2.2.1.6. Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти
Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «ссылка скрыта
Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Методические рекомен-дации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах испол-нительной власти»
2.2.2.1. Унификация документов и унифицированные системы документации
Унификация (от лат. unio - единство и facere - делать) в широком смысле слова оз-начает «приведение к единообразию, к единой норме, единой форме». Цель унификации - оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комп-лекс или систему.
Применительно к документам это означает следующее. Управленческие функции в каждой организации однотипны. Вполне очевидно, что и документы, создаваемые при вы-полнении типовых функций управления, должны быть приведены к оптимальному едино-образию по составу, видам, формам, т.е. унифицированы. Таким образом, унификация документов – это сокращение многообразия разновидностей документов посредством приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обра-ботке, учету, хранению.
Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Сово-купность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человечес-кой деятельности, называется системой документации.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по приз-накам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Поэтому унификации подлежат не только формы документов, но и системы доку-ментации в целом. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.
Унифицированная система документации (УСД) - это комплекс взаимоувязан-ных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчетных).
Унифицированные системы документации, применяемые в сфере управления, включены в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирова-ния технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и охватывает унифици-рованные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифици-рованных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. ОКУД предназначен для решения следующих задач:
регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
контроля за составом форм документов и исключения дублирования инфор-мации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Документация по созданию организации, предприятия.
Документация по реорганизации организации, предприятия.
Документация по ликвидации организации, предприятия.
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.
Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по приему на работу.
Документация по переводу на другую работу.
Документация по увольнению с работы.
Документация по оформлению отпусков.
Документация по оформлению поощрений.
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Платежная документация по безналичным расчетам через банки.
Документация по кредитным операциям банков.
Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов.
Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами.
Выходная документация банков.
Документация по депозитарным операциям банков.
Платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанков-ские формы документов.
Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутри-банковские формы документов.
Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов.
Выходная документация банков — внутрибанковские формы документов.
Документация по денежному обращению — внутрибанковские формы доку-ментов.
Документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов.
Бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
Финансовая документация.
Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организа-ций.
Учетная бухгалтерская документация.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
Документация по статистике национальных счетов и экономических балан-сов.
Документация по статистике научно-технического потенциала и инноваци-онного прогресса.
Документация по статистике труда.
Документация по статистике материальных ресурсов.
Документация по статистике финансов.
Документация по социальной статистике.
Документация по статистике промышленности.
Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяй-ственной продукции.
Документация по статистике капитального строительства.
Документация по статистике внешнеэкономических связей.
Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструк-туры.
Документация по статистике транспорта и связи.
Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
Отчетная бухгалтерская документация.
Регистры бухгалтерского учета.
Первичная учетная документация.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ
Документация по состоянию рынка труда.
Документация по трудовым отношениям.
Документация по повышению квалификации работников органов по труду.
Документация по охране труда.
Документация по минимальным потребительским бюджетам.
Документация по обращениям в органы по труду.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Документация по учету и распределению средств.
Документация по планово-экономической деятельности.
Документация по контрольно-проверочной деятельности.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Оперативно-коммерческая документация.
Товаросопроводительная документация.
Расчетная внешнеторговая документация.
Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.
Транспортная внешнеторговая документация.
Каждая унифицированная система документации (УСД) имеет свою специфику, поэтому работа с документами отдельной УСД регламентируется соответствующими нормативными документами: государственными стандартами, инструкциями и т.п.
Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).Харак-терной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. УСОРД фикси-рует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от орга-низационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с УСОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.
2.2.2.2.Стандартизация документов и категории стандартов
Стандарт (от ссылка скрытаstandard - норма, образец) в широком смысле слова означает «ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других подобных ссылка скрыта«. Следовательно, стандартизация - это процесс сведения многочис-ленных объектов к определенному количеству типовых образцов, стандартов.
Применительно к документам это означает следующее. Если унификация докумен-тов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, то стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация документов – возведение в норму правил, требований, вырабо-танных в результате унификации документов.
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
Стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.
Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придаю-щих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создавае-мым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.
Стандарт устанавливает основные термины с соответствующими определениями, применяемые при проведении работ по стандартизации в области защиты информации.
Стандарт содержит описание процессов формирования и проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП), реализуемой с использованием операций группы точек эллип-тической кривой, определенной над конечным простым полем.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатыва-ются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
К нормативным документам в сфере кадрового делопроизводства относится также Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который может быть использован для регламентации определенных видов работ в должностных инструкциях (в том числе кадровых работников), обоснования ра-ционального разделения и организации труда, а также правильной расстановки кадров и оценки соответствия ими занимаемой должности при проведении аттестации. Наименова-ния должностей служащих установлены в справочнике в соответствии с Общероссий-ским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Контрольные вопросы к Главе 2
Какие этапы можно выделить в развитии дореволюционного российского делопроизводства?
Какие аспекты делопроизводства получили развитие в Древней Руси?
Какую роль выполняла церковь в делопроизводстве Древней Руси?
Что означал термин «дьяк» применительно к делопроизводству Древней Руси?
Какие элементы унификации форм документом получили развитие в делопроизводстве Древней Руси?
Какой материал использовали для создания документов и как он назывался на Руси до конца XIV в.?
Какая форма документа считается самой ранней формой документа на Руси?
Почему технология формирования документов в одну единицу хранения получила название «столбцовой»?
Какие формы удостоверения документов существовали в X - XIV вв.?
Когда возникла система приказного делопроизводства на Руси?
Почему система делопроизводства на Руси в XV - XVII вв. получила название «приказной»?
Как в крупных приказах назывались объединения подьячих?
Как называлась канцелярия воеводы в структуре местного приказа?
Когда на Руси появилась бумага, и какова была технология ее изготовления?
Какие виды документов в системе приказного делопроизводства обознача-лись терминами «грамота», «отписка», «память», «челобитная»?
Какие действия в системе приказного делопроизводства обозначались терминами «отпуск», «припись», «справа», «чернить», «справлять»?
Какие формы обращения к великому князю практиковались в челобитных XV - XVII вв.?
Когда возникла система коллежского делопроизводства в России?
Почему система делопроизводства, возникшая в России в XVIII в., получила название «коллежской»?
Какими общими тенденциями характеризовалось развитие делопроизводства в XVIII в.?
С кем из государственных деятелей России связывают переход от приказной системы делопроизводства к коллежской?
Какой документ явился исходным в становлении законодательной базы коллежской системы делопроизводства?
Какой документ конца XVIII в. определил порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений?
Какое название получила служба делопроизводства в структуре коллегии?
Какие служебные обязанности в системе коллежского делопроизводства вменялись соответственно секретарю, нотариусу, актуариусу, архивариусу, толмачу, вахмистру?
Какие новшества в форме удостоверения документов появились в XVIII в.?
Какие новшества в регистрации документов появились в XVIII в.?
Какие новшества в хранении документов появились в XVIII в.?
Какие новые реквизиты документа появились в XVIII в.?
Каково содержание понятия «генеральный формуляр» в системе коллежского делопроизводства?
Что означает термин «поверстный срок», определяемый для решения государственных дел?
На основе какого документа сложилась практика использования титула в случаях устного и письменного обращения к вышестоящему по службе или по общественному положению лицу?
Сколько было титулов к концу XVIII в.?
Какие виды документов вводил указ Екатерины II «Учреждения для управления губерний» для сношений между собой высших, центральных и местных учреждений?
Когда возникла система министерского делопроизводства в России?
Почему система делопроизводства, возникшая в России в XIX в.получила название «министерской»?
С кем из государственных деятелей России связывают переход от коллежской системы делопроизводства к министерской?
Какой принцип лежал в основе министерской системы управления?
Какой документ явился исходным в становлении законодательной базы министерской системы делопроизводства?
Какие подразделения входили в состав министерства?
Какие новые реквизиты документа появились в XIX в.?
Кто из государственных деятелей России XIX в. инициировал процесс унификации языка служебного письма?
Какая форма доставки исходящей корреспонденции существовала в России до середины XIX в. и какие новые формы появились к концу века?
Как изменились технические средства передачи информации и как они повлияли на развитие делопроизводства в конце XIX - начале XX вв.?
Какие причины повлияли на снижение уровня делопроизводства после Октябрьской революции 1917 г.?
Какие первые декреты СНК были направлены на упорядочивание процесса документирования в Советской России?
Какие направления в сфере оптимизации делопроизводства развивались в советской науке в 20-е годы?
Какие организации занимались теорией и практикой управления и делопроизводства в 20-е годы в СССР?
Какую роль в решении проблем делопроизводства играл Кабинет стандартизации, созданный при ИТУ в конце 20-х гг.?
Какой вид специальной документации разрабатывался Госпланом РСФСР и ЦСУ РСФСР?
Какие причины повлияли на снижение уровня теории и практики делопроизводства в 30-е - 50-е гг.в СССР?
Какая организация получила в конце 50-х гг. монопольное право контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий?
Какая обязанность была возложена на Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)?
Какая система документации стала правопреемницей ЕГСД?
Когда были изданы государственные стандарты на управленческую, технико-экономическую и социальную информацию?
Какие причины помешали внедрению автоматизированной системы управления (АСУ) и общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) в 90-х гг. В СССР?
Каково содержание понятия «нормативно-методическая основа (база) делопроизводства»?
Какие есть виды правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение управления, и как они субординируются по отношению друг к другу?
Какой из нормативных актов имеет на территории Российской Федерации высшую юридическую силу?
Какие виды правовых актов принимаются (издаются) различными субъектами государственной власти на территории Российской Федерации (Статьи 76, 90, 102, 103, 105, 115 Конституции РФ)?
Каким нормативным актом (помимо Конституции РФ) устанавливается порядок официального использования государственного герба Российской Федерации на бланках, иных документах и печатях государственных органов?
Каким нормативным актом (помимо Конституции РФ) определяются сферы обязательного использования государственного языка Российской Феде-рации в деятельности по ведению делопроизводства?
Какой нормативный акт (помимо Конституции РФ) регулирует правоотно-шения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления?
Какой нормативный акт (помимо Конституции РФ) определяет правила кадрового делопроизводства, в том числе перечень документов, которыми оформляются правовые процедуры, связанные с приемом, переводом, увольнением и т.д. государственных гражданских служащих?
Каково содержание понятия «унификация» применительно к сфере делопроизводства?
Каково содержание понятия «унифицированная система документации (УСД)»?
Какая информация содержится в ОКУД?
Как соотносятся между собой УСОРД и ОКУД?
В чем состоит особенность УСОРД по отношению к другим УСД, входящим в состав ОКУД?
Каково содержание понятия «стандартизация» применительно к сфере делопроизводства?
Какие категории стандартов существуют?
Какой стандарт устанавливает состав реквизитов; расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов?
Какой стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и по архивному делу?
Какой стандарт устанавливает требования к обложкам дел длительного хранения, их типам и размерам?
Какой стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придаю-щих юридическую силу документам на машинном носителе?
онтрольные вопросы к Главе 2