Та лекция для студентов специальности 1-25 01 08 бухгалтерский учет, анализ и аудит, специализация 1-25 01 08 09 бухгалтерский учет, анализ и аудит в апк горки 2003
| Вид материала | Лекция |
- Общая характеристика специальности, 36.66kb.
- Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики беларусь, 564.22kb.
- Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики беларусь, 538.35kb.
- З. Н. Кулько учетные регистры, формы бухгалтерского учета, 484.1kb.
- Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики беларусь, 482.25kb.
- Программа производственной (организационно-экономической) практики для студентов специальности, 258.99kb.
- Рабочая программа и методические указания по прохождению преддипломной практики специальность, 167.06kb.
- Программа дисциплины бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности для специальности, 213.21kb.
- Вопросы междисциплинарного государственного экзамена по специальности «Бухгалтерский, 71.83kb.
- Учебная программа для специальности: 1-25, 362.9kb.
7. 1. Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела (их наименования к шифру определяются разработанной на предприятии номенклатурой дел) хранятся по месту их формирования. В соответствии с графиком выполнения учетных работ в течение 1-3 месяцев исполненные бухгалтерские документы находятся на обработке у ответственного за данный участок работы бухгалтера. При этом следует соблюдать следующие условия:
-с момента группировки (обработки) и до передачи в общий архив исполненные документы должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;
-бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность:
-первичные бухгалтерские документы должны храниться отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы текущего месяца, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, формируются отдельно. В случаях, когда по отдельным регистрам имеется небольшое количество первичных документов, их хранят в папках, открываемых для каждого из них на год;
- отдельно в папки должны быть подшиты ведомости но заработной плате;
- листки-расшифровки следует хранить вместо с первичными документами;
-журналы-ордера необходимо хранить, как правило, имеете с ведомостями аналитического учета в отдельных папках, открываемых для каждого из журналов на год;
-отчеты кассира с приложенными кассовыми ордерами, авансовые отчеты с оправдательными документами, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены в отдельные папки
-наряды на сдельную работу, путевые листы следует хранить не переплетенными, но подшитыми в скоросшиватели.
В интересах практической работы организации исполненные бухгалтерские документы допускается хранить в оперативном архиве еще на протяжении года после окончания отчетного периода с целью составления годовой финансовой отчетности (до 1 апреля следующего за отчетным периодом года; проведения аудиторский проверки достоверности отчетных данных. По усмотрению работников бухгалтерской службы они могут передаваться для дальнейшего хранения в архив сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Государственного налогового комитета.
7. 2. Сроки архивного хранения бухгалтерских документов
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве и бухгалтерии, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное
хранение, либо спустя установленное время выделяются к уничтожению.
В соответствии с Основными правилами работы архивов Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета но архивам и делопроизводству РБ от 30.04.97 г.№5, в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача осуществляется но описям дел. Пунктом 5.3.2 этого же документа предусмотрено, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они могут храниться в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Отбор документов на хранение пли уничтожение производится по результатам экспертизы ценности документов, которую проводит созданная на предприятии экспертная комиссия.
В целом сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств н других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 01.04.88 г., утвержден начальником ГЛУ при Совмине СССР 15,08,88 г.). Перечень построен но функционально-отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Он состоит из двух частей: первая - включает документы, образующиеся в управленческой, а вторая - научно-технической и производственной деятельности организаций.
Большинство бухгалтерских документов согласно указанному Перечню относятся к документам временного хранения. Однако по решению руководителя организации такие дела могут передаваться из оперативного архива в общий, что позволяет обеспечить сохранность документов.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, срок хранения документа, составленного в январе 1999г.и помещенного в дело исчисляется начиная с 1 января 2000г.
Сроки xpaнения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом разработки темы, проекта. Для некоторых документов устанавливается срок хранения- 75 лет-“В”ЭПК.Отметка “ЭПК”свидетельствует, что такие документы имеют научно- историческое значение. Исчисление срока их хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначен буквой”В”) к моменту окончания дела. Например, лицевой счет работника, заведенный на него в возрасте 20 лет, хранится 55 лет, Ежегодно из хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет.Если на предприятии вместо лицевых счетов используются расчетно-платежные ведомости, то последние хранятся 75 лет, поскольку в ведомостях производится расчет заработной платы работников, имеющих разный возраст.
Отметка “до минования надобности” означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.
Снижение сроков, установленных Перечнем, запрещается. В соответствии с Перечнем бухгалтерские документы по срокам хранения можно подразделить на группы, указанные в нижеприведенной таблице.
В соответствии с постановлением Совета Министров РБ "О первичных учетных документах" от 29.04.99 г. № 620 (per. № 5/744 от 10.05.99 г.) при разработке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, которая была принята Республике Беларусь с 1 января 2000 г., за аналог принимались формы документов, применяемые в Российской Федерации.
В настоящее время Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела совместно с Государственным комитетом по архивам и делопроизводству ведется работа по подготовке новых и переработке некоторых устаревших разделов Перечня, в частности, по ценообразованию, налогообложению, финансированию, кредитованию, операциям с ценными бумагами, внешнеэкономическим связям, таможенному контролю.
Сроки хранения документов согласно разделу 4.2 "Бухгалтерский учет и отчетность". Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
Т а б л и ц а 7.1. Сроки хранения документов
| № статьи перечня | Вил документа | Примечание | | |
| 1 | 2 | 3 | | |
| 1. Документы постоянного хранения | | |||
| 303 | Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяснительные записки к ним: а) сводные годовые 6) годовые | Для учреждений, предприятий, документы которых поступают в госархивы | | |
| 304 | Отчеты по финансированию а) сводные годовые б) годовые | | | |
| 305 | Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | | | |
| 306 | Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов | | | |
| 307 | Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов | | | |
| 329 | Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов | | | |
| 330 | Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств | | | |
| 2. Документы сроком хранения 75 лет | | |||
| 312 | Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | При отсутствии лицевых счетов | | |
| 3. Документы сроком хранения 75 лет — "В" ЭПК | | |||
| 311 | Лицевые счета рабочих и служащих | | | |
| 4. Документы сроком хранения 10 лет | | |||
| 303 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы организаций, и объяснительные записки к ним | Для учреждений, предприятий, документы которых не поступают в госархивы | | |
| 304 | Годовые отчеты по финансированию | | | |
| 305 | Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | | | |
| 306 | Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов | | | |
| 5. Документы сроком хранения 5лет | | |||
| 307 | Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов | | | |
П р о д о л ж е н и е т а б л. 7.1.
| 311 | Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий | После прекращения выплаты пособий и пенсий. Для единовременных пособий - 1 год |
| 321 | Годовые сведения о расходовании кредитов | |
| 332 | Переписка о паспортизации зданий и сооружений | |
| 334 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справка, информация, докладная записка) к ним | При условии завершения ревизии В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 339 | Договоры о материальной ответственности | После увольнения материально ответственного лица |
| 6. Документы, хранящиеся до минования надобности | ||
| 324 | Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию | Но не менее 3 лет |
| 325 | Исполнительные листы | |
| 326 | Поручения-обязательства за товары, полученные в кредит, переписка по оформлению поручений-обязательств | |
| 327 | Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам, и другие | |
| 328 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, о недостачах, растратах, хищениях | |
| 340 | Образцы подписей (материально ответственных лиц) | |
П р о д о л ж е н и е т а б л. 7.1.
7. Документы сроком хранения 3 года
| 303 | Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы организаций, и объяснительные записки к ним | Для учреждений, предприятий, докумсн ты которых поступают в госархивы, при отсутствии годовых постоянно Для учреждений, предприятий, документы которых не поступают в госархивы, при отсутствии годовых 10 лег |
| 304 | Квартальные отчеты по финансированию | |
| 306 | Квартальные протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов | |
| 308 | Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | |
| 310 | Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.) | При условии завершения ревизий В случае возникновения споров, разногласий, следственных судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 312 | Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | При отсутствии лицевых счетов 75 лет |
| 313 | Инвентарные карточки и книги учета основных средств | После ликвидации основных средств |
| 314 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) | |
| 315 | Гарантийные письма | |
| 316 | Учетные регистры(главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) | |
| 317 | Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости | |
| 318 | Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов | |
| 319 | Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. | |
П р о д о л ж е н и е т а б л. 7.1.
| 320 | Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них | |
| 321 | Квартальные сведения о расходовании кредитов | |
| 322 | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах но перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и др | |
| 323 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 331 | Паспорта зданий, сооружений и оборудования | Паспорта зданий и сооружений памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, - постоянно В остальных случаях - после ликвидации основных средств |
| 333 | Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы | |
| 335 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам) | |
| 336 | Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др | |
| 337 | Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.) | После истечения срока действия договора, соглашения при условии завершения ревизий |
| 338 | Реестры договоров | |
П р о д о л ж е н и е т а б л. 7.1.
8. Документы сроком хранения 1 год
| 304 | Месячные отчеты по финансированию | Для учреждений, предприятий, документы которых поступают в госархивы, при отсутствии годовых и квартальных -постоянно. Для учреждений, предприятий, документы которых не поступают в госархивы, — при отсутствии годовых и квартальных -10 лет |
| 309 | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | |
| | ||
С о д е р ж а н и е
| 1. Общее понятие о документе и бухгалтерской документации. Роль и значение бухгалтерских документов……………………………………………………………… 3 2. Классификация документов…………………………………………………………. 6 3. Унификация и стандартизация документов………………………………………… 11 4. Реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов……………. 12 5. Порядок составления и обработки документов……………………………………… 15 6. Организация документооборота…………………………………………………….. 18 7. Организация и порядок хранения бухгалтерских документов……………………. 22 |
Кулько З.Н.
Документация - элемент метода бухгалтерского учета:Лекция.-Горки:УО”Белорусская государственная сельскохозяйственная академия”, 2003. 33 с.
Рассмотрены понятия документа и бухгалтерской документации, классификация документов, унификация и стандартизация документов, реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов, порядок составления и обработки документов, организация документооборота.
Для студентов специальности 1-25 01 08-бухгалтерский учет, анализ и аудит, специализации 1-25 08 09 –бухгалтерский учет, анализ и аудит в АПК.
Библиогр
Рецензенты: А. Г. ЕФИМЕНКО, Н. М. ШИНКАРЕВА.
Литература
1.А л б о р о в Р.А. Основы бухгалтерского учета. - М.”Дело и Сервис”,2002.-288с.
2. А с т а х о в В. П. Теория бухгалтерского учета.-Ростов-на-Дону.”МарТ”,2001.-с. 88-130.
3.Закон РБ”О бухгалтерском учете и отчетности”// Портфель бухгалтера и аудитора -2001.,№27, с 5-15.
4.К о н д а к о в а Н. Организация документации и документооборота на предприятии // Главный бухгалтер, 1999, №39,с58-61,
5.К о н д а к о в а Н. Организация и порядок хранения бухгалтерских документов//Главный бухгалтер, 1999,№45, с 84-88.
6.К у т е р М. И. Теория бухгалтерского учета. –М.:Финансы и статистика,2002.
7. Л у г о в о й А.В. Документирования хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета//Бухгалтерский учет, 1999,№6, с41-44.
8.П о п к о в с к а я П.Я. Курс теории бухгалтерского учета.-Мн.:ООО”Информпресс”,1999.с76-91.
9.Р у с а л е в а Л.А. Теория бухгалтерского учета. Ростов н/Дону.”Феникс”2002. с.216-248.