«Информационная система в управлении образованием»

Вид материала

Реферат

Содержание Особенности загрузки данных из Excel-таблиц в «БД Шко­лы 2.5» Загрузка данных в полностью пустую БД «Школы 2.5» Не рас­пределенных Не рас­пределенных

Подобный материал:

• Положение о межрегиональной научно-практической конференции «Современные модели общественного, 88.14kb.
• Презентация на Областном родительском собрании различных форм участия общественности, 40.17kb.
• Пресс-релиз в управлении Росреестра по Ставропольскому краю введена в действие информационная, 27.67kb.
• Лекция 2 «Корпоративная Информационная Система» (кис), 231.4kb.
• Комплексная автоматизированная музейная информационная система камис, 324.27kb.
• Программа семинара «Организация работы мск по направлению №5 «Расширение общественного, 39.14kb.
• Урок Что изучает информатика?, 4295.82kb.
• Ii современная практика участия общественности в управлении образованием (90-е годы, 3054.17kb.
• Информационные системы, использующие базы данных: оборудование, программное обеспечение,, 102.98kb.
• Модель организации повышения квалификации в условиях открытой региональной системы, 201.77kb.

Им­портировать списки уча­щихся.

2. При наличии в БД «Школа 2.5» заполнен­ной периодизированной информации о структуре учебных объединений (классов текущего пери­ода), учебном планирова­нии (учебный план, рас­пределение нагрузки, расписание) организация импорта данных из Проекта «Мастера» НЕЦЕЛЕСООБРАЗНА, так как значительная часть данной информации будет заме­нена, а другая потеряна (см. Таблицу 2), что по­требует ее восстановления.


Для оптимизации формирования общей информационной базы, в том числе для экономии времени при вводе информации обще­го доступа, а также создания возможности непосредственного участия значительного числа руководителей и сотрудников в ра­боте по формированию общешкольной БД, в программе «1 С:Хро-ноГраф Школа 2.5» изначально предусмотрены возможности им­порта данных в общие списки из специально подготовленных Excel-таблиц.

Изменения, внесенные в 304-й релиз программы, позволили не только увеличить перечень импортируемых из шаблонов Excel-таблиц данных, но и значительно расширить объем самих дан­ных, передаваемых в общешкольную информационную базу.

Доработанные и разработанные вновь шаблонные формы Excel-таблиц также предоставляют возможность значительно упростить и облегчить процесс первоначального заполнения БД, снизить риски, связанные с заполнением БД начинающими пользовате­лями, заранее готовить материал для заполнения (дополнения) БД «Школы 2.5», расширять круг пользователей, привлекаемых к работе по заполнению базы данных.

Также с помощью данных шаблонов начиная с 304-го релиза можно осуществлять передачу данных из общешкольной базы в программные пакеты для муниципальных органов управления образованием: «1С:ХроноГраф Кадры и Контингент для Управле­ний образования».

Начиная с 304-го релиза программы вам предоставляются сле­дующие таблицы MS Excel:

• Шаблон для заполнения БД по сотрудникам, xls,
  
• Шаблон для заполнения БД по учащимся, xls,
  
• Шаблон для заполнения БД по помещениями, xls,
  
• Шаблон для заполнения БД по материальным средствам. Xls,
  
• Шаблон для заполнения БД по учебной литературе.xls
  

Все они, как и ранее, расположены в папке Template поставля­емого CD-диска с программой. Шаблоны могут быть легко пере­даны для их заполнения конкретным исполнителям, например:

• секретарю (общий список сотрудников);
  
• классным руководителям (списки учащихся по классам);
  

• заместителю директора по АХЧ (список материальных средств, список помещений);
  

• библиотекарю (список учебной литературы).
  

Перечень конкретных исполнителей и объем заполняемой ими информации определяются непосредственно руководителями Проекта информатизации образовательного учреждения (дирек­тором, заместителем директора по ИКТ или администратором ин­формационной системы).

Заполненные шаблоны Excel-таблиц инсталлируются на ком­пьютер администратора, сервер или любой компьютер, где уста­новлена общая БД «Школы 2.5» (в случае использования локаль­ного режима работы) для проверки и организации процедуры им­порта данных.

Общие принципы работы с шаблонами Excel-таблиц

1. Все шаблоны имеют строку для отражения титульной инфор­мации об образовательном учреждении, с которой и следует на­чинать заполнение информации.
   
2. Все шаблоны имеют строку с образцом заполнения, на кото­рый следует ориентироваться при их формировании.
   
3. В новой редакции шаблонов (начиная с 304-го релиза про­граммы) строки для заполнения данных формируются с помо­щью кнопки Добавить строку.
   
4. Во всех шаблонах существуют ячейки, как обязательные, так и необязательные для заполнения.
   

5. Все шаблоны новой редакции содержат два листа, назван­ные соответственно Шаблон и Списки. На первом отражается ин­формация, информирующаяся для загрузки в базе данных «Школы 2.5». На втором - перечень параметров, относящихся к спискам двух категорий:

• непополняемые списки, сформированные программно и включенные в состав шаблонов;
  
• произвольно пополняемые списки, которые могут быть подготовлены как во время работы с шаблонными формами, так и заранее. Для формирования информации в них используются кнопки Добавить, Редактировать и удалить. После заполнения ин­формации в соответствующей ячейке нужно нажать кнопку Enter.
  

6. Отображение данных в колонках новых шаблонов возможно
тремя способами:

• простым набором данных;
  
• выбором из автоматически подгруженных, непополняемых списков. В этом случае рядом со строкой появляется символ у, указывающий на возможность выбора необходимого параметра из «программно-сформированного» списка;
  
• формированием списков, содержащих произвольные значе­ния и выбор нужных параметров из них. В этом случае рядом со строкой появляется символ у, указывающий на возможность выбора необходимого параметра из редактируемого списка.
  

7. Работа с шаблонами позволяет пользователям в любой мо­мент времени догружать в базу данных «Школы 2.5» дополняе­мую в шаблонах информацию. При многократной загрузке дан­ных информация в БД «Школы 2.5» проверяется на дублирова­ние. Проверка осуществляется по следующим полям:

• в шаблоне Сотрудники - ФИО, информация и паспортные данные сотрудников;
  
• в шаблоне Учащиеся - ФИО и № личного дела;
  
• в шаблоне Помещения - наименование кабинетов;
  
• в шаблоне Материальные средства - наименование матери­ального средства;
  

• в шаблоне Литература - название, автор, год издания.
Кроме того, информация БД пополняется новыми сведениями,

отраженными в шаблонах.

8. В шаблоне Сотрудники для отображения совмещения (внутреннего совместительства) должностей одним сотрудником в ко­лонке Должности предусмотрены 5 свободных строк. Характери­стика должности (наименование, разряд) должна быть отражена
в отдельной строке для каждой должности, занимаемой сотруд­ником. Остальная информация о сотрудниках отражается в объе­диненных ячейках, изменять которые не следует.

Особенности загрузки данных из Excel-таблиц в «БД Шко­лы 2.5»

Процедура загрузки данных из шаблонов Excel-таблиц может быть осуществлена в полностью пустую базу данных «Школы 2.5» или же в частично заполненную, как вручную, так и после им­порта данных из Проекта «Мастера».

Методический совет

Загрузку данных по сотрудникам, учащимся, помещениям реко­мендуется осуществлять после импорта данных из Проекта «Мас­тера», так как при подобном варианте вы избежите ситуации зати­рания данными Проекта данных, уже полученных из шаблонов.

Загрузка данных в полностью пустую БД «Школы 2.5»

Последовательность выполнения операций по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц в полностью пустую базу анных выг­лядит следующим образом:

• предварительная подготовка данных в шаблонных формах;

• указание данных об учебном годе и периоде в экране Учеб­ные годы и периоды «Школы 2.5»;
  
• формирование общего перечня учебных объединений и ввод данных о классах текущего учебного периода;
  
• последовательная загоузка данных в общешкольную инфор­мационную базу из шаблонов Excel-таблиц при помощи соответ­ствующих кнопок в экранных формах:
  

• в экранной форме Сотрудники - Загрузить список сотрудни­ков,
  
• в экранной форме Общие списки учащихся - Загрузить спис­ки учащихся,
  
• в экранной форме Помещения - Загрузить список помеще­ний,
  
• в экранной форме Материальные средства - Загрузить спи­сок материальных средств,
  
• в экранной форме Цифровые объекты (Каталогизатор циф­ровых объектов для каталога Школьная библиотека или в Тема­тическом планировании) - Загрузить список литературы.
  

Загрузка данных в частично заполненную БД «Школы 2.5»

Последовательность работы по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц после импорта данных из Проекта «Мастера»:

• импорт данных из Проекта «Мастера» в БД «Школы 2.5»;
  
• загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по сотрудникам и помещениям;
  
• загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по спискам мате­риальных средств и учебной литературы;
  
• загрузка данных из шаблона Excel-таблицы по учащимся;
  
• редактирование полученных данных при необходимости.
  

Загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц в частично за­полненную БД «Школы 2.5» вручную

В зависимости от степени заполненности БД «Школы 2.5» пер­воначальной информацией на момент организации импорта дан-