Волгоградской области
| Вид материала | Регламент |
- Положение о комиссии по поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства;, 757.58kb.
- Программа совместных мероприятий Российского книжного союза и Администрации Волгоградской, 15.92kb.
- Об установлении тарифов на тепловую энергию для потребителей, 179.32kb.
- Администрация волгоградской области постановление от 10 августа 2009 г. N 296-п о порядке, 177.22kb.
- Приказ 23. 09. 2010 №3700 Об утверждении состава экспертной группы Комитета по образованию, 7269.88kb.
- Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 о порядке разработки, 500.62kb.
- Положение молодежи на рынке труда Волгоградской области А. Н. Аникеев Управление федеральной, 443.41kb.
- Правительства Российской Федерации от 11 сентября 2008 г. №1313-р в Волгоградской области, 645.21kb.
- Положение о квалификационных испытаниях педагогических работников муниципальных и государственных, 758.48kb.
- Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей волгоградской, 2585.86kb.
3.16.Определение источников комплектования архивного отдела
3.16.1. Комплектование архивного отдела архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования архивного отдела.
3.16.2. Органы местного самоуправления включаются в список источников комплектования архивного отдела в обязательном порядке.
3.16.3. Организации, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда Волгоградской области, могут быть включены в список источников комплектования архивного отдела.
3.16.4. Список источников комплектования архивного отдела составляется начальником архивного отдела на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения юридических лиц к источникам комплектования архивного отдела и на основании изучения состава архивных документов организаций.
3.16.5. Составленный список источников комплектования архивного отдела представляется на согласование ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
3.16.6. Решение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области о согласовании списка источников комплектования архивного отдела является основанием для его утверждения главой Котельниковского муниципального района.
3.16.7. Уточнение списка источников комплектования архивного отдела производится по мере необходимости. Основанием для этого являются создание, реорганизация, ликвидация территориальных подразделений органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
3.16.8. Организации могут быть исключены из списка источников комплектования архивного отдела, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы архивного фонда Волгоградской области.
3.17.Определение состава архивных документов,
подлежащих приему-передаче в архивный отдел
3.17.1. Приему на хранение в архивный отдел подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования архивного отдела документы архивного фонда Волгоградской области, а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) организаций. При наличии свободных площадей архивный отдел может осуществлять временное хранение архивных документов на основе договора.
3.17.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивный отдел, определяется номенклатурой дел, принятой в территориальных подразделениях органов государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, включенных в список источников комплектования архивного отдела.
3.17.3. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
3.17.4. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).
3.17.5. Территориальные подразделения органов государственной власти, органы местного самоуправления и организации, включенные в список источников комплектования архивного отдела, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
3.17.6. Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование дел, оформление заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел.
3.17.7. Архивный отдел рассматривает и направляет на утверждение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области:
- описи дел (документов) постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архивного отдела;
- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах организаций-источников комплектования архивного отдела (приложение 1);
3.17.8. Архивный отдел согласовывает:
- номенклатуры дел организаций-источников комплектования;
- описи дел по личному составу, представляемые организациями-источниками комплектования;
- описи дел по личному составу ликвидированных организаций, расположенных на территории Котельниковского муниципального района;
- акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.17.9. Порядок приема-передачи архивных документов в архивный отдел:
- от источников комплектования архивного отдела документы архивного фонда Волгоградской области принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации, Волгоградской области.
- прием - передача архивных документов в архивный отдел осуществляется в установленном порядке в соответствии с графиком приема архивных документов.
3.17.9. Внеплановый прием документов архивного фонда Волгоградской области, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования архивного отдела или в случае угрозы сохранности архивных документов (приложение 2).
3.17.10. Архивный отдел за один месяц до установленного графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.
3.17.11. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в архивный отдел, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.
3.17.12. Архивный отдел осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
3.17.13. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно - гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.
3.17.14. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме (приложение 2). Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в соответствующем источнике комплектования архивного отдела. Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются три экземпляра описи дел документов.
3.17.15. В случае ликвидации территориальных подразделений органов государственной власти и организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы архивного фонда Волгоградской области, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в архивный отдел.
3.17.16. В случае ликвидации организаций, расположенных на территории Котельниковского муниципального района, не являющихся источниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в архивный отдел.
3.17.16. Прием документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых территориальных подразделений органов государственной власти и организаций осуществляется архивным отделом в порядке, установленном настоящим административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий - в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.
3.17.17. Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 2) и производится по сдаточной описи.
3.17.17. Не подлежат приему на хранение в архивный отдел документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архивного отдела.
3.17.18. Не принимаются на хранение в архивный отдел архивные документы до наступления установленных сроков приема - передачи на архивное хранение.
3.18.Состав и порядок ведения документов
государственного учета архивных документов
3.18.1. Архивный отдел осуществляют государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
3.18.2. Анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета осуществляет начальник архивного отдела.
3.18.3. Начальник архивного отдела осуществляет внутреннюю регистрацию документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.
3.18.4. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета начальник архивного отдела информирует об этом исполнителя организации-источника комплектования, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.
3.18.5. Организации должны устранить выявленные недостатки и представить исправленный документ государственного учета не позднее 7 дней с момент получения информации от начальника архивного отдела.
3.18.6. Начальник архивного отдела проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.
3.18.7. Блок-схема последовательности действий по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» приведена в приложении 4.
4.Формы контроля исполнения административного регламента
4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется начальником архивного отдела.
4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений, технический контроль осуществляет начальник архивного отдела.
Организация работы осуществляется постоянно.
4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателя муниципальной услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
Проверки проводятся по конкретному обращению пользователя, содержащего жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми (в случае обращения пользователя, содержащего жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц).
4.6. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в годовых отчетах работы архивного отдела.
4.7. Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за предоставление муниципальной услуги.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих.
5.1. Получатель муниципальной услуги может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего административного регламента.
5.2. Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:
- начальнику архивного отдела;
- главе муниципального района;
-председателю Комитета по Управлению архивами Администрации Волгоградской области;
- в судебном порядке.
5.3. Получатель муниципальной услуги в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись, дату.
5.4. В случае необходимости в подтверждение своих доводов получатель муниципальной услуги прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.5. Начальник архивного отдела:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием получателя муниципальной услуги, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.6. Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.
5.7. Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.8. Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
5.9. В исключительных случаях начальник архивного отдела, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.
5.10. Если в письменной жалобе не указана фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.11. Начальник архивного отдела при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
5.12. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается получателю муниципальной услуги, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.13. Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.
5.14. Если получатель муниципальной услуги не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть подана в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области по адресу: ул. Коммунистическая, д. 30, г. Волгоград, 400031.
Личный прием граждан председателем Комитета по управлению архивами, главы Котельниковского муниципального района осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан:
График личного приема председателя Комитета по управлению архивами:
второй, четвертый понедельник месяца с 16.00 до 17.00 час.
Предварительная запись осуществляется по телефону: (8442) 30-99-21.
График личного приема главы муниципального района:
первый понедельник месяца с 14.00 до 17.00 час.
Предварительная запись осуществляется по телефону: (84476) 3-31-96.
Информация о графике личного приема размещается на информационном стенде в архивном отделе.
При личном приеме содержание обращения заносится в книгу регистрации обращений граждан. Если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, отчет на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в книге регистрации личных обращений граждан. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Начальник архивного отдела Е.Г.Краева
-
Приложение 1
к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»
| Архивный отдел администрации Котельниковского муниципального района АКТ ___________ № _____ (дата) о неисправимых повреждениях архивных документов | УТВЕРЖДАЮ Начальник архивного отдела администрации Котельниковского муниципального района Подпись Расшифровка подписи Дата |
Фонд № ___________
Название фонда ___________________________________________________________
__________________________________________________________________________
В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденными
| № п/п | Номер описи | Номер ед. хр. | Заголовок поврежден- ной ед. хр. | Край- ние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Сущность и причины повреждения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ___________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду __________________________________________________________________________
Начальник архивного отдела _______________________________________________
(подпись, расшифровка подписи, дата)
_____________ __________________________________
(№ и дата распоряжения администрации Котельниковского муниципального района о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены
Начальник архивного отдела _______________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Дата
Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документах
Формат A4 (210 x 297)
-
Приложение 2
к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
_______________________ Начальник архивного отдела (наименование должности администрации Котельниковского
__________________________ муниципального района
руководителя
_________________________ ___________ _____________
организации сдатчика) (подпись) (И.О.Фамилия)
___________ __________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Дата Печать Дата Печать
АКТ
_________________ № __________
(дата)
приема-передачи архивных
документов на хранение
В связи с _______________________________________________________________________
(основание передачи)
__________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
__________________________________________________________________________
____________________________________________________________________ сдал,
(название организации – сдатчика)
а архивный отдел администрации Котельниковского муниципального района принял документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
| № п/п | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество единиц хранения | Примечание |
| | | | | |
| | | | | |
Итого принято _________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Передачу произвели: Прием произвели:
____________________________ Начальник архивного отдела
(должность)
___________ ____________ _________ ____________
(подпись) (И.О.Фамилия) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________ ______________
(дата) (дата)
Фонду присвоен № _____________
Изменения в учетные документы внесены
Начальник архивного отдела ________________ __________ ______________
(подпись) (И.О.Фамилия) (дата)