Лекционные материалы по дисциплине

Вид материала

Учебно-методическое пособие

Содержание Информационное, техническое и программное обеспечение АИСБУЭА. Состав и организация информационного обеспечения АИСБУЭА. Таблица 3.1. Структура информационного обеспечения. Информационное обеспечение (ИО) В ходе проектирования информационного обеспечения осуществляются следующие виды работы Система классификации Порядковый метод Серийно-порядковый метод Последовательный метод Параллельный метод Существуют следующие виды классификаторов Штриховой код Штриховой код состоит из двух элементов Внутримашинное информационное обеспечение Концепция файл-сервера Концепция клиент-сервера Состав и особенности технического обеспечения Распределенная обработка данных обеспечивает автоматизацию документирования хозяйственных операций на базе ПЭВМ, а именно Средства оргтехники Сетевые технологии в условиях АИСБУЭА ... Полное содержание

Подобный материал:

• Рабочая учебная программа дисциплины (специальность 030501 юриспруденция) «Согласовано», 830.19kb.
• Рабочая учебная программа по курсу материалы и элементы электронной техники для специальности, 84.56kb.
• Методические рекомендации студенту по изучению дисциплины «теория и практика перевода», 813.69kb.
• Методические рекомендации студенту по изучению дисциплины «теория и практика перевода», 762.28kb.
• Материалы для подготовки студентов к зачету по дисциплине "Культура речи") агОния (десяток), 32.31kb.
• Учебно-методические материалы по дисциплине «Административно-правовые основы управления», 80.08kb.
• Реферат по дисциплине: «Материаловедение» На тему: Порошковые и композиционные материалы, 274.32kb.
• Контрольная работа Экзамен по дисциплине «Отечественная история» Для студентов заочной, 244.8kb.
• А. М. Иванов Научно-информационный материал «Методические материалы к практическим, 91.96kb.
• Материалы для выполнения курсовой работы по дисциплине, 255.7kb.

Тема:

Информационное, техническое и программное обеспечение АИСБУЭА.

Критерии выбора технического и программного обеспечения.


Содержание темы:

1. Состав и организация информационного обеспечения
   
2. Состав и особенности технического обеспечения, сетевые и Интернет-технологии в бухгалтерском учете и экономическом анализе.
   
3. Программное обеспечение. Критерии выбора программного обеспечения для автоматической обработки учетно-аналитической информации.
   
4. Методы и средства защиты учетно-аналитической информации.
   

Состав и организация информационного обеспечения АИСБУЭА.

В теории автоматизированных систем обработки экономической информации информационное обеспечение (ИО) принято делить на внемашинное, представляемое в виде, удобном для восприятия человеком, и внутримашинное, связанное с хранением, поиском и обработкой информации (таблица 3.1.)


Таблица 3.1. Структура информационного обеспечения.

Внемашинное	Внутримашинное
1. Система показателей 2: Система документации и документооборота 3. Система классификации и кодирования информации	1. Информационный фонд (базы данных): входные, первичные, оперативные; нормативно-справочные; результатные и другие файлы (массивы). 2. Автоматизированные базы данных: локальные, сетевые, многопользовательские БД; системы управления базами данных (СУБД)

Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом автоматизированных информационных систем и представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИСБУЭА. Оно предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Исходя из назначения информационного обеспечения можно сформулировать основные к нему требования: полнота, объективность, достоверность и точность данных, отражающих состояние объекта автоматизации, одноразовые регистрация и ввод данных в машину и многократное, многоцелевое использование их при обработке; унификация систем классификации и кодирования информации; создание единого фонда условно-постоянных данных; возможность простого, удобного и быстрого доступа к информационной базе и др.

В ходе проектирования информационного обеспечения осуществляются следующие виды работы:

• определяются состав показателей, необходимых для решения бухгалтерских задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;
  
• разрабатываются различные коды и классификаторы; изучается возможность использования отраслевых и общегосударственных классификаторов;
  
• выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы новых первичных документов, отвечающих требованиям автоматизированной обработки;
  
• определяются состав базы данных и ее организация;
  
• проектируются формы вывода результатов обработки.
  

Информационное обеспечение подразделяется на вне- и внут-римашинное.

Внемашинное ИО включает в себя разработку систем классификаций и кодирования информации, применение унифицированных форм первичной документации, системы показателей, проектирование схем внешних и внутренних информационных потоков объекта управления.

Кодирование вызвано необходимостью передачи информации по каналам связи, хранения ее на внешних носителях и обработки с помощью вычислительной техники. Оно позволяет более экономно воспроизводить и систематизировать информацию. Закодированную информацию часто удобнее воспринимать визуально, ее легче передавать, обрабатывать и использовать.

Перед тем как произвести кодирование информации, следует выполнить ее классификацию. Существует единая система классификации и кодирования технико-экономической информации (ГОСТ 17269-78).

Система классификации — совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножестве в соответствии с признаками.

Согласно системе применяются два метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический — это такой метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества. Примером иерархического метода классификации может служить следующий: все студенты института разбиваются на факультеты, внутри факультетов — на курсы, внутри курсов — на группы.

Фасетный — это такой метод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации. Примером фасетного метода может служить разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т. п.

Согласно единой системе классификации и кодирования технико-экономической информации кодирование — это образование и присвоение объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение — это обозначение объекта, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования.

Существует четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.

Порядковый метод — это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда (ГОСТ 17369-78). При порядковом методе каждой единице информации присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров. Новые элементы получают номера в конце имеющегося перечня. Здесь никакой предварительной классификации не требуется. Последовательность присвоения кодов определяется чаще всего хронологией возникновения информации. Примером использования порядкового метода кодирования является систематизация домов на улице, квартир в доме.

Удобство этого метода в простоте, а к недостаткам можно отнести отсутствие всякой классификации, невозможность вставить элемент внутрь, выделить группы однородных признаков. Все это усложняет обработку данных на ЭВМ. Поэтому этот метод кодирования рекомендуется использовать для небольших, простых и постоянных множеств, например категории работающих, виды образования, национальность, единицы измерения.

Серийно-порядковый метод — это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками (ГОСТ 17369-78). Серийно-порядковый метод кодирования предполагает разделение информации по какому-либо признаку на отдельные части (серии). Для каждой серии отводится своя группа условных обозначений. При этом номера единиц информации последующих серий не продолжают строго последовательно номера имеющихся единиц информации предыдущей серии, а между ними делается разрыв. Примером может служить кодирование цехов на предприятиях. Так, если имеется 10 основных цехов и 3 вспомогательных, то их можно закодировать следующим образом: 01, 02, ..., 10 и 25, 26, 27.

Серийно-порядковый метод используется для множеств, имеющих классификацию по двум признакам: старшему признаку отводится своя группа номеров, внутри которой все элементы младшего признака кодируются по порядку. Поэтому этот метод и называется серийно-порядковым. Размер серии устанавливается с учетом количества элементов младшего признака и необходимого резерва свободных номеров на случай расширения. Для новых номеров отводятся кодовые обозначения из резерва свободных номеров соответствующей серии.

Серийно-порядковый метод обеспечивает получение итогов по сериям, но лишь по одному классификационному признаку. Он позволяет сохранять принцип при расширении номенклатуры. Но так как предвидеть запас кодов трудно, то на практике серийность порой нарушается. Поэтому к недостаткам этого метода кодирования относится то, что размер серии не всегда можно предусмотреть. Серийно-порядковый метод удобен для относительно устойчивых номенклатур. Так, его рекомендуется использовать для кодирования цехов, видов оплат и удержаний.

Последовательный метод — это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении последовательно указываются зависимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). Последовательный метод кодирования предполагает наличие иерархической организации информации или разделение ее по ряду признаков. Суть его в том, что каждый признак обеспечивается своей нумерацией в пределах всего признака. Все элементы классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится свое число позиций (разрядов) в соответствии с количеством элементов данной группировки.

В качестве примера последовательного метода кодирования рассмотрим присвоение кодовых обозначений наименованиям материалов по укрупненной номенклатуре. Для этого материалы делят на классы, каждый класс — на подклассы, подкласс — на группы, группы — на подгруппы, а каждая подгруппа содержит определенное число наименований, сортов и размеров материалов (табл. 2.2). Например, класс — это основные и вспомогательные материалы; подкласс —- это черные, цветные металлы и т. д.; группа для черных металлов — это чугун, сталь и т. д.; подгруппа для стали — круглая, листовая и т. п.; и наконец, всякий материал имеет сорт и размер.

Параллельный метод — это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении объекта классификации или классификационной группировке указываются независимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). В качестве примера рассмотрим классификацию сотрудников предприятия. Здесь можно учитывать такие классификационные признаки, как пол, возраст, образование, семейное положение и др. Очевидно, что все эти признаки не зависят друг от друга.

Последовательный и параллельный методы кодирования обладают рядом преимуществ: четкое выделение каждого классификационного признака, стройность построения, удобство при обработке на ЭВМ. Недостаток этих методов — их сложность и громоздкость. Как правило, они используются при кодировании больших многопризначных номенклатур.

Единая система классификации и кодирования (ГОСТ 17369-78) определяет еще и такое понятие, как классификатор.

Классификатор — это систематизированный свод наименований объектов и признаков классификации и (или) классификационных группировок и их кодовых обозначений.

Существуют следующие виды классификаторов:

• общегосударственные, разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны. Например, классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции, классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих, классификатор управленческой документации и др.;
  
• отраслевые, единые для какой-либо отрасли деятельности.
  

Например, для бухгалтерского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы и др.;

• локальные, применяемые внутри предприятия: комбината, производственного объединения и других подразделений, министерств и ведомств (классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий — поставщиков и заказчиков и др.).
  

Почти на всех упаковках импортных товаров можно видеть незатейливый стандартный рисунок: три-четыре десятка разной ширины черных полосок в ряд, а под ними — 13 цифр. Это европейский штриховой код.

Штриховой код — это способ идентификации единичных предметов, разработанный специально для построения систем автоматизированного сбора информации для последующей компьютерной ее обработки и оптимальной организации материальных потоков в самых различных отраслях хозяйства, экономики.

Области применения штриховых кодов самые разнообразные — от отдельных магазинов, складов, производственных конвейеров, цехов до целых отраслей и обширных экономических регионов. Устраняя ручной труд на входе информационных систем, штриховые коды придают им законченный вид и вместе с тем вовлекают в сферу автоматизации новые участки хозяйственной деятельности. Автоматизация же информационной технологии непосредственно влияет на основную производственную технологию отрасли, поднимает ее на качественно новый уровень организации.

Штриховой код состоит из двух элементов: собственно штрихов (темных узких полосок) и пробелов (светлых промежутков между ними). Информационные средства кода — это, во-первых, цветность + (точнее, + отражательная способность) элементов, темный или светлый, во-вторых, его ширина и, наконец, количество элементов на один кодируемый символ.

Штриховой код — это всего лишь номер, присваиваемый конкретному товару, идентифицирующий его, но не несущий никакой информации о свойствах товара и его стоимости, последняя содержится в централизованном банке данных. Первые две цифры, например 4601234567893, — это номер банка данных, выдавшего номер товара (иногда их отождествляют с обозначением страны-изготовителя). Следующие пять цифр (01234) присваиваются тоже централизованно предприятию-изготовителю, еще пять — товару непосредственно самим предприятием и, наконец, последняя цифра — контрольная, получаемая из 12 предшествующих по специальному алгоритму.

Система кодирования должна:

• отражать полную характеристику объекта;
  
• обеспечивать минимальную длину записи;
  
• иметь резерв для расширения номенклатуры;
  
• быть логичной по структуре, легко воспринимаемой, удобной; обеспечивать возможность автоматического контроля ошибок при обработке.
  

Внутримашинное ИО представляет собой совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях.

В состав внутримашинного ИО входят файлы:

• с текущими данными о состоянии управляемых объектов;
  
• нормативно-справочной информации;
  
• с данными, поступающими из внешней среды;
  
• с накапливаемыми данными за определенный промежуток времени и др.
  

В зависимости от уровня развития ИО системы внутримашинная информационная база может быть организована в виде:

• локальных файлов, ориентированных на конкретную задачу или комплекс функциональных задач;
  
• баз и банков данных, осуществляющих интегрированное хранение, накопление, поиск, корректировку и выдачу информации для всей информационной системы экономического объекта;
  
• баз знаний, которые, помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия управленческих решений.
  

В отличие от локально организованных информационных файлов, базы данных основываются на принципах интегрированного использования информации в системе, что позволяет:

• сократить избыточность в хранимых данных;
  
• устранить противоречивость хранимых данных;
  
• совместно использовать данные для решения большого круга задач пользователей, в том числе новых задач;
  
• обеспечить удобство доступа к данным;
  
• обезопасить данные, хранимые в базе на основе их централизованной защиты;
  
• обеспечить независимость данных от программ.
  

Дальнейшим развитием внутримашинного ИО является создание баз знаний. На основе баз знаний разрабатываются экспертные системы для решения конкретных проблем и задач в различных отраслях человеческой деятельности, в том числе в управлении. Особенностью баз знаний по сравнению с базами данных является выработка решений. В экспертных системах накапливаются и обрабатываются знания — высшая форма информации.

При проектировании внутримашинного ИО учитывается принцип единства информационной базы в рамках создаваемой ЭИС, базирующейся на использовании унифицированной системы документации и технико-экономических показателей, единых классификаторов, общесистемного нормативно-справочного хозяйства. Состав и структура информационных файлов системы во многом зависит от правильности выделения функциональных подсистем объектов и выбора состава задач по каждой подсистеме с учетом требований, предъявляемых для выработки и принятия управленческих решений. Внутримашинное ИО систем должно обеспечивать эффективное функционирование всех задач, их комплексов и подсистем, взаимосвязь и согласованность с информационными базами вышестоящих уровней управления.

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинных носителях и средства ее ведения.

К внутримашинной информационной базе относится база данных, структура которой отображает модель логически взаимосвязанных данных конкретной области, а также отдельные невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинных носителях. В базе данных хранится нормативно-справочная, плановая, оперативная и учетная информация.

Важнейшей задачей разработки внутримашинной информационной базы является эффективная организация данных, хранимых на машинных носителях. С этой целью должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировках нормативно-справочной информации.

Внутримашинная информационная база характеризуется составом и структурой массивов, способами организации и доступа к данным на машинных носителях. В зависимости от используемых программных средств организация массивов может иметь свои особенности. Информационные массивы могут быть организованы в виде отдельных независимых файлов или быть в составе базы данных, являющейся интегрированной совокупностью взаимосвязанных массивов.

Нормативно-справочные данные заимствуются из нормативных актов (законы, приказы, инструкции), различных справочников и экономических нормативов, характеризуются относительной стабильностью и, как правило, размещаются в отдельных массивах. Их содержание определяется теми условно-постоянными сведениями, которые используются при автоматизированном решении задач. Создание фонда условно-постоянных данных в виде массивов на машинных носителях оказывает прямое влияние на построение и заполнение форм первичной документации. Например, в базе данных может храниться прейскурант — справочник цен на товары. Тогда автоматизируется процесс выписки на ПЭВМ расходной накладной, так как по введенному коду товара или наименованию в справочнике будут найдены цена и другие необходимые для автоматической печати потребительские признаки. Технология формирования и ведения этих массивов имеет свою специфику. Создаются эти массивы на этапе первоначальной загрузки базы данных. В процессе эксплуатации в эти массивы редко (по мере поступления извещений об изменении) вносятся корректировки, которые обеспечивают поддержание базы данных в актуальном состоянии.

Данные оперативного учета вносятся в базу данных в соответствии с регламентом решения задач по мере поступления на ввод и обработку документов с оперативной, учетной информацией. Эти данные подлежат накоплению за определенный период, по истечении которого производятся их обобщение и обработка. После выполнения очередного расчета (например, расчет остатка товара на складе и т. п.) накопленные данные оперативного учета подлежат уничтожению или сохранению в архиве.

К средствам организации и ведения внутримашинной информационной базы относятся программные средства ввода, создания и ведения базы и других массивов данных. Кроме того, для организации и ведения внутримашинной информационной базы существуют технологические инструкции пользователя по работе с базой данных и другими данными на машинном носителе.

Системы управления базами данных — СУБД — имеют особое значение для создания и ведения информационной базы. СУБД относятся к универсальным прикладным системам общего назначения.

Большинство АИСБУЭА используют простейшие СУБД, которые функционируют на персональных компьютерах: FoxPro, Clipper, Paradox, Access.

СУБД — это наиболее распространенное и эффективное универсальное программное средство, предназначенное для организации и ведения логически взаимосвязанных данных на машинном носителе, а также обеспечивающее доступ к данным. СУБД позволяет интегрировать недублируемые данные в единой базе данных и использовать их по многоцелевому назначению, поддерживать целостность, непротиворечивость всех данных в базе, осуществлять однократный ввод данных, защиту данных от сбоев и несанкционированного доступа.

При наличии сети персональных компьютеров открывается возможность хранить и использовать централизованные базы данных, размещаемые на сервере, в многопользовательском режиме. В этом случае каждый пользователь со своего персонального компьютера (рабочей станции, АРМ) получает доступ к общей для всех пользователей централизованной базе. При сетевой технологии каждый пользователь может также создавать на своем персональном компьютере локальную базу данных, которая содержит информацию, необходимую только на этом АРМ. Ее создание и использование в сети позволяет резко повысить эффективность информационных систем. В зависимости от конфигурации применяемых технических и программных средств при сетевой обработке данных информационной базы может быть осуществлена различная технология работы.

Существуют разные концепции сетевой обработки данных: файл-сервер и клиент-сервер.

Концепция файл-сервера предполагает наличие компьютера, выделенного под файловый сервер, на котором находятся ядро сетевой операционной системы и централизованно хранимые файлы. Для этой архитектуры характерен коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. При обновлении файла одним из пользователей он блокируется для доступа другим пользователям. Запрошенные данные транспортируются с файлового сервера на рабочие станции, где их обработка выполняется средствами систем управления базами данных (СУБД).

Многопользовательские и многоплатформенные СУБД, поддерживающие архитектуру клиент-сервер, обеспечивают выполнение более сложных операций: Oracle, Sybase, Informix, Btrieve. . Перечисленные СУБД имеют средства обработки информации, распределенной по нескольким узлам сети.

Концепция клиент-сервера подразумевает разделение функций обработки данных между клиентом, рабочей станцией и машиной — сервером баз данных, где обработку осуществляет СУБД. Запрос на обработку данных выдается клиентом и передается по сети на сервер баз данных, где и осуществляется поиск. Обработанные данные транспортируются по сети от сервера к клиенту.

Повышению эффективности АИСБУЭА способствует создание автоматизированного банка данных (АБД) — системы специальным образом организованных данных (баз данных). Кроме того, в эту систему входят программные, языковые и организационно-методические средства.

В структурном отношении автоматизированный банк данных включает базу данных и СУБД.

Функционирование АБД достигается посредством применения СУБД и специальных пакетов прикладных программ. В целом СУБД позволяет обеспечить рациональное построение базы данных, организовать защиту данных от разрушения, реализовать различные методы доступа к хранимым сведениям, обеспечить решение функциональных задач.

Расположенные на одном компьютере банк и база данных называются локальными, а на нескольких соединенных сетями ПЭВМ — распределенными.

Назначение локальных баз и банков данных — организация более простого и дешевого способа информационного обслуживания пользователей при работе с небольшими объемами данных и решении несложных задач.

Согласование деятельности пользователей административным путем позволяет эффективно использовать локальные базы данных.

Распределенные банки и базы данных являются более гибкими формами обслуживания для многих удаленных пользователей при работе со значительными объемами информации в условиях структурной разобщенности. Это позволяет управлять сложными многоуровневыми объектами и процессами. Распределенная обработка данных дает возможность разместить базу данных в различных узлах компьютерной сети. Каждый компонент базы данных располагается по месту наличия техники и ее обработки.

Состав и особенности технического обеспечения

Под техническим обеспечением АИСБУЭА понимается комплекс технических средств, обеспечивающий эффективное функционирование системы.

По функциональному назначению комплекс технических средств принято делить на следующие группы: средства сбора, регистрации и ввода данных; средства передачи данных; средства обработки и отображения; средства оргтехники. Некоторые средства могут быть отнесены к двум или более группам, так как они являются многофункциональными.

Средства сбора, регистрации и ввода данных предназначены для автоматизированного сбора и регистрации данных, формирования первичных документов и ввода в ПЭВМ.

Распределенная обработка данных обеспечивает автоматизацию документирования хозяйственных операций на базе ПЭВМ, а именно:

проведение автоматизированного сбора, регистрации и предварительной обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов (бухгалтеров, товароведов, кладовщиков и др.).

Ввод данных с клавиатуры позволяет повысить достоверность вводимой информации за счет визуального контроля на экране. Для автоматизированного ввода информации с бумажных носителей применяются сканеры. Различают ручные, барабанные и планшетные сканеры.

Персональные ЭВМ (ПЭВМ) — это настольные ЭВМ, различающиеся по функциональным возможностям. Совокупность основных устройств — тип и модель процессора, объем оперативной памяти и жесткого диска, тип и размер монитора, наличие дисководов — определяет функциональные возможности (конфигурацию) компьютера.

Средства оргтехники позволяют выполнять копировально-множительные работы, обеспечивать передачу деловой информации, связь между специалистами предприятия (организации) и внешним миром.

Применение технических средств способствует, с одной стороны, унификации и улучшению качества обработки информации, упрощению документооборота, а с другой — обусловливает необходимость совершенствования организации и техники учета, анализа и контроля.

Особенности автоматизации бухгалтерского учета накладывают определенные ограничения и предъявляют следующие требования к техническим средствам:

• большое количество объектов учета предполагает большой объем условно-постоянной и переменной информации. Это требует большого объема внешней памяти;
  
• большое количество и высокий уровень сложности выполняемых логических операций предполагает высокие требования к быстродействию ПЭВМ;
  
• для регистрации многообразной и рассредоточенной первичной информации необходимы различные технические средства и организация компьютерной сети масштаба предприятия.
  

Сетевые технологии в условиях АИСБУЭА

Современное техническое обеспечение АИСБУЭА — это уже не одна отдельная ЭВМ, а вычислительный комплекс, состоящий из нескольких вычислительных машин, чаще всего объединенных в локальную сеть.

АИСБУЭА может функционировать в различных типах локальных сетей: звездообразной, кольцевой, комбинированной, с общей шиной.

Поскольку бухгалтерскому аппарату предприятия свойственна иерархическая организация структуры управления, наиболее приемлемым в этом случае является звездообразный способ организации сети. При такой организации одна из ЭВМ образует центр звезды (компьютер-сервер), которая связана с ПЭВМ, подключенными к ней.

Сервер обеспечивает ведение централизованной базы данных синтетического и аналитического учета, а также подключение ПЭВМ. На рабочих местах бухгалтеров, где установлены ПЭВМ, осуществляется обработка первичных документов, т. е. формируются данные первичного учета с их последующей передачей в базу данных на сервер по каналам связи для более глобальной обработки и хранения.

Для формирования запроса на выбор требуемой информации все действия переадресуются серверу, который выбирает необходимый фрагмент данных и передает его на ПЭВМ, запрашивающей сведения. После этого происходит корректировка информации, хранящейся на сервере.

ПЭВМ рабочего места может быть, как удалена от ведущей ЭВМ, так и установлена непосредственно в подразделении (склад, бухгалтерия) предприятия.

Звездообразная сеть может быть частью иерархической сети, если одна из ПЭВМ рассматривается как элемент какой-либо другой сети типа звезды.

Кроме звездообразного подключения ПЭВМ используется и сеть с кольцевым подключением. Такая сеть объединяет несколько ПЭВМ, между которыми происходит обмен информацией. Между соединенными в сеть ПЭВМ осуществляется обмен, как учетными данными, так и результатами обработки информации.

ПЭВМ кольцевой сети может выступать в качестве ведущей. В этом случае она может обеспечивать информационное обслуживание определенного участка учета.

Взаимодействие ПЭВМ рабочих мест в сети на основе общей шины осуществляется с помощью информационных сообщений с содержанием собственных адресов, принадлежащих конкретным ПЭВМ. В общей шине одновременно может находиться несколько информационных сообщений, которые по мере готовности ПЭВМ рабочего места к приему достаются из общей шины и обрабатываются.

Персональные ЭВМ (ПЭВМ) позволяют перестраивать организацию и технологию ведения бухгалтерского учета, а именно: осуществлять децентрализованную обработку данных на АРМ бухгалтера по различным участкам учета. Появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ бухгалтера и передачи полученных результатов на ЭВМ более высокого уровня для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Такие процедуры, как регистрация, ввод, передача данных, получение выходных документов, при ручном варианте выполнялись на разных рабочих местах отдельно, при автоматизации могут осуществляться на одном. Это повышает ответственность бухгалтера за результаты работы, так как позволяет ему контролировать весь процесс обработки учетных данных.

В зависимости от объема документооборота и времени обслуживания работников аппарата управления, учетного персонала центральной бухгалтерии определяется тип сети и количество необходимых ПЭВМ для организации АРМ бухгалтера. При этом выбор необходимого количества ПЭВМ обусловливается не столько количеством участков учета, охватываемых автоматизацией, сколько необходимостью интеграции как входной, так и выходной информации бухгалтерского синтетического и аналитического учета.

В целом выбирать тип и конфигурацию ПЭВМ, а также тип их соединения в сеть следует лишь после того, как определены состав, структура программного обеспечения и главное — объемы обрабатываемой информации.

Программное обеспечение АИСБУЭА и его классификация. Программное обеспечение делится на системное и прикладное.

Системное (базовое) программное обеспечение представляет собой совокупность программ, предназначенных для организации процесса обработки данных в компьютере и обеспечивает рабочую среду для прикладных программ. В его состав входят операционные системы, сервисные системы, системы программирования и программы технического обслуживания.

Операционная система управляет всеми процессами обработки информации и обеспечивает взаимодействие между аппаратными средствами и пользователем. Одной из важнейших функций операционной системы является автоматизация процессов ввода-вывода информации, управления выполнением прикладных задач, решаемых пользователем. Операционная система загружает программу в память ЭВМ, следит за ходом ее выполнения, анализирует сбойные ситуации и предлагает пользователю возможные варианты их устранения, обеспечивает организацию файловой подсистемы. Условно операционные системы можно разбить на три группы: однозадачные (однопользовательские), многозадачные (многопользовательские), сетевые. Операционная система является важнейшим программным компонентом любой вычислительной машины, поэтому от уровня реализации политики безопасности в каждой конкретной ОС во многом зависит и общая безопасность информационной системы. Приведем краткий обзор основных современных операционных систем.

Операционная система MS-DOS является ОС реального режима микропроцессора Intel, а потому здесь не может идти речи о разделении оперативной памяти между процессами. Все резидентные программы и основная программа используют общее пространство ОЗУ. Защита файлов отсутствует, о сетевой безопасности трудно сказать что-либо определенное, поскольку на том этапе развития ПО драйверы для сетевого взаимодействия разрабатывались не фирмой MicroSoft, а сторонними разработчиками.

Семейство операционных систем Windows 95, 98, Millenium – это клоны, изначально ориентированные на работу в домашних ЭВМ. Эти операционные системы используют уровни привилегий защищенного режима, но не делают никаких дополнительных проверок и не поддерживают системы дескрипторов безопасности. В результате этого любое приложение может получить доступ ко всему объему доступной оперативной памяти как с правами чтения, так и с правами записи. Меры сетевой безопасности присутствуют, однако, их реализация не на высоте. Более того, в версии Windows 95 была допущена основательная ошибка, позволяющая удаленно буквально за несколько пакетов приводить к "зависанию" ЭВМ, что также значительно подорвало репутацию ОС, в последующих версиях было сделано много шагов по улучшению сетевой безопасности этого клона.

Поколение операционных систем Windows NT, 2000 уже значительно более надежная разработка компании MicroSoft. Они явялются действительно многопользовательскими системами, надежно защищающими файлы различных пользователей на жестком диске (правда, шифрование данных все же не производится и файлы можно без проблем прочитать, загрузившись с диска другой операционной системы – например, MS-DOS). Данные ОС активно используют возможности защищенного режима процессоров Intel, и могут надежно защитить данные и код процесса от других программ, если только он сам не захочет предоставлять к ним дополнительного доступа извне процесса.

Другая ветвь клонов растет от операционной системы UNIX. Эта ОС изначально разрабатывалась как сетевая и многопользовательская, а потому сразу же содержала в себе средства информационной безопасности. Практически все широко распространенные клоны UNIX прошли долгий путь разработки и по мере модификации учли все открытые за это время способы атак. Достаточно себя зарекомендовали : LINUX (S.U.S.E.), OpenBSD, FreeBSD, Sun Solaris. Естественно все сказанное относится к последним версиям этих операционных систем. Основные ошибки в этих системах относятся уже не к ядру, которое работает безукоризненно, а к системным и прикладным утилитам. Наличие ошибок в них часто приводит к потере всего запаса прочности системы.


Сервисные программы — программные продукты, предоставляющие пользователю дополнительные услуги в работе с компьютером и расширяющие возможности операционной системы: улучшают пользовательский интерфейс; защищают данные от разрушения и несанкционированного доступа; восстанавливают данные; ускоряют обмен данными между диском и ОЗУ; осуществляют архивацию-разархивацию данных; имеют антивирусные средства.

Системы программирования — комплекс средств, обеспечивающих создание новых программных продуктов. Состоят из входного языка программирования, трансляторов, средств перевода текста программы с языка программирования в машинные коды (C++, Delphi, Visual Basic, Java) и машинного языка, библиотеки стандартных программ, средства отладки оттранслированных программ и компоновки их в единое целое.

Под программами технического обслуживания понимается совокупность программно-аппаратных средств для диагностики и обнаружения ошибок в процессе работы компьютера или вычислительной системы в целом. Они включают в себя:

• средства диагностики и тестового контроля правильности работы ЭВМ и ее отдельных частей, в том числе автоматического поиска ошибок и неисправностей с определенной локализацией их в ЭВМ;
  

• специальные программы диагностики и контроля вычислительной среды информационной системы в целом, в том числе программно-аппаратный контроль, осуществляющий автоматическую проверку работоспособности системы обработки данных перед на чалом работы вычислительной системы.
  

Прикладное программное обеспечение предназначено непосредственно для решения конкретных задач и в свою очередь делится на пакеты прикладных программ общего назначения, методо-ориентированные и проблемно-ориентированные.

Наиболее широкое распространение получили следующие прикладные программы общего назначения: текстовые и табличные процессоры, системы управления базами данных, пакеты презентационной графики и графические редакторы.

К достоинствам Microsoft Excel относится то, что:

выдаваемая на экран таблица удобна для электронного моделирования различных первичных документов и регистров синтетического и аналитического учета, таких, как журналы-ордера, ведомости и др.;

• легко выполняются любые операции с цифровой информацией;
  
• легко сортируются любые данные, как числовые, так и текстовые;
  
• легко исправлять ошибочную информацию, добавляя, удаляя или заменяя строки или столбцы;
  
• облегчается работа системы контроля правильности работы и выдачи сообщений об ошибках;
  
• имеется защита информации от непрофессионального и несанкционированного доступа и др.;
  
• многие специализированные бухгалтерские пакеты совместимы с Microsoft Excel.
  

Особое внимание следует обратить на две важные для бухгалтера возможности Microsoft Excel. Во-первых, это его графические средства, очень удобные для контроля и анализа, а во-вторых, специальный набор встроенных функций, облегчающих процедуры контроля и анализа, в частности расчеты:

• величины амортизации имущества за определенный период;
  
• текущего объема вклада, где текущий объем — это сумма, которую составят будущие платежи;
  
• объема вклада через определенный промежуток времени на основе периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки;
  
• процентной ставки дохода от инвестиций для ряда последовательных операций с денежными средствами;
  
• процентных платежей за текущий период при периодических постоянных выплатах и постоянной процентной ставке;
  
• цены исходя из номинальной стоимости бумаг, по которым выплачивается периодический процент, т. е. определяется курс покупки ценной бумаги с периодическими выплатами процентов и погашением в конце срока действия;
  
• фактической годовой процентной ставки, если известны годовая процентная ставка и количество периодов в году.
  

Бухгалтеру в его ежедневной работе могут понадобиться и другие функции Microsoft Excel, не входящие в финансовую группу. Это статистические функции корреляции, т. е. определение связи между двумя множествами; определение максимального значения из списка; определение наиболее часто встречающегося значения; прогнозирование данных на основе известных значений в прошлом; нахождение среднего арифметического и др., а также функции для работы с датой и временем: определение количества дней между двумя датами; определение даты, отстоящей вперед или назад на заданное количество рабочих дней между двумя датами; определение промежуточных итогов и т. д.

Для организации своей практической работы бухгалтер, помимо пакетов прикладных программ общего назначения, широко использует проблемно-ориентированные пакеты прикладных программ бухгалтерского учета.

Классификация программного обеспечения АИСБУЭА

Ситуация на рынке финансово-экономического программного обеспечения отличается динамичностью. Ускорение развития автоматизации всех сфер человеческой деятельности объясняется как возрастающими потребностями общества, так и высокими темпами эволюции вычислительной техники, совершенствованием операционных платформ, инструментальных средств разработки. Ежегодно разрабатываются принципиально новые версии программ, пересматривается классификация программного обеспечения.

Наиболее развит рынок программных продуктов, предназначенных для автоматизации учетных задач, так как программы автоматизации экономического анализа, ревизии и аудита появились сравнительно недавно. Спектр программного обеспечения автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета (АИСБУ) зарубежных стран существенно отличается от спектра республик СНГ, что, прежде всего, объясняется особенностями ведения учета, различиями законодательной базы.

Рассмотрим классификацию программного обеспечения АИСБУ стран СНГ. В зависимости от поставленных целей могут быть выбраны различные принципы классификации по:

• размеру предприятий;
  
• концепции информационной модели учета;
  
• способу построения программной системы;
  
• возможности расширения базовых функций;
  
• степени охвата учетных функций;
  
• порядку распространения и тиражирования;
  
• программно-технической платформе и др.
  

Общепринятой, исторически сложившейся является классификация по размерам хозяйствующего субъекта. Однако она весьма условна, так как размер предприятия может не соответствовать объему учетных работ и сложности применяемых учетных схем. Именно поэтому границы групп являются относительными: АИСБУ для малых — средних предприятий; средних — крупных предприятий; корпораций, холдингов.

Предполагается, что количество рабочих мест на малом предприятии ограничивается 1-4 компьютерами, на среднем не превышает 15 ЭВМ, на крупном предприятии — от 10— 30 и более. В корпорациях, холдингах ЭВМ объединены корпоративной сетью и расположены в офисах различных предприятий.




Рисунок 3.1. Программное обеспечение АИСБУ


Концепция построения информационной модели учета отражает различные подходы к построению учетных данных.

Унифицированные системы используют модель учетных данных, основанную на применении единого массива проводок. Такая модель реализована в программах «Инфо-Бухгалтер» (фирма «Информатик»), «Турбо-Бухгалтер» (фирма «ДИЦ») и др.

Информационная модель специализированных систем предполагает разделение функций автоматизации по различным участкам учета с целью отражения специфики документооборота отдельных задач. Системы используют единую базу данных для автоматизации конкретных подсистем. Подобная модель используется для проектирования бухгалтерских комплексов, корпоративных информационных систем, таких, как «Галактика» (фирма «ТопСофт»), «Абакус» (фирма «Омега») и др.

Способ построения программной системы определяется различиями построения информационной модели учета.

Системы с единым программным ядром состоят из одного либо нескольких программных модулей. Обязательным является наличие головного модуля (программного ядра), реализующего унифицированную модель учетных данных, который может быть связан со вспомогательными модулями. Головной либо центральный модуль автоматизирует задачи сводного синтетического и аналитического учета. Вспомогательные модули решают задачи, не основанные на концепции проводки, например задачи учета труда и заработной платы, складского учета. Взаимодействие между вспомогательными модулями, как правило, не предусмотрено. Такие системы могут создаваться из программных модулей различных производителей, в частности «1С: Предприятие» (фирма «1С»), «Ветразь» (фирма «Люксофт») и др.

Комплексы специализированных программных модулей основаны на специализированной модели учетных данных. Они состоят из совокупности взаимосвязанных модулей, каждый из которых решает задачи отдельных участков учета. Взаимодействие между модулями производится по вертикали и горизонтали через единую базу данных, например «Бэст-ПРО» (фирма «Интеллект-Сервис»), «Галактика» (фирма «Топ-Софт»).

Возможность расширения состава базовых функций определяется набором средств для настройки программного обеспечения.

Жесткие системы предполагают, что развитие и изменение функциональных возможностей находится исключительно в ведении разработчиков программного обеспечения. При изменении законодательства либо учетной политики предприятия необходима установка новой версии программного продукта. Программы данного класса не рассчитаны на массовое использование. Как правило, это заказные системы либо разработки собственных специалистов.

Настраиваемые системы включают набор базовых функций настройки и расширения системы без привлечения разработчика программы. Инструментарий программ содержит, как правило, средства настройки типовых операций, изменения некоторых алгоритмов расчетов, генератор отчетов. Изменения в структуре баз данных, существенные изменения в расчетах, написание новых модулей могут выполнять только фирмы-разработчики. Большинство из представленных на рынке Республики Беларусь программных продуктов относится именно к этому классу.

Программы класса «Бухгалтерский конструктор» отличаются расширенными инструментальными возможностями. В основном построены на унифицированной модели учетных данных, обладают модульной, гибкой архитектурой программных средств с наличием специального встроенного процедурного языка и средств настройки. Предполагают широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям пользователя. Так, пользователь может не только определять алгоритмы расчетов, проектировать новые отчеты, но и формировать систему меню, линейки инструментов, определять новые типы документов, изменять экранные формы ввода информации, структуры данных и правила их обработки, определять порядок составления проводок для новых типов документов. Из-за сложности настройки программы распространяются чаще всего через дилеров. Типичными представителями данного класса являются программные продукты фирмы «1С».

Принцип классификации по степени охвата учетных функций определяет состав учетных задач системы. Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета характерны для первых этапов развития автоматизированных информационных систем. В 50-70-е гг. на крупных предприятиях первыми устанавливались ППП автоматизации учета заработной платы, основных средств. Программы автоматизации отдельных задач пользуются спросом и применяются, как правило, вместе с другими комплексными системами. Так, например, на предприятиях с ярко выраженной отраслевой спецификой (книжные магазины, аптеки, туристические фирмы и т. п.) целесообразно использование универсальных систем автоматизации бухгалтерского учета с интегрированными отраслевыми модулями.

Бухгалтерский комплекс, или системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета, создается, как правило, одной фирмой-производителем и автоматизирует все основные участки бухгалтерского учета вплоть до получения финансовой отчетности. Системы могут состоять из одного, чаще нескольких взаимосвязанных модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации отдельной учетной задачи (автоматизация расчета заработной платы, расчетно-финансовых операций, основных средств и т. п.). Совместная работа обеспечивается чаще всего через модуль главного бухгалтера, в котором накапливаются бухгалтерские проводки, порожденные в различных модулях. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

Бухгалтерия-офис включает комплексные системы автоматизации, интегрированные с управленческими функциями учета. Программные модули таких систем могут быть разработаны разными фирмами. Кроме бухгалтерских задач, реализуемых в программах рассмотренного класса, комплекс автоматизирует также документооборот, экономический анализ, снабженческо-сбытовые и другие задачи управления предприятием. Данный класс может рассматриваться как промежуточный между бухгалтерским комплексом и системами автоматизации деятельности корпораций.

Корпоративные информационные системы (КИС) управления экономическими объектами реализуют задачи бухгалтерского учета, планирования, оперативного учета, делопроизводства, управления технологическими процессами. Разработка, внедрение, настройка таких систем является сложным и длительным процессом, требующим привлечения больших коллективов специалистов. Перед внедрением обязательно проведение предпроектного исследования, в результате которого может понадобиться пересмотр организации управления. Внедрение целесообразно на крупных предприятиях и в корпорациях. Современные КИС фактически являются результатом эволюционного развития АСУТП 70—80-х гг.

Порядок распространения и тиражирования предполагает деление АИСБУ на следующие группы.

Коробочные программы относятся к системам массового тиражирования, распространяются через сети магазинов либо дилерскую сеть. Системы отличаются развитыми средствами адаптации к особенностям учета.

Внедряемые системы распространяются, дорабатываются, настраиваются, сопровождаются самим производителем, поэтому относятся к малотиражируемым системам. Разновидностью внедряемых являются заказные системы, или системы индивидуального тиражирования.

Собственные системы создаются непосредственно на предприятии специалистами отделов информационных технологий (отделов АСУ). Разработка собственных систем была одной из наиболее распространенных форм проектирования АСУ, АСУТП в 60-80-е гг. и остается на отдельных крупных предприятиях, в банках.

Заказные и собственные системы, как правило, являются жесткими и требуют постоянного сопровождения программистов, в то же время они полностью учитывают специфику предприятия. В целом эффективность таких систем определяется квалификацией разработчиков и способностью поддерживать собственный программный продукт.

На выбор конкретной автоматизированной информационной системы может существенно повлиять программно-техническая платформа, которая включает компьютерную инфраструктуру, операционную платформу, инструментальные средства. С точки зрения компьютерной инфраструктуры различают одно- и многопользовательские версии систем автоматизации бухгалтерского учета. Многопользовательские (сетевые) версии ориентированы на работу в компьютерных сетях, созданных на основе архитектуры файл-сервер либо клиент-сервер.

Выбор информационных технологий и программ. Для достижения гарантированного успеха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следующих семи факторов:

1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим требованиям:

• быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования;
  
• быть хорошо документированной и легкой в использовании;
  
• иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представительства производителя программ, которое в состоянии профессионально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;
  

2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хорошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;

3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;

4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планировании, так и во внедрении системы;

5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;

6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению;

7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.

Методика выбора программного обеспечения

Критериев выбора может быть несколько:

• Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.
  
• Стоимость владения программным обеспечением.
  
• Перспективы развития программного обеспечения.
  
• Возможность интеграции с другими значимыми программными модулями, используемыми в компании.
  

Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.

Чтобы определить, насколько программное обеспечение соответствует требованиям компании, следует обратиться к успешному опыту использования этого ПО в компании аналогичного профиля. Здесь надо иметь в виду, что успешность внедрения оценивается руководителем, менеджерами, IT-специалистом и бухгалтерией по-разному. Поэтому хорошо бы знать мнение всех участников бизнес-процессов (при этом можно сделать акцент на ту категорию работников компании, автоматизация чьей работы является наиболее актуальной). Фирмы - разработчики программного обеспечения охотно идут на установку ПО для опытной эксплуатации. В течение двух-трех недель каждый из предполагаемых пользователей программы может ознакомиться со своим участком работы. Если разработчики сами демонстрируют возможности ПО, особое внимание нужно уделить наиболее актуальным для каждого из участников процессов вопросам.

Стоимость владения ПО. Стоимость самого ПО является конечной суммой, которую надо заплатить в редчайших случаях. При определении стоимости владения ПО необходимо обратить внимание на следующие составляющие. Самая важная из них – стоимость внедрения. Внедрение предполагает настройку системы под конкретные требования или изменение существующей технологии, обучение персонала. Рекомендуем при заключении договора внести стоимость этих работ в основной договор.

По мере развития компании могут происходить значительные изменения в бизнес-процессах, и в любом случае - изменение в формах документов, появление новых входных и выходных форм. Важно знать, какие вопросы программное обеспечение позволяет решать силами IT- специалиста компании, а при каких ситуациях неизбежно потребуется участие представителя разработчика. Следует знать, какое количество специалистов разработчика занимается сопровождением ПО. Исходя из их числа, количества сопровождаемых фирм и времени сопровождения можно определить предел, при котором увеличение количества сопровождаемых фирм приведет к неизбежному ухудшению качества. Постарайтесь максимально больше возможных вопросов, связанных с внедрением и сопровождением, обсудить до начала работ и отразить достигнутые договоренности в контракте.

Редко встретишь программы без ошибок. Следует уточнить время, в течение которого разработчики устранят выявленные ошибки.

Перспективы развития ПО. Большинство разработчиков с радостью поделятся со специалистами своими идеями по развитию ПО. Ведь создание программного обеспечения - процесс творческий, а люди творческого склада с удовольствием делятся идеями. Но не следует забывать, что идеи могут быть утопическими, поэтому воспринимайте планы разработчиков через призму своего опыта. О возможности реализации планов можно судить по уже реализованным проектам и по степени их успешности. Так как разработка технологического решения - процесс длительный, рекомендуем ознакомиться с количеством значимых нововведений в программное обеспечение за определенный промежуток времени. Это позволит вам уяснить, насколько динамично меняется программное обеспечение.

Возможность интеграции с другими значимыми программными модулями, используемыми в компании. Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основные показатели потребительского качества программных продуктов. Известно множество показателей, используемых для характеристики качества разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие:

• функциональная полнота;
  
• завершенность разработки;
  
• быстродействие;
  
• уровень требований к комплексу технических средств;
  
• возможность перенастройки на новые условия применения;
  
• возможность работы в сети;
  
• качество предоставляемой поддержки и сервиса;
  
• трудоемкость освоения и внедрения;
  
• качество пользовательского интерфейса;
  
• требования к уровню квалификации пользователя;
  
• удобство копирования и вывода информации;
  
• наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа;
  
• качество документации.
  

Каждый из названных показателей в зависимости от вида программного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие.