4. Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, заготовленными типографским способом.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии.
Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей, и записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.
3.4. Регистрация и прохождение внутренних документов.
3.4.1. Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководством организации, подлежат обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см.п.3.2.5.).
3.4.2. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Так, приказы регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу и т.д.
Индексация документов - цифровая; приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы "К" (кадровый).
Регистрационный индекс докладной записки, справки и др. аналогичных документов формулируется так же, как индекс исходящего документа.
3.4.3. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования передаются в множительную службу.
Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения контрольных карточек. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки.
Обработка внутренних докладных записок, справок, сводок и других аналогичных документов на этапе их рассмотрения (исполнения), осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.
3.5. Поисковая система по документам организации.
3.5.1. Поисковые системы (традиционные, карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел (см.разд.5).
3.5.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
3.5.3. В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов формируют раздельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, писем и заявлений граждан, нормативно-распорядительных документов.
3.5.4. Регистрационно-контрольные карточки в справочных картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:
- алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);
- географическому (по наименованию административно-хозяйственных единиц);
- корреспондентскому (в соответствии с порядком расположения учреждений, организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);
- номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);
- предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);
- структурному (в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям организации);
- хронологическому (по датам поступления документов, их исполнения, подписания, отправки).
Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.
Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов. Допускается использовать сочетания поисковых признаков.
Наименование поисковых признаков указывается на специальных разделителях картотеки.
3.5.5. Картотека писем и заявлений граждан систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.
3.5.6. Картотеки нормативно-распорядительных документов формируются по предметно-вопросному (тематическому) признаку и по хронологии.
3.5.7. Допускается формирование картотек входящих, исходящих и внутренних документов только по хронологическому признаку.
3.5.8. При передаче документов на хранение в ведомственный архив передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
3.6. Учет объёма документооборота.
3.6.1. Под объёмом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Сведения об объёме документооборота необходимы для установления структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов, определении степени загрузки подразделения и отдельных работников.
3.6.2. Подсчёт количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчёта принимается сам документ, без учёта копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз.
Количество входящих и исходящих документов устанавливается ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов. Данные записываются в экспедиционный журнал.
Внутренние документы и машинограммы подсчитываются по месту их регистрации.
Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.
Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.
3.6.3. Подсчёт объема документооборота может проводиться полный и выборочный (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.
Итоговые данные подсчёта представляются в табличной форме (приложение 15). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту.
Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.
4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Задачи контроля исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.
Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.д. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведётся по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).
4.2. Сроки исполнения документов.
4.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления (приложение 8).
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.
4.2.2. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.
4.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
На документе проставляется отметка об исполнении (п.3.2.6.), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
4.3. Организация контроля исполнения.
4.3.1. Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;
учёт и отчётность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
4.3.2. Учёт контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.).
Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).
4.3.3. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.
При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).
Первый экземпляр контрольной карточки остаётся в группе контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением) передаётся исполнителю вместе с документом.
Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов. Примечание: контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.
4.3.4. Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей (руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленных сроков. При автоматизированном контроле исполнителям направляются машинограммы-предупреждения.
4.3.5. Свидетельством исполнения документа (поручения) может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается карточке.
Карточка с материалами, характеризующими исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.
4.3.6. Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений (приложение 16).
При автоматизированном контроле исполнения руководству и исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.
4.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
5.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная).
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) и Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.
Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учётного документа в ведомственном архиве, четвёртый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.
5.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
5.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в неё документов; при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчётами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, кроме того, в неё должны входить документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к документам.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.
В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных структурных подразделений, следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета и Советов трудовых коллективов, общественных комиссий и советов и др.).
5.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (приложение 17).
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы министерства по основной деятельности. Копии." в номенклатурах дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2 и т.д.
Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года.
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчёты, акты и др.).
Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчёт, сметы, акты приёма работ, переписка). Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседаний Коллегии министерства за 1992 год".
Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу", "Уголовное дело" и т.д.
При формулировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и т.д.
В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с министерством о составлении отчетов по загранкомандировкам".
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например: "Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных корреспондентов могут быть названы обобщённо, например: "Переписка с предприятиями о поставке оборудования".
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел, с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения); распорядительные документы организации, планы, отчёты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчётам: годовой отчёт, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.
Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утверждённой структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается общий отдел, канцелярия или другая служба документационного обеспечения управления. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отражённых в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "наименование должности руководителя службы ДОУ".
5.5. По окончании календарного года службой ДОУ организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 18).
5.6. При наличии в организации средств ВТ утверждённая номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения её ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.
Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.
6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
6.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.
6.2. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ..." и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчёты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При большем объёме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.
6.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов, административно-территориальных единиц, объектов и др.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приёме, переводе, увольнении, заграничных командировках;
приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).
Планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.
Планы и отчёты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчёт за 1992 год, составленный в 1993 году, или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия; отчёты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.
Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приёме на работу; направление или представление; анкета, листок по учёту кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учёту кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменений фамилий в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учёту кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).
Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно: предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Экспертиза ценности документов - это определение народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.
7.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В министерствах, ведомствах и центральных органах общественных организаций создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЭК и ЦЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее 3-5 человек под председательством одного из руководящих работников. ЭК (ЦЭК) работает на основе положения, которое согласовывается с государственной архивной службой и утверждается руководителем организации.
ЭК (ЦЭК) организации осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел организации и её структурных подразделений;
проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК (ЦЭПК) архивного учреждения;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений.
ЭК (ЦЭК) является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
7.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками структурных подразделений организации. Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива организации.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, путём полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
8. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
8.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
8.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твёрдой обложкой. Листы в деле нумеруются чёрным графическим карандашом или нумератором; каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 19), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а также дата.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учёт которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов и т.д.) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле (приложение 20). Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... листов + 20 листов внутренней описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
8.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 21).
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определённых категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;
если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются чётко, светостойкими чернилами или тушью.
9. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
9.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учётным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
9.2. На завершённые дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложение 22, 23). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на дела по личному составу; личные дела; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела со специальной документацией (научные отчёты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
9.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 23) составляются ежегодно под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются заведующим (сотрудником) ведомственного архива и сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи возвращается в структурные подразделения, второй остаётся в архиве.
9.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей всей организации (приложение 22).
Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырёх экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После этого сводная опись дел постоянного хранения передаётся на утверждение руководителю организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 24), оглавление, список сокращённых слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации (для организаций, непередающих документы на госхранение) и утверждается руководителем организации.
Сводная опись дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, составляется в трёх экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается руководителем организации.
Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей документы на государственное хранение составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем организации.
9.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года); графа описи "Примечания" используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
10.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несёт ответственность за их сохранность.
10.2. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель (приложение 25), по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 26). Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
11. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ И НА
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
11.1. Документы организаций до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для использования в служебных, научных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан.
Для хранения этих документов и работы с ними создаются ведомственные архивы.
Сеть ведомственных архивов, порядок их работы с документами определяются организациями по согласованию с соответствующими органами государственного управления архивным делом.
11.2. В своей практической деятельности ведомственный архив организации руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными актами организации, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.
11.3. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи сотрудника ведомственного архива.
Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.
11.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в ведомственный архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел.
Отбор дел к уничтожению и составление на них акта (приложение 27) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба документационного обеспечения управления и архив организации.
Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включённые в данный акт. Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приёмо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.
11.5. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем службы ДОУ.
Вместе с делами, в ведомственный архив передаются регистрационные карточки на документы.
11.6. При передаче документов на государственное хранение, передаётся два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.
Приём документов на государственное хранение оформляется актом приёма-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приёме документов в государственный архив. Четвёртый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приёма-передачи остаётся в организации.
При передаче документов на государственное хранение организация обеспечивает картонирование дел и доставку их на собственном транспорте.
11.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об организации, в которой излагается история организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).
При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчинённости организации и составе переданных на госхранение документов.
ПРИЛОЖЕНИЯ