Затверджено наказ Головного управління юстиції у Черкаській області від “ ” квітня 2007 року №
| Вид материала | Документы |
- Затверджено наказ Головного управління юстиції у Рівненській області, 743.75kb.
- Затверджено наказ Головного управління юстиції у Рівненській області, 787.62kb.
- Головне управління юстиції у Черкаській області Черкаське міське управління юстиції, 749.11kb.
- Ії Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві, 44.28kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 11.57kb.
- Положенн я про огляд – конкурс на кращу організацію правової роботи в органах виконавчої, 79.59kb.
- Миргородська районна державна адміністрація відділ освіти наказ, 93.77kb.
- Довідка про підсумки діяльності Головного управління юстиції у Київській області, територіальних, 855.37kb.
- Міністерство Юстиції україни головне управління юстиції у сумській області, 100.67kb.
- Міністерство Юстиції україни головне управління юстиції у сумській області нака, 98.63kb.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головного управління юстиції
у Черкаській області
від “_____” квітня 2007 року
№ _______
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Головному управлінні юстиції у Черкаській області
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Інструкція з діловодства в Головному управлінні юстиції у Черкаській області (далі –інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності головного управління юстиції, як органу виконавчої влади і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів головного управління.
1.2. Загальне керівництво та контроль за роботою діловодної служби, дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр – міністра України, здійснює начальник управління.
Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (далі – ПК). Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.3. Викладені в інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положення Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.4. В канцелярії головного управління юстиції застосовується повна централізація діловодства.
1.5. Відповідальність за організацію діловодства в канцелярії несуть спеціалісти відділу організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та організації розгляду звернень громадян.
1.6. Загальне керівництво роботою канцелярії здійснюється начальником відділу організаційно-аналітичного забезпечення та організації розгляду звернень громадян. Начальник відділу в межах наданих йому прав зобов'язаний:
- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
- не допускати вимагання від районних, міських, міськрайонних управлінь юстиції, відділів ДВС, відділів РАЦС, державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, що належать до сфери головного управління, різних відомостей, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;
- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства головного управління та його структурних підрозділів, районних, міських, міськрайонних управлінь юстиції, нотаріальних контор;
- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення діловодної служби сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
- забезпечити організацію навчання працівників діловодної служби управління юстиції та структурних підрозділів головного управління для підвищення кваліфікації;
- здійснювати контроль за обов’язковим додержанням у головному управлінні юстиції вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією інструкцією.
1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.
1.8. Головне управління здійснює діловодство, веде документацію і листування державною мовою.
2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ
ДІЯЛЬНОСТІ УПРАВЛІННЯ
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів в управлінні є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
В управлінні визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.
2.2. Управлінська діяльність управління здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
З питань, що становлять спільний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності управління є:
- Конституція України, закони України, Постанови Верховної Ради, укази Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, накази, постанови Міністерства юстиції України, рішення місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування;
- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання управлінням покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;
- потреба в правовому врегулюванні діяльності апарату управління.
2.3. Згідно з чинним законодавством управління видає постанови, накази, вказівки, інструкції.
Рішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих установ, викладаються в постановах і наказах; рішення інших питань повсякденної діяльності – у розпорядженнях.
2.4. З питань, що становлять обопільний інтерес і належать до компетенції управління та інших органів і громадських організацій, ухвалюються спільні розпорядчі документи, що викладаються у формі наказів.
2.5. Розпорядчі документи, що надходять до управління юстиції від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що є під його керівництвом, управління має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління разом із супровідним листом.
2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7. Хід обговорення питань і рішення, що ухвалюються в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
У разі коли засідання стенографуються, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.
2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління, шляхом надсилання їм рішень.
Рішення колегії управління впроваджуються в життя наказами начальника.
2.9. Видання розпорядчих документів обов’язкове:
- з організаційних питань у разі створення, реорганізації і ліквідації органів, установ і організації систем Міністерства та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань органів, установ і організацій системи управління юстиції та структурних підрозділів; затвердження їхньої структури, підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов’язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;
- з питань планування – при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і різних планів; зміни правових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;
- з питань праці і заробітної плати – при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження працівників.
2.10. Розпорядчі документи, що надходять до управління від вищих органів, доводяться до підвідомчих установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, вказівок), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань управління.
2.11. При здійсненні оперативних зв’язків з Міністерством юстиції України, обласною державною адміністрацією, підвідомчими та іншими установами і окремими громадянами управління юстиції надсилає листи.
Як правило, листи складаються у випадках, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз’яснення, вказівки (особисті або телефоном), інструктування тощо.
2.12. Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу, що оформляється відповідно до правил.
3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
3.1.Приймання документів
3.1.1. Кореспонденція, що надходить до управління, у тому числі створена за допомогою ПК, приймається в канцелярії управління.
Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата за яку здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.
Працівникам управління юстиції, незалежно від їх посадового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників органів зв’язку, представників інших установ і організацій.
3.1.2. В канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії (додаток № 1).
Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних заяв, касаційних та в порядку нагляду за скаргами громадян.
3.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
3.2. Попередній розгляд документів.
3.2.1. Вся кореспонденція, що надійшла до управління, підлягає обов’язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється призначеним працівником канцелярії.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом управління юстиції або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день їх одержання. Доручення вищих органів, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно.
3.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися положенням про управління, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів.
3.2.5. Керівнику установи відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр – міністра України, запити та звернення народних депутатів України у папці з грифом „Невідкладно”.
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.
3.2.6. Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції.
3.2.7. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.
- складовими резолюції є: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
- на документах з терміном виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
- як правило, на документі повинно бути не більше однієї або двох резолюцій. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації документа.
Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче від реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту, якщо місце для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.
3.3.2. Реєстрація документів в управлінні здійснюється централізовано канцелярією.
3.3.3. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як такі, що створюються і використовуються в управлінні, так і ті, що надходять від інших органів і приватних осіб, а також пропозиції, заяви і скарги громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
Не підлягають реєстрації в канцелярії документи, що містять інформацію оперативного характеру та ті, що обліковуються в інших управліннях (додаток 2).
3.3.4. На всіх вхідних документах проставляється відмітка про надходження (реєстрацію) документа. Вона має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: найменування установи, дату надходження документа, індекс документа.
3.3.5. Основним принципом реєстрації документа є одноразовість. Кожний документ реєструється в управлінні лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного відділу в інший він вдруге не реєструється.
3.3.6. Документи реєструються в межах груп в залежності від найменування виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються накази управління з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії управління.
3.3.7. При реєстрації вихідним документам надаються умовні позначення – реєстраційні індекси, які складаються з індексу відділу за номенклатурою справ та порядкового номеру по реєстраційній книзі вихідної кореспонденції, що проставляється провідним спеціалістом з діловодства.
3.3.8. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних управлінням документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки (додаток 3).
3.3.9. Реєстраційні картки на документи виготовляються у двох примірниках. Перший знаходиться в адресній картотеці, а другий примірник знаходиться в пошуковій.
3.3.10. При поставленні документа на контроль виготовляється третій примірник картки, що розміщується у контрольній картотеці.
Контрольна картотека складається з двох частин : невиконаних і виконаних документів.
Перша частина картотеки використовується для пошуків документів, що виконані, з певного питання.
По мірі виконання документів картки із розділів першої частини з проставленими у них необхідними відмітками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.
3.3.11. Картки на пропозиції, заяви і скарги громадян групуються в окрему картотеку та мають форму окремого зразка (додаток 3а) – додається.
3.3.12. Всі реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.
3.3.13. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано в управлінні. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 4), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа (дата і індекс надходження документа – для документів, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення по суті, дата фактичного виконання і індекс документа – відповіді).
У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних.
Автоматизовані банки даних забезпечують інформацію про всі документи і місце їх знаходження працівників апарату за допомогою виводу інформації на дисплей.
4.СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А3(297х420мм), А4(210х297мм) та А5(148х210мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках управління юстиції. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї інструкції з обов’язковим додержанням таких правил:
- встановлюється два види бланків: бланк для листів і бланк для наказів (додаток 5, 6,).
- бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються центрованим або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору;
- бланки документів повинні мати поля:
ліве – 30 мм;
праве –10 мм;
верхнє і нижче – 20 мм.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформляються не на бланках.
4.1.3. Як правило, для прискорення виконання документів та правильного формування у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
4.1.4. Зміст документів викладається на природній мові (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми, телетайпограми тощо), а при використанні обчислювальної техніки – на машинній мові.
4.1.5. Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов’язаний з виданими раніше щодо даного питання документами.
4.1.6. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або логічно узгодженого поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій з них вказуються підстави або обґрунтування складання документа, в другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну результативну частину: накази – розпорядчу частину без констатуючої, листи – прохання без пояснення тощо.
4.1.7. Цілісний зв’язний текст складних документів може складатися з розділів, підрозділів, повинен мати заголовки і нумерацію, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з надання кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2., 1.1.3., 2.1.1., 2.1.2.). Прізвище, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для даного виду документа порядку.
Довільне скорочення найменування управління та окремих слів є неприпустимим.
4.1.8. Для ощадження часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфікуватися. Цілісний зв’язний текст документа може складатися на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення інформації, що замінюється.
4.1.9. Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах
4.1.10. Форма таблиці використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно - розпоряд-чих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для обробки засобами обчислювальної техніки, об’єкти, ознаки та їх показники за потреби кодуються.
4.1.11. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр – міністра України, за рішеннями начальника Головного управління на одного із заступників відповідно до розподілу обов’язків.
Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на начальника, заступників начальників підрозділів управління, виконавців та інших призначених відповідальних осіб.
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.
4.2.Оформлення документів
4.2.1. Службові документи, що складаються в управлінні, повинні мати встановлений комплекс обов’язкових реквізитів і установлений порядок їх розміщення (додаток 8): найменування управління – автора документа, назва документа (не визначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, позначка про виконання документа і направлення його у справу.
При підготовці і оформленні документів склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, процес його обробки тощо. Нормативно-правові акти управління юстиції, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в управлінні за встановленим зразком про державну реєстрацію.
4.2.2. Найменування управління – автора документа.
Найменування управління вказують відповідно до положення про нього.
4.2.3. Назва виду документа.
Назва виду документа (наказ, розпорядження і т.ін.) вказується на бланку друкарським або машинописним способом і повинна бути відповідною до компетенції управління, змісту управлінської дії.
4.2.4. Заголовок до тексту документа.
Заголовок до тексту документа – короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою документа і формуватися за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання “про що?”, “чого”, наприклад, “Про результати виконання доручення” та “Щодо виконання постанови колегії…”.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може формуватися узагальнено.
Заголовок до текстів машинограм слід формулювати за тими самими правилами та зразками.
При складанні документу на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Дозволяється не складати заголовки до тексту на документі формату А5.
Заголовки до текстів не складаються на телефонограми, телеграми, факсограми та повідомлення.
4.3.Датування документів
4.3.1. Всі службові документи датуються.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що ухвалюється колегіальним органом – дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження.
Датування спільного нормативно-правового акту визначається органом, підпис якого стоїть першим.
4.3.2. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачено іншої дати. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.
Документи, які підлягають державній реєстрації в Головному управлінні, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено більш пізнього строку набуття ними чинності.
4.3.3. Дати підписання, затвердження документа, а також, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 грудня 1999 року слід писати 13.12.99.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється цифра 0. Наприклад: 3 січня 1999 року слід писати: 03.01.99. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 січня 1999року. При посиланні у тексті на нормативно-правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист … від 30.01.99.
4.3.4. Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, в момент підписання або затвердження.
4.3.5. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу, тощо).
4.3.6. Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.
4.4.Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце їх складання, виконання та зберігання.
Індекси вхідних і створюваних управлінням юстиції документів складаються з порядкових номерів в межах групи документів, що реєструються, які залежно від завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, структурних підрозділів, кореспондентів тощо.
Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися із індексів органів, що видали його, які проставляються через дріб.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.
4.5.Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці діяльності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності до чинного законодавства і правових актів здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як у межах управління (з відділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті), так і за його межами.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, доручень Прем’єр – міністра України, проводяться не пізніше, ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються начальником управління невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводяться не пізніше, ніж у 3 – денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.
4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза містить особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі необхідності зазначається найменування посади цієї особи.
Віза проставляється як на лицьовому, так і зворотному боці останнього аркуша документа, якщо кількість осіб, які повинні завізувати документ перевищує число три, а місця для поставлення віз на лицьовому боці останнього аркушу документа недостатньо.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:
Начальник відділу виконавчої служби
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Зауваження і пропозиції додаються
Дата
Зауваження обов’язково подаються особі, яка підписує документ.
Проекти постанов, рішень, наказів, розпоряджень та інших нормативно-правових актів управління перевіряються працівниками на предмет відповідності їх до чинного законодавства і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.
4.5.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і містить в себе відокремлене слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою узгоджується документ (включно з найменуванням установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник начальника Головного
управління юстиції
(Підпис)(Ініціали, прізвище)
Дата
4.5.6. Якщо зовнішнє погодження здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання колегії
Головного управління юстиції
Дата ____________ № _______
4.5.7. Якщо зміст документа зачіпає інтереси більш, ніж трьох установ, то складається “Аркуш погодження”, про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Ініціали, прізвище виконавця, підпис
Дата
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади підпис ініціали, прізвище
Дата
Найменування посади підпис ініціали, прізвище
Дата
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
4.6.2. Документи підписуються посадовими особами управління відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими документами.
Документи, що надсилаються до вищих органів, підписуються начальником управління і лише в разі його відсутності заступником начальника.
Документи, що надсилаються стороннім установам від імені управління, підписують начальник або його заступник у межах їх компетенції.
Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підписуються начальником управління, його заступниками.
Підписання нормативно-правових актів начальниками відділів не допускається.
4.6.3. Підпис складається з: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене – на документі, складеному на бланку) особистий підпис, ініціали і прізвище.
Наприклад:
Начальник Головного
управління юстиції підпис ініціали, прізвище
4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня начальник підписує всі примірники.
4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі управління, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.
4.6.6. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посад:
Начальник Головного
управління юстиції підпис ініціали, прізвище
Головний бухгалтер підпис ініціали, прізвище
4.6.7. При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Начальник Головного Голова
управління обласного суду
Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис)(Ініціали, прізвище)
4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем:
Голова комісії підпис ініціали, прізвище
Члени комісії підпис ініціали, прізвище
4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: “в.о.”, “заст.”). Є неприпустимим підписування документа з прийменником “за” або проставлення косої риски перед найменуванням посади.
4.6.10. Особливим способом набуття чинності документа після підписання є його затвердження, що санкціонує поширення дії документа на окреслене коло установ, посадових осіб і громадян. Документи затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 9).
4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або видання розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом органу, що видав акт.
4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то складовим грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник управління
Підпис)(Ініціали, прізвище)
Дата
4.6.13. При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ начальника Головного
управління юстиції
00.00.00 № _____
4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.
4.6.15. На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою.
Крім того, гербова печатка проставляється на статутах (положеннях) установ, на договорах, посвідченнях та дорученнях.
Перелік інших документів, що їх необхідно скріпити гербовою печаткою, визначається начальником на підставі діючих нормативно-правових актів (додаток 10).
Печатка, що відтворює найменування управління, проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.
Відбиток треба проставити таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
4.7.Адресування документів
4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.
При адресуванні документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:
Управління юстиції __________ (району)
У разі надсилання документа посадовій особі найменування управління зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному, наприклад:
Начальнику управління
Міністерства внутрішніх справ України
в ___________ області
Прізвище, ініціали
У разі адресування документа начальнику або його заступникам найменування управління входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Начальнику управління
Прізвище, ініціали
У разі необхідності в реквізиті “адресат” можуть вказуватись почесне звання та вчений ступінь.
При адресуванні документа багатьом однорідним установам адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:
Районним, міським, міськрайонним
управлінням юстиції ______ області
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів не вказується. При надсиланні документа більш, ніж за чотирма адресами складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.7.2. До складу реквізиту “адресат” може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу управління повинен бути відповідним до вимог за адресування Поштових правил Міністерства зв’язку України.
Повна поштова адреса зазначається при надсиланні документа разовим кореспондентам, наприклад:
Редакція журналу
“Архіви України”
вул.Солом’янська,24
МСП, Київ-110, 25110
При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначається адресат, а потім поштова адреса, наприклад:
Карпенку А.Є.
Київське шосе, 67, кв.4
м.Миколаїв-25, 327025
4.7.3. При надсиланні документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із заздалегідь надрукованими адресами.
4.8.Відмітки про проходження та виконання документів
4.8.1. Проходження документа в установі супроводжується обов’язковим поставленням на ньому:
- відмітки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша праворуч і містить такі елементи: скорочене найменування установи, дату надходження документа, індекс документа;
- відмітки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), і позначається словом “Контроль” або літерою “К”;
- відмітки про виконання документа і направлення його у справу, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч і містить такі елементи: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова “До справи” і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа у справу, найменування і підпис виконавця, наприклад:
До справи №06/24
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 05.02.99
(посада)
(Ініціали, прізвище)
Відмітка “До справи” свідчить про те, що роботу над документами закінчено.
- відмітки про перенесення даних на машинний носій, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: інформацію “ перенесено на машинний носій”, дату перенесення, номера масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних
4.8.2. Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця, який складається з його прізвища і номера службового телефону, які проставляються як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті. Наприклад:
Петренко 244-12-64
При необхідності нижче від прізвища виконавця документа і номера його телефону допускається вказувати індекс друкарки (перші букви імені і прізвища, кількість надрукованих примірників і дату друкування). Наприклад:
Кравченко 551-47-12-
ЛГ 5 12.01.99
4.9.Оформлення копій документів
4.9.1. Копія документа виготовляється і видається з дозволу керівництва управління або начальника відділу. Управління може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому управлінні (це правило не поширюється на архівні установи і органи нотаріату).
При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб та учнів, управління може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.9.2. Копія документа відтворюється рукописним, машинописним способом; текст документа відтворюється повністю, враховуючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії до оригіналу.
Відмітка “копія” проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.
Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово “згідно”, найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче від реквізиту “підпис”. Наприклад:
Згідно
Інспектор відділу кадрів підпис В.В. Мовчан
Дата
4.9.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах управління, текст бланків може не відтворюватись, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.
Наприклад:
Дата 234/05-13/27
__________________________
__________________________
Начальник відділу підпис (ініціали, прізвище)
Згідно
Інспектор відділу кадрів підпис ( ініціали, прізвище)
Дата
Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою, що відтворює найменування управління. Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.
4.10.Оформлення додатків до документів
4.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна бути відповідною до назви самого додатка.
4.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або запроваджуються розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст одного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
4.10.3. У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
“Розробити і подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1”.
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка, проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч, наприклад:
Додаток 1
до наказу Міністерства юстиції України
20.02.98 № 15
У разі наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери наприклад: “Додаток 2” і т.д. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись заступниками, начальниками відділів управління на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
4.10.4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність.
Такі додатки повинні мати порядковий номер та відмітку з посиланням на пункт тексту документа, що вони пояснюють та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.
Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч, наприклад:
Додаток 1 Додаток 1
до п. 3.1.2 до п.3.1.3.
Примірної інструкції або Примірної інструкції
з діловодства в Міністерствах з діловодства в
інших центральних органах Міністерстві юстиції
виконавчої влади, Раді міністрів України
Автономної Республіки Крим,
місцевих органах державної виконавчої влади
Ці додатки мають спільну нумерацію аркушів разом із основним документом.
4.10.5. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку.
Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1.Довідка про використання нотаріальних бланків
за 1 квартал 1998 р. на 5 арк. у 1 прим.
2.Графік прийому відвідувачів на 2 квартал
- 1998 р. на 2 арк. у 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок судово-медичної експертизи 25.01.97 №4
і додаток до нього всього на 21 арк. у 2 прим.
Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на ________арк.
Якщо додаток надсилається не в усі зазначені в документі адреси, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. На першу адресу.
4.11.Вимоги до документів, що друкуються
4.11.1. В управлінні юстиції друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до друку, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем.
Рукописи, написані не чітко, кольоровими чорнилами, пастою або олівцем, до друку не приймаються.
На рукописі виконавець вказує, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату подання матеріалів до друку.
4.11.2. Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкового інтервалу, на бланках формату А5 – через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до типографського видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.
4.11.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Відмітка про наявність додатка”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
2
Начальник Головного
2
управління юстиції
2
ПІДПИС ( ІНІЦІАЛИ ПРІЗВИЩЕ)
1,5
(дата)
4.11.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3-міжрядковими інтервалами.
4.11.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.11.6. Розшифровку підпису в реквізиті “підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
4.11.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), то його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
4.11.8. При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 – від межі лівого поля для друкування реквізитів “Заголовок до тексту”, “Текст”(без абзаців), “Відмітка про наявність додатка”, “Прізвище виконавця і номер
його телефону”, “Відмітка про виконання документа і направлення його у справу”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”;
1 – після 5 друкарських знаків для початку абзаців у тексті;
2 – після 16 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;
3 – після 24 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;
4 – після 32 друкарських знаків для реквізиту “Адресат”;
5 – після 40 друкарських знаків для реквізиту “Гриф затвердження” та “Гриф обмеженого доступу до документа”;
6 – після 48 друкарських знаків для розшифровки підпису у реквізиті “Підпис”;
7 – після 56 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської діяльності (УКУД).
4.11.9. При наявності кількох грифів затвердження і узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від 0-го і 5-го положення табулятора.
4.11.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від 0-го положення табулятора, а текст, що їх стосується – через один міжрядковий інтервал.
4.11.11. При оформленні документів на кількох і більше сторінках друга та наступна сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” (стор.) та розділових знаків.
4.11.12. Друкований текст перевіряє особа, яка підготувала документ. Якщо будуть виявленні друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.
4.12.Розмноження документів
4.12.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівництвом управління, а необхідність розмноження окремих документів – працівниками відділів.
4.12.2. Розмноження документації здійснюється працівниками управління або розмножувальним цехом, який займається розмноженням документів за такими правилами:
- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує начальник відділу (додаток 11);
- документи на розмноження передаються у розмножувальний цех разом із замовленням. При цьому замовленню присвоюється номер, зазначається дата його передачі, встановлюється строк виконання замовлення;
- замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху (додаток 12). При одержані розмноженого матеріалу посадова особа, яка його одержала, розписується на замовленні і зазначає дату одержання;
- оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.
4.13.Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів
4.13.1. Засідання колегії управління проводяться відповідно до планів роботи.
У плані роботи управління юстиції зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище відповідальної особи, яка готує документи для розгляду на колегії управління.
Керівники підрозділів завчасно подають для занесення в план роботи управління перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні колегії управління.
4.13.2. Документи з питань, що виносяться на обговорення колегії , повинні подаватися не пізніше, ніж за тиждень до засідання колегії подає першому заступнику начальника Головного управління юстиції, який після їх розгляду надає голові колегії. Ці документи складаються:
- з проекту порядку денного засідання колегії з визначенням доповідачів з кожного питання;
- з довідок з кожного питання порядку засідання колегії з обґрунтованими висновками і пропозиціями;
- з проекту рішення колегії;
- зі списку запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії, з зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;
- довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.
4.13.3. Структурний підрозділ, відповідальний за підготовку питання порядку денного колегії, подає секретарю колегії погоджені головою колегії матеріали не пізніше, ніж за три дні до засідання.
Секретар колегії формує на основі поданих матеріалів папки, які надає членам колегії та іншим учасникам засідання колегії для ознайомлення.
4.13.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.13.5. Після засідання члени колегії та особи, що були запрошені для участі в засіданні, повертають одержані документи секретарю колегії. Зайві примірники знищуються секретарем колегії.
4.13.6. Після засідання колегії структурний підрозділ, відповідальний за підготовку питання, доопрацьовує протягом десяти днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк) проект постанови колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує його з членами колегії, при потребі , - з керівниками структурних підрозділів та подає проект рішення на розгляд голови колегії.
4.13.7. Про кожне засідання колегії складається протокол, який підписується головуючим на засіданні та працівником, який веде протокол.
4.13.8. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідання покладається на заступників начальника, керівників підрозділів.
4.13.9. Рішення колегії проводяться у життя наказами начальника Головного управління юстиції.
4.13.10.Матеріали засідань колегії зберігаються в установленому порядку в структурному підрозділі (окремого працівника), визначеному головою колегії.
4.13.11.Контроль за виконанням постанов колегії покладається на окремих посадових осіб, структурні підрозділи або їх працівників, визначених у постанові колегії, затвердженому наказом начальника Головного управління юстиції.
4.14.Оформлення документів про відрядження
4.14.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи управління з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
4.14.2. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, начальник відділу в доповідній записці (заяві) на ім’я керівництва управління зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.
Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається начальнику управління, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 13).
4.14.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику підрозділу про виконання одержаного завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.
5. РОБОТА ВИКОНАВЦІВ З ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Заступники начальника, керівники підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.
5.2. Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або у наступний день відповідно до вказівки начальника відділу.
Термінові документи передаються негайно.
За потреби розмноження документа або інших затримках виконавцю передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.
5.3. Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготування проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження) керівництву управління, підготовку до відправлення адресату.
Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа, забезпечує його тиражування.
5.4. При оперативному вирішенні питання без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату і результати остаточного виконання.
Всі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч.
5.5. При наявності відповідального виконавця всі інші виконавці відповідають за своєчасну і якісну інформацію та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо).
Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовується при підготовці документа.
6. ПОРЯДОК ОБРОБКИ ТА ВІДПРАВЛЕННЯ