Конспект лекции Официально-деловой текст и его разновидности План

Вид материала

Конспект

Содержание 2. Особенности языка и стиля официально-деловых текстов 1. Смысловая однозначность, точность и ясность изложения 2. Убедительность и аргументированность, развернутость и полнота изложения информации 3. Стилистическая нейтральность, безличность изложения. 4. Безмоциональность (отсутствие экспрессивности, эмоциональности). 5. Регламентация и стандартизация текста. Языковая формула 3. Виды официально-деловых документов. Классификация официально-деловых документов в зависимости от обслуживаемой сферы официальных деловых) отношений. Дипломатическая переписка Верительная грамота 3.2. Официальные документы (издания) 3.2.2. Нормативные производственно-практические издания (НППИ 3.3. Деловые документы (деловая документация) Виды деловых документов Организационно-правовые документы Плановая документация. Распорядительная документация. Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация. Отчетная документация ... Полное содержание

Подобный материал:

• Регламентированностью, 319.49kb.
• Анкета участника международной научно-практической конференции «актуальные проблемы, 62.51kb.
• Программа элективного курса "Деловой русский язык", 60.38kb.
• Конспект лекции Методика формализованного составления обзора План, 144.39kb.
• План-конспект лекции "Потенциал мозга и возможности использования его ресурсов", 355.71kb.
• Курс, 1 семестр, 2011-2012 уч г. Медиарегулирование политических конфликтов Рабочий, 53.19kb.
• Ю. Б. Гиппенрейтер Введение в общую психологию. Лекции 1,2, 45.86kb.
• Учение Григория Грабового. Применение технологии Учения Григория Грабового к поисковым, 135.62kb.
• В. Ф. Степанов Очень мощный текст лекции, 1912.32kb.
• Как составить план текста. Прочтите предложенный текст и запишите его название. Укажите, 4.17kb.

Гендина Н.И. , доктор пед. наук, профессор

Конспект лекции


Официально-деловой текст и его разновидности


План

1. Официально-деловой текст: назначение и область применения

2. Особенности языка и стиля официально-деловых текстов

3. Виды официально-деловых документов

3.1. Дипломатические документы

3.2.Официальные документы (издания)

3.3. Деловая документация


Список литературы

1. ГОСТ 7.60–2003 (ИСО 5127–2–83) Издания. Основные виды. Термины и определения [Текст]. – М.: Издательство стандартов, 2001. – 94 с.
   
2. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение [Текст]: учебник /Н.Н. Кушнаренко. — 2-е изд., nepepaб.— Киев: Т-во «Знания», КОО, 2000. — 460 с. — (Вища освiта XXI столiття).
   
3. Общая характеристика официально-делового стиля [Текст] // Культура русской речи. учебник для вузов / под ред. прос К 90 Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. — М.: Издательств НОРМА (Издательская группа НОРМА—ИНФРА М), 2000. –С. 216-218.
   
4. Организация работы с документами [Текст]: учебник / В. А. Кудряев и др. – М.: Инфра-М, 1998. – 575 с.
   
5. Солганик, Г.Я. Стилистика текста [Текст]: учеб. пособие / Г.Я. Солганик. – 7-е изд., испр. - М.: Флинта: Наука, 2006. – 256 с.
   

1. Официально-деловой текст: назначение и область применения

Официально-деловые тексты предназначены для обслуживания сугубо официальных и чрезвычайно важных сфер человеческих взаимоотношений:

1. между странами;
   
2. между государственной властью и населением;
   
3. между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами.
   

Все множество официально-деловых текстов можно сгруппировать в три большие группы в соответствии с тремя подстилями официально-делового стиля:

1) дипломатический – дипломатические документы (декларации, коммюнике, меморандумы, ноты, договора, соглашения и т. п.);

2) юридический – юридические документы (законы, постановления Правительства, указы Президента и т.п.);

3) собственно официально-деловой или канцелярский – деловая документация (приказы, служебные записки, отчеты, планы, заявления, протоколы, служебная переписка и т. п.).

Для того чтобы понять специфику официально-деловых текстов, надо уяснить, что такое «официально-деловые отношения» и «официально-деловое общение». Официально-деловые отношения – это служебные (официальные) отношения между странами, государством и гражданами, организациями, внутри них, между юридическими и физи­ческими лицами, возникающие в процессе дипломатической, производственной, хозяйственной, торговой, юридической или иной деятельности.

Официально-деловое общение – это общение, участниками которого являются органы и звенья управления – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники.

Официально-деловое общение обладает рядом специфи­ческих особенностей:

1. Устойчивость (долговременность) деловых отношений, их опора и регламентированность правовыми нормами. Соответственно, официально-деловые документы имеют устойчивый целенаправленный «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.
   
2. Коллегиальность, корпоративность деловых отношений. Незави­симо от того, кто являлся непосредственным составителем документа, а это, как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован до­кумент, а это, как правило, руководитель учреждения и руководите­ли подразделений, официальными автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, не­смотря на то, что документ подписывается одним лицом – руководителем организации, автором документа, как отмечают специалисты, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа.
   
3. Повторяемость официально-деловых действий и ситуаций. Деловое общение – это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость официально-деловой информации, приводящая к регулярности исполь­зования одних и тех же языковых средств.
   

2. Особенности языка и стиля официально-деловых текстов

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме устной и письменной речи. Устная форма официально-деловой речи — выступления на торжественных заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. Письменная форма официально-деловой речи реализуется в виде текстов документов.

Особенности языка и стиля официально-деловых текстов обусловлены спецификой их области применения – сферы официально-деловых отношений и официально-делового общения. Эти особенности сформировались в результате многовекового развития, сделав официально-деловые тексты наиболее удобным инструментом делового общения. К официально-деловым текстам предъявляются следующие требования: смысловая однозначность, достоверность и объективность, убедительность и аргументированность, полнота и достаточность информации. Все они нашли свое отражение в специфических особенностях языка и стиля официально-деловых текстов. Основными особенностями языка и стиля официально-деловых текстов являются следующие:

1. Смысловая однозначность, точность и ясность изложения. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмыслен­ности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении. Эта особенность связана с юридичес­кой силой официально-деловых документов, не терпящей двусмысленности («кривотолков»). Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов — языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, ого­ворок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Для обеспечения однозначности широко используются термины. Однако следует отметить различие в проявлении этой особенности в научных и официально деловых текстах: если в научных текстах однозначность необходима и желательна, то в официально-деловых текстах - неоднозначность абсолютно недопустима. Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмыс­ленность, всякие разночтения.

2. Убедительность и аргументированность, развернутость и полнота изложения информации. Официально-деловые тексты, как уже отмечалось, реализуются в письменных документах, обладающих юридической силой. Поскольку письменная речь — это речь в отсутствии собеседника, то в тексте официально-делового документа требуется развер­нутое и полное представление информации, поскольку ситуация должна быть восста­новлена во всех подробностях, чтобы быть понятной читающему этот текст.

Для того чтобы обеспечить предельную информативность документа, достичь убедительности и аргументированности изложения, в официально-деловых текстах используются сложные синтаксические конструкции. Для синтаксиса официально-деловых текстов характерно: использование сложных предложений с причастными и деепричастными оборотами, позволяющими обеспечить всякого рода уточнения в тексте; большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия); дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего. ).

3. Стилистическая нейтральность, безличность изложения. Эта особенность языка и стиля органически связана с юридичес­кой силой официально-деловых документов. Проявляется в «строгости» изложения: слова обычно употребляются в своих прямых, а не переносных значениях, используется нейтральная, лексика. Нейтральный стиль изложения свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними Безличность выражается в том, что официально-деловая речь избегает конкретного и личностного, например, для официально-документальных текстов характерно стремление не употреблять лично-указательные местоимения он (она, оно, они), поскольку их использование в контексте — при наличии в нем более одного существительного того же рода — может противоречить требованиям точности и ясности изложения. Поскольку участники делового общения действуют от имени государства учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц, то в силу этого лич­ный, субъективный момент в официально-документальных текстах сводится к минимуму.

4. Безмоциональность (отсутствие экспрессивности, эмоциональности). Проявляется в полном отсутствии образности: в официально-документальных текстах не допускается использование метафор, тропов и других выразительных речевых средств. Из языка официально-деловых текстов исключаются слова, облада­ющие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с умень­шительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преуве­личения и преуменьшения, междометия и др.).

5. Регламентация и стандартизация текста. Регламентация ( от. фр. regle - правило) – это установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности. Применительно к официально-документальным текстам регламентация выражается в высокой степени унификации (единообразия) построения официально-деловых текстов. Каждый из разновидностей официально-деловых документов (договор, указ, ГОСТ, постановление, приказ, служебная записка и т.п.) имеет не только четкую, строго определенную структуру, но и характеризуется широким использованием речевых клише и штампов, т. е. устойчивых, часто повторяющихся словосочетаний и оборотов речи. Примерами таких клише являются: «довожу до вашего сведения», «именуемый в дальнейшем Заказчик», «настоящий стандарт устанавливает требования к….» и т. п.

Стандарт (англ standard – норма, мерило, мерка) – это образец, модель, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандартизация языковых средств в официально-документальных текстах проявляется в использовании канцеляризмов и языковых формул (клише).

Канцеляризмы – это слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, употребление которых в литературном языке ограничивается официально-деловым стилем, точнее – его канцелярско-деловым подстилем. Например: «настоящим доводится до вашего сведения», «согласно чего», «в указанный период», « вышеперечисленные организации» и т. п. Перенос канцеляризмов в обыденную (разговорную) речь или текст художественного произведения, как правило, создает комический эффект: «Ты по какому поводу плачешь?» – при обращении к ребенку; «Я тоскую по соседству и на расстоянии», «Или я в масштабах ваших недостаточно красив?» – строки из песни.

Языковая формула – это устойчивые (шаблонные, стандартные) языко­вые обороты, используемые в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Например:

«Сообщаем, что в период с ... по ...»

«Акт составлен комиссией в составе: ...»

«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...»

«Направляем на рассмотрение и утверждение ...»

«Проверкой установлено, что ...»

«Выражаем глубокую признательность за ...»

«Считаем целесообразным ...»

«В соответствии с договоренностью, достигнутой ...»

«Во время переговоров стороны обсудили возможности ...»

«Просим Вас рассмотреть вопрос о ...»

«Просим Вас изыскать возможность ...»

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.

Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлеж­ность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»

«Предоставление жилой площади гарантируем».

В письме-претензии:

«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санк­ции»

«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на...»

Подготовка качественных официально-деловых документов не возможна без владения деловым стилем, включая умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Высокая степень регламентации и стандартизации официально-деловых текстов объясняется тем, что содержание таких документов раскрывает не отдельные деловые обстоятельства, а целые их типы и типичные ситуации. Например: заключение договора, прием и увольнение на работу – это типичные, повторяющиеся ситуации, которые оформляются соответствующими официально-деловыми документами. Вследствие этого форма, язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу официально-деловой речи.


3. Виды официально-деловых документов.

Как известно, понятия «текст», «издание» и «документ» тесно связаны, но не идентичны. Единая классификация официально-деловых текстов отсутствуют, существует множество различных, зачастую противоречивых, подходов к их группировке. В нашем учебном курсе «Информационный анализ и синтез» мы выделим три основных класса официально-деловых документов (см. табл.1.) , исходя из трех различных сугубо официальных сфер человеческих взаимоотношений:

Таблица 1

Классификация официально-деловых документов в зависимости от обслуживаемой сферы официальных деловых) отношений.

№п/п	Сфера официальных (деловых) отношений	Класс официально-деловых документов
1.	Между странами.	Дипломатические документы (дипломатическая переписка, верительные грамоты, договора, ноты, меморандумы, ультиматумы и т.п.);
2.	Между государственной властью и населением; между государственной властью и предприятиями, организациями.	Официальные документы (издания) 2.1. Нормативно-правовые или юридические (законы, постановления Правительства, указы Президента и т.п.) 2.2. Нормативные производственно-практические (стандарты. прейскуранты, каталоги.
3.	Между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами; между организациями и частными лицами.	Деловая документация 3.1.Организационно-правовая (уставы, положения, должностные инструкции и др.). 3.2. Плановая (планы, графики) 3.3.3.Распорядительная (постановления; решения, приказы, распоряжения и др.); 3.4.Сравочно-информационная (заявления, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.) 3.5. Справочно-аналитическая (акты, справки, сводки, заключения, отзывы и др.) 3.6. Отчетная (отчеты, отчетные справки)

1. Дипломатические документы
   

Дипломатические документы – это официальные документы, отражающие какие-либо дипломатические акты. Дипломатический акт – это письменный текст, который вручается или присылается органами внешних сношений одного государства органам внешних сношений другого государства.

Приведем определения, раскрывающие сущность некоторых дипломатических документов.

Дипломатическая переписка – переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а также переписка таких дипломатических представительств между собой. Осуществляется для достижения ими своих целей во внешнеполитической области. Все документы дипломатической переписки носят официальный характер.

Верительная грамота – дипломатический документ, которым снабжается глава дипломатического представительства (посол или посланник) для удостоверения его представительного характера и аккредитования в иностранном государстве. Верительная грамота подписывается главой страны, назначающей дипломатического представителя, и скрепляется подписью министра иностранных дел; адресуется главе государства пребывания и вручается ему в торжественной обстановке

Нота (лат. nota – знак, замечание) – дипломатический документ, представляющий собой официальное письменное обращение одного правительства к другому. С помощью ноты может быть заявлено право или притязание, протест против неправильных актов другого правительства, а также заключено соглашение. Ноты, как и другие официальные дипломатические документы, могут не заключать в себе прямого соглашения или протестов, а носить информационный характер. Но и в этом случае факт, изложенный в ноте, выражает официальную точку зрения данного правительства.

Меморандум (лат. memorandum – что надо помнить) – дипломатический документ, детально излагающий существо вопросов, являющихся предметом дипломатической переписки. Чаще всего является приложением к ноте. В нём подробно излагается фактическая сторона того или иного вопроса, даётся анализ каких-либо положений или содержатся возражения на доводы другой стороны.

Ультиматум (лат. ultimus – самый последний, крайний) – дипломатический документ, содержащий категорическое требование одного государства к другому (занять в указанный срок определённую позицию по какому-либо вопросу, совершить конкретное действие или выполнить др. условия), сопровождаемое угрозой применения к государству мер воздействия (например, прекращение ведущихся переговоров, разрыв дипломатических отношений, введение экономических санкций, применение военной силы и др.) в случае невыполнения его в указанный срок.

Обширный класс дипломатических документов не исчерпывается лишь дипломатической перепиской, верительными грамотами, нотами, меморандумами и ультиматумами. Он содержит множество различных документов, включая также декларации, договоры, соглашения, коммюнике и др. Классификация дипломатических документов, особенности их структуры и оформления являются объектом рассмотрения и изучения в международном праве и дипломатии.


3.2. Официальные документы (издания)

Официальное издание – издание, публикуемое от имени государственных органов, учреждений, ведомств или общественных организаций, содержащее материалы нормативного или директивного характера (1).

Важнейшее свойство всех официальных изданий (документов) – юридическая сила, то есть обязательность исполнения, сообщаемая ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком.

Назначение официальных изданий – вводить в действие и распространять установленные, т. е. утвержденные соответствующими органами, нормы, требования и правила в сфере общественной жизни, науки, культуры, производства и т. д.

Официальные издания содержат информацию, необходи­мую для управления обществом или государством (Конституция РФ, Указ Президента, постановление Правительства РФ, и т. п.); отдельной территорией (республика, область, район, поселок, село); конкретной сферой деятельности (наука, техника, экономика, культура, образование, здравоохранение и т. д.); отдельными предприятиями, учреждениями, организациями (объединение, предприятие, фирма, учебное заведение и т. д.).

В зависимости от сферы действия и нормативности определяется читательский адрес официальных изданий. Так, Конституция и законы РФ распространяются на всех граждан страны, устав – только на сотрудников учреждения, предприятия или организации, стандарт – только на тех, кто занят разработкой, выпуском и эксплуатацией изде­лия, изготовленного по этому стандарту.

Выделяют следующие виды официальных изданий:

3.2.1. Нормативно-правовые. К нормативно-правовым изданиям относят конституцию, закон, указ, постановление, общегосударственную программу экономического, научно-технического, социального, национально-культурного развития, охраны окружающей среды, распоряжения, решения.

3.2.2. Нормативные производственно-практические издания (НППИ) – издания, содержащие нормы, правила и требования в разных сферах производственной деятельности (ГОСТ 7.60-90 Издания. Основные термины и определения). К ним относятся: стандарты, прейскуранты, каталоги.

Стандарт – нормативное производственно-практическое издание, содержащее комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливают на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждают в соответствии с действующим законодательством.

Прейскурант – нормативное производственно-практическое и (или) справочное издание, содержащее систематизированный перечень материалов, изделий, оборудования, производственных операций, услуг, с указанием цен, а иногда и кратких характеристик.

Каталог – нормативное производственно-практическое, справочное и (или) рекламное издание, издание, содержащее систематизированный перечень имеющихся в наличии предметов и услуг.

3.3. Деловые документы (деловая документация)

Деловые документы – это официально-деловые документы, регламентирующие деятельность организаций, учреждений, предприятий, фирм. Их часто называют управленческими, а их совокупность – управленческой документацией. Управленческая документация – очень емкое, широкое понятие, включающее различные классы документов. Так, например, «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)» охватывающий унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве, содержит детальный систематизированный следующих унифицированных систем документации:

- организационно-распорядительной;

- банковской;

- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской;

- бюджетных учреждений и организаций;

- отчетно-статистической;

- по труду;

- пенсионного фонда РФ;

- внешнеторговой документации.

Из всего этого множества этих документов будет рассмотрены лишь основные, наиболее типичные виды деловых документов, представленные в табл.2.

Таблица 2.

Виды деловых документов

Вид деловой документации	Состав документов
Организационно-правовые	- Устав организации; положение об организации (о структурных подразделениях) штатное расписание; должностные инструкции работникам; правила, памятки и т.п
Плановые	План, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.
Распорядительные	- Постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
Справочно-информационные	Протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления; переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение или электронное письмо.
Справочно-аналитические	Акты, справки, сводки, заключения, отзывы, списки, перечни.
Отчетные	Отчеты, отчетные справки

В отличие от других официальных документов (законов, указов, стандартов и т.п.), издающихся большими тиражами и ориентированными на неограниченный круг пользователей, многие из деловых документов относятся к неопубликованным документам, поскольку существуют в ограниченном количестве экземпляров и предназначены для узкого круга лиц (приказ, расписка, заявление т.п.). Отличительной особенностью деловых документов является то, что большинство из них оформляются согласно формуляру-образцу

Формуляр-образец – единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению и основные реквизиты. Деловые документы, как пра­вило, имеют постоянно действующий бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.

Реквизит (лат. requisitum – требуемое, необходимое) – совокупность обязательных данных, без которых деловой документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. К числу важнейших реквизитов деловых документов относятся: учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (приказ, акт, служебная записка, заявление и т.п.), адресат, подпись, печать, дата и др.

Приведем краткую характеристику основных видов деловых документов.

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, и должностной состав, функциональное содержание деятельности в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Плановая документация. Плановые документы отражают результаты планирования и обычно имеют следующие названия: план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная схема. Особенность плановых документов – они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, на пять лет, год, квартал и т.п.

Распорядительная документация. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы и т.п., с. точки зрения порядка принятия решений делятся на две группы: 1) документы, принимаемые коллегиально. Например, постановления и решения, принятые каким-либо коллективным органом (советом, дирекцией, правлением, ректоратом и т.п.: 2) документы, принятые в условиях единоличного принятия решений. Например, приказ генерального директора, распоряжение ректора и т.п.

Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы служат для обеспечения принятия обоснованных управленческих решений. Они выполняют служебную (подчиненную) роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Эти документы лишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Отчетная документация – деловые документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия или фирмы за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, декада. Они позволяет сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

- государственная статистическая отчетность;

- ведомственная отчетность;

- внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом РФ и являются обязательным для всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться отчет или справка отчетного характера ( в отличие от аналитической справки)

Приведенная в данной лекции характеристика основных деловых документов не является полной и исчерпывающей. Деловая документация является предметом изучения таких дисциплин, как «Документоведение» и «Делопроизводство». Этот материал изучается студентами специальности «Прикладная информатика (в информационной сфере)» также в учебном курсе «Системы документации АИС».