Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля и отчетности

1   2

1. Проверка наличия документов и выполнения требований, регламентирующих деятельность филиала по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг

В филиале отсутствует документ, являющийся неотъемлемой частью Правил регистратора, а именно: «Требования по осуществлению внутреннего контроля за соблюдением требований, предъявляемых к осуществлению профессиональной деятельности ОАО «ЦМД».


Рекомендации:

Департаменту по работе с филиалами направить в филиалы до 01.04.2003 г. «Требования по осуществлению внутреннего контроля за соблюдением требований, предъявляемых к осуществлению профессиональной деятельности ОАО «ЦМД», являющиеся неотъемлемой частью Правил ОАО «ЦМД».


2. Проверка деятельности филиала по ведению реестров владельцев именных ценных бумаг


2.1. В ежеквартальном отчете УВКО о проделанной работе за IV квартал 2002 г. было рекомендовано, чтобы в отчете контролера филиала указывались мероприятия по устранению нарушений, выявленных в результате осуществления внутреннего контроля. Настоящее требование до контролера филиала не доведено.


Рекомендации:

Департаменту по работе с филиалами довести рекомендацию, указанную в отчете УВКО за IV квартал 2002 г. (о необходимости указывать контролерами филиалов мероприятий, проведенных по устранению нарушений, выявленных в результате осуществления внутреннего контроля), до территориально обособленных подразделений.


2.2. Ведение журнала учета входящих документов осуществляется филиалом в бумажном виде раздельно по операционным документам и запросам на выдачу информации из реестра. Проверкой установлено, что в журнале учета входящих документов указываются не все сведения, необходимые в соответствии с требованиями Постановления № 27, а именно:

• дата проведения операции;
  
• наименование документов (указывается аббревиатура);
  
• не всегда проставляется входящий номер документа (даты – 13.02.2003 г., следующая дата – 03.02.2003 г., следующая – 13.02.2003 г.).
  

В журнале учета входящих документов допускаются помарки и исправления.

В журнале учета входящих документов учитываются не все документы, поступающие в филиал, а именно:

• запросы эмитентов;
  
• доверенности.
  

Нарушены требования п. 5.2.2. Постановления № 27.


2.3. При оформлении документов по перерегистрации прав собственности в результате наследования заполняется «технологическое» передаточное распоряжение с присвоением входящего номера (вх. №№ 3837/КД, 3858/КД, 3833/КД, 3834/КД от 10.02.2003 г.).

Нарушены требования п. 7.3.2. Постановления № 27.


Рекомендации:

Департаменту по работе с филиалами в срок до 01.04.2003 г. осуществить мероприятия по внедрению и использованию в работе Краснодарским региональным филиалом ОАО «ЦМД» «Кубань-реестр» программы Автоматизированное рабочее место «Филиал Регистратора», предназначенной для автоматизации регистрации, учета, контроля движения и хранения входящих/исходящих документов.


2.4. На запросах эмитентов не проставляются входящие номера. На запросах не всегда проставляется отметка об исполнении документа.

Нарушены требования п. 5.2.2. Постановления № 27.


2.5. Подготовка и предоставление уведомлений об отказе от внесения записей в реестр производится с нарушением требований Постановления № 27.

Проверка копий уведомлений об отказе от внесения записей в реестр показала, что уведомление об отказе от внесения записей в реестр (исх. № 508/КД от 07.02.2003 г.) не содержит рекомендаций по устранению нарушений, указаны не все причины отказа (в передаточном распоряжении не содержится цена сделки и государственный регистрационный номер ценных бумаг). С уведомлением об отказе выданы подлинники передаточных распоряжений, в филиале остались не заверенные ксерокопии передаточных распоряжений.


2.6. Документы, явившиеся основанием для проведения операций в системе ведения реестра, оформляются с нарушениями действующего законодательства.

2.6.1. Передаточное распоряжение (вх. № 3847/КД от 10.02.2003 г.) содержит сокращенное наименование стороны, принимающей ценные бумаги.

2.6.2. Передаточное распоряжение (вх. № 3988/КД от 14.02.2003 г.) содержит ошибку в государственном регистрационном номере выпуска ценных бумаг, не указан эмитент.

2.6.3. В передаточных распоряжениях не всегда заполняется графа «валюта цены сделки» (вх. № 3860/КД от 10.02.2003 г.).

2.6.4. В анкетах зарегистрированных лиц не всегда указывается тип счета зарегистрированного лица (вх. № 3646/КД от 04.02.2003 г.).

Нарушены требования п.п. 3.4.2. и 3.4.1. Постановления № 27.

2.6.5. Отсутствует дата входящего номера на передаточных распоряжениях и анкетах зарегистрированных лиц (вх. №№ 3647/КД, 3852/КД).

Нарушены требования п. 5.2.2. Постановления № 27.

2.6.6. Передаточное распоряжение (вх. № 3859/КД от 10.02.2003 г.) содержит исправления.

Нарушены требования п. 10.2. Постановления № 27.

2.6.7. Входящий номер по дате зарегистрирован после исходящего номера, например запрос нотариуса вх. № 550/КД от 02.12.2002, исх. № от 29.11.2002 г.


Рекомендации:

Директору филиала в срок до 17.03.2003 г. провести с сотрудниками, отвечающих за прием документов и за подготовку уведомлений об отказе, занятия, направленные на предотвращение в дальнейшей работе вышеуказанных нарушений.


2.7. Компьютерное оборудование, где хранится информация реестра, располагается в помещении, защищенном от доступа посторонних лиц.


Факты, установленные в результате проверки деятельности Архангельского филиала ОАО «ЦМД»


1. Проверка наличия документов и выполнения требований, регламентирующих деятельность филиала по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг


1.1. В филиале отсутствуют документы, являющиеся неотъемлемой частью Правил регистратора, а именно:

• Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»;
  
• Положение о взаимодействии филиалов и головной организации ОАО «Центральный Московский Депозитарий».
  

Рекомендации:

Департаменту по работе с филиалами направить в филиал в срок до 01.04.2003 г. Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий» и Положение о взаимодействии филиалов и головной организации ОАО «Центральный Московский Депозитарий», являющиеся неотъемлемой частью Правил ОАО «ЦМД».

УВКО в срок до 14 апреля 2003 г. подготовить проект изменений в «Перечень документов и информации, наличие которых обязательно в филиалах ОАО «ЦМД», утвержденный 03 января 2002 г. первым заместителем Председателя Правления ОАО «ЦМД» (далее по тексту – Перечень), и согласовать его с Департаментом по работе с филиалами, Департаментом реализации услуг и Департаментом обслуживания эмитентов.

Департаменту по работе с филиалами в срок до 21 апреля 2003 г. вышеуказанный Перечень направить в филиалы регистратора.


1.2. В ежеквартальном отчете УВКО о проделанной работе за IV квартал 2002 г. было рекомендовано, чтобы в отчете контролера филиала указывались мероприятия по устранению нарушений, выявленных в результате осуществления внутреннего контроля. Настоящее требование до филиала не доведено.

Рекомендации:

Департаменту по работе с филиалами в срок до 01 апреля 2003 г. довести рекомендацию, указанную в отчете УВКО за IV квартал 2002 г. (о необходимости указывать контролерами филиалов мероприятий, проведенных по устранению нарушений, выявленных в результате осуществления внутреннего контроля), до территориально обособленных подразделений.


2. Проверка деятельности филиала по ведению реестров владельцев именных ценных бумаг


Начиная с 03 марта 2003 г., ведение журнала учета входящих документов осуществляется филиалом в электронном виде. Филиалом используется программа «Автоматизированное рабочее место «Филиал Регистратора».


2.1. Документы, явившиеся основанием для проведения операций в системе ведения реестра, оформляются с нарушениями действующего законодательства.

2.1.1. В залоговых распоряжениях (вх. № 1274/АР,1275/АР,1276/АР от 19 февраля 2003 г.) отсутствует номер лицевого счета залогодателя.

Нарушены требования п.8 Постановления № 13/пс и требования п.8.4.1. Правил регистратора.

2.1.2. Передаточное распоряжение (вх. №АРХ00009-05 от 13 марта 2003 г.) содержит исправление в реквизитах договора купли-продажи, указанного в п.4 передаточного распоряжения. Анкета зарегистрированного лица (вх. №АРХ00003-16 от 04 марта 2003 г.) содержит исправление в информации о месте проживания зарегистрированного лица.

Нарушены требования п.10.2. Постановления № 27.

2.1.3. В передаточном распоряжении (вх. №121/АР от 13 февраля 2003 г.) основанием для проведения операции в реестре является договор дарения. Передаточное распоряжение не содержит сумму сделки.

Нарушены требования п.3.4.2. Постановления № 27.

2.1.4. Передаточное распоряжение (вх.№ 1437/АР от 26 февраля 2003 г.) исполнено одним сотрудником филиала регистратора.

Нарушены требования п.5.2.2. Постановления № 27.


2.2. На поступающих в филиал свидетельствах о праве на наследство, отсутствует отметка об исполнении. Отметка об исполнении операции проставляется на «технологическом передаточном распоряжении».

Нарушены требования п.п.5.2.2. и 7.3.2. Постановления № 27.

Рекомендации:

Директору филиала в срок до 14 апреля 2003 г. провести с сотрудниками, отвечающих за прием операционных документов занятие, направленное на предотвращение в дальнейшей работе вышеуказанных нарушений.

2.3. При проведении операции по переходу прав собственности в результате наследования не открывается счет, содержащий информацию об имени (полном наименовании) участников долевой собственности, когда в свидетельстве о праве на наследство по закону указаны доли наследуемого имущества.

Нарушены требования ст.ст. 218, 244, 252 Гражданского кодекса РФ.


Рекомендации:

В случае поступления в филиал свидетельства о праве на наследство по закону, в котором содержится указание на доли наследуемого имущества, открывать в системе ведения реестра лицевой счет, содержащий информацию об имени (полном наименовании) участников долевой собственности.

Списание ценных бумаг при разделе наследуемого имущества осуществлять на основании передаточных распоряжений, подписываемых всеми участниками долевой собственности.

При отсутствии сведений обо всех участниках долевой собственности, открывать лицевой счет с присвоением ему статуса «ценные бумаги неустановленного лица».

При технической невозможности исполнения вышеуказанных операций, документы для внесения соответствующих записей в реестр направлять в центральный офис.


2.4. Компьютерное оборудование, где хранится информация реестра, располагается в помещении, защищенным от доступа посторонних лиц.

2.5. Проверка ответов по запросам нотариусов и копий уведомлений об отказе от внесения записей в реестр нарушений законодательства не установила.

2.6. За 2002 год жалоб на действия филиала или его сотрудников не поступало.


Приложение № 7


Сведения о нарушениях, выявленных в результате проверки актов приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра


1. В нарушение п. 7.1. требований «Регламента взаимодействия филиалов и центрального офиса ОАО «ЦМД» при приеме-передаче информации и документов, составляющих систему ведения реестра владельцев именных ценных бумаг», перечисленные ниже акты приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестров, не прошиты и не опечатаны должным образом.

• Акт приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра ОАО «Торжокские краски» от 13.01.2003 г.
  
• Акт приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра ОАО «Староюрьевоагропромхимия» от 27.12.2002 г.
  
• Акт приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра ОАО «Научно-исследовательское предприятие общего машиностроения» от 05.02.2003 г.
  
• Акт приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра ОАО «Ванинский морской торговый порт» от
  31.01.2003 г.
  
• Акт приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра ЗАО «Алексинский хлебокомбинат» от 27.12.2002 г.
  
• Акт приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра ОАО «Магаданский авиаремонтный завод №73 гражданской авиации» от 20.02.2003 г.
  
• Акт приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра ЗАО «Висма» 03.03.2003 г.
  

2. Отдельные документы, предоставленные эмитентами Регистратору в соответствии с требованиями п.6.2 Постановления №27, не заверены должным образом.

2.1. Копии решений о выпуске ценных бумаг и отчеты об итогах выпуска ценных бумаг, предоставленные Регистратору, заверены эмитентом.

• ЗАО «Институт «Рязангражданпроект»;
  
• ЗАО Ликеро-водочный завод «Рязанский»;
  
• ОАО «Тамбовхлебопродукт».
  

3. Некоторые эмитенты предоставили неполный комплект документов, обязательных для передачи Регистратору в соответствии с требованиями п.6.2 Постановления №27.

3.1. Не предоставлены копии уведомления о государственной регистрации выпусков ценных бумаг эмитентом ЗАО «ВИСМА» (выпуски 1-02-55033-Р от 19.09.1997 г., 1-03-55033-Р от 24.12.2001 г.).

3.2. Не предоставлены протоколы общих собраний акционеров следующими эмитентами:

• ОАО «Свердловэлектроремонт»;
  
• ЗАО «Самарские абразивы».
  

3.3. Не предоставлены бухгалтерские балансы следующими эмитентами:

• ОАО «Свердловэлектроремонт»;
  
• ОАО «Знаменкаагропромснаб»;
  
• ЗАО «Алексинский хлебокомбинат»;
  
• ОАО «Всероссийский научно-исследовательский конъюнктурный институт».
  

3.4. Не предоставлен список должностных лиц эмитента, имеющих право на получение информации из реестра, следующими эмитентами:

• ОАО «Свердловэнергоремонт»;
  
• АОЗТ «»Мичуринский экспериментальный консервный завод «М-КОНС»;
  
• ОАО «Староюрьевоагропромхимия»;
  
• ОАО «Торгово-коммерческая фирма «Петропавловск»;
  
• ОАО «Хлеб»;
  
• ЗАО «Промнедвижимость».
  

3.5. Не предоставлены сведения о лицах, входящих в органы управления эмитента, АОЗТ «Мичуринский экспериментальный консервный завод «М-КОНС».

3.6. Эмитентом ОАО «Знаменкаагропромснаб» не предоставлена выписка из протокола решения уполномоченного органа о назначении руководителя исполнительного органа, избрании членов совета директоров (наблюдательного совета).


Приложение № 8


Оценка отдельных форм исходящих документов, выдаваемых

ОАО «Центральный Московский Депозитарий»


Проверка несоответствия или отсутствия обязательной информации, содержащейся в исходящих документах Регистратора, выявила следующее:

1. Справка об операциях по лицевому счету зарегистрированного лица подготавливается сотрудниками Регистратора без применения программного технического комплекса.
   
2. На практике, как правило, по запросу зарегистрированных лиц Регистратор выдает справку о движении ценных бумаг (Форма № 30). Данный документ регламентирован только Правилами ведения реестра Регистратора.
   
3. Общим замечанием к информации, содержащейся в исходящих документах Регистратора, является наличие сокращенного наименования Регистратора – ОАО «Центральный Московский Депозитарий».
   

Оценка избыточной, информации содержащейся в исходящих документах регистратора.


Выписка из реестра содержит следующую избыточную информацию:

1. Время выдачи выписки.
   
2. Информация об уставном капитале эмитента.
   
3. Указание количества выпусков ценных бумаг эмитента.
   
4. Номинальная стоимость одной ценной бумаги эмитента.
   
5. Информация о зарегистрированном лице, в части касающейся:
   
   • документ о регистрации зарегистрированного лица;
     
   • номер документа о регистрации зарегистрированного лица;
     
   • дата выдачи документа о регистрации зарегистрированного лица;
     
   • кем выдан документ о регистрации зарегистрированного лица;
     
   • адрес зарегистрированного лица;
     
   • банковские реквизиты зарегистрированного лица.
     

6. Кроме указания на то, что выписка не является ценной бумагой, остальные выдержки из законодательных актов, расположенные в нижней части выписки, являются избыточными.


Уведомление о проведении операции содержит следующую избыточную информацию:

1. Время выдачи уведомления.
   
2. Указание на то, на акции какого выпуска ценных бумаг эмитента выдано уведомление.
   
3. Номинальная стоимость одной ценной бумаги эмитента.
   
4. В графе «Основание» содержится указание на входящий номер передаточного распоряжения.
   
5. Указывается цена сделки.
   
6. Информация о зарегистрированном лице принявшим ценные бумаги:
   

• документ о регистрации зарегистрированного лица;
  
• номер документа о регистрации зарегистрированного лица;
  
• дата выдачи документа о регистрации зарегистрированного лица;
  
• кем выдан документ о регистрации зарегистрированного лица.
  

7. Информация о зарегистрированном лице передавшем ценные бумаги:

• документ о регистрации зарегистрированного лица;
  
• номер документа о регистрации зарегистрированного лица;
  
• дата выдачи документа о регистрации зарегистрированного лица.
  

Рассматривая справку о движении ценных бумаг как справку об операциях по лицевому счету зарегистрированного лица, можно сделать следующие выводы:


Справка о движении ценных бумаг содержит следующую избыточную информацию:

1. Время выдачи справки о движении ценных бумаг.
   
2. Информация об эмитенте:
   
   • каким органом зарегистрирован эмитент;
     
   • дата и номер регистрации эмитента;
     
   • адрес нахождения эмитента.
     
3. Указывается цена сделки.
   
4. Указывается входящий документ Регистратора, на основании которого он внес запись в реестр (передаточное распоряжение).
   
5. Остаток ценных бумаг на лицевом счете зарегистрированного лица.