Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, 1739.48kb.
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных, 755.47kb.
- Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципального образования, 1100.7kb.
- Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства, 675.76kb.
- Правительство нижегородской области постановление от 21 сентября 2005 г. N 220 об утверждении, 108.19kb.
- Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении, 1610.43kb.
- Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, 2082.35kb.
- Инструкция по делопроизводству 2010, 403.54kb.
- Распоряжение от 15 июня 2006 г. N 421-р о целевой контрактной подготовке специалистов, 139.6kb.
- Администрация ростовской области, 532.76kb.
5.4. Порядок рассмотрения документов Губернатором, руководством органов исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
5.4.1. Документы передаются в установленном порядке на рассмотрение Губернатору, Вице-губернатору, заместителям Губернатора, руководителям органов исполнительной власти только после регистрации документов. После рассмотрения документов Губернатором, Вице-губернатором, заместителями Губернатора, руководителями органов исполнительной власти документы направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ.
5.4.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ с отметкой о получении документа ответственным лицом.
5.4.3. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение органа исполнительной власти (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ соответствующего органа.
5.4.4. В структурных подразделениях органа исполнительной власти учет поступления документов ведется в автоматизированном режиме, в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы.
5.4.5. Руководитель органа исполнительной власти дает указания по организации исполнения документов, оформляя их на бланке должностного лица (резолюции).
Проекты резолюций Губернатора готовит департамент организационного обеспечения деятельности и работы с документами; Вице-губернатора, заместителей Губернатора - соответствующие отделы заместителей Губернатора; руководителей органов исполнительной власти - соответствующие службы ДОУ.
После рассмотрения руководителем документы возвращаются в службу ДОУ для внесения поручений по исполнению документов в АИС.
Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в АИС. Резолюции, поступившие в службу ДОУ после 16 часов, заносятся в АИС "Служебная корреспонденция" на следующий день. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя органа исполнительной власти.
5.4.6. В резолюции может быть установлен конкретный срок (календарная дата) исполнения документа, а также указания "незамедлительно", "весьма срочно", "срочно", "оперативно", где исполнение осуществляется в установленном Регламентом Правительства порядке и сроки.
Если для исполнения документа устанавливается срок более 30 дней, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).
Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в течение 30-ти календарных дней, считая от даты первичной регистрации документа. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то документ исполняется в указанные в документе сроки.
5.4.6.1. В случае получения документа не по подведомственности, письмо о переадресации документа направляется в адрес должностного лица, подписавшего поручение.
5.4.6.2. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения.
5.4.6.3. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации (свод) является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный исполнитель и соисполнители организуют свою работу в соответствии с пунктом 7.7.2 Регламента Правительства.
В соответствии с указанием по исполнению документа подлинник документа направляется ответственному исполнителю, соисполнителю направляются копии документа (изготовление копий документа для рассылки исполнителям является функцией службы ДОУ).
Служба ДОУ контролирует прохождение документов и информирует об этом руководителя органа исполнительной власти.
5.4.7. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется службой ДОУ в АИС.
5.4.8. Служба ДОУ регулярно составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю органа исполнительной власти о состоянии работы с документами.
5.4.9. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней.
5.4.10. Списание документа в дело осуществляется руководителем, которому адресовано поручение, либо уполномоченным им сотрудником.
5.5. Печатание, размножение и учет количества документов
5.5.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти, подготовивших соответствующий проект документа.
5.5.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные, подписанные или завизированные.
Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, завизированный руководителем подразделения.
Документы, подлежащие копированию согласно полученным резолюциям Губернатора и его заместителей, размножаются в службе ДОУ следующим образом:
- весь комплект документов поступает основному (первому) исполнителю;
- исполнителю, отмеченному знаком (+) или "для сведения", документы отправляются без приложений.
5.5.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.
5.5.4. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Учет количества документов может проводиться по органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.
5.5.5. Порядок заверения копий документов.
5.5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Органы исполнительной власти могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Заверенные копии выдаются с письменного разрешения начальника структурного подразделения.
Кроме того, копии документов могут быть изготовлены с официальных копий постановлений, распоряжений, указов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, присланных в аппарат Правительства Нижегородской области.
Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
5.5.5.2. Органы исполнительной власти выдают по заявлениям юридических и физических лиц копии документов, исходящих от этих органов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним юридических и физических лиц.
5.5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью).
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
5.5.5.4. Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия".
Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
5.5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику на обороте последнего листа документа проставляют заверительный штамп или заверительную надпись в соответствии с пунктом 3.2.2.17. "Отметка о заверении копии документа" настоящей Инструкции.
5.5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом:
- листы копии сшиваются на 3 прокола;
- на последнем листе копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов; должность и подпись"; на ярлыке расписывается сотрудник, изготовивший копию документа;
- печать проставляется, захватывая часть последнего листа копии;
- заверительная надпись проставляется на обороте последнего листа копии.
5.5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается в положении о структурном подразделении органа исполнительной власти и закрепляется в должностном регламенте сотрудника.
5.5.5.8. При рассылке документов, имеющих правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), копии документов следует заверять печатью того структурного подразделения, в котором находится подлинник документа.
Для внутреннего пользования (заверение копий, растиражированных ОРД) документы заверяются специалистом службы ДОУ. Для заверения достаточно простой печати без указания должности, подписи и даты.
При передаче такого документа с простой печатью на исполнение в различные структурные подразделения и органы исполнительной власти достаточно снять копии с документа по числу исполнителей. Дополнительного заверения копии в данном случае не требуется.
5.5.5.9. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов юридических и физических лиц.
5.6. Работа исполнителей с документами
5.6.1. Руководители структурных подразделений органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно следующими подразделениями:
- с резолюцией Губернатора - управлением по документационному обеспечению и контролю;
- с резолюцией заместителей Губернатора - соответствующими отделами заместителей Губернатора;
- с резолюцией руководителей органов исполнительной власти - сотрудниками служб ДОУ органов исполнительной власти.
5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителям органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель по рассылке.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.
5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
При подготовке документов на имя Губернатора необходимо визирование документов заместителем Губернатора, в чьем блоке находится орган исполнительной власти.
5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов
5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Законодательного Собрания области, а также на обращения комитетов и комиссий Законодательного Собрания области осуществляется в соответствии с законодательством области.
5.7.2. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
5.7.3. В структурных подразделениях органа исполнительной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.
5.7.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.8. Работа с обращениями граждан
5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и их централизованного учета осуществляется управлением документационного обеспечения и контроля (в органах исполнительной власти - службой ДОУ).
Обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора и его заместителей, регистрируются управлением документационного обеспечения и контроля, устные обращения граждан в адрес Губернатора и его заместителей рассматриваются во время личных приемов граждан с регистрацией в приемной Губернатора и Правительства Нижегородской области управления документационного обеспечения и контроля. Регистрации подлежат все обращения граждан независимо от способа их доставки, передачи или создания, в том числе поступающие посредством электронной почты и через Интернет-сайты.
5.8.2. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами в соответствующие органы исполнительной власти, в ведении которых находятся поставленные вопросы. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Нижегородской области от 7 сентября 2007 года № 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области".
5.8.3. Поступившие в органы исполнительной власти обращения граждан регистрируются службами делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами и рассматриваются в срок не более 30 календарных дней с момента регистрации обращения.
В обращении, поступившем в форме электронного документа, гражданин, в обязательном порядке, указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме или направить их в письменном виде.
5.8.4. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении (в соответствии с резолюцией - на бланке должностного лица или бланке структурного подразделения с подписью руководителя в формате изображения PDF), или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.8.5. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП)
5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).
К документам ДСП не могут быть отнесены:
- нормативные правовые акты Губернатора и Правительства, затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, а также устанавливающие правовой статус организаций;
- документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов;
- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений форм деятельности, а также его адрес;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним;
- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
- документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если документ отнесен к категории "ДСП", вся переписка по вопросу оформляется с грифом "ДСП". В случае простановки на приложении отметки "ДСП" - весь пакет документов приобретает статус ДСП.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
Руководитель органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет:
- порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям;
- порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации;
- организацию защиты документов ДСП.
Необходимость снятия грифа "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Решение о снятии грифа "ДСП" оформляется протоколом заседания экспертной комиссии органа исполнительной власти. Гриф погашается штампом или записью от руки с указанием номера и даты протокола, послужившим основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью сотрудника, занимающегося учетом и хранением документов.
5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя принимает руководитель соответствующего органа исполнительной власти, структурного подразделения.
За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
В случае ликвидации органа исполнительной власти решение о дальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимает ликвидационная комиссия.
5.9.4. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.
Документы ДСП:
- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
- учитываются, как правило, отдельно от несекретных документов. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".
В аппарате Правительства прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами делопроизводства в АИС "Служебная корреспонденция", при этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет с другими несекретными документами.
5.9.5. Документы с отметкой ДСП:
- передаются работникам подразделений под расписку;
- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения;
- хранятся в сейфах или металлических шкафах.
5.9.6. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам структурных подразделений органов исполнительной власти осуществляется под расписку.
5.9.7. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".
5.9.8. Проверка наличия документов ДСП проводится не реже 1 раза в год экспертной комиссией с привлечением работников, ответственных за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.
5.9.9. О фактах утраты документов ДСП ставится в известность руководитель органа исполнительной власти и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
5.9.10. Уничтожение дел и документов с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту с отметкой в учетных формах.