Д. В. Бессарабов «8» февраля 2012 г. Отчет

Вид материала

Отчет

Содержание II. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Алтайского края.

Подобный материал:

• Бюллетень содержит данные за период с 02 февраля 2012 по 09 февраля 2012 для: Тема:, 4337.75kb.
• Информационный бюллетень местного самоуправления Издается асдг по с окмо с февраля, 1416.51kb.
• Программа мероприятий: 7 февраля 2012 года в 10: 00 торжественное открытие Всероссийской, 73.65kb.
• План проведения 2-3 февраля 2012 г. 2 февраля Секционные заседания начало работы, 304.82kb.
• Л. А. Зыкова «24» февраля 2012 г. Отчет, 340.03kb.
• Конкурс проходит по трем категориям: «Мастер», «Юниор» и«Дебют». Ккатегории, 152.59kb.
• Конкурс проходит по трем категориям: «Мастер», «Юниор» и«Дебют». Ккатегории, 150.82kb.
• Отчет об исполнении бюджета коды форма по окуд 0503117 на 1 февраля 2012, 191.7kb.
• И. А. Вазигатова на заседании Совета муниципального района 20 февраля 2012 года о ежегодном, 308.44kb.
• План основных мероприятий Министерства культуры Республики Башкортостан с 13 февраля, 115.59kb.

II. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Алтайского края.


В КГКУ ГААК основное внимание было направлено на обеспечение сохранности документов на всех этапах хранения и использования, на контроль за выдачей дел из хранилищ и их возвратом, за физическим состоянием документов, на соблюдение в полном объеме инструкций об охранном и пропускном режиме в зданиях, должностных инструкций.

В 2011 году новые помещения под архивохранилища для КГКУ ГААК не приобретались и в эксплуатацию не вводились.

В архивохранилище № 2 КГКУ ГААК (ул. 5-я Западная, 85) в течение 2011 года установлено 360 погонных метров металлических стеллажей, прирост – 360 п.м., а общая протяженность стеллажей КГКУ ГААК – 29144 п.м. (статформа № 1 по госархивам, строка 501, графа 5). КГКУ ГААК в 2011 году приобретено 2165 шт. архивных коробок.

В течение года осуществлены следующие мероприятия по капитальному ремонту в зданиях КГКУ ГААК:

– в здании по ул. 5-я Западная, 85:

– капитальный ремонт архивохранилища, расположенного на 3-м этаже,

– поставка и монтаж системы вентиляции, кондиционирования и установка работы в автоматическом режиме в архивохранилища на 3-м этаже,

– в здании по ул. Анатолия, 72:

– капитальный ремонт лестничного марша,

– капитальный ремонт крыльца,

– капитальный ремонт фасада блока вспомогательных служб в здании,

– ремонт машинного отделения лифта.

Разработана проектно-сметная документация на капитальный ремонт внутреннего электроснабжения здания по ул. 5-я Западная, 85 и монтаж системы автоматического регулирования подачи теплоносителя системы отопления.

В течение 2011 года осуществлен переезд одного муниципального архива в новое помещение: Шелаболихинский район – увеличение площади архивохранилища на 32 м² (введено в эксплуатацию), а также перемещение архивных документов ликвидированного муниципального архива Славгородского района в помещение муниципального архива г. Славгорода – уменьшение площади на 42,8 м².

В течение 2011 года расширены архивохранилища путем выделения дополнительных площадей в муниципальных архивах районов и городов: Михайловского – 66,5 м², г. Бийска – 141,1 м² ( все введены в эксплуатацию).

Таким образом, объем площадей архивохранилищ, предоставленных в распоряжение муниципальных архивов в 2011 году, составляет 196,8 м²/196,8 м².

Муниципальному архиву Троицкого района выделен дополнительный рабочий кабинет.

Муниципальному архиву г. Камня-на-Оби выделено помещение под читальный зал. Всего читальные залы имеются только в 4-х муниципальных архивах городов Барнаула, Заринска, Камня-на-Оби и Рубцовска.

В 20 районах и городах края в архивохранилища муниципальных архивов приобретены стеллажи для размещения документов общей протяженностью 915 погонных метров (в 17-ти районах – металлические). В одном районе приобретен металлический шкаф для хранения учетных документов.

В 22 районах и городах края приобретены архивные коробки для картонирования дел (5979 шт.). Средства пожаротушения (порошковые огнетушители марки ОП-4 в количестве 6 штук) приобретены в одном районе края.

Количество муниципальных архивов, оснащенных действующей охранно-пожарной сигнализацией, в настоящее время – 48, однако в Солонешенском районе – только охранная сигнализация; в Алейском, Залесовском, Змеиногорском, Калманском, Новичихинском, Первомайском, Поспелихинском, Рубцовском, Суетском, Тогульском, Тюменцевском районах, г. Белокурихе – только пожарная. При этом в Бийском, Крутихинском, Курьинском, Мамонтовском, Михайловском, Поспелихинском, Табунском, Чарышском районах сигнализацией оборудованы 50% имеющихся помещений, в Смоленском районе – 67%, г. Бийске – 75%.

В Чарышском районе в отчетный период все архивохранилища были оборудованы автоматической системой пожаротушения «Буран-2,5» (заменен установленный ранее модуль порошкового пожаротушения МПП (Н-6-И-ГЭ-У2).

Продолжают действовать установленные ранее в Романовском районе автономный пожарный дымовой оптико-электронный оповещатель «ИП 212-72»; в Солтонском районе - два пожарных дымовых оптико-электронных автономных оповещателя; в Суетском районе – автоматическая система речевого оповещения о пожаре; в г. Барнауле – автономный пожарный дымовой оптико-электронный оповещатель «ИП 212-72», приборы объемного обнаружения и кнопка тревожной сигнализации, выведенная на пульт вневедомственной охраны; в г. Бийске – 10 модулей порошкового автоматического пожаротушения системы МПП (Н)-4-И-ГЭ-У2, автоматическая система пожаротушения, 10 автоматических огнетушителей системы «Веер-1»; в г. Заринске – автоматическая система пожаротушения «Буран-2,5»; в г. Рубцовске – автоматические системы пожаротушения ШФ8 (ПЦМ «Магистр 24» ШФ 20-24) и речевого оповещения о пожаре, приборы объемного обнаружения, брелки с кнопкой тревожной сигнализации.

В 2011 году КГКУ ГААК осуществлена реставрация 705 ед.хр., 30042 листов документов на бумажной основе. Работа проводилась с часто используемыми делами. Согласно данным картотеки учета физического состояния дел и итогам сплошной проверки наличия дел в КГКУ ГААК на 01.01.2012 требуют улучшения физического состояния, в том числе реставрации, 21731 ед.хр. (строка 101, графа 1 с дополнением, графа 7 статформы № 1 по госархивам). Увеличение объема дел, требующих улучшения физического состояния, объясняется дополнительным выявлением более чем 1600 таких дел в процессе проверки наличия и состояния документов на бумажной основе и других работ.

Переплет и подшивка в КГКУ ГААК осуществлены в объеме 120 ед.хр., ремонт дел – 28 ед.хр., итого – 148 ед.хр. (строка 102, графа 1 статформы № 1 по госархивам; дела, прошедшие одновременно ремонт и подшивку – 28 ед.хр. – учтены 1 раз).

Страховой фонд в КГКУ ГААК на документы на бумажной основе создан на 224 ед.хр. в объеме 62358 кадров микрофильмов (строка 103, графа 1 с дополнением статформы № 1 по госархивам). Создание страхового фонда и фонда пользования производится КГКУ ГААК на оборудовании, приобретенном в 2006 году в рамках ФЦП «Культура России». В отчетном году продолжена работа по микрофильмированию документов фонда № 233 «Алтайская губернская земская управа», содержащих анкеты Всероссийской сельскохозяйственной переписи и Всероссийской переписи городского населения 1917 г. в Алтайской губернии. В аналогичных объемах создан фонд пользования в виде оцифрованных изображений. Также создан страховой фонд на особо ценные фотодокументы в объеме 676 ед.хр. По состоянию на 31.12.2010 общий объем дел, на которые в КГКУ ГААК создан страховой фонд, составлял 9296 ед.хр. В течение 2011 года создан страховой фонд на 900 ед.хр. (224 ед.хр. документов на бумажной основе и 676 ед.хр. фотодокументов). Таким образом, по состоянию на 31.12.2011 общий объем дел, на которые создан страховой фонд, составляет 10196 ед.хр.

На 31.12.2010 в КГКУ ГААК подлежали страховому копированию 16847 ед.хр. В 2011 году создан страховой фонд на 900  ед.хр. В течение года количество ОЦД, на которые требуется создание страхового фонда, уменьшилось за счет создания страхового фонда на 900 ед.хр. Таким образом, по состоянию на 31.12.2011 количество дел, подлежащих страховому копированию, составляет 15947 ед.хр. (строка 103, графа 7 статформы № 1 по госархивам).

Выявление особо ценных документов в 2011 году КГКУ ГААК не проводилось по причине отсутствия бюджета рабочего времени.

В отчетном году КГКУ ГААК велась также работа по созданию фонда пользования в виде оцифрованных изображений на уникальные документы, включенные в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края» – создан на 10 документов, из которых физически обособленными единицами хранения являются 8.

В 2011 году продолжена работа по выявлению и описанию уникальных документов из фондов КГКУ ГААК для включения в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края». Уникальные картографические документы были выявлены при подготовке выставок архивных документов в 2009-2010 годах по фондам КГКУ ГААК. В результате проведенной работы в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края» решением ЭПМК управления (протокол от 17.11.2011 № 17) включено 10 картографических документов. Всего в реестр на 01.01.2012 включено 76 документов (строка 303, графы 1,2 статформы № 1 по госархивам).

Отделом по делам архивов управления Алтайского края по культуре и архивному делу осуществлена регистрация уникальных документов в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Алтайского края, внесение сведений в электронную БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края».

В соответствии с решением коллегии Росархива от 12.02.2009 (письмо Росархива от 18.02.2009 № 5/292-К), письмами Росархива от 20.10.2010 № 2/1946-Н «О сроках внедрения ПК «Архивный фонд», от 06.09.2011 № 4/1784-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2012 г. и их отчетности за 2011 г.» и от 25.11.2011 № 4/2290-Н отделом по делам архивов управления проводилась организационная работа по внедрению ПК «Архивный фонд» (4-я версия). С целью юридического оформления передачи КГКУ ГААК и муниципальным архивам права пользования программным комплексом «Архивный фонд» (4-я версия) в 2011 году были заключены сублицензионные договоры управления с КГКУ ГААК и 70 администрациями районов, городов края. Организовано обучение работников отдела по делам архивов управления, КГКУ ГААК и муниципальных архивов работе в системе «Архивный фонд» (версия 4.1) официальным представителем разработчика системы ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг».

По состоянию на 01.01.2012 ПК «Архивный фонд» (версия 4.3) внедрили КГКУ ГААК и 27 муниципальных архивов, 19 муниципальных архивов – ведут ПК «Архивный фонд» (версия 4.1), 11 муниципальных архивов – занимаются наполнением базы данных ПК «Архивный фонд» (3-я версия). Не проводят работу по ведению базы данных ПК«Архивный фонд» 13 муниципальных архивов.

Отделом по делам архивов управления Алтайского края по культуре и архивному делу продолжено ведение баз данных ПК«Архивный фонд» по фондам муниципальных архивов, которые не проводят данную работу самостоятельно, была проведена конвертация данных из ПК «Архивный фонд» (3-я версия) в ПК «Архивный фонд» (версия 4.1), а также опытная конвертация данных ПК из версии 4.1 в версию 4.3. Проводилось формирование базы данных ПК «Фондовый каталог» (версия 4.3), содержащей сведения об изменениях в составе и объеме фондов КГКУ ГААК и муниципальных архивов Алтайского края за 2011 год. Общий объем информационного массива данных составляет 738Мб.

КГКУ ГААК продолжено ведение БД «Архивный фонд», была проведена конвертация данных из ПК «Архивный фонд» (3-я версия) в ПК «Архивный фонд» (версия 4.1), а также опытная конвертация данных ПК из версии 4.1 в версию 4.3.

За 2011 год в БД «Архивный фонд» введены сведения по 13 вновь поступившим в КГКУ ГААК фондам. Количество фондов, включенных в АС госучета документов Архивного фонда Российской Федерации, соответствует количеству фондов, числящихся по паспортным данным в КГКУ ГААК – 6767 (строка 301, графы 1,2 статформы № 1 по госархивам). Всего в БД «Архивный фонд» за отчетный год введены 214 новых фондов и 347 описей (561 запись): 13 фондов и 21 опись по КГКУ ГААК, 201 фонд и 326 описей по муниципальным архивам.

Показатели строки 501, граф 1-4 статформы № 1 по госархивам и примечаний к ним означают, что в 2011 году архивохранилища КГКУ ГААК не оснащались новыми системами пожарной и охранной сигнализации, автоматического пожаротушения. Ранее системами пожарной и охранной сигнализации, автоматического пожаротушения оснащены хранилища в обоих зданиях КГКУ ГААК. Сведения по строке 501, графе 7 статформы № 1 по госархивам – в разделе 1 настоящего отчета, по графе 6 – в разделе 5.


В статформу № 1 по муниципальным архивам включены сведения о работах в сфере обеспечения сохранности и госучета документов:

– произведена техническая обработка 1393 ед.хр., в том числе подшивка дел – 633 ед.хр. и ремонт дел с документами на бумажной основе – 760 ед.хр. (строка 102, графа 1),

– в бывших филиалах госархива края учтено 1837 ед. хр. ОЦД, на которые страховой фонд не создавался (строка 103, графа 7),

– муниципальными архивами, внедрившими ПК «Архивный фонд», в течение года внесены в БД сведения о 201 вновь поступившем фонде и 326 описях (527 записей). В базу включены сведения обо всех 7357 фондах муниципальных архивов, числящихся по сводному паспорту на 01.01.2012 (строка 301, графы 1-2).


В КГКУ ГААК и муниципальных архивах края проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе в объеме 132308 ед.хр. Из них 25733 ед.хр. проверено в КГКУ ГААК по 4 фондам; объявлено в розыск 58 дел. Проводился розыск документов на бумажной основе, не обнаруженных ранее в ходе сплошной проверки наличия и состояния. В результате обнаружено 14 ед. хр. по 5 фондам. В отношении 43 ед.хр. на бумажной основе – розыск положительных результатов не дал. На них оформлены документы о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, и они сняты с учета приказом директора КГКУ ГААК от 28.12.2011 № 123 на основании решений комиссии по организации проверки наличия и розыска документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов. Сплошная проверка наличия документов на бумажной основе проведена в муниципальных архивах Калманского, Каменского, Советского районов и городов Алейска, Заринска, Камня-на-Оби и Славгорода. Снято с учета 3 дела в Калманском районе, пути розыска которых исчерпаны, 9 дел - в городе Алейске. Проверка наличия фотодокументов в крае выполнена в объеме 2400 ед.хр.

Закартонировано 114329 ед.хр., в т.ч. 88345 ед.хр. муниципальными архивами. В КГКУ ГААК закартонировано 25984 ед.хр. За 2011 год доля закартонированных документов на бумажной основе по КГКУ ГААК выросла на 0,9% и составила 78,3%, а по муниципальным архивам – на 0,4% и составила 80,6%.

Восстановлены затухающие тексты на 146 листах (КГКУ ГААК и муниципальные архивы). Проведена выверка комплекта учетных документов по 512 фондам.

Высокими оставались объемы выдачи дел из хранилищ: КГКУ ГААК выдано исследователям 18735  ед.хр., 1137 ед.хр. фонда пользования, 1605 ед.хр. фотодокументов, 194049 ед.хр. в отделы КГКУ ГААК для архивных работ, 256 ед.хр. во временное пользование. Муниципальные архивы выдали 9989 ед.хр. исследователям, 774 ед.хр. во временное пользование, 334042 ед.хр. для архивных работ.

В рамках реализации указаний Росархива по предотвращению хищений музейных ценностей и архивных документов КГКУ ГААК проводился полистный просмотр дел, выдаваемых для пользователей в читальные залы, а также после переплета. Просмотру подвергались документы тех фондов, в которых потенциально могут содержаться коллекционные материалы.

В 2011 году КГКУ ГААК завершена работа по выверке и корректировке записей в БД «Топографический указатель». БД «Топографический указатель» позволяет формировать паспортные и статистические данные по каждому архивохранилищу, этажу, видам документов.

КГКУ ГААК проводилась работа по выверке картотеки по учету физического состояния дел и переводу ее в электронную форму для организации оперативного учета текущих изменений в связи с проведением работ по реставрации и подшивке дел.

Осуществлена паспортизация КГКУ ГААК и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2012. Сделан анализ предыдущей паспортизации. К сведению и руководству принято информационно-методическое письмо Росархива от 01.12.2010 № 5/2270-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов».

Показатели индикаторов оценки результатов деятельности управления Алтайского края по культуре и архивному делу по итогам 2011 года в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

– доля архивных документов в КГКУ ГААК, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное хранение: на 01.01.2011 – 58%, план на 2011 год согласно ДРОНДу – 59%, достигнуто на 01.01.2012 – 59%;

– доля особо ценных и уникальных документов в КГУ ГААК, на которые созданы страховой фонд и фонд пользования: на 01.01.2011 – 38%, план на 2011 год – 39%, достигнуто на 01.01.2012 – 39%;

– доля фондов КГКУ ГААК, включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: на 01.01.2011 – 100%, план на 2011 год – 100%, на 01.01.2012 показатель поддерживается на уровне 100%.

III. Формирование Архивного фонда Алтайского края. Взаимодействие с архивами и делопроизводственными службами организаций.


Основные усилия в работе с организациями были направлены на решение проблемы ликвидации задолженности по упорядочению документов и передаче их на постоянное хранение. С этой целью применялся Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, использовались работники, принятые на общественные работы, проводилось повышение квалификации работников архивов организаций, продолжалось взаимодействие с центральными экспертными комиссиями краевых ведомств. Ряд муниципальных архивов инициировал принятие по данному вопросу распорядительных документов районных и городских администраций, включая перспективные планы развития архивного дела, рассмотрение вопросов по ликвидации задолженности по упорядочению документов учреждений на Совете администрации, совещаниях с работниками системы сельского хозяйства, образования, местного самоуправления. Имели место публикации в районных газетах статей по проблемам упорядочения документов. В районах и городах в организациях проведено 123 семинара, совещания, в том числе 12 по обеспечению сохранности документов по личному составу при ликвидации организаций. В Солонешенском районе соблюдение требований архивного законодательства учитывается при подведении итогов соревнования «Лучшее внутрирайонное муниципальное образование».

Итоги паспортизации архивов организаций по состоянию на 01.12.2011 показали, что доля организаций-задолженников по упорядочению своих документов увеличилась по краю в целом с 0,6% до 0,9%. Если по итогам 2010 года таких организаций насчитывалось 16, то в настоящее время из 2790 организаций-источников комплектования КГКУ ГААК и муниципальных архивов края задолженность по упорядочению не ликвидирована в 25, все – профиля комплектования одного муниципального архива. Организации списка комплектования муниципальных архивов не восстановили достигнутую в 2009 году 100%-ную упорядоченность документов. Внесены в утвержденные ЭПМК описи 98,3% документов постоянного хранения в организациях по краю в целом, 99,9% – в организациях профиля комплектования КГКУ ГААК, 98% – в организациях профиля комплектования муниципальных архивов (было по итогам 2010 года – 99,9%, 99,8%, 99,9%). По документам по личному составу этот показатель составляет соответственно 86%, 73%, 99,9% (рост в сравнении с 2010 годом отмечен по организациям профиля комплектования КГКУ ГААК – на 0,6%).

Объем дел постоянного хранения, находящихся в архивах организаций и объединенных ведомственных архивах сверх установленного срока, увеличился за год с 9461 ед.хр. до 9517 ед.хр. или на 0,6%, что составляет 1,9% от общего количества дел постоянного хранения, находящихся на временном хранении. Задолженность по передаче документов на постоянное хранение остается в организациях по спискам комплектования КГКУ ГААК и 11 муниципальных архивов.

Показатели индикаторов оценки результатов деятельности управления Алтайского края по культуре и архивному делу по итогам 2011 года в сфере формирования Архивного фонда края и взаимодействия с архивными и делопроизводственными службами организаций:

– доля организаций-источников комплектования КГКУ ГААК, полностью подготовивших свои документы к передаче на постоянное хранение: на 01.01.2011 – 100%, план на 2011 год – 100%, достигнуто на 01.01.2012 – 100%;

– доля документов Архивного фонда края, хранящихся в организациях-источниках комплектования КГКУ ГААК – в пределах установленных сроков, в общем объеме документов, находящихся на ведомственном хранении: на 01.01.2011 – 95,8%, план на 2011 год – 96%, достигнуто на 01.01.2012 – 96%.


В статформу № 1 по госархивам включены следующие сведения об объемах работ в области формирования Архивного фонда Российской Федерации.

На постоянное хранение в КГКУ ГААК принято от 38 организаций 3423 ед.хр. управленческой документации (строка 201, графа 1). Наибольшие объемы передали: ФГОУ ВПО «Алтайская государственная академия культуры и искусств» – 543 дела, прокуратура Ленинского района г. Барнаула – 530 дел, Алтайское отделение - структурное подразделение Западно-Сибирской железной дороги – филиала ОАО «РЖД» – 421 дело, Главное управление сельского хозяйства Алтайского края – 209 дел, Алтайский филиал ОАО «Сибирьтелеком» – 195 дел, ФГОУ ВПО «Алтайский государственный аграрный университет» - 185 дел.

Поступило 132 дела НТД (строка 201, графа 3) от Государственного научного учреждения ордена Трудового Красного Знамени научно-исследовательский институт садоводства Сибири имени М.А. Лисавенко – 66 ед.хр., ФГОУ ВПО «Алтайский государственный аграрный университет» – 39 ед.хр., ФГОУ ВПО «Алтайский государственный технический университет им. И.И. Ползунова» – 27 ед.хр.

Принято 240 ед.хр. фотодокументов (строка 201, графа 5): фотонегативы, созданные специалистами КГКУ ГААК, проводившими фотосъемку мероприятий в КГКУ ГААК и в крае.

Поступило 1413 ед.хр. по личному составу от 9 организаций в связи с их ликвидацией, реорганизацией (строка 201, графа 8). Наибольшие объемы – это документы управления государственной противопожарной службы УВД Алтайского края – 253 дела, Алтайского краевого государственного унитарного предприятия «Концерн Алтайресурсы» - 602 дела, ФГОУ «Учебно-курсовой комбинат» - 126 дел.

2474 условных ед.хр. документов личного происхождения (строка 202, графа 2) поступили от граждан в личные фонды фотокорреспондента телеграфного агентства ИТАР-ТАСС на Алтае В.М. Садчикова, доктора исторических наук В.А. Моисеева, писателя Г.В. Егорова.

Показатели строки 203 включают в себя:

– по графе 1 – утверждение на ЭПМК описей дел управленческой документации организаций на 11785 ед.хр. и описание управленческой документации – 54 ед.хр. (всего – 11839 ед.хр.),

– по графе 2 – описание 965 ед.хр. документов личного происхождения,

– по графе 3 – утверждение на ЭПМК описей дел НТД организаций – 264 ед.хр.,

– по графе 5 – утверждение на ЭПМК описи фотодокументов на 240 ед.хр.


В статформу № 1 по муниципальным архивам включены следующие сведения об объемах работ в области формирования Архивного фонда Российской Федерации.

Принято от организаций 35161 ед.хр. управленческой документации (строка 201, графа 1), 954 ед.хр. фотодокументов (строка 201, графа 5) от горрайадминистраций и их отделов, редакций газет, сельских администраций, 65986 ед.хр. по личному составу (строка 201, графа 8) от 312 ликвидированных организаций, среди которых – ОАО «Михайловский завод химических реактивов» – 29005 дел, Рубцовский филиал ОАО «Алтайвагон» – 3972 дела, МУП г. Бийска «Жилтрест № 2» – 2736 дел, комитеты по образованию и по культуре, делам молодежи и спорту Администрации Славгородского района – 3972 дела и 810 дел, СПК «Васильчуковский» Ключевского района – 899 дел, ФУП «Бийская опытно-селекционная станция» (Зональный район) – 847 дел, МУП «ПЖЭТ Центрального района г. Барнаула» – 730 дел, ОАО «Алтайский трактор», г. Рубцовск – 703 дела, СПК «Кировское» Мамонтовского района – 610 дел.

От граждан (строка 202) поступило 199 условных ед.хр. личного происхождения, 205 ед.хр. фотодокументов. Создано 3 новых личных фонда и коллекций, пополнено 44. Наиболее пополняемые коллекции: по истории районов и городов; участников Великой Отечественной войны; граждан, имеющих почетные звания и награды.

В строке 203 учтено: утверждение на ЭПМК описей дел управленческой документации организаций на 57593 ед.хр. (графа 1), описание документов личного происхождения – 202 ед.хр. (графа 2), утверждение на ЭПМК описей дел НТД организаций – 6 ед.хр. (графа 3), описание фотодокументов – 1159 ед.хр. (графа 5).


На хранение в муниципальные архивы в 2011 году принято также 11 ед.хр., 579 ед.уч. машиночитаемых документов от 7 редакций газет и иных источников.

ЭПМК управления утверждены список организаций – источников комплектования КГКУ ГААК, сведения за 2010 год об изменениях и дополнениях в списках источников комплектования муниципальных архивов.

КГКУ ГААК проведено обследование 11 организаций на предмет включения их в список комплектования и исключения из списка. По итогам обследований к числу источников комплектования КГКУ ГААК отнесено 4 организации: управление Алтайского края по государственному регулированию цен и тарифов, управление Алтайского края по развитию туристско-рекреационного и санаторно-курортного комплекса, Государственная инспекция труда в Алтайском крае, КГОУ ДОД Алтайский краевой дворец творчества детей и молодежи. Также совместным решением ЭПМК управления и ЦЭК управления Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей в список организаций – источников комплектования КГКУ ГААК было включено 12 вновь образованных судебных участков Железнодорожного, Индустриального, Ленинского, Октябрьского и Центрального районов города Барнаула. Всего в список организаций – источников комплектования КГКУ ГААК было включено 16 организаций.

В 2011 году из списка источников комплектования КГКУ ГААК исключено 11 организаций ввиду ликвидации, реорганизации, прекращения действия договоров о сотрудничестве с негосударственными организациями. В их числе: Территориальное управление Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами по Алтайскому краю, Управление Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Алтайскому краю, КГОУ ДОД «Алтайский краевой детско-юношеский центр», ГУЗ «Краевая поликлиника № 2», Алтайское краевое государственное унитарное предприятие «Концерн Алтайресурсы», Алтайское отделение – структурное подразделение Западно-Сибирской железной дорог – филиала ОАО «РЖД», Управление Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Алтайскому краю, Главное управление внутренних дел по Алтайскому краю, Военный комиссариат Алтайского края, Главное управление МЧС России по Алтайскому краю, «Краевой Коммерческий Сибирский социальный банк» Общество с ограниченной ответственностью.

В целях реализации архивного законодательства управлением и КГКУ ГААК была продолжена работа по заключению и перезаключению трехсторонних соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов власти и федеральными организациями; за 2011 год заключено 3 таких соглашения: с Управлением Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю, федеральным бюджетным учреждением здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае», Государственной инспекцией труда в Алтайском крае, а также 51 дополнение к соглашениям.

КГКУ ГААК в 2011 году также было заключено 10 договоров и 7 дополнений к договорам о сотрудничестве в сфере архивного дела с негосударственными организациями, 2 договора о безвозмездной передаче документов на хранение.

В 2011 году муниципальными архивами соглашений с федеральными структурами не заключалось, всего действует 362 таких соглашения. Количество действующих в районах и городах договоров о сотрудничестве в сфере архивного дела с негосударственными организациями – 477, в 2011 году заключено 5 с сельхозпредприятиями, частными нотариусами, редакциями газет, Советом ветеранов, перезаключено в связи с истечением срока действия договоров – 4. Также муниципальными архивами заключено 252 разовых договора о приеме-передаче документов по личному составу, 4 трехсторонних договора хранения. Всего таких договоров действует 30.

КГКУ ГААК произведено на договорных началах упорядочение документов 32 организаций как действующих, так и в связи с ликвидацией. В их числе – 14 органов исполнительной власти края, 4 территориальных органа федеральных органов власти и иных государственных органов Российской Федерации, 8 федеральных госучреждений, 5 краевых госучреждения, 1 негосударственная организация. Всего за год на договорных началах упорядочено 1262 дела постоянного хранения управленческой документации, 5 дел НТД, 1399 дел по личному составу, 79 дел долговременного хранения. Кроме того, разработаны по заявкам учреждений 2 номенклатуры дел, составлено 5 исторических справок, 4 акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в объеме 3831 ед.хр.

Отделом по делам архивов в 2011 году проведено 8 проверок юридических лиц списка источников комплектования КГКУ ГААК. КГКУ ГААК принял участие лишь в одной проверке из семи запланированных совместно с отделом по делам архивов управления. Прокуратура Алтайского края при рассмотрении проекта административного регламента по исполнению управлением государственной функции «Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле» выявила нарушение законодательства о проверках в пункте 4.8 Правил, допускающего участие архива в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования, организуемых, в частности, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела. В связи с изложенным выше, отделом по делам архивов управления проверки организаций списка источников комплектования КГКУ ГААК осуществлялись без привлечения сотрудников КГКУ ГААК.


КГКУ ГААК в 2011 году осуществлено 630 выходов в организации – источники комплектования с оказанием методической и практической помощи, муниципальными архивами – 1618.

Архивная служба продолжала осуществлять постоянный контроль за разработкой и внедрением обязательных нормативных документов организаций по делопроизводству и архивному делу. За 2011 год в установленном порядке согласовано 100 положений об архиве организации (по профилю КГКУ ГААК – 18), 130 положений об экспертной комиссии (ЭК) или центральной экспертной комиссии (ЦЭК) организаций (19), 77 инструкций по делопроизводству (3), 1452 номенклатуры дел (26).

В течение года ЭПМК управления совместно с краевыми ведомствами разработаны, приняты и доведены до сведения заинтересованных организаций: примерные номенклатуры дел комитетов (управлений, отделов) по культуре администраций районов, городов, комитетов (отделов) по образованию администраций районов, городов; перечни документов постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение от комитетов (отделов) по экономике администраций районов, городов, комитетов (отделов) по управлению муниципальным имуществом администраций районов, городов. Рассмотрены вопросы о согласовании Порядка хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания в 2011 году, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания в 2011 году; о порядке отбора, обработки, описания, хранения документов ряда организаций, в частности, реорганизуемых Отделений Федерального казначейства по городам и районам края, ОАО «Алтайский трактор».

В целях обеспечения сохранности архивных документов по выборам депутатов Государственной Думы пятого созыва в 2011 году, Президента России в 2012 году в районы и города края было направлено письмо управления о порядках хранения и передачи в архивы и порядках уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов. Также письмом управления до муниципальных архивов были доведены Правила хранения документов Всероссийской сельскохозяйственной переписи населения 2006 года, установленные совместным приказом Федеральной службы государственной статистики и Минкультуры России от 13.07.2010 № 248/395. В связи с переносом срока полномочий по регистрационному учету граждан России от органов местного самоуправления территориальным органам федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции, ЭПМК управления был рассмотрен вопрос о приостановлении ранее принятого совместного решения Управления Федеральной миграционной службы по Алтайскому краю и ЭПМК управления о месте хранения и упорядочении домовых и похозяйственных книг, руководителям муниципальных архивов направлено письмо.

В 2011 году работники КГКУ ГААК приняли участие в 6 заседаниях ЦЭК 4-х краевых ведомств (исполнительные органы власти края и федеральные органы на территории края), для 2 заседаний работниками отдела по делам архивов были подготовлены анализы по упорядочению и утрате документов. На заседания ЦЭК вносились вопросы обеспечения сохранности и своевременного упорядочения документов в организациях соответствующей отрасли, утраты документов. По итогам заседаний в районы и города краевыми ведомствами направлялись письма, указания по обсуждавшимся вопросам, устанавливались и контролировались сроки обработки, описания дел и других работ.

КГКУ ГААК было направлено 195 писем в организации по вопросам организации работы с архивными документами.

Работники отдела по делам архивов управления в ходе командировок провели 3 семинара с ответственными за делопроизводство и архив списка комплектования муниципальных архивов по вопросам архивного дела в Алейском, Змеиногорском, Локтевском районах, участвовали в семинарах, курсах повышения квалификации в Управлении Судебного департамента в Алтайском крае, Алтайской краевой нотариальной палате, в кадровом агентстве «Мегаполис» для специалистов кадровых служб и архивов организаций г. Барнаула. Муниципальными архивами в 2011 году проведено 123 семинара по вопросам архивного законодательства, ведения делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов.

В процессе проведения различных работ с ведомствами, перечисленных выше, осуществлялся контроль за соблюдением положений Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», внедрением в практику Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства России от 15.06.2009 № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2007), ведомственных перечней документов.

Продолжила работу комиссия при ЭПМК управления по организации проверки наличия и розыска документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов. В течение года состоялось 5 заседаний комиссии, на которых рассмотрено 14 вновь выявленных фактов утраты документов, учтенных по утвержденным (согласованным) ЭПМК описям. В 2 организациях профиля комплектования КГКУ ГААК выявлена утрата 199 дел постоянного хранения. В 12 организациях профиля комплектования 9 муниципальных архивов выявлена утрата 812 дел, из них 259 дел постоянного хранения и 553 дела долговременного хранения, в том числе по личному составу. Наибольшие объемы утраты архивных документов обнаружены в администрации Клочковского сельсовета Ребрихинского района – 311 дел, комитете по образованию администрации Славгородского района – 197 дел, комитете по образованию администрации Индустриального района г. Барнаула – 190 дел, прокуратуре Ленинского района г. Барнаула – 93 дела, ГУК «Алтайский государственный театр для детей и молодежи» – 106 дел, СПК «Целинный» Волчихинского района – 40 дел, комитете по культуре, делам молодежи и спорту администрации Славгородского района – 36 дел. О выявленных фактах утраты проинформированы соответствующие администрации, краевые управления, федеральные структуры.

В работе с ликвидируемыми организациями КГКУ ГААК, муниципальные архивы взаимодействуют с конкурсными управляющими, налоговыми инспекциями, комитетами по экономике и управлению муниципальным имуществом, управлениями сельского хозяйства, органами статистики, арбитражным судом по вопросам обеспечения сохранности архивных документов. По вышеуказанным вопросам публикуются статьи в газетах, направляются письма руководителям, организуются совещания, семинары. Во всех муниципальных архивах существуют картотеки (списки, журналы) ликвидированных, реорганизованных учреждений, организаций.

Осуществлена паспортизация архивов организаций по состоянию на 01.12.2011. Сделан анализ итогов предыдущей паспортизации, намечены и успешно реализованы меры по совершенствованию взаимодействия с организациями.

В настоящее время КГКУ ГААК не располагает необходимой материально-технической базой и условиями для организации постоянного хранения электронных документов (отсутствует обособленное помещение, специализированные средства для организации хранения, недостаточность финансовых средств, ограниченность штатов специалистов в сфере ИКТ и другое), также отсутствуют нормативные и методические документы по различным направлениям работы с электронными документами.