Geum.ru

Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 г. №13

Вид материалаДокументы

Содержание


Согласовано согласовано
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.


Приложение: 1. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 10 л. в 1 экз.

2. Список детских лечебных учреждений на 20 л. в 1 экз.


Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, отметка о приложении оформляется по следующей форме:


Приложение: Протокол согласования от 05.05.93 N 75/115 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.


Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не допускается; указание о наличии приложения даётся в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "...представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:


Приложение 1

К приказу директора института

03.10.93 № 56


На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о приложении не ставится; в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа (наименования вида документа, заголовка к тексту, подписи и др.).


2.3.9. Отметка об исполнителе (составителе) документа.

Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:


Кунцевич 23 44 70

НП 7 10.10.93


Примечание: номера телефонов указываются без чёрточек.

Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, от границы левого поля.


2.3.10. Подпись документа.

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:


Заместитель министра Личная подпись И.О.Фамилия


При оформлении документа не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:


Директор хлебозавода N 3 Личная подпись И.О.Фамилия


В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:


Председатель комиссии Личная подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О.Фамилия

Личная подпись И.О.Фамилия


При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:


Директор института Личная подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О.Фамилия


При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Например:


Заместитель директора Заместитель директора

по экономическим вопросам по производству

Личная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия


При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:


"И.о." или "Зам." директора Личная подпись И.О.Фамилия


Замена аббревиатуры "И.о.", "Зам." знаком "/" или предлогом "за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической должности.


2.3.11. Согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации (структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне её (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путём визирования проекта документа должностным лицом. Виза документа включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, её расшифровку и дату визирования.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе, не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:


Нач.отдела кадров

личная подпись И.О.Фамилия

06.06.93 Замечания прилагаются


Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа и при размножении документа на копиях не воспроизводятся. Письма и другие исходящие документы визируются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз и отсутствия на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.

Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания.

Сроки согласования больших по объёму и сложных по содержанию документов не должны, как правило, превышать двух-трёх дней (для каждой согласующей инстанции); остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:


СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра торговли

Республики Беларусь

Личная подпись И.О.Фамилия

03.03.93


Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:


СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО


Протокол заседания Письмо отдела

профсоюзного комитета кадров

30.09.93 N 5 15.05.93 N 04-15/139


При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на его лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласований", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в предусмотренном этими положениями месте.

При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.


2.3.12. Утверждение документа.

Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждаются уставы организаций, положения о структурных подразделениях, коллегиальных органах, отчёты и балансы, структуры и штатные расписания, инструкции, графики и другие документы (приложение 6).

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием); оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издаётся, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством.

Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от способа утверждения гриф может иметь следующие формы:


УТВЕРЖДАЮ

Ректор института

подпись И.О.Фамилия

01.08.93.


УТВЕРЖДЕНО

приказ ректора института

06.12.93 N 450


Документ может быть утверждён несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование организации-автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается печатать на машинке.


2.3.13. Печать на документе.

На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится гербовая печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Место хранения печати и лицо, ответственное за её хранение, определяется руководителем организации.


2.3.14. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или её структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:


Министерство образования и науки

Республики Беларусь

Управление делами


При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:


Министерство образования и науки

Республики Беларусь

Начальнику отдела кадров

Ефремову И.И.


При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:


Генеральному директору

объединения "Агропром"

Котику В.И.


При адресовании документа в несколько однородных организаций, их названия следует указывать обобщённо:


Предприятиям отрасли


Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами. Например:


Федерация профсоюзов

Республики Беларусь

220126, ГСП, Минск,

пр.Машерова, 21


При адресовании документа частному лицу первым указывается почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя:


220086, г.Минск,

пр.Ф.Скорины, 32, кв.40

Свиридович Е.В.


Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы; в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен содержать больше четырёх адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщённое наименование адресатов.

При направлении документа нескольким адресатам (не более четырёх адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа даётся ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не ставится, при литерном написании номера, буква пишется слитно с цифрой (25а).


2.3.15. Регистрационный индекс документа.

Регистрационный индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа (N 04-12/127).

Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.) и протоколов являются их порядковые номера (NN 1,2,3...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-127).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту. Например: 124/75/81.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который даётся ответ.


2.3.16. Оформление копий документа.

Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение, разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приёма граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).

Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, её следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).

При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).

Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом "подпись"; отметка оформляется по образцу:


Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись И.О.Фамилия

09.10.93


При пересылке копии документа в другие организации или передаче её на руки, заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.

На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации, текст бланков не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ; на экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника печать не ставится.


2.3.17. Регистрационный штамп документа.

Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа, справа; штамп содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа (приложение 7).


2.3.18. Резолюция.

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно. Например: "Корчику К.Н. Прошу подготовить заключение к 10.06.93 Подпись. Дата".

Не допускаются так называемые предварительные резолюции: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.д.

В резолюции не следует повторять содержание документа.

При нескольких резолюциях на документе, их содержание не должно дублироваться; каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Срок исполнения устанавливается руководителем, исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определённых категорий документов (приложение 8).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом: 19.09.93.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).

Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - под реквизитом "адресат".

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведённом для резолюции месте, допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места, допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.


2.3.19. Отметка о контроле.

Отметка о контроле содержит букву "К" или слово "Контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или краской. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа, на уровне реквизита "заголовок к тексту" (на бланках документов площадь проставления отметки ограничена прямоугольником).


2.3.20. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа, слева. Отметка включает: номер дела, в которое подшивается документ (определяется исполнителем), личная подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя и дата направления документа в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер); при отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении (подробные справки составляются отдельно и прилагаются к документу). Например:


В дело 02-4

Протокол согласования от 03.09.93 N 74

Личная подпись

Дата 15.09.93


или


В дело N 12-17

17.08.93 передано по телефону

об отгрузке продукции

Личная подпись

Дата


2.3.21. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

Отметка о переносе данных документа (информации, содержащейся в документе) на машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке (например, при постановке документа на автоматизированный контроль). Отметка включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.