Geum.ru

Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 г. №13

Вид материалаДокументы
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7


2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.


2.4.1. Приказ, распоряжение, решение.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приёме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.

Составление вместо приказов записок о приёме на работу, увольнении, переводах не допускается.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Допускается издание совместных распоряжений по вопросам, относящимся к компетенции нескольких руководителей.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами.

Приказ (распоряжение, решение) должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; код организации-автора документа; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; подпись.

Текст приказа (распоряжения, решения) состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издаётся на основании (в развитие) распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

Если распорядительная часть приказа (распоряжения, решения) не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами без кавычек), распоряжения - ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, решения - РЕШИЛИ и разбивается на пункты и подпункты.

Распорядительная часть приказа (распоряжения, решения) заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.

Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издаётся.

Если приказ (распоряжение, решение) отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, последний пункт приказа (распоряжения, решения) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу приказ ... от ...N...."

В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения ...". Подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.

Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" - обязателен.

Документы, издаваемые в развитие распорядительных актов вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определённой последовательности: приём на работу, перевод, увольнение и т.д.

В конце каждого пункта приказа даётся, как правило, основание для его составления.

В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".

Проекты приказов, распоряжений оформляются на бланках формата А4; не на бланках допускается оформлять решения. Проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.

При несоответствии распорядительного документа действующему законодательству, юрисконсульт проект не визирует, а даёт к нему заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту, составитель его корректирует.

Согласованный проект приказа (распоряжения, решения) с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания, представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.


2.4.2. Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило, приказами (распоряжениями) соответствующих руководителей либо путём рассылки размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из протокола.

Протокол составляется секретарём совещания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и др.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания (заседания), если он один.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарём совещания.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания (заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Текст протоколов делится на вводную и основную часть.

В вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании) название докладов (отчётов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы (в именительном падеже).

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.


2.4.3. Акт.

Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приёма-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приёма объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившего акт, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и др.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.

Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объёму замечания допускается фиксировать на самом акте.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определённых действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для составителя акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.

В констатирующей части акта даётся краткое описание проделанной работы (её сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.


2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы.

Каждая организация в пределах своей компетенции ведёт переписку со сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы.

Документы составляются в структурных подразделениях, деятельности которых они касаются.

Исходящие документы подписываются руководителями организации и её структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами исходя из их компетенции.

Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только руководитель организации или его заместители (в соответствии с должностными обязанностями).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами.

Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объёма текста.

Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приёмной руководителя, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа. заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.

Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с трафаретными текстами писем.

В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем; письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке установленной формы либо на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на телеграф (телетайп), второй подшивается в дело.

Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в установленное место); регистрационный номер, отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа (абонентского телеграфа), наименование должностного лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращённо: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросительный знак, восклицательный знак; также словами пишутся знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр).

Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, под чертой - обычным шрифтом.

Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге формата А5.

Реквизиты телефонограммы: адресат, наименование вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее передачи (приёма), текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.

В адресате указывается наименование организации, фамилия адресата и телефон, по которому передаётся текст телефонограммы. Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки.

Текст телефонограммы должен быть кратким без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.


2.4.5. Докладные записки, справки, сводки.

Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.).

Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.

Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.

Внешние докладные записки подписывают руководитель организации или его заместители, внутренние - их составители.

Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости, их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.

Справка близка по содержанию к отчётной докладной записке; это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора (в отличие от докладной записки) о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.), и справки выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о заработной плате и др.).

Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной бумаге формата А4 или А5. Для оформления личных справок целесообразно применять трафаретные бланки, в которые впечатываются только отдельные части реквизитов.

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки; при необходимости, текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По состоянию на 11.05.93" или "За период с 01.01.02 по 01.01.93".

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем организации (его заместителем), внутренняя - составителем.

Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст указанием организации, куда представляется справка.

Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.


2.5. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм.


Машиночитаемые документы - это документы, пригодные для автоматического считывания содержащейся в нём информации.

Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются магнитные носители записи (магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).

Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

Для машиночитаемых документов и машинограмм ГОСТом 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения". Установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа.

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограммы записываются по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

Реквизит "Местонахождение организации-создателя документа" должен быть записан по образцу:

код населённого пункта, где находится организация и наименование населённого пункта (код населённого пункта определяется в соответствии с Общегосударственным классификатором "Система обозначений объектов административно-территориального деления, а также населённых пунктов Республики Беларусь").

Код и название формы документа записываются по Общегосударственному классификатору унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД).

Дата изготовления документа записывается с указанием времени записи документа.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе документа.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

В случае необходимости по решению организации для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использование этих документов.

Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями.

На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации-создателя документа.

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.


2.6. Требования к рукописному и машинописному оформлению документов.

Рукопись документа пишется чётко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелёными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.