Правила документооборота и технология обработки учетной информации 249 > Особенности организации учета и документооборота в филиале и дополнительном офисе 250 Формирование учетных (банковских) документов 251 > Хранение документов 252

Вид материала

Документы

Содержание 6. Хранение документов 7. Организация внутрибанковского контроля за совершаемыми операциями

Подобный материал:

• Хранение документов оперативное хранение документов, 1011.51kb.
• Применяемый план счетов 5 Правила документооборота, технология обработки учетной информации, 357.28kb.
• Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1663.39kb.
• Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1647.42kb.
• Программа курса «Главный бухгалтер-экономист» по налоговому кодексу Украины с 01. 01., 23.38kb.
• 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
• Положение об экспертизе ценности документов для передачи их на хранение и уничтожении, 280.78kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Тема 1 Шифрование и электронно-цифровая подпись в системе документооборота (Лабораторная, 693.98kb.
• Основные функции систем электронного документооборота, 242.12kb.

6. Хранение документов

Первичные, учетные (банковские) документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская отчетность, образующаяся в деятельности Банка, подлежат хранению в архиве Банка/ филиала Банка в течение сроков в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в Российской Федерации (но не менее пяти лет).

При хранении документов должны соблюдаться следующие условия:

- ограничение к ним доступа;

- обеспечение их сохранности и защиты от несанкционированных исправлений.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение работниками Банка/ филиала Банка установленного порядка хранения документов возлагается на Председателя Правления Банка/ Управляющего филиалом Банка и Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка.

Документы хранятся на бумажном и/или электронном носителях.

Электронные документы хранятся не менее установленных сроков хранения документов на бумажном носителе в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. База данных документов в электронном виде ведется с обязательным дублированием на двух различных носителях и должна обеспечивать сохранность информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов на бумажном носителе.

Документы до передачи их в архив Банка/ филиала Банка для недопущения их кражи или утери хранятся в подразделениях Банка/ филиала Банка в специальных помещениях и/или закрывающихся несгораемых шкафах под ответственностью руководителей соответствующих подразделений.

Выдача документов из архива Банка/ филиала Банка и/или из подразделений, в котором они находятся на хранении до сдачи их в архив, работникам других подразделений Банка/ филиала Банка производится на основании служебной записки руководителя подразделения с разрешения руководителя подразделения, в котором хранятся документы, и (или) Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка.

Изъятие документов может производиться только органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями (органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами и пр.), на основании постановления этих органов.

Изъятие оформляется протоколом (актом), составляемым в двух экземплярах и подписываемым Председателем Правления Банка/ Управляющим филиалом Банка (или его заместителем), Главным бухгалтером Банка/ филиала Банка (или его заместителем) и представителем органа, проводящего изъятие документов. Протокол должен указывать, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается.

Главный бухгалтер Банка/ филиала Банка (или по его поручению другое уполномоченное лицо) с разрешения и в присутствии представителя органа, изымающего документ, снимает копии с изымаемых документов, указывает на них основание и дату изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная Главным бухгалтером Банка/ филиала Банка (или его заместителем) копия документа, первый экземпляр протокола (акта) и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер Банка/ филиала Банка (или его заместитель) на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов.

Если изымаются недооформленные (несброшюрованные) бухгалтерские документы, то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, работники, ответственные за формирование документов дня, дооформляют папку, из которой производится изъятие документов.

В случае пропажи или гибели учетных (банковских) и прочих документов Председатель Правления Банка назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается Председателем Правления Банка, и принимаются соответствующие меры.

7. Организация внутрибанковского контроля за совершаемыми операциями

Внутрибанковский контроль организуется в соответствии с Положениями № 302-П, № 242-П и внутренними нормативными документами Банка.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка.

Контрольные функции выполняются уполномоченными приказом Председателя Правления Банка/ Управляющего филиалом работниками Банка/ филиала Банка.

В целях проверки достоверности, полноты, объективности и своевременности бухгалтерского учета и отчетности в Банке/ филиале Банка действует Служба/ Отдел внутреннего контроля.

Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме первичных учетных и учетных (банковских) документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете, а также при осуществлении последующего контроля.

Контроль должен быть направлен на:

- обеспечение сохранности средств и ценностей;

- соблюдение клиентами положений по оформлению документов;

- своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетных документах, принимаемых к исполнению.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажных носителях, а также электронных документов, с последующей сверкой счетным методом остатков, а также равенства оборотов по дебету и кредиту соответствующих счетов.

Контроль также обеспечивается в автоматическом режиме с помощью используемых в Банке соответствующих программных средств с применением кодов, паролей, аналогов собственноручной подписи и иных средств.

По операциям, требующим дополнительного контроля, записи по счетам бухгалтерского учета осуществляются только после проверки уже оформленного документа контролирующим работником Банка/ филиала Банка. При этом оформление документа и его проверка удостоверяется собственноручными подписями работника, которому предоставлены права ответственного исполнителя, и контролирующего работника, а в необходимых случаях – подписями других должностных лиц Банка/ филиала Банка. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом).

В Банке/ филиале Банка контролируется своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществляется контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, направлением расчетных и кассовых документов по назначению.

В Банке/ филиале Банка обеспечивается контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков, с тем чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений.

Учет печатей и угловых штампов Банка/ филиала Банка ведется в специальной книге, где указывается фамилии и должности лиц, у которых они находятся, и выдаются им под роспись. Книга хранится в несгораемом шкафу у Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка.