«Обработка баз данных при помощи Microsoft Access»

Вид материала

Содержание

2 5 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ MS OFFICE ПРИ РЕШЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗАДАЧ 2.1 Обзор возможностей Microsoft Office
2.2 Разработка баз данных при помощи Microsoft Access
2 7 .2.1 Работа с таблицами
2 8 .2.2 Отбор и сортировка записей с помощью запросов
2 9 .2.3 Создание форм для ввода данных
2.2.4 Создание и печать отчетов
2.2.5 Работа с макросами и программирование в среде Access

Подобный материал:

1 2 3 4 5

2
5
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ MS OFFICE ПРИ РЕШЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗАДАЧ

2.1 Обзор возможностей Microsoft Office

Microsoft Office - семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint приложение для работы с электронной почтой и управлением расписаний Microsoft Outlook и СУБД Access.

Таким образом объединив свои лучшие программы в единый прикладной комплекс, фирма Microsoft создала универсальное средство для решения практически любых задач обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции согласно стандарту графического пользовательского интерфейса WIMP, который является основой для всех Windows-программ. Кроме того, приложения Office, как уже говорилось ранее, спроектированы для совместной работы и тесно интегрированы друг с другом. В приложениях Office также поддерживаются разнообразные файловые форматы, используются похожие средства форматирования и макроязыки, предусмотрена полная поддержка электронной почты и работы в составе группы.

Во всех приложениях Оffice широко внедрена новая информационная технология IntelliSense^TM: фоновая проверка орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки, форматирование введенного текста в фоновом режиме и т. д.

Microsoft Office поддерживает новейшие Web технологии, он позволяет быстро создавать великолепные мультимедийные Web страницы. Приложения Microsoft Office позволяют сохранять документы в формате HTML, просматривать готовые HTML документы, а также создавать гипертекстовые ссылки для удобства перемещения от документа к документу. Такая ссылка может быть помещена внутрь документа и будет указывать либо на Web-страницу, либо на другой документ Microsoft Office (или на конкретное место в документе), где бы этот документ ни находился - на жестком диске, во внутренней корпоративной сети или в сети Internet. В состав Microsoft Office входят средства необходимые для создания разветвленные интранет-сетей, обеспечивающие пользователю наиболее простой способ поиска информации внутри корпоративной сети.

6

2.2 Разработка баз данных при помощи Microsoft Access

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Помимо этого Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с данными в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Когда необходимо хранить и использовать большие объемы данных, необходим инструмент для простой и быстрой обработки информации. В семействе Microsoft Office таким инструментом является MS Access.

MS Access позволяет создавать персональные базы данных, используя реляционную модель. Он обеспечивает гибкие средства ввода, поиска, сортировки и корректировки данных, используя визуальные средства разработки.

MS Access позволяет быстро создавать формы пользовательского интерфейса, без использования навыков программирования. Используя визуальные построители, пользователи могут создать необходимые отчеты для вывода данных или результатов анализа. Библиотеки шаблонов и мастера-построители помогают убыстрить и облегчить создание профессионально оформленных интерфейсов и документов. Возможность включать графику и мультимедиа, повышает выразительность создаваемых средств.

Для профессионалов, MS Access предоставляет гибкие средства программирования, основанные на Visual Basic, позволяющие создавать эффективные информационные системы на основе корпоративных баз данных.

2
7
.2.1 Работа с таблицами

База данных в Access основывается на таблицах, в которых хранятся данные. При создании таблицы в режиме конструктора, необходимо внести названия полей, определить их тип и свойства (в окне «Свойства поля»). Для эффективной обработки данных необходимо определить ключевое поле, позволяющее однозначно идентифицировать запись в таблице (например, какой-нибудь уникальный для каждой записи код).

Создание таблиц в Access осуществляется несколькими способами: путем простого ввода данных, с помощью Мастера, и с помощью Конструктора таблиц.

Access обладает таким мощным инструментом, как связывание таблиц на схеме данных [Сервис=>Схема данных]. Хранение данных в связанных таблицах обладает рядом преимуществ:

экономия времени, поскольку одни и те же данные не приходится вводить в нескольких таблицах, что сохраняет целостность данных;
уменьшение размеров базы данных, что экономит дисковое пространство и облегчает перенос базы данных;
существенное сокращение количества ошибок.

Access позволяет осуществлять следующие операции с данными, содержащимися в таблицах:

сортировка по полю (для этого необходимо выделить поле и выполнить одну из команд [Сортировка по возрастанию/убыванию<=Сортировка<=Записи]);
поиск и замена данных (для этого необходимо выделить поле и выполнить одну из команд меню [Правка]);
фильтрация данных позволяет выбрать данные по критерию (для этого необходимо выделить запись или часть записи, по которой будут отбираться данные и затем выполнить команду [Фильтр по выделенному<=Фильтр<=Записи]);
таблицы в Access можно выводить на печать [Файл=>Печать; Ctrl+P].

2
8
.2.2 Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Запросы в MS Access служат для объединения данных из разных таблиц и для отсечения ненужных данных (ненужных столбцов, либо ненужных строк таблиц). Для создания запроса в режиме конструктора, необходимо добавить в запрос используемые таблицы, перенести в бланк запроса нужные поля, задать порядок сортировки и условия отбора. Таким образом, в запрос будут включены только данные из указанных столбцов и удовлетворяющие условиям отбора. Кроме полей из таблиц, запрос может включать вычисляемые поля. Для создания вычисляемого поля, необходимо внести его имя, поставить двоеточие и написать формулу выражения.

Создание запросов также как и таблиц можно осуществлять несколькими способами. С помощью Мастера, с помощью Конструктора, из фильтра и путем прямого набора исходного кода на языке Jet SQL.

Существуют следующие разновидности запросов:

запрос на выборку данных [Запрос=>Выборка]. Используется при выборе данных из таблицы по заданным критериям;
запрос на создание таблицы [Запрос=>Создание таблицы]. Создает таблицы на основе данных, содержащихся в результирующем множестве запроса. Создается путем преобразования Запроса на выборку в Запрос на создание таблицы, при этом следует указать параметры размещения новой создаваемой таблицы;
запрос на добавление данных [Запрос=>Добавление]. Используется для копирования данных из одной таблицы в другую. Строится также как и запрос на создание таблицы на основе запроса на выборку, так как сначала необходимо отобрать те данные, которые в виде записей будут добавлены в целевую таблицу;
запрос на обновление данных [Запрос=>Обновление]. Используется для того, чтобы внести изменения сразу в большое число записей с помощью одного запроса. Создается аналогично созданию запроса на добавление;
запрос на удаление [Запрос=>Удаление]. Удаляет из таблицы записи, соответствующие данным результирующего множества запроса. Позволяет отобрать требуемые записи и удалить их за один прием. Создается также на основе Запроса на выборку;
перекрестный запрос [Запрос=>Перекрестный]. Используется при статистической обработке данных. Результаты обработки выводятся в виде сводной таблицы.

2
9
.2.3 Создание форм для ввода данных

Данные в Access вносятся в таблицы не напрямую, а при помощи форм. Формы позволяют отображать данные в удобном для восприятия виде и управлять процессами обработки и внесения данных. Создание формы происходит в три этапа: создание запроса, на основе которого будет работать форма; создание визуального макета формы, программирование процесса обработки данных. Для создания макета формы, используются элементы управления (поля, текст, кнопки, и т.д.), а так же бланк свойств формы. Для управления работой формы используется принцип генерации события (нажатие кнопки, изменение значения поля), и программ Visual Basic for Application, либо макросов, запускаемых в ответ на это событие.

Создание форм можно осуществить несколькими способами:

автоматически на основе таблицы или запроса [Вставка=>Форма=>Автоформа]. Автоформы имеют три вида организации: «в столбец», ленточные и табличные. Организация Автоформы определяет ее внешний вид. Записи из источника данных в табличной форме отображаются в виде таблицы; в форме «в столбец» каждая запись отображается в виде набора элементов управления, соответствующим полям записи, расположенным в один столбец; в ленточной форме – в одну строку. Автоматически созданная форма включает все поля в выбранном источнике данных;
с помощью Мастера [Вставка=>Форма=>Мастер форм]. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной или нескольких таблиц и запросов. Очень удобно, например, создавать формы с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора;
в режиме Конструктора [Вставка=>Форма=>Конструктор]. Только в этом режиме можно разрабатывать структуру формы, изменять ее внешний вид, добавлять и удалять элементы управления. В этом режиме можно редактировать ранее уже созданную Мастером форму, или Автоформу.

2.2.4 Создание и печать отчетов

Отображение данных в Access, так же осуществляется не напрямую из таблиц, а при помощи отчетов MS Access. Отчеты позволяют отображать данные в удобном для восприятия виде. Создание отчета так же происходит в три этапа: создание запроса, на основе которого будет работать отчет; создание визуального макета отчета, программирование процесса создания отчета. Для создания макета отчета, используются элементы управления (поля, текст, и т.д.), а так же бланк свойств формы. В отчетах допускается вложенная группировка записей для создания сложной структуры отчета.

О
10
тчеты имеют много общего с формами, однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм.

Создание отчетов, также как и создание форм можно осуществить несколькими способами.

Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса [Вставка=>Отчет=>Автоотчет]. Автоотчеты имеют два вида организации: «в столбец» и ленточные. Организация Автоотчета определяет его внешний вид.. Автоматически созданный отчет включает все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.
Создание отчета с помощью Мастера [Вставка=>Отчет=>Мастер]. С помощью мастера можно создавать отчеты на основе одной или нескольких таблиц и запросов. Очень удобно, например, создавать отчеты с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора.
Создание отчетов в режиме Конструктора [Вставка=>Отчет=>Конструктор]. Только в этом режиме можно разрабатывать структуру отчета, изменять его внешний вид, добавлять и удалять элементы управления. В этом режиме можно редактировать ранее уже созданный Мастером отчет, или Автоотчет.

Отчеты в Access можно экспортировать в форматы документов других приложений. Например, отчет может быть преобразован в текстовый документ, рабочий лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word в формате RTF. Также Access позволяет преобразовывать отчеты в Web-страницы для публикации его в Интранет или Интернет.

2.2.5 Работа с макросами и программирование в среде Access

Управление Access-приложением осуществляется при помощи макросов и VBA-программ. Основные средства разработки в среде Access, ориентированы на пользователей, не владеющих языками программирования. Для программистов же к этим средствам добавлены макросы (небольшие программы на языке макрокоманд системы Access) и модули (процедуры на языке Visual Basic for Application, VBA). Обработка данных в VBA основана на использовании Data Access Object library (DAO) – библиотеки объектов для доступа к данным.

С
11
помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access. Особенность Access по сравнению с другими компонентами Microsoft Office 97 является возможность с помощью макросов и модулей VBA определять реакцию приложения на различные события в формах и отчетах, такие как нажатие кнопок, изменение данных, открытие и закрытие форм и отчетов, получение формой или элементом управления формы фокуса и т.д.

Макросы в Access создаются с помощью Конструктора макросов [Вставка=>Макрос], а программируемые модули с помощью среды разработки Visual Basic.

Пример фрагмента разработанной базы данных представлен в Приложении А.

Blog