Д. В. Бессарабов «8» февраля 2012 г. Отчет

Вид материалаОтчет

Содержание


II. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Алтайского края.
IV. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов.
V. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
Подобный материал:
  1   2   3   4


УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Алтайского края

____________ Д.В. Бессарабов

«8» февраля 2012 г.


Отчет

о реализации Основных направлений развития архивного дела

в Алтайском крае за 2011 год


  1. Государственное регулирование развития архивного дела.


Работа архивных органов Алтайского края и краевого государственного казенного учреждения «Государственный архив Алтайского края» (далее – «КГКУ ГААК») в 2011 году осуществлялась в соответствии с утвержденными годовыми планами работы, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, постановлениями и распоряжениями Администрации Алтайского края.

Основное внимание было направлено на реализацию Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, закона Алтайского края от 28.12.1994 «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (с изменениями, внесенными законами края от 08.10.2001 № 65-ЗС, от 12.10.2005 № 66-ЗС, от 06.04.2009 № 24-ЗС, от 10.11.2009 № 88-ЗС).

Архивные органы и КГКУ ГААК руководствовались в своей работе постановлением Администрации края от 28.12.2007 № 622 «О комплексной программе социально-экономического развития Алтайского края», которым утверждены стратегия социально-экономического развития Алтайского края на период до 2025 года, долгосрочная программа социально-экономического развития края на период до 2017 года, программа социально-экономического развития края на 2008-2012 годы с планом мероприятий по ее реализации (последний включает мероприятия в сфере архивного дела).

Значительный бюджет времени в 2011 году вновь был использован управлением на мероприятия в рамках административной реформы во исполнение постановлений Администрации края от 09.04.2008 № 142 «Об утверждении программы проведения административной реформы в Алтайском крае в 2008-2010 годах», от 11.07.2011 № 378 «Об утверждении краевой программы «Снижение административных барьеров, оптимизация и повышение качества предоставляемых услуг» на 2011-2013 годы» и Плана работы комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы Алтайского края на 2011 год.

В связи с образованием управления Алтайского края по культуре и архивному делу переработаны, одобрены решениями краевой комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы края, согласованы с заинтересованными структурами Администрации края, утверждены и введены в действие приказами начальника управления, внедрены в работу 3 административных регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственных услуг и исполнению государственных функций в сфере архивного дела:

– по предоставлению управлением государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов» (приказ управления от 17.02.2011 № 32, с изменениями, внесенными приказами управления от 06.04.2011 № 93, от 31.10.2011 № 404),

– по предоставлению управлением государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (приказ управления от 03.05.2011 № 132, с изменениями, внесенными приказом управления от 18.11.2011 № 440),

– по исполнению управлением государственной функции «Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле» (приказ управления от 23.05.2011 № 159).

Административные регламенты размещены в местах ожидания и приема граждан, работы с представителями организаций, на сайте управления, информация о них и тексты – на сайте Администрации края и в газете «Алтайская правда».

В течение года управление вело переписку по вопросам разработки административных регламентов в сфере архивного дела с Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю и Прокуратурой Алтайского края. В отдельные положения некоторых административных регламентов были внесены изменения, связанные динамикой федерального законодательства, с соблюдением правил юридической техники.

В связи с изменением законодательства, принятием постановления Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» и постановления Администрации Алтайского края от 04.05.2011 № 243 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций, а также проведения экспертизы их проектов», на основании экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю приказами управления от 15.07.2011 № 234 и от 18.11.2011 № 441 были признаны утратившими силу следующие административные регламенты по исполнению государственных функций в сфере архивного дела:

– «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Алтайского края» (приказ управления от 22.11.2010 № 362, с изменениями, внесенными приказами управления от 27.12.2010 № 472, от 01.04.2011 № 82),

– «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Алтайского края» (приказ управления от 20.07.2010 № 238),

– «Ведение списков источников комплектования» (приказ управления архивного дела Алтайского края от 06.11.2008 № 125, с изменениями, внесенными приказами управления от 26.10.2009 № 139, от 10.11.2009 № 150),

– «Утверждение и (или) согласование положений о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, перечней проектов научно-технической документации, актов, описей дел» (приказ управления архивного дела Алтайского края от 27.08.2009 № 113, с изменениями, внесенными приказом управления от 02.11.2009 № 144),

– «Согласование примерных номенклатур дел, примерных инструкций по делопроизводству, перечней документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечней документов с указанием сроков их хранения» (приказ управления архивного дела Алтайского края от 10.09.2009 № 121).

По состоянию на 01.01.2012 в сфере архивного дела управление Алтайского края по культуре и архивному делу предоставляет две государственных услуги («Организация информационного обеспечения граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов» и «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства») и исполняет одну государственную функцию («Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле»).

В рамках предоставления двух названных выше государственных услуг отделом по делам архивов управления организовано исполнение 177 запросов граждан.

В соответствии с планом мероприятий, необходимых для реализации в Алтайском крае Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», утвержденным распоряжением Администрации Алтайского края от 24.01.2011 № 15-р, и планом мероприятий Алтайского края по методическому и правовому обеспечению перехода к межведомственному и межуровневому взаимодействию при предоставлении государственных и муниципальных услуг, утвержденным распоряжением Администрации Алтайского края от 11.07.2011 № 246-р, управлением были внесены предложения в Перечень государственных услуг, при оказании которых необходимо межведомственное информационное взаимодействие, осуществлялась подготовка и согласование двух технологических карт межведомственного взаимодействия. Распоряжением Администрации Алтайского края от 11.11.2011 № 477-р в Перечень государственных и муниципальных услуг, при оказании которых необходимо межведомственное информационное взаимодействие, в сфере архивного дела были включены две государственных услуги: «Организация информационного обеспечения граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов» и «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства». Заместитель начальника управления, начальник отдела по делам архивов Антоненко В.В. была включена в состав рабочей группы по использованию информационных технологий и организации межведомственного взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

Приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 18.04.2011 № 113 «Об утверждении ведомственного перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) находящимися в ведении управления Алтайского края по культуре и архивному делу государственными учреждениями, в качестве основных видов деятельности» в утвержденный ведомственный перечень по КГКУ ГААК включена услуга по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов, а также четыре работы: по комплектованию Архивного фонда Алтайского края; по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Алтайского края; по защите сведений, составляющих государственную тайну, других охраняемых законом тайн, содержащихся в документах КГКУ ГААК, организации в установленном порядке рассекречивания архивных документов; по организации и проведению выставок документов, информационных мероприятий.

В соответствии с рекомендациями Пенсионного фонда Российской Федерации и Федерального архивного агентства (письмо от 18.01.2011 №  АД-25-25/286 и от 14.01.2011 № 7/41-А), в целях организации социально-правового защищенного электронного документооборота между Государственным учреждением - Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Алтайскому краю (далее – «ОПФР»), территориальными органами ПФР, краевым государственным учреждением «Государственный архив Алтайского края» и муниципальными архивами края для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат в мае 2011 года было заключено Соглашение между управлением Алтайского края по культуре и архивному делу и ОПФР об информационном взаимодействии. Соглашение находится в стадии подготовки к реализации, решаются вопросы приобретения и установки программного обеспечения, оснащения архивов сканерами, подключения к сети Интернет. Непосредственное взаимодействие по Соглашению будет осуществляться после подписания акта о вводе в эксплуатацию системы электронного документооборота. В течение 2011 года ОПФР было безвозмездно передано КГУ ГААК программное обеспечение VipNet Client для обмена информацией в электронном виде, проведено пробное тестирование. В декабре 2011 года КГКУ ГААК приобретено собственное программное обеспечение VipNet Client и протяжной документосканер Xerox DocuMate 3115 для направления архивных справок в ОПФР в электронном виде.

В рамках реализации законодательства об организации предоставления государственных и муниципальных услуг в октябре 2011 года заключено Соглашение о взаимодействии между краевым автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Алтайского края» (далее – «КАУ МФЦ») и управлением Алтайского края по культуре и архивному делу, Регламент взаимодействия управления и КАУ МФЦ по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», уполномоченным органом по предоставлению которой является управление, физическим лицами на базе КАУ МФЦ.

Аналогичное Соглашение и Регламент взаимодействия заключено также между КАУ МФЦ и КГКУ ГААК по предоставлению в КАУ МФЦ государственной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов посредством исполнения социально-правовых и тематических запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций». С июля 2011 года КГКУ ГААК исполнено для КАУ МФЦ 13 запросов социально-правового характера.

Соглашение и Регламент взаимодействия подписаны также между КАУ МФЦ и архивным отделом администрации города Барнаула по предоставлению в КАУ МФЦ муниципальной услуги «О предоставлении информации из документов Архивного фонда г. Барнаула».

Во исполнение постановления Администрации края от 20.06.2008 № 241 «Об утверждении Положения о докладах о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования Алтайского края», приказа Главного управления экономики и инвестиций Алтайского края от 30.06.2008 № 136-пр «Об утверждении методических рекомендаций по подготовке докладов о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования Алтайского края и сводного доклада Администрации Алтайского края» и последующих указаний в течение 2011 года переработан, дополнен и утвержден Доклад о результатах и основных направлениях деятельности на 2011 год и на 2012-2014 годы управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее – «ДРОНД»).

ДРОНД содержит сведения о месте управления в системе органов исполнительной власти края, целях, задачах и индикаторах оценки деятельности, участии управления в федеральной целевой программе «Культура России (2006-2011 годы)», краевой целевой программе «Культура Алтайского края на 2011-2015 годы», ведомственных целевых программах, краевой адресной инвестиционной программе и непрограммной деятельности, результативности бюджетных расходов, распределении расходов по целям и задачам деятельности. В ДРОНД в сфере архивного дела определены две цели, три задачи, а также следующие индикаторы оценки результатов деятельности управления Алтайского края по культуре и архивному делу:

– доля архивных документов в КГКУ ГААК, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное хранение,

– доля документов Архивного фонда края, хранящихся в организациях-источниках комплектования КГКУ ГААК – в пределах установленных сроков, в общем объеме документов, находящихся на ведомственном хранении,

– доля особо ценных и уникальных документов в КГКУ ГААК, на которые созданы страховой фонд и фонд пользования,

– доля организаций-источников комплектования КГКУ ГААК, полностью подготовивших свои документы к передаче на постоянное хранение,

– доля фондов КГКУ ГААК, включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации,

– доля социально-правовых и тематических запросов, исполненных КГКУ ГААК в установленные сроки, в общем объеме исполненных запросов,

– доля архивных документов (единиц хранения), находящихся на хранении в КГКУ ГААК, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму,

– доля заголовков единиц хранения, находящихся на хранении в КГКУ ГААК, включенных в информационные системы учета и каталоги.

По итогам 2011 года по всем индикаторам либо отмечено улучшение показателей, либо поддерживается 100% -ный показатель.

Во исполнение Плана противодействия коррупции в системе органов исполнительной власти Алтайского края на 2010-2011 годы, утвержденного постановлением Администрации края от 24.06.2010 № 267 «Об утверждении Плана противодействия коррупции в системе органов исполнительной власти Алтайского края на 2010-2011 годы», постановления Администрации края от 21.07.2010 № 322 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов и иных документов) и иных документов», постановления Администрации края от 01.06.2011 № 286 «Об организации правотворческой деятельности Администрации края и иных органов исполнительной власти Алтайского края, приказа управления от 28.06.2010 № 190 «Об утверждении Плана противодействия коррупции в управлении Алтайского края по культуре и архивному делу на 2010-2011 годы», управлением в сфере архивного дела осуществлена экспертиза проектов 7 административных регламентов, 3 соглашений о сотрудничестве в сфере архивного дела с федеральными структурами на предмет выявления коррупциогенных норм (таковые нормы не выявлены). В целях повышения уровня информированности общества, обеспечения общественного контроля за деятельностью органов государственной власти продолжалась работа по наполнению информацией официального сайта управления в соответствии с приказом управления от 20.07.2010 № 237 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности управления Алтайского края по культуре и архивному делу», которым утвержден Регламент подготовки и размещения информации, Перечень сведений, формы и сроки размещения информации на официальном сайте управления в сети Интернет. На сайте функционирует страница «Интернет-приемная» с возможностью обратной связи для посетителей о сообщении информации о фактах проявления коррупции. Определен порядок обработки поступающих сообщений о коррупционных проявлениях. Ежеквартально размещаются отчеты о работе с обращениями граждан, поступивших в управление. Обращений от граждан о фактах коррупционных проявлений в сфере архивного дела не поступало.

В рамках выполнения Плана противодействия коррупции, приказов управления от 17.03.2010 № 49 «Об утверждении положения и состава комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов» (с изменениями, внесенными приказом от 16.11.2010 № 351), от 28.06.2010 № 203 «Об утверждении Методики проверки достоверности сведений, представляемых гражданами о себе при поступлении на гражданскую службу, достоверности сведений о доходах и имуществе, соблюдения ограничений гражданскими служащими управления», от 29.09.2010 № 308 «Об утверждении Перечней коррупционных действий и проявлений в деятельности государственных гражданских служащих и коррупционных должностей управления по культуре и архивному делу» обеспечивалось соблюдение требований о предоставлении гражданскими служащими управления сведений о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (сведения доходах), а также сведений о доходах своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей, проверочные мероприятия в отношении граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы края, в части, касающейся представления ими полных и достоверных сведений при поступлении на гражданскую службу в управление. Для работы комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и регулированию конфликтов интересов привлекаются независимые эксперты.

В целях обеспечения исполнения государственными гражданскими служащими должностной обязанности по уведомлению представителя нанимателя о фактах обращения к ним в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений приказом управления от 05.10.2010 № 312 «Об утверждении Порядка уведомления представителя нанимателя» утвержден Порядок уведомления представителя нанимателя о подобных фактах обращения. За отчетный период фактов таких обращений не зарегистрировано.

Гражданскими служащими отдела по делам архивов управления осуществлялась иная оплачиваемая деятельность на основании представленных уведомлений в соответствии с приказом управления от 31.12.2010 № 500 «Об утверждении Порядка уведомления гражданскими служащими об иной оплачиваемой работе».

В течение 2011 года изменений в наименовании, статусе управления Алтайского края по культуре и архивному делу не произошло. В соответствии с постановлением Администрации Алтайского края от 24.12.2009 № 537 «Об утверждении Положения об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу» управление является органом исполнительной власти Алтайского края, осуществляющим на территории Алтайского края государственную политику, в том числе и в области архивного дела, а также государственное управление архивным делом в Алтайском крае.

В составе управления Алтайского края по культуре и архивному делу для обеспечения государственного управления архивным делом в Алтайском крае с 11.02.2010 действует отдел по делам архивов, в штате которого девять государственных гражданских служащих: заместитель начальника управления, начальник отдела по делам архивов; заместитель начальника отдела; шесть главных специалистов и один ведущий специалист; а также один старший инспектор (работник, занимающий должность, не отнесенную к должности государственной гражданской службы, и осуществляющий техническое обеспечение деятельности управления).

На основании постановления Администрации Алтайского края от 30.11.2010 № 532 «Об утверждении перечня краевых казенных учреждений, создаваемых путем изменения типа действующих бюджетных учреждений» краевое государственное учреждение «Государственный архив Алтайского края» преобразовано в краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Алтайского края». Устав КГКУ ГААК утвержден приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 27.10.2011 № 390, согласован распоряжением Главного управления имущественных отношений Алтайского края от 07.11.2011 № 2782. Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 15 по Алтайскому краю внесена в единый государственный реестр юридических лиц запись о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы. Получено свидетельство Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 15 по Алтайскому краю о внесении записи о КГКУ ГААК в единый государственный реестр юридических лиц 16.11.2011.

В соответствии со ст. 69.2 Бюджетного кодекса Российской Федерации и в целях выполнения постановления Администрации края от 07.09.2009 № 385 «Об утверждении положения об условиях и порядке формирования и финансового обеспечения выполнения государственного задания органами исполнительной власти Алтайского края и краевыми государственными учреждениями» приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 22.12.2010 № 461 «Об утверждении государственных заданий и поквартального распределения значений государственных заданий на 2011 год» КГКУ ГААК было утверждено государственное задание на 2011 год.

Штатным расписанием КГКУ ГААК на 01.06.2011 была определена численность в 115 работников. С января 2012 года штатная численность работников КГКУ ГААК увеличена на 10 единиц: 9 единиц должностей специалистов и 1 единица должности уборщицы. Штатным расписанием КГКУ ГААК с 01.01.2012 определена численность в 125 работников, в том числе руководителей и специалистов – 91, технический персонал – 34. В составе КГКУ ГААК действуют 13 отделов: отдел спецдокументации, регистрационно-контрольный отдел по работе с запросами, отдел социально-правовых запросов, отдел тематических и имущественно-правовых запросов, отдел использования и публикации документов, отдел обеспечения сохранности и учета документов, отдел микрофильмирования и реставрации документов, отдел организационно-методической работы и справочно-поисковых средств, отдел архивов организаций и комплектования Архивного фонда, отдел автоматизированных архивных технологий, отдел бухгалтерского и финансового учета, отдел кадрово-юридической службы, отдел материального снабжения, эксплуатации и обслуживания зданий.


Взаимодействие с муниципальными архивами и координация их деятельности в целях обеспечения единых принципов организации работы с архивными документами строились в соответствии с положениями Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

В перечень полномочий управления в сфере архивного дела входит взаимодействие с 70 муниципальными архивами - структурными подразделениями администраций районов и городов (58 архивных отделов, 8 отделов по делам архивов, 1 отдел архивов, 2 комитета по делам архивов, 1 отдел по культуре и архивному делу администраций 10 городов, 59 районов, 1 ЗАТО; они являются органами управления архивным делом в районах и городах, хранят документы по личному составу).

С 01.01.2011 произошли изменения в статусе муниципальных архивов края. Решением Быстроистокского районного Собрания депутатов от 17.11.2010 архивный отдел Администрации Быстроистокского района был объединен с отделом по культуре Администрации района, утратив статус самостоятельного структурного подразделения. В соответствии с утвержденной структурой Администрации Быстроистокского района в ней значится отдел по культуре и архивному делу, в штатное расписание Администрации района с 01.01.2011 по отделу культуры и архивному делу введены должности начальника отдела и заместителя начальника отдела.

В соответствии с законом Алтайского края от 11.09.2011 № 116-ЗС «Об объединении муниципальных и административно-территориальных образований Знаменский сельсовет Славгородского района Алтайского края, Максимовский сельсовет Славгородского района Алтайского края, Нововознесенский сельсовет Славгородского района Алтайского края, Покровский сельсовет Славгородского района Алтайского края, Селекционный сельсовет Славгородского района Алтайского края, Семеновский сельсовет Славгородского района Алтайского края с муниципальным и административно-территориальным образованием город Славгород Алтайского края и внесении изменений в Закон Алтайского края «О статусе и границах муниципального и административно-территориального образования город Славгород Алтайского края» муниципальное образование Славгородский район Алтайского края прекратило свое существование в связи с объединением всех сельсоветов Славгородского района с муниципальным образованием город Славгород Алтайского края. Вследствие этого архивный отдел администрации Славгородского района ликвидирован, архивные и учетные документы переданы в архивный отдел администрации г. Славгорода, и количество муниципальных архивов в крае уменьшилось с 71 до 70.

По-прежнему архивный отдел администрации Шелаболихинского района находится в составе управления делами администрации Шелаболихинского района, по вопросам организации местного самоуправления, социальной политики и кадрам в соответствии с решением Шелаболихинского районного Совета депутатов от 29.05.2009. Таким образом, 68 муниципальных архивов из 70 были в 2011 году самостоятельными структурными подразделениями администраций районов, городов и ЗАТО.

В уставы всех 70 муниципальных образований (муниципальных районов и городских округов) в перечень полномочий по решению вопросов местного значения включено формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений (последнее – для муниципальных районов).

В течение года должность руководителя муниципального архива была понижена до заместителя заведующего отделом в Быстроистокском районе в связи с объединением архивного отдела с отделом по культуре. По-прежнему не восстановлена главная должность в Ключевском, Романовском, Угловском и Шелаболихинском районах. На 01.01.2012 65 руководителей муниципальных архивов замещают по реестру должностей главные должности муниципальной службы, 3 руководителя – ведущую должность (Быстроистокский, Ключевский и Шелаболихинский районы), 2 – старшую должность (Романовский и Угловский районы) муниципальной службы.

В течение отчетного года в 7 муниципальных архивах введены 7 дополнительных штатных единиц: в Змеиногорском (1), Калманском (1), Ребрихинском (1), Усть-Пристанском (1) районах, городах Бийске (1), Новоалтайске (1) и Славгороде (1). В 5 муниципальных архивах произошло преобразование 9 должностей в сторону повышения: в г. Бийске - ведущих специалистов до главных специалистов (4), специалиста 1 категории до ведущего специалиста (1); в Волчихинском (1), Усть-Калманском районах (1) и г. Камне-на-Оби (1) - специалистов 1 категории до ведущих специалистов; в Баевском районе (1) - специалиста 2 категории до специалиста 1 категории. Кроме того, в Топчихинском районе должность делопроизводителя-архивиста преобразована в должность архивариуса.

Сокращено 3 ставки в муниципальных архивах Ребрихинского и Топчихинского районов, а также в Славгородском районе в связи с ликвидацией.

Таким образом, на 01.01.2012 штатная численность работников в одном муниципальном архиве составляет 9 человек (г. Бийск), в одном – 8 человек (г. Рубцовск), в одном – 6 (г. Барнаул), в одном – 5 (г. Новоалтайск), в трех – 4 (Каменский район, г. Камень-на-Оби и г. Славгород), в трех – 3 (Змеиногорский и Тальменский районы, г. Заринск), в 40 – 2, в одном – 1,5 ставки, в 19 – 1. Численность руководителей и специалистов (без техперсонала) муниципальных архивов в целом по краю на 01.01.2012 составила 149,5 ставки (150 человек), из них 68 руководителей (43 заведующих отделами, 22 начальника отдела, 2 председателя комитета, 1 заместитель заведующего); 1 заместитель начальника, 13 главных специалистов, 20 ведущих специалистов, 23,5 ставки специалиста 1 категории, 9 специалистов 2 категории, 4 специалиста, 4 делопроизводителя, 1 старший инспектор, 1 инспектор, 1 оператор ПВМ, 1 документовед, 2 архивариуса, 1 технический работник. Из-за недостатка финансирования в 2011 году оставались вакантными 2 ставки работников (Алтайский район и г. Новоалтайск).

В 2011 году произошла смена руководителей пяти муниципальных архивов – Змеиногорского, Ключевского, Локтевского, Мамонтовского и Чарышского районов.

Положительное влияние на решение вопросов по статусу муниципальных архивов продолжало оказывать письмо Администрации края от 18.11.2009 № 3877, касающееся структуры администраций муниципальных районов и городских округов. В прилагаемых к письму примерных структурах администрации района с различной численностью населения, города предусмотрен самостоятельный архивный отдел.

Положение об органе управления архивным делом принято во всех 70 муниципальных архивах (из них в 8 обновлено в 2011 году), также во всех имеются печати для заверения архивных справок и бланки отделов, комитетов.

В районах и городах края по-прежнему практикуется привлечение работников в муниципальные архивы через местные структуры службы занятости населения на общественные работы. В течение различного времени (от 1 месяца до года) работали 36 человек в 22 районах, городах, в том числе по 5 человек в Кулундинском и Славгородском районах, по 3 человека в Змеиногорском районе и г. Славгороде.

Постановлением Администрации края от 03.09.2009 № 383 «О внедрении предметно-зонального (проблемно-объектного) метода государственного управления в Алтайском крае» утверждены перечень и состав семи управленческих округов (Алейского, Барнаульского, Бийского, Заринского, Каменского, Рубцовского и Славгородского), а органам исполнительной власти края поручено унифицировать закрепление работников за данными управленческими округами. Во исполнение указанного постановления приказом управления от 31.01.2011 № 20 «О реализации предметно-зонального (проблемно-объектного) метода государственного управления в отрасли культуры Алтайского края» за заместителем начальника управления, начальником отдела по делам архивов и специалистами отдела по делам архивов закреплен конкретный округ.


Объемы плановых заданий 2011 года КГКУ ГААК и архивными органами выполнены полностью.

По сравнению с 2010 годом по краю в целом возросли объемы работ по реставрации документов на бумажной основе, приему от организаций фотодокументов и документов по личному составу, приему от граждан документов личного происхождения, утверждению экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления описей дел управленческой документации и НТД, описанию документов личного происхождения, по исполнению тематических и консульских запросов, по подготовке статей, по количеству посещений web-сайта (страницы).

По итогам года план по всем показателям выполнили КГКУ ГААК, а также 67 муниципальных архивов из 70. Невыполнение отдельных плановых показателей допущено 3 муниципальными архивами: Змеиногорского (проверка наличия документов на бумажной основе), Локтевского (подготовка выставок документов) и Егорьевского (картонирование дел) районов – без уважительных причин.

Контроль за соблюдением в Алтайском крае архивного законодательства осуществлялся в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях и возложенными на управление Алтайского края по культуре и архивному делу и отдел по делам архивов полномочиями по осуществлению контроля за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации и Алтайского края, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов. В соответствии с требованиями Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» проверки осуществлялись на основании плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2011 год по вопросу соблюдения законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле, утвержденного начальником управления 31.12.2010 и согласованного с прокуратурой Алтайского края. Отделом по делам архивов в 2011 году проведено 30 проверок юридических лиц, в том числе 2 внеплановых в связи с истечением сроков исполнения предписаний к актам проверок. Из 30 проверок 22 были осуществлены в отношении проверок работы муниципальных архивов.

В течение года работниками отдела по делам архивов составлено 28 предписаний к актам проверок управлением юридических лиц. Предписания выдавались главам администраций районов, городов, руководителям организаций за нарушение обязательных требований по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных нормативными правовыми актами. Два руководителя - глава администрации города и начальник краевого учреждения, получившие предписания, сроки исполнения которых истекли в 2011 году, приняли необходимые меры по устранению выявленных недостатков. В остальных администрациях районов, городов, организациях сроки исполнения предписаний установлены на 2012-2013 годы. Кроме того, председателю комитета по образованию администрации Индустриального района г. Барнаула был выписан протокол об административной ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и утрату 190 дел постоянного хранения за 2005-2006 годы. Постановлением мирового судьи судебного участка № 1 Индустриального района г. Барнаула от 24.10.2011 (дело № 5-713/11) председателю комитета по образованию администрации Индустриального района г. Барнаула было вынесено наказание в виде предупреждения. Решением Индустриального районного суда г. Барнаула Алтайского края от 28.11.2011 (дело № 12-384/2011) постановление мирового судьи судебного участка № 1 Индустриального района г. Барнаула от 24.10.2011 было оставлено без изменений, аппеляционная жалоба управления Алтайского края по культуре и архивному делу – без удовлетворения.


В течение 2011 года 69 администрациями районов и городов края принято 63 постановления и 168 распоряжений по различным проблемам архивного дела; пять решений представительных органов.

Помимо ежегодно издаваемых постановлений и распоряжений об утверждении планов работы, отчетов муниципальных архивов, графиков упорядочения и комплектования, сведений об изменениях и дополнениях в списках источников комплектования принимались распорядительные документы об утверждении административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг (Завьяловский, Калманский, Крутихинский, Родинский, Третьяковский, Троицкий, Тюменцевский районы, г. Рубцовск), об утверждении положений об архивном отделе (Баевский, Заринский, Крутихинский, Усть-Калманский, Усть-Пристанский районы), об обеспечении сохранности архивных документов, в том числе в организациях (Баевский, Бурлинский, Романовский, Косихинский, Кытмановский, Усть-Калманский районы, г. Заринск), об обеспечении сохранности архивных фондов поселений (Благовещенский район), о реализации полномочий по организации архивного дела (Кулундинский район), о заключении договоров с владельцами личных фондов (Топчихинский район).

В 17 районах, городах края на сессиях местных представительных органов, заседаниях Советов администраций, аппаратных совещаниях администраций, в школе местного самоуправления рассмотрено 17 вопросов по архивному делу, заслушаны руководители муниципальных архивов.

Продолжали действовать перспективные программы развития архивного дела в четырех районах края. В рамках ранее принятой муниципальной целевой программы развития архивного дела в Солонешенском районе на 2011-2014 годы установлена охранная сигнализация в двух архивохранилищах и рабочем кабинете. Из-за отсутствия бюджетных средств не выполненными оказались отдельные положения программ по оснащению муниципального архива Алейского района различным оборудованием. Новая программа принята в Благовещенском районе.

Главам местного самоуправления районов и городов направлены письма о заключении сублицензионных договоров о предоставлении неисключительных имущественных прав на использование программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» (четвертая версия), о внедрении ПК «Архивный фонд» (четвертая версия), о реализации Стратегии развития информационного общества и Соглашения об информационном взаимодействии с ОПФР по Алтайскому краю, в которых рекомендовано рассмотреть вопросы об оснащении муниципальных архивов компьютерной, сканирующей техникой, подключении их к сети Интернет, о возможности проведения обучения работников муниципальных архивов работе в системе «Архивный фонд» (версия 4), о необходимости перевода архивных документов и описей дел в электронный формат, об организации предоставления муниципальных услуг, а также письма по отдельным направлениям и вопросам (согласование кандидатур на должность руководителей муниципальных архивов, составление актов приема-передачи архивных дел при смене руководителей муниципальных архивов, состояние архивного дела, устранение нарушений архивного законодательства, сроки исполнения запросов граждан и другие).

Администрация края регулярно информировалась о работе в сфере архивного дела по исполнению ее постановлений и распоряжений, краевых программ и планов мероприятий, о результатах и перспективах работы управления.

Краевая комиссия по местному самоуправлению на заседании 26.12.2011 по инициативе управления Алтайского края по культуре и архивному делу рассмотрела вопрос «Об обеспечении сохранности архивных документов в муниципальных архивах районов, городов края». В своем решении комиссия предложила главам администраций районов и городов края разработать районные (городские) целевые программы, направленные на развитие и укрепление муниципальных архивов в которых предусмотреть мероприятия по укреплению материально-технической базы муниципальных архивов, расширению площадей архивохранилищ для приема документов, установке пожарной сигнализации, приобретению оргтехники и компьютеров, позволяющих архивам использовать информационные системы учёта, информационно-коммуникационные сети общего пользования для организации предоставления муниципальных услуг, в том числе в электронной форме, переводить архивные документы и описи дел в электронный формат. Главам администраций Егорьевского, Ельцовского, Завьяловского, Калманского, Павловского, Первомайского, Родинского, Романовского, Рубцовского, Табунского, Усть-Пристанского районов и города Белокурихи, где загруженность площадей архивохранилищ превышает 100%, в срок до 01.11.2012 рекомендовано изыскать возможность расширения площадей муниципальных архивов и оснащения их средствами хранения для приема архивных документов. Решением комиссии управлению Алтайского края по культуре и архивному делу также предложено организовать проведение конкурса на лучший муниципальный архив края, разработать соответствующее положение о конкурсе, предусмотреть меры морального и материального поощрения победителей

В 2011 году продолжено внедрение в практику работы КГКУ ГААК и муниципальных архивов Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденных приказами Министерства культуры и массовых коммуникаций России от 18.01.2007 № 19 и от 10.09.2007 № 1273 (далее – «Правила»). Внедрены принятые в 2008 году Рекомендации по использованию форм основных и вспомогательных учетных и иных документов муниципальными архивами Алтайского края. К исполнению принят приказ Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 о внесении в Правила уточняющих изменений.


В управлении Алтайского края по культуре и архивному делу продолжила свою работу коллегия, в состав которой приказом управления от 15.10.2010 № 325 включены, в частности, заместитель начальника управления, начальник отдела по делам архивов Антоненко В.В. и директор КГКУ ГААК Жданова Г.Д. Расширенное заседание коллегии управления Алтайского края по культуре и архивному делу по итогам работы за 2010 год проведено 2 марта 2011 года. В рамках расширенного заседания коллегии управления также было проведено совещание-семинар «Итоги работы архивной отрасли в 2010 году и перспективы на 2011 год», на котором было заслушано десять сообщений архивистов по самой различной тематике, состоялся обмен опытом работы. В числе рассмотренных коллегией в течение года вопросов – о состоянии архивного дела в Благовещенском и Романовском районах.

ЭПМК управления проведено за год 19 заседаний. Рассмотрены (в числе других) вопросы о включении и исключении организаций из списка комплектования, о обеспечении сохранности 57 преобразуемых муниципальных образований сельсоветов края, о порядке отбора, обработки, описания и фондирования различных видов документов, о составе документов, подлежащих приему-передаче на хранение от организаций различных отраслей, о качестве отбора, обработки и описания документов в организациях и муниципальных архивах Курьинского и Солонешенского районов, о порядке передачи архивных фондов ликвидированного архивного отдела администрации Славгородского района в архивный отдел администрации г. Славгорода, о согласовании списка источников комплектования КГКУ ГААК и сведений о дополнениях и изменениях в списках источников комплектования муниципальных архивов края.

Из-за организационных проблем в управлении Алтайского края по культуре и архивному делу в 2011 году по-прежнему не была создана комиссия по организации работы с документами ограниченного доступа.

Информация о работе комиссии управления по организации проверки наличия и розыска документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов – в разделе 3 настоящего отчета.

В 2011 году в КГКУ ГААК продолжили работу ранее созданные дирекция и следующие совещательные органы: экспертная комиссия, экспертно-методическая комиссия, экспертная комиссия по работе с документами ограниченного доступа, а также квалификационная комиссия для организации работы по обеспечению соблюдения требований, предъявляемых к профессиональной подготовке и уровню квалификации работников.

В течение года состоялись 4 заседания дирекции КГКУ ГААК, на которых были рассмотрены следующие вопросы: об утверждении «Концепции внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность КГУ ГААК»; о состоянии работы по улучшению физического состояния архивных дел; об исполнении консульских запросов; о выборе типа сканирующего устройства для перевода документов в электронный вид; о внедрении созданных автоматизированных информационно-поисковых систем в деятельность КГКУ ГААК; анализ работы по обслуживанию пользователей в читальных залах и другие.

На трех заседаниях экспертно-методической комиссии КГКУ ГААК были рассмотрены вопросы: об установлении по итогам хронометража норм выработки на отдельные виды работ; о способе шифровки кадров архивного фонда Р-1795 «Брязгин Борис Петрович, фотокорреспондент газеты «Молодежь Алтая» (г.р. 1937)»; о порядке, особенностях сканирования документов архивного фонда № 50 «Чертежная Алтайского губернского управления земледелия и государственных имуществ» и учета оцифрованных изображений; о дальнейшей работе по созданию БД «Электронная опись» и другие.

В соответствии с приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 25.11.2011 № 451 «О делегировании полномочий экспертно-проверочно-методической комиссии управления Алтайского края по культуре и архивному делу» КГКУ ГААК были делегированы полномочия ЭПМК управления по согласованию описей дел долговременного хранения, в том числе по личному составу источников комплектования КГКУ ГААК и иных организаций с 1 декабря 2011 года. Для исполнения делегированных полномочий приказом КГКУ ГААК экспертно-методическая комиссия КГКУ ГААК преобразована в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК), утверждены положение и состав ЭПК. Состоялось одно заседание ЭПК, на котором были рассмотрены вопросы организации работы ЭПК и о согласовании описей дел по личному составу организаций-источников комплектования КГКУ ГААК.

Экспертная комиссия по работе с документами ограниченного доступа КГКУ ГААК провела четыре заседания, на которых рассматривались вопросы согласования номенклатуры секретных дел режимно-секретного подразделения КГКУ ГААК, реорганизации автоматизированной системы (АС), обработки конфиденциальной информации в связи с приобретением нового и перемещением имеющегося оборудования, организации дополнительного рабочего места и рассмотрении актов классификации АС обработки конфиденциальной информации «АРМ-6 отдела бухгалтерского и финансового учета», «АРМ-7 отдела бухгалтерского и финансового учета».

КГКУ ГААК в 2011 году проводилась работа по подготовке к рассекречиванию документов за 1980 год. Были полистно просмотрены дела фонда Алтайского крайисполкома, подготовлен акт о рассекречивании, получены заключения на него экспертов межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. Решением названной комиссии рассекречено частично 3 дела.

Во исполнение «Рекомендаций об организации хранения и учета дел, содержащих документы с грифом секретности, в бывших партийных архивах» (письмо Росархива от 02.08.2004 № 5/1378-Т) в 2011 году было проведено рассекречивание 200 дел фонда П-1 «Алтайский крайком КПСС» за 1941-1943 годы из числа выявленных ранее и содержавших документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно».

В 2011 году состоялось одно заседание межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов под председательством заместителя Губернатора края Б.В. Ларина. На заседании комиссии утвержден план работы на 2011 год. Решением названной комиссии 200 дел фонда П-1 «Алтайский краевой комитет КПСС» за 1941-1943 годы рассекречены полностью, 3 дела фонда Р-1 сч «Алтайский крайисполком. Особый сектор» за 1980 год – частично (33 документа; протокол комиссии от 14.04.2011).

В целях рассекречивания архивных документов отделом спецдокументации КГКУ ГААК проводился полистный просмотр дел и сверка ранее не рассекреченных документов фонда Алтайского крайисполкома с бюллетенями рассекреченных документов федеральных государственных архивов за 1998-2009 годы. Всего просмотрено 972 документа в 39 делах, выявлено 17 рассекреченных документов за 1945-1951 годы, на них проставлены штампы «Рассекречено».

В отчетном году КГКУ ГААК выявление условно секретных дел в соответствии с «Рекомендациями об организации хранения и учета дел, содержащих документы с грифом секретности, в бывших партийных архивах» не проводилось. По состоянию на 01.01.2011 объем условно секретных дел, подлежащих полистному просмотру, составлял 97962 ед.хр. Решением межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов рассекречено 200 ед.хр. из фонда П-1 «Алтайский краевой комитет КПСС». Соответственно, по состоянию на 01.01.2012 объем условно секретных дел, подлежащих в дальнейшем полистному просмотру, составляет 97762 ед.хр.

В рамках реализации Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» КГКУ ГААК проводилась работа по подготовке документации для размещения заявок на проведение конкурсов. Всего за отчетный период по заявкам КГКУ ГААК состоялось семь конкурсов в виде открытых аукционов в электронной форме. На их основании заключены гражданско-правовые договоры на выполнение следующих видов работ и услуг: поставка комплекса высококачественного сканирования документов (поставлен полноцветный широкоформатный книжный сканер SMA 11), поставка комплекса высококачественного поточного сканирования документов Архивного фонда Алтайского края (поставлен высокоскоростной протяжный документосканер формата А3 Kodak i1420), поставка компьютерной и организационной техники (поставлены 12 наименований компьютерной и организационной техники: протяжный сканер, компьютер, 3 принтера, многофункциональное устройство, сетевые коммутаторы и др.); капитальный ремонт крыльца административного здания по ул. Анатолия, 72; полиграфическое исполнение сборника документов «Культура Алтая в годы Великой Отечественной войны. 1941–1945».

В рамках краевой адресной инвестиционной программы на основании конкурсов КГКУ ГААК также были заключены гражданско-правовые договоры на выполнение следующих работ: капитальный ремонт архивохранилища, расположенного на 3-м этаже здания по ул. 5-я Западная, 85; поставка и монтаж системы вентиляции, кондиционирования и автоматики на 3-м этаже здания по ул. 5-я Западная, 85; разработка проектно-сметной документации на капитальный ремонт внутреннего электроснабжения здания по ул. 5-я Западная, 85 и монтаж системы автоматического регулирования подачи теплоносителя системы отопления.

Заместитель начальника управления, начальник отдела по делам архивов Антоненко В.В., координатор Рубцовского округа, в марте 2011 года приняла участие в работе совещания с представителями органов местного самоуправления, руководителями предприятий и организаций Рубцовского управленческого округа по итогам социально-экономического развития муниципальных образований за 2010 год с информацией «О некоторых итогах работы за 2010 год и проблемах в сфере культуры и архивного дела».

Сотрудниками отдела по делам архивов управления в 2011 году осуществлено 42 командировки, в том числе 37 – в районы и города края, из них с целью проведения проверок работы муниципальных архивов – 21, оказания методической помощи, контроля за ходом приема-передачи архивных дел при смене руководителя муниципального архива, проведения семинаров по вопросам архивного дела – 13, участия в Единых информационных днях и прочие – 3. Заместитель начальника управления, начальник отдела по делам архивов приняла участие в заседании Совета по архивному делу делу при Федеральном архивном агентстве в г. Казани, в заседании Научно-методического совета Сибирского федерального округа (далее - «НМС СФО») в г. Абакане, Малого НМС СФО в г. Новосибирске; заместитель начальника отдела по делам архивов - в работе V Всероссийской научно-практической конференции «Документ: история, теория, практика», проходившей в ноябре 2011 года в г. Томске.

Заместители директора КГКУ ГААК в 2011 году приняли участие в заседании НМС СФО, во II Всероссийской научно-практической конференции «Новосибирская область в контексте Российской истории» (г. Новосибирск), в V Всероссийской научно-практической конференции «Документ: история, теория и практика» (г. Томск), в научно-практической конференции «Роль Змеиногорска в развитии технической мысли» (г. Змеиногорск Алтайского края). Начальник отдела автоматизированных архивных технологий КГКУ ГААК посетил государственное учреждение Тюменской области «Государственный архив в г. Тобольске» с целью обмена опытом в сфере внедрения автоматизированных архивных технологий, в том числе по оцифрованию документов.


Финансирование КГКУ ГААК в 2011 году из бюджета края на содержание осуществлено в объеме 39231 тыс. руб., что составляет 97,7% от утвержденной сметы, кроме того, целевое финансирование – 2700 тыс. руб. по краевой адресной инвестиционной программе (постановление Администрации края от 29.12.2010 № 591; внесены изменения постановлением от 18.07.2011 № 389). Таким образом, финансирование КГКУ ГААК из бюджета края составило 41931 тыс. руб.

КГКУ ГААК привлечены внебюджетные средства в объеме 1105 тыс. руб. за счет оказания платных услуг по научно-технической обработке документов и использованию документов. Таким образом, общее финансирование КГКУ ГААК за 2011 год составило 43036 тыс. руб. Муниципальные архивы районов и городов края финансируются из местных бюджетов.

Остаточная стоимость основных средств КГКУ ГААК на 1 ед.хр. (статформа № 1 по госархивам, строка 501, графа 7) составила 0,026 (26 руб. 14 коп.): остаточная стоимость основных средств на 01.01.2012 – 60682 тыс. руб., хранится в КГКУ ГААК на 01.01.2012 - 2321462 ед.хр.