Geum.ru

Компьютерное делопроизводство

Вид материалаУчебное пособие

Содержание


6.8Печать презентации
Параметры страницы
7Архивация данных
Подобный материал:
1   ...   22   23   24   25   26   27   28   29   ...   33

6.8Печать презентации



Под печатью презентации подразумевается печать слайдов, заметок, выдач (т.е. тезисов) и структуры. С помощью диалогового окна Печать можно выбрать цвет печати, указать номера слайдов и страниц, которые нужно напечатать, задать обрамление слайдов и другие параметры.

Прежде чем печатать презентацию, можно воспользоваться диалоговым окном Параметры страницы, чтобы задать пропорции и ориентацию слайдов, заметок, выдач (т.е. тезисов) и структуры на напечатанной странице. По умолчанию для слайдов принимаются следующие установки: экранный показ, альбомная ориентация (25,4х19,05 мм) и нумерация, начиная с 1. Заметки, выдачи (тезисы) и структура печатаются в книжной ориентации (19,05х25,4 мм). Эти установки можно в любой момент изменить, чтобы настроить презентацию на определенный формат.

Щелкнув на стрелке поля Печатать в диалоговом окне Печать, можно выбрать один из следующих вариантов.
  • Слайды – обеспечивает печать слайдов в том виде, в каком они отображаются на экране, по одному слайду на страницу. В частности, можно напечатать слайд в виде диапозитива для проектора, загрузив в принтер прозрачную пленку вместо бумаги.
  • Выдачи – обеспечивает печать одного, двух, трех, четырех или шести слайдов на страницу, упорядоченных по вертикали или горизонтали.
  • Страницы заметок – обеспечивает печать слайдов вместе с заметками докладчика.
  • Структура – используется для печати структуры презентации, отформатированной в соответствии с текущими установками. То есть на бумаге отобразится тот же текст, что и на вкладке Структура.




7АРХИВАЦИЯ ДАННЫХ



Архивирование – упаковка (сжатие) папки, файла или группы файлов для того, чтобы уменьшить место, занимаемое ими на диске, при обмене информацией по сети Интернет, а также при создании резервных копий на магнитных лентах, дискетах или СD-дисках.

Архиваторами называют специальные программы (диспетчеры архивов), которые позволяют сжимать файлы, значительно уменьшая их в размере. Вместо одного или нескольких исходных файлов вы получаете один файл архива, в котором в сжатом виде находятся все файлы. В любой момент вы можете извлечь файлы из архива, восстановив их исходный размер.

Сжатие информации и размещение ее в архиве часто называют упаковкой, а обратная операция называется, соответственно, распаковкой. Поэтому архиваторы иногда называют упаковщиками. Таким образом, если кто-либо говорит об архивации, сжатии или упаковке, то речь идет об одной и той же операции.

Простой алгоритм сжатия информации позволяет заменять длинные последовательности одинаковых символов одним символом и количеством повторов. Одинаковая последовательность символов часто встречается при растровом кодировании изображения. При этом друг за другом следуют коды точек одинакового цвета, например, белого. Например, вместо строки «NNNNNNNNNNNNNNN» пишем 15«N». Видно, что такая запись занимает значительно меньше места. В современных архиваторах используются и другие, более сложные методы сжатия. Все методы основаны на статистике сжимаемой информации. Другими словами, наиболее часто встречаемые символы кодируются наименьшим числом бит. Соответственно, редко встречаемые символы кодируются более длинной последовательностью бит.

Большинство архиваторов пользуются несколькими методами одновременно, чем достигается наибольшая степень сжатия или сжатый размер файла по отношению к его исходному размеру. Существуют упаковщики, которые архивируют графические изображения с потерей информации, т.е. при распаковке получившийся рисунок не совсем совпадает с исходным, но отличия на глаз практически не заметны, при этом обеспечивается высокий коэффициент сжатия.

Основными характеристиками программ-архиваторов являются:
  • скорость работы;
  • сервис (набор функций архиватора);
  • степень сжатия - отношение размера исходного файла к размеру упакованного файла.

Степень сжатия зависит от конкретной информации, которую надо сжимать. Лучше всего сжимаются текстовые файлы и рисунки. Но некоторые файлы так оптимально организованы, что их практически нельзя сжать. В среднем файлы можно сжать в полтора-два раза, хотя отдельные файлы сжимаются в сто раз и более.

Степень сжатия файла характеризуется коэффициентом Кс, отражающим процентное отношение объема сжатого файла Vс, к объему исходного файла V0:

Kс=Vс/V0100%

Лучшие архиваторы позволяют реализовывать следующие функции:
  • создавать архивные файлы из отдельных (или всех) файлов текущего каталога и его подкаталогов, загружая в один архив до 32 000 файлов;
  • добавлять файлы в архив;
  • извлекать и удалять файлы из архива;
  • просматривать содержимое архива;
  • просматривать содержимое архивированных файлов, осуществлять поиск строк в архивированных файлах;
  • вводить в архив комментарии к файлам, добавлять информацию о создателе архива, времени и дате последних изменений, внесенных в архив;
  • создавать многотомные архивы;
  • создавать самораспаковывающиеся архивы как в одном томе, так и в виде нескольких томов;
  • запоминать в архиве пути к файлам;
  • сохранять в архиве несколько поколений (версий) одного и того же файла;
  • переупорядочивать архивный файл по размерам файлов, именам, расширениям, дате и времени модификации, коэффициенту сжатия и др.;
  • обеспечивать защиту информации в архиве и доступ к файлам, помещенным в архив, защищать каждый из помещенных в архив файлов циклическим кодом;
  • тестировать архив, проверять сохранность в нем информации, в том числе и с помощью паролей-
  • восстанавливать файлы (частично или полностью) из разрушенных (поврежденных) архивов;
  • поддерживать типы архивов, созданных другими архиваторами. Например, архиватор оболочки FAR Manager 1.6 поддерживает 14 архивных форматов.

Наибольшее распространение имеют способы сжатия данных в форматах arj, zip и rar. Для операционной системы MS-DOS чаще всего используют программы Arj.exe, PKZip.exe/PKUNZip.exe или Rar.exe/UNRar.exe, а для Windows 95/98/NT - WinArj, WinZip или WinRar.

Почти все архиваторы позволяют создавать удобные самораспаковывающиеся архивы (SFX - Self-extracting-архивы) - файлы с расширением ехе. Для распаковки такого архива не требуется программы-архиватора, достаточно запустить архив *.ехе как программу. Многие архиваторы позволяют создавать многотомные (распределенные) архивы, которые могут размещаться на нескольких дискетах.

Наиболее часто используются архивы ARJ и ZIP. Программы ARJ.EXE, РКZIP.ЕХЕ, PKUNZIP.EXE, WinZip распространяются как Shareware - условно бесплатные. Это означает, что после того, как вы получили программу, попробовали ее в работе и решили использовать в дальнейшем, вы должны зарегистрировать эту программу, послав разработчику некоторую небольшую сумму денег, указанную в сопроводительных текстовых файлах. После этого разработчик пришлет вам копию программы, которая при запуске будет выдавать сообщение о том, что она зарегистрирована на ваше имя и используется на легальных основаниях.

Стоит упомянуть о так называемых невидимых архиваторах. Эти специальные программы сжимают все файлы на диске. Невидимыми эти архиваторы называются потому, что вы работаете так же, как и с обычным диском, и не знаете, что он сжат. Программа упаковывает информацию в момент записи на диск и распаковывает при чтении. Практически вы работаете с диском большей емкости, но с меньшей скоростью работы. В последнее время винчестеры большого объема стоят не так дорого, поэтому лучше не использовать сжатие диска. Вы немного выиграете в свободном месте на диске, но потеряете в надежности хранения информации.

Современный архиватор WinZip для операционной системы Windows, который позволяет работать с архивами всех самых популярных форматов.