Та лекция для студентов специальности 1-25 01 08 бухгалтерский учет, анализ и аудит, специализация 1-25 01 08 09 бухгалтерский учет, анализ и аудит в апк горки 2003

Вид материала

Лекция

Содержание Рецензенты: а. г. ефименко, н. м. шинкарева. Роль и значение бухгалтерских документов. Практическое значение Юридическое (правовое) значение Контрольно-аналитическое значение Организационно-управленческое значение Экономическое значение Классификация документов По назначению По объему содержания сведений По способу отражения операций (способу использования В накопительных По месту составления По способу обработки (по способу заполнения По воспроизведению информации По срокам хранения Унификация и стандартизация документов 4. Реквизиты и требования, предъявляемые 5 . Порядок составления и обработки документов Арифметическая проверка (счетная проверка ... Полное содержание

Подобный материал:

• Общая характеристика специальности, 36.66kb.
• Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики беларусь, 564.22kb.
• Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики беларусь, 538.35kb.
• З. Н. Кулько учетные регистры, формы бухгалтерского учета, 484.1kb.
• Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики беларусь, 482.25kb.
• Программа производственной (организационно-экономической) практики для студентов специальности, 258.99kb.
• Рабочая программа и методические указания по прохождению преддипломной практики специальность, 167.06kb.
• Программа дисциплины бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности для специальности, 213.21kb.
• Вопросы междисциплинарного государственного экзамена по специальности «Бухгалтерский, 71.83kb.
• Учебная программа для специальности: 1-25, 362.9kb.

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И

ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ


ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И КАДРОВ


УО «БЕЛОРУССКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ




З. Н. КУЛЬКО


ДОКУМЕНТАЦИЯ – ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ЛЕКЦИЯ

Для студентов специальности 1-25 01 08 – бухгалтерский учет, анализ и аудит, специализация 1-25 01 08 09 – бухгалтерский учет, анализ и аудит в АПК

Горки 2003

УДК 631.162:657.24 (075)

ББК 65.052.232

К 906 д. э.


Одобрено методической комиссией факультета бухгалтерского учета


Кулько З. Н.


К 906 д.э. Документация – элемент метода бухгалтерского учета. Лекция. Горки: УО «Белорусская государственная сельскохозяйствен-ная академия», 2003. 33 с.


Рассмотрено общее понятие документации и документа, их роль и значение, классификация документов, вопросы унификации и стандартизации документов, реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов, порядок составления и обработки документов, организация документооборота, а также организация и порядок хранения бухгалтерских документов.


Для студентов специальности 1-25 01 08 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»


РЕЦЕНЗЕНТЫ: А. Г. ЕФИМЕНКО, Н. М. ШИНКАРЕВА.


УДК 631.162:657.24 (075)

ББК 65.052.232

К 906 д.э.


©Кулько З. Н., 2003

©Учреждение образования

«Белорусская государственная

сельскохозяйственная академия», 2003

1. Общее понятие о документе и бухгалтерской
   

документации.

Роль и значение бухгалтерских документов.


Для управления производством в современных условиях большое значение имеет получение своевременной, полной и достоверной информации о совершающихся производственных процессах. Основным источником таких сведений является бухгалтерский учет. Он призван своевременно, правильно и с достаточной аналитичностью отражать все хозяйственные операции при такой группировке данных, которая необходима для принятия наиболее обоснованных решений по управлению производством.

Необходимость ведения бухгалтерского учета в организациях различных видов деятельности определена Законом РБ “О бухгалтерском учете и отчетности” и учетной политикой организации, разработанной в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету» Учетная политика организации”,утвержденным постановлением Минфина РБ от 17.04.2002 №62.

Определяя задачи, стоящие перед бухгалтерской службой любой организации, следует отметить что ими являются:

-формирование полной и достоверной информации о хозяйствен-ных процессах и финансовых результатах деятельности организации,необходимой для оперативного управления,а также для ее использования инвесторами,кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами:

-обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых, и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных хозяйственных операций.От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно ст. 9 Закона РБ “”О бухгалтерском учете и отчетности» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов.

Начальным звеном в цепочке функционирования хозяйственного учета является первичное наблюдение.

Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация (документирование).

Как элемент метода бухгалтерского учета документация – это способ сложного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними. Документация является как формой и способом отражения хозяйственных операций, так и средством обоснования учетных записей и источником составления свидетельств (доказательств) для решения различных экономических и правовых вопросов.

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в системном бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим требованиям, предъявляемым к ним.

Документ (от латинского: образец, свидетельство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных операций, а также права на ее совершение.

Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной деятельности, которые подлежат обработке и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документом можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятий заключается в том, что они используются для передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям, т.е. в них правильно, точно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое (правовое) значение документов заключается в том, что, подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта хозяйствования

Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что посредством документации контролируется правильность совершения хозяйственных операций, ведется анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, выявляются причины любых хозяйственных нарушений. Они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Такие документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении аудиторских проверок, служат также и основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях предприятия.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что именно они являются источником оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования процессов деятельности предприятия. С помощью информации бухгалтерских документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от деятельности предприятия.

Экономическое значение документов заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета на предприятии и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.

2. Классификация документов
   

Для отражения хозяйственных операций в организациях используется большое количество разнообразных документов. Позн0ание особенностей составления и назначения бухгалтерских документов осуществляется путем их научной классификации. Классификацию документов проводят по различным принципам: по назначению документов в бухгалтерском учете, объему содержания сведений, способу отражения операций, количеству учетных позиций, порядку заполнения, форме, воспроизведению информации, срокам хранения (рис.1).

По назначению бухгалтерские документы делят на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы – это документы, содержащие распоряжения на выполнение определенных хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств со счетов в банке, доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расходные кассовые ордера и др. Однако они не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, а поэтому основанием для учетных записей они не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйственных операций. Они составляются в момент совершения операции и представляют собой первый этап учетной регистрации. К ним относят: накладные на выдачу материальных ценностей, ведомости на получение материальных ценностей, учетные листы на сдельную работу, приходные кассовые ордера и др. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления – это такие документы, которые создаются работниками бухгалтерской службы организации для упрощения и ускорения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К ним относятся: бухгалтерские справки, расчеты себестоимости продукции, расчетно-платежные ведомости, накопительные ведомости и т.п.

распорядительные


исполнительные

(оправдательные)


по назначению



бухгалтерского оформления




комбинированные


по объему содержания сведений

первичные




сводные



разовые


по способу отражения операций

накопительные





внутренние


по месту составления

внешние





Бухгалтерские документы

составляемые на пишущей машинке


по способу обработки


составляемые вручную




составляемые на ЭВМ


по количеству учетных позиций

многопозиционные


однопозиционные





типовые (унифицированные)


по форме


специализированные


подлинники (оригиналы)


по воспроизведению информации


копии



выписки из документов


по срокам хранения


текущего срока хранения



постоянного хранения



Рис. 1. Классификация бухгалтерских документов

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Они служат одновременно и распоряжением на выполнение данной операции и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указания о порядке отражения ее на счетах. Эти документы находят широкое применение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения и требования, учетные листы на выполненные работы, авансовые отчеты подотчетных лиц и т.п.

По объему содержания сведений документы делятся на: первичные и сводные.

Первичными называются документы, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции (содержится первоначальная исходная информация о конкретных операциях). К ним относятся: приемо-сдаточные акты, накладные, чеки и др.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов и отражающие ряд однородных по экономическому содержанию операций в течение определенного периода времени. К ним относятся: авансовый отчет об израсходовании суммы ранее полученной под отчет, отчеты кассира, отчеты о движении продуктов и материалов и др. Данные документы имеют большое значение для сокращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерских документов.

По способу отражения операций (способу использования) документы делят на: разовые и накопительные.

Разовые документы составляются для отражения данных об одном или несколько однородных, совпадающих по времени фактах хозяйственной деятельности. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, счета фактуры, требования, накладные и др.

В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся: ведомости на получение материалов, ведомости, реестры, учетные листы на сдельную работу и др. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составляемый постепенно, путем накапливания операций.

По месту составления документы подразделяются на: внутренние и внешние.

Внутренние – документы, оформляемые в организации и имеющие внутреннее применение. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, табели учета рабочего времени, документы бухгалтерского оформления и др.

Внешние – составляемые в других организациях, но используемые в бухгалтерском учете данного предприятия. Это: платежные поручения, товарно-транспортные накладные, счета фактуры и др.

По способу обработки (по способу заполнения) документы подразделяются на: документы составляемые вручную, на пишущей машинке и на ЭВМ.

По количеству учетных позиций документы различают однострочные (однопозиционные) и многострочные (многопозиционные). Однопозиционными называются документы, в которых регистрируются операции одной позиции (одно наименование продукции, материалов), а документы, в которых регистрируются операции нескольких определенных видов объектов, называются многопозиционными (многострочными). Многострочные документы находят в последнее время широкое применение в практической учетной работе. Преимущество их в уплотнении информации, т.к. справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях автоматизации учета.

По форме документы выделяют типовые (унифицированные) и специализированные. Типовые (унифицированные) – это документы, утверждаемые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. К ним относятся: авансовые отчеты, платежные поручения, платежные требования и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РБ.

Автоматизация бухгалтерского учета расширяет возможности разработки и применения типовых (унифицированных) первичных документов и их электронных версий.

Специализированные документы применяются в отдельных отраслях экономики республики (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.)

По воспроизведению информации документы подразделяются на: подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник (оригинал) – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции (первый экземпляр товарно-транспортной накладной).

Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника (второй и последующие экземпляры товарно-транспортной накладной).

Выписка – копия части документа (выписка из приказа, решения протокола).

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения – от 1 до 5 лет (кассовые ордера, доверенности) и постоянного хранения (баланс).

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью.Данные документы составляются органами управления организации;

финансово- расчетные – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

документы по снабжению и сбыту – материальные документы.

3. Унификация и стандартизация документов
   

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Унификацией документов называется приспособление их бланков для оформления однородных операций в различных организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие произвольные формы, способствует рациональной организации учета. В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» первичные учетные документы принимаются к учету если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РБ, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации. В унифицированные формы первичной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Постановление Совета Министров РБ” О первичных учетных документах” от 29.04.99г. (рег.№5-744 от 10.05.99.)подтверждает, что на Министерство финансов возложены функции по разработке и утверждению типовых унифицированных форм первичной учетной документации. Во внимание следует принимать аналогичные формы, применяемые в Российской Федерации.Данное постановление предусматривает с 01.01.2000 г. применение всеми субъектами хозяйствования унифицированных форм первичной учетной документации. Заполнение и обработка документов весьма упрощаются также при их стандартизации. Под стандартизацией документов понимается установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов.

Стандартизация документов позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.


4. Реквизиты и требования, предъявляемые

к оформлению документов


Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).

Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:

-наименование документа (форма);

-наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);

-содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения (характеристика существа выполненной операции)

-измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);

-наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.

Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты.

Согласно пункта 23Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29. 07. 1983г.,№105 определено, что для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, к их составлению предъявляются следующие требования:

-заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации;

-строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

-точно и ясно излагать содержание документа;

-четко и разборчиво писать текст и цифры;

-незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

-сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

-снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы заполняют вручную или при помощи пишущей или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала до конца. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организациях в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты. Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, чтобы легко можно было понять содержание и объем оформленной операции. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Подписи лиц в документах должны быть разборчивыми.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского) должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью. «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых выдавалась заработная плата или делались иные выплаты.

Первичные учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством РБ только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.

Главный бухгалтер и другое должностное лицо организация вправе в присутствии представителя органа проводящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Минфином БССР 08. 03. 60 г., гласит о том, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров или ведомостей аналитического учета. Внутри папки документы подписываются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов. Изложены правила подготовки и оформления управленческой и организационной документации (приказов, распоряжений, актов, докладных записок), а также организация работы с документами, составление номенклатуры, порядок оформления дел и хранение документов до передачи их в архив.

5 . Порядок составления и обработки документов


Чтобы документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения. Учетная обработка документов в бухгалтерии производится по форме, по существу и арифметическая проверка.

В ходе проверки по форме (формальная проверка) бухгалтерских документов устанавливают правильность и своевременность их оформления, соответствие форм применяемых документов и наличие подписей ответственных лиц за совершенные хозяйственные операции. Некачественно составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, а поэтому проведенные по ним операции считаются недействительными или незаконными. Формальная проверка способствует повышению ответственности лиц составляющих и подписывающих документы.

Арифметическая проверка (счетная проверка) проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, например, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.).

При проверке по существу устанавливают правильно ли определена хозяйственная операция, соответствует ли она требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. При обнаружении в документах ошибок, неясностей и других недостатков, бухгалтерия возвращает их для исправления или для пере составления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного разрешения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких хозяйственных операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

В процессе учетной регистрации данных бухгалтерских документов проводится их таксировка, группировка и контировка (проставление корреспонденции счетов).

Таксировка – это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Группировка – предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо период. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально-ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Отдельные документы группируют в зависимости от отраженных на них хозяйственных операций и по источникам финансирования поступления (приобретения) ценностей, работ, услуг и по расходу (списанию) ценностей, денег, погашению задолженности и т.п.

Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях обличает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.

Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.

После контировки документов оформленные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета. Порядок отражения хозяйственных операций на счетах зависит от формы бухгалтерского учета. При упрощенных формах, форме учета Журнал-главная книга и мемориально-ордерной форме корреспонденцию счетов составляют: непосредственно на документе; в регистрационном журнале; в Журнале - Главная книга; в специальном регистре бухгалтерского оформления – мемориальном ордере (проводке, контировке).

При журнально-ордерной форме учета, операции, зафиксированные в документах, отражаются и регистрируются в журналах-ордерах и ведомостях с группировкой по корреспондирующим счетам.

При автоматизации бухгалтерского учета обработка и движение документов имеет свои особенности, т.е. зависит от использованных программных продуктов для ЭВМ.

После отражения данных документов на счетах бухгалтерского учета (т.е. после разноски данных документов в регистры бухгалтерского учета), их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив. На папке указывается месяц и год, номера документов, их количество и другие показатели. Все документы в папке номеруются по порядку. Таким образом, документы проходят следующие последовательные этапы движения: составление, проверку, таксировку (расценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в архив на длительное хранение согласно законодательства.


6. Организация документооборота


Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию предприятия. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот – это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью их оформления и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;
  
• движение документов по рабочим местам;
  
• прием документов в бухгалтерии;
  
• обработка документов в бухгалтерии;
  
• сдача документов в архив.
  

Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

-первичные учетные документы, принимае­мые бухгалтерией, должны иметь все обязатель­ные реквизиты;

-при приеме документов должна осуществ­ляться проверка правильности арифметических вычислений;

-документы должны быть оформлены в соот­ветствии с требованиями законодательных и нор­мативных актов (например, в накладных на полу­чение товаров должна быть выделена сумма налога на добавленную стоимость для возможно­сти принятия налога к возмещению);

-все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их со­ставление, с указанием даты исправления:

-по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополне­ния к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер ус­танавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снаб­жения, лица, ответственные за реализацию (маркетологи)). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первич­ных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию (часто это положение не включается н общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме документов составляет несколько месяцев). Рекомендуется составить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за непредставление вовремя документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать до­кументы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персо­нальную ответственность.

Контролю подлежит также правильность от­ражения операций на счетах бухгалтерского учета.

Для этого к каждому первичному учетному доку­менту прилагается перечень бухгалтерских запи­сей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйст­венных операций на счетах бухгалтерского учета. Из-за ненадлежащей организации документооборо­та, некоторые документы могут учитываться два раза. Например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой объект учета затрат без оприходования через склад и вновь списан на затраты. В данном случае нарушены правила документооборота о не­обходимости отражения движения всех материалов через склад.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизиро­вать (или разработать) документооборот, который складывается из общего внутрифирменного доку­ментооборота и документооборота внутри бухгал­терии. При этом устанавливается:

- перечень первичных документов, применяе­мых на предприятии;

- список работников предприятия, которые имеют право подписывать данные документы и не­сут ответственность за правильность их оформле­ния и своевременность представления в бухгалте­рию (утверждается руководителем организации);

- рабочая схема действующих отделов органи­зации;

-порядок движения каждого документа меж­ду отделами организации и крайний срок пред­ставления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

- график движения документов внутри бух­галтерии, позволяющий своевременно организо­вать начисление налогов и составление бухгалтер­ской отчетности.

После составления графика каждому лицу, уча­ствующему в документообороте, вручается соответ­ствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота может быть состав­лен по следующей форме, предусмотренной По­ложением о документах и документообороте и бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 № 105: