Российская академия государственной службы

При президенте российской федерации

Кафедра

Информатизации структур государственной службы

Р е ф е р а т

на тему:

«Документационное обеспечение управленческой деятельности»

Филатова И.В.

Слушатель 2 курса

49 группы

заочного отделения

Москва - 2003

Содержание

Ведение 4

Понятие документа и его основные функции 5

Система электронного документооборота 9

Заключение 14

Список литературы 15

Введение

Латинское слово «documentum» означает «доказательство». В русском языке термин «документ» возник в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство». И если в XVIII в. в определение документа входило прежде всего его правовое значение, то в XIX в. выделяется его новый аспект - значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. В дореволюционной России начала XX в. в организации управления и делопроизводства термин «документ» почти не употребляется. В практической деятельности учреждений понятие документа отождествлялось с понятием «деловая бумага», «акт», «дело». Постепенно термин «деловая бумага» был заменен на «служебный документ».

В настоящее время документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный формат, содержащую обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о ситуации и событиях, но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что ожидается (проекты и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них. И хотя эта сфера считается рутинной, нудной канцелярщиной без нее невозможна координация деятельности и управление ею, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль за их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Информатизация вызывает резкое возрастание количества документов и интенсивности их оборота. Человеческий мозг и ручной труд не в состоянии угнаться за их темпами.

Процесс обработки документа и он сам обретают черты виртуальности. Электронный образ невозможно потрогать, на нем нельзя поставить печать и привычно передать из рук в руки. На авансцену делового общения уверенно выходят планетарный Интернет и корпоративно-ведомственный Интранет. Несколько нажатий на клавиши, и сообщение мгновенно доставляется на файл адресата, каким бы далеким он ни был.

Появление электронной почты заполнило рукописную и машинописную нишу в системе управления и резко изменило ее облик.

Сетевые технологии, помимо оперативности поиска документов, втрое сокращают потребность в бумаге и расходных материалах, на 80% уменьшают нужду в архивных хранилищах.

Становится возможным заменить громоздкий и пыльный архив сериями компактных дискет и лазерных дисков.

В виртуальном кабинете реализуется идея «единого окна» как места приема и регистрации документов, независимо от количества рассматривающих их инстанций. При этом исключается потеря документов и проблема их аврального поиска, на который уходит треть рабочего дня. Время обработки документов сокращается на 75%, производительность канцелярского труда повышается на 50%.

Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности пересмотра системы документирования в корпорации «Майкрософт». В области маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн. долларов в год.

Превращение делового мира в электронный делает доступ к документу не зависящим от его автора и адресата. Он становится достоянием ответственных лиц организации, и прежде всего ее руководства. Иными словами, традиционно диктаторская «власть стола» уступает место гораздо более демократичной «власти файла».

Понятие документа и его основные функции.

Согласно статье 2 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовали различные материалы: глиняные таблички, папирус, береста, пергамент. В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага.

Наряду с бумагой сейчас широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе автоматизированные, средства.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

- простые орудия (ручки, карандаши и др.);

- механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

- средства автоматизации — компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания.

Возможность сохранять информацию во времени, позволяет различать документы - носители оперативной информации и документы — носители ретроспективной информации.

В социальном плане любой документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные.

К общим функциям документа относятся:

- информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию — причина появления любого документа;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

- культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12—14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

- организационно-правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

- отчетная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

- документация по материально-техническому обеспечению;

- договорная документация;

- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии — это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т.д.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся.

Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения.

Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческой задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов — в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Обеспечение документирования — это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая — это организация работы с документами.

Система электронного документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

С одной стороны можно трактовать термин «документооборот» как отражение термина «делопроизводство» в этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.

Другим способом трактовать термин «документооборот» можно и западными терминами:

- DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - Архивы документов;

- DocFlow системы или системы маршрутизации документов;

- WorkFlow системы или «Системы автоматизации бизнес-процессов», имеется и другой перевод данного термина – «Системы поддержки управления».

В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.

Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Существуют определенные сложности со статусом электронного документа, с сертификацией систем электронной подписи, и систем обеспечения секретности доступа к документам.

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, она тесно интегрирована с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.

Прежде чем обсуждать функции и реализацию отдельных компонентов системы автоматизации документооборота необходимо выделить несколько формализованных аспектов использования термина документ:

- « Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. (фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.)

- Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.

- Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть «сырыми», то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).

- Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них.

- К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ «живет» только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

Формальная четкая классификация систем электронного документооборота на данный момент отсутствует. Положив в основу классификации роль документа в системе можно выделить два класса систем:

- так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System - EDMS),

- специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию деловых процедур.

Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой.

Можно выделить следующие подсистемы некой идеализированной системы автоматизации документооборота:

- Системы автоматизации делопроизводства;

- Архивы документов;

- Системы ввода документов и системы обработки образов документов;

- Системы управления стоимостью хранения документов;

- Системы маршрутизации документов;

- Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Системы автоматизации делопроизводства

В функции автоматизации делопроизводства входит фиксация документов в специальной базе данных. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения.

Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов.

Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончится данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы. Так например, при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы делопроизводство должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива, при использовании электронных средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего местоположения документа и так далее.

Архивы документов

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Системы ввода документов и системы обработки образов документов

Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.

Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.

Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм.

Системы управления стоимостью хранения документов

Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.

Системы маршрутизации документов

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации.

Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow.

Таким образом система электронного документооборота прежде всего должна обеспечивать все функции бумажного документооборота до тех пор, пока часть жизненного цикла документа протекает в бумажной форме, поддерживать современный набор функций для работы с собственно электронными документами. Это - преобразование бумажных документов в электронные, организация защиты и разграничения доступа, маршрутизация, механизмы обсуждения и согласования документов, публикации, подписка на рассылку извещений об изменениях в документах, механизмы контекстного поиска, взаимодействие с системами электронной почты, использование современных web-технологий документальных порталов и многое другое.

По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством внедрение системы электронного документооборота позволяет обеспечить слаженную работу всех подразделений; упростить работу с документами, повысить ее эффективность; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысить оперативность доступа к информации; разграничить права доступа сотрудников к информации, а также реализацию целого ряда новых функций.

Сочетание «горизонтального» и «вертикального» документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение» заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Заключение

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Следовательно, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций. Бурное развитие компьютерных технологий и сетевых коммуникаций стимулирует переход от бумажных носителей документов к электронным. Резко возрастает роль электронного документа, и именно поэтому все большее внимание уделяется вопросам создания, хранения и передачи электронных документов. Постепенно приходит понимание системы электронного документооборота как хранилища всей управленческой информации в организации и средства управления организацией.

Свыше сотни компаний сегодня поставляют решения, которые так или иначе можно отнести к системам этого класса. Отечественный рынок систем электронного документооборота зародился несколько лет назад. Сегодня на нем присутствуют как мировые брэнды, к примеру, Documentum, Hummingbird (PCDOCS), FileNet, OpenText, Lotus Domino.Doc, так и отечественные разработки - «Дело» (компания «Электронные офисные системы»), Optima Workflow («Оптима»).

В ближайшее время рынку систем электронной документации предрекают не только количественный рост. Компании отмечают качественные изменения систем, которые определят вектор их развития в ближайшем будущем.

Основные тенденции развития систем электронного документооборота:

— переход от систем, ориентированных на работу с атрибутами документа, к системам, ориентированным на работу с содержанием документа;

— повышение спроса на создание электронных архивов организаций и их наполнение;

— более активное применение средств электронно-цифровой подписи;

— активный переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами.

Список литературы

А.В. Шамраев Правовое регулирование информационных технологий. (анализ проблем и основные документы).– М.: «Статут», 2003.

«Организация работы с документами». Учебник/ В.А.Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1999

В. Андреев «Этот многообразный мир документооборота...»

А. Чухнов «Интеграция корпоративных систем управления документами с системами делопроизводства».

В. Баласанян «Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией».

В.Баласанян «Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием».

И.Андреев «Человек и документ в информационную эпоху».

И.Андреев «Диктатура стола и демократия файла».

Blog

Российская академия государственной службы

Содержание