Затверджено наказ Головного управління юстиції у Черкаській області від “ ” квітня 2007 року №

Вид материала

Содержание

11. Механізація і автоматизація діловодних процесів
12. Особливості підготовки та оформлення
Зразок листа
Головне управління юстиції
Реєстраційно-контрольна картка
Зворотній бік
Реєстраційно-контрольна картка
Хід виконання
Міністерство юстиції України
Міністерство юстиції україни

Подобный материал:

1 2 3 4

11. МЕХАНІЗАЦІЯ І АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ

11.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної постановки діловодства в управлінні юстиції, засобами підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

11.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів в управлінні здійснюється на підставі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації і скорочення кількості форм документів, що використовуються.

11.3. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль виконання тощо.

11.4. Комплекс технічних засобів забезпечує збирання і передачу інформації до ЕОМ, вирішення завдань і виведення результатів обробки у формі відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об’єднання їх в єдину систему.

11.5. Перед допуском кожного працівника до експлуатації ЕОМ необхідно здійснити перевірку знання ним технічних інструкцій роботи з ЕОМ.

11.6. Керівництво управління несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій роботи з відповідною технікою.

12. ОСОБЛИВОСТІ ПІДГОТОВКИ ТА ОФОРМЛЕННЯ

ОКРЕМИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТІВ

12.1.Наказ

12.1.1. Наказ – розпорядчий документ управління.

12.1.2. Проекти наказів розробляються сектором кадрової роботи та державної служби, структурними підрозділами Головного управління за дорученням керівництва або за власною ініціативою. Проекти наказів щодо притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності розробляються тільки сектором кадрової роботи та державної служби.

12.1.3. За змістом накази поділяються на такі види і групуються у різні справи:

- з основної діяльності (О) – з питань утворення, перейменування, припинення діяльності органу юстиції чи структурного підрозділу, затвердження положень, інструкцій, правил та внесення змін до них, здійснення перевірок, тощо;

- про відрядження;

- по особовому складу (К) – з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади, нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до працівників;

- про надання відпусток.

Проект наказу розробляється у 3-4 примірниках. Перший примірник проекту візується керівником підрозділу, у якому він готувався, керівниками структурних підрозділів, до повноважень яких належить питання, що регулюється цим наказом, після чого він подається на погодження заступнику начальника, який керує відповідним структурним підрозділом. При підготовці наказу про притягнення до дисциплінарної відповідальності, проект візується завідувачем сектору кадрової роботи та державної служби, начальником структурного підрозділу, за поданням якого розроблявся проект наказу. Підписані накази передаються до відділу організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та організації розгляду звернень громадян, де їх перші примірники реєструються у журналах реєстрації наказів та зберігаються у відповідних номенклатурних справах. Решта примірників завіряється печаткою відділу, штампом з написом „З оригіналом згідно” та підписом особи, що провела реєстрацію та розподіляються за належністю. Завірена копія наказу, які готувались працівниками сектору кадрової роботи та державної служби, разом з додатками документів, які зазначені у „Підставі” повертаються до сектору. Накази подаються на підпис начальнику управління через канцелярію.

12.1.4. Накази нумеруються за порядком номерів в межах календарного року.

12.1.5. Наказ вступає в дію з моменту його підписання, якщо інший строк не зазначений у тексті.

12.1.6. Наказ складається на бланку наказів управління з обов’язковим оформленням наступних елементів:

назва виду документа;

дата (проставляється у день підписання);
індекс (проставляється у день підписання);
місце складання чи видання;
заголовок до тексту;

текст;

підпис;

гриф погодження (при потребі);
візи (оформляють у разі потреби);
відбиток печатки (проставляють у разі потреби).

12.1.7. Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частини.

12.1.8. У констатуючій частині викладаються цілі і завдання дій, що приписуються. Якщо підставою до видання наказу є законодавчий, інший нормативний акт або доручення вищих органів, то у констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок і викладається зміст тієї його частини, яка безпосередньо стосується даного управління або структурного підрозділу.

12.1.9. Розпорядча частина починається словами “НАКАЗУЮ”.

12.1.10. У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії і строки виконання дій, що приписуються.

12.1.11. Якщо наказ доповнює, відміняє або змінює накази, що видані раніше, або їх окремі пункти, це обумовлюється у тексті наказу.

12.1.12. У випадку, коли немає потреби давати роз’яснення, констатуючої частини може не бути, і текст наказу складається тільки з розпорядчої частини.

12.2. Протокол

12.2.1. Протокол – організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняті рішення на засіданнях колегіальних органів, нарад, конференцій.

12.2.2. Протокол складається під час засідання.

12.2.3. Складає протокол секретар колегії.

12.2.4. Протокол складається з обов’язковим наведенням таких елементів:

виду документу (протокол);

дати засідання;

індексу;

місця засідання;

грифу затвердження (у тому разі, коли протокол підлягає затвердженню);

заголовок;

текст;

підписи.

12.2.5. На протоколі ставиться дата засідання, а не кінцевого оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску – закінчення. Наприклад: 12-14.03.98. номер протоколу є порядковим номером засідань колегії управління протягом року. Протоколи спільних засідань повинні мати складені номери, що містять порядкові номери протоколів управління, які взяли участь у роботі колегіального органу. В реквізиті “місце засідання” зазначається місто, де відбулося засідання.

12.2.6. Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу у родовому відмінку. Наприклад: “засідання колегії управління”.

12.2.7. Після оформлення заголовка складається текст.

12.2.8. Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної.

12.2.9. Вступ складається із зазначенням голови, секретаря, присутніх і порядку денного.

Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 15, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі. Наприклад:

Присутні: 43 особи (перелік додається).

12.2.10. Основна частина протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ). Основний зміст доповідей та виступів розміщується у тексті протоколу (коротка форма протоколу застосовується у тому разі, коли до протоколу додаються тексти відповідей або виступів; коротко протоколюються також оперативні наради); рішення друкується повністю. Текст рішення будується за зразком наказу і складається із таких складових частин: кому, що робити і до якого строку.

Наприклад:

1.СЛУХАЛИ:

Макаренко А.Д. – Текст доповіді додається

ВИСТУПИЛИ:

Іваненко Є.В. – Короткий запис виступу.

Петренко Т.В. – Короткий запис виступу.

ВИРІШИЛИ:

1.1. Всім підрозділам підготувати … , до 16.04.98.

1.2. Потронову Б.С. організувати подання матеріалів до 10.04.98.

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ВИРІШИЛИ:

Голова (підпис) А.А.Ковальов

Секретар (підпис) Є.М.Петров

12.2.11. Протокол підписується головуючим та секретарем.

12.2.12. Під час засідання можна скласти тільки чернетку протоколу.

12.2.13. У п’ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, редагується і оформляється.

12.2.14. Рішення колегій в управлінні повинні проводитися у життя наказами.

12.2.15. Друкується протокол у потрібній кількості екземплярів.

12.2.16. Зразок протоколу:

Головне управління юстиції у Черкаській області

ПРОТОКОЛ

дата м.Черкаси _____№____

засідання колегії

Голова –

Секретар –

Присутні: 30 осіб (список додається)

Порядок денний:

Про розробку Положень …

Доповідь начальника …

Про …

СЛУХАЛИ:

Іваненко Б.В. – текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Петренко О.І. – короткий запис виступу.

Нестеренко Н.О. – короткий запис виступу.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Ухвалити …

1.2. …

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Голова (підпис) (ініціали, прізвище)

Секретар (підпис) (ініціали, прізвище)

12.3. Службові листи

12.3. Службові листи – узагальнена назва великої кількості управлінських документів, які є засобом спілкування з установами та приватними особами.

12.3.1. Листи повинні складатися тільки тоді, коли неможливо вирішити питання під час розмови по телефону або при особистому спілкуванні.

12.3.2. Текст листа повинен висвітлювати одне питання. Це прискорить виконання документа. Якщо текст листа складається з кількох питань, знімається копія листа або встановлюється черговість щодо висвітлювання в одному листі тільки тоді, коли вони взаємопов’язані.

12.3.3. Як правило, текст листа складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що спричинили складання документа; тут може бути зроблено посилання на рішення вищих органів, що стали підставою для складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, з приводу якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження тощо. Допускається змінювати традиційний порядок викладання тексту листа і починати його із суті питання, розміщувати докази і доведення у другу частину.

12.3.4. Причини прийняття рішень також формулюються за допомогою зворотів: “враховуючи”, “зважаючи”, “беручи до уваги”, “розглядаючи”, “керуючись” тощо.

Оскільки лист оформляється на спеціальному бланку, його текст не треба починати із зазначення назви установи-автора, воно вже є у самому бланку, призначеному для листа.

12.3.5. Виконавець документа, крім тексту, повинен сформувати заголовок листа (для формату А4), зазначити адресата, посаду, прізвище і ініціали того, хто підписує документ, своє прізвище і номер телефону, зазначити додатки та перевірити №№, якщо вони є.

12.3.6. Листи, що відправляються із управління, розподіляються на дві групи: ініціативні і відповідні. Якщо лист є відповіддю, виконавець зазначає дату і номер ініціативного документа, на який він доповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному формуванні листа.

12.3.7. За характером інформації листи можна розподілити на велику кількість різновидів.

12.3.8. Листи за нескладними, обумовленими раніше питаннями можуть складатися із однієї основної частини без пояснень.

Наприклад: “Просимо виділити 2 комп’ютери для управління”.

12.3.9. Головна мета службового листа – побудити до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та лаконічністю тексту. Слова повинні відбивати зміст. Багатослів’я заважає виділити суть документа. Тон листа має бути нейтральним.

12.3.10. Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, це досягається встановленими словами і конструкцією: мабуть, певно, як колись, як і досі, як і раніше, як відомо, якщо можливо тощо.

Повагу до адресата допомагають висловити такі звороти: “старанно вивчив Ваші зауваження …”, “уважно розглянув Ваші пропозиції …”.

12.3.11. Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються у листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір вступних та заключних слово утворень і висловлювань: “В порядку обміну …”, “За винятком …”, “У зв’язку з…”, “Відповідно до…” тощо.

12.3.12. Супровідний лист – документ, що інформує адресата про надіслання до нього документів, що додаються до листа.

12.3.13. Супровідний лист складається у тому випадку, коли необхідно пояснити або доповнити документи, що додаються: зазначити термін виконання, пояснити причину затримки, пояснити складні моменти тощо. Починаються листування цього різновиду словами: “Надсилаємо”, “Направляємо”, “Повертаємо”, “Додаємо” тощо, далі зазначаються заголовки та пошукові данні (дата і номер) документа, що надсилається. В супровідному листі повинні бути зазначені заголовки, індекси, дати документів.

Наприклад:

Надсилаємо Вам на погодження проект “Інструкції з діловодства управління юстиції”. Якщо у Вас є зауваження та пропозиції щодо цього проекту, просимо подати їх до управління до 15 квітня 1998р.

Додаток: на 62 стор. у 1 прим.

12.3.14. Листи-запрошення - пропонують адресату взяти участь у заходах. Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і установам. У цих документах розкривається характер заходу, що проводиться, зазначаються строки проведення та умови участі у ньому.

Наприклад:

Навчально-методичне об’єднання 22-23 червня 1997 р. проводить широке обговорення посібника “Документознавець – організатор документаційного забезпечення управління”. Оскільки спеціалісти такого профілю працюють і в установах галузі, просимо Вас взяти участь і роботі Навчально-методичного об’єднання, висловити свої пропозиції щодо проектування навчального плану.

Засідання відбудеться у приміщенні товариства “Знання” за адресою м.Черкаси, вул. Благовісна, 53, зал засідань. Початок роботи о 10-й годині.

Голова Ради

навчально-методичного

об’єднання Г.В.Іваненко

12.3.15. Лист-повідомлення – за своїм стилем наближений до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і найчастіше за все є відповіддю на запит. Починається словами: “Повідомляємо”, “Сповіщаємо до Вашого відома” тощо, далі викладаються факти які є метою повідомлення.

Наприклад:

Повідомляємо, що для продовження терміну виконання доручення управління від 18.02.97 р. № 24909/30 щодо невиконання Національної програми “Діти України” Вам необхідно подати до управління довідку про стан виконання згаданого документа на 17.03.97 р. довідку подати не пізніше 20.03.97 р.

12.3.16. Лист-підтвердження – містить повідомлення про одержання якогось відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що попередній документ залишається в силі, наприклад, договір, інструкція тощо. Лист може підтверджувати якийсь факт, дію, телефонну розмову. Починається цей різновид листа словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.

Наприклад:

Підтверджуючи одержання обладнання для лабораторії, повідомляємо, що для установлення і налагодження машин Ваш спеціаліст відповідно до договору повинен прибути до управління до 1 березня 1998 р.

Підтверджуємо одержання Ваших пропозицій, викладених у листі № 0524/141 від 24.05.97 р. рішення управління юстиції за цими питаннями буде прийнято 25.06.97 р. і повідомляємо Вам.

12.3.17. Надсилання таких листів є обов’язковою частиною ділових стосунків. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення адресату листів-нагадувань

12.3.18. Лист-нагадування – містить вказівки на наближення або закінчення терміну виконання якогось зобов’язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним і містить лише заключну частину. Цей різновид листів, як правило, починається словами “Нагадуємо”. Наприклад:

Нагадуємо Вам, що відповідно до договору 3\4 від 05.07.96 р. Ви повинні завершити розробку проекту до 15.10.97 р..

Просимо Вас повідомити про стан роботи.

Або

Нагадуємо Вам, що термін виконання завдання, викладеного у листі № 03-05/114 від 02.03.97 р., минув 12.04.97 р.

12.3.19. Гарантійний лист – документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов’язань. У ньому адресату гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому викладання тексту повинно бути гранично чітким та ясним.

Наприклад:

Просимо Вас надати допомогу у встановленні і налагодженні машин обчислювального центру інституту.

Оплата гарантується з рахунку № … у … відділенні Держбанку.

12.3.20. Ініціативний лист – це листи , що потребують відповіді. Значна частина такої категорії листів висловлює прохання (пропозиції, запит) до адресата в рішенні якихось питань. Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких не обмежена. Проте їх характер передбачає варіантність позитивного або негативного рішення поставленого питання. Наприклад:

При розгортанні робіт щодо реставрації історично цінних споруд з’ясувалась неможливість поетапного проведення реставрації з продовженням роботи у частині приміщень.

Просимо Вас сприяти у виділенні орендних приміщень площею ___м² для тимчасової роботи на час реставрації споруд.

12.3.21. Листи-відповіді – за своїм змістом мають залежний характер від ініціативних листів, оскільки тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер вирішення питання, що поставлено в ініціативному листі: прийняття або відмова від пропозиції, виконання прохання. Відповідь повинна бути викладена у конкретній і чіткій формі: чи всі прохання можуть бути виконанні та в які строки. Якщо лист містить відмову, вона повинна бути добре аргументована.

Наприклад:

Іваненку Б.М.

вул. Московська, б.5, кв.6

01015, м. Київ

Повідомляємо Вам, що документи з особливого складу Черкаського управління в архіві Міністерства юстиції України на зберігання не надходили, у зв’язку з чим підтвердити стаж Вашої роботи у названій організації неможливо.

Головний спеціаліст К.М.Мороз

Зразок листа

Найменування міністерства Головархів України

вул. Солом’янська, 24

Адреса управління юстиції м. Київ 110, 01601

Дата №

На №

Просимо надіслати на нашу адресу один примірник Типового переліку документів із зазначеними строками зберігання документів.

Оплату гарантуємо.

Начальник управління підпис ініціали, прізвище

Головний бухгалтер підпис ініціали, прізвище

Василенко

576-88-03

Додаток 1

до п. 3.1.2

Головне управління юстиції

у Черкаській області

АКТ

м. Черкаси від _____ №_______

Про відсутність вкладень

у конверті

Підстава: “Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних

органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим,

місцевих органах виконавчої влади”, затверджена постановою Кабінету

Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153.

Складений призначеним працівником канцелярії управління

/прізвище, ініціали/

У присутності:

/посада, прізвище, ініціали/

“_____”_____________2000р.

/назва установи, від якої надійшов пакет, в якому після його розкриття не виявлено таких документів,

і номери документів, яких не вистачає)

Акт складено у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Провідний спеціаліст з діловодства /підпис/ прізвище, ініціали

Додаток 2

до п. 3.3.3

Примірний перелік документів,

що не підлягають реєстрації

Листи, що надійшли до відома в копії.
Телеграми, листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
Зведення та інформація, надіслані до відома.
Навчальні плани і програми (копії).
Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій і т.п.
Прейскуранти цін (копії).
Вітальні листи і запрошення.
Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
Місячні, квартальні, піврічні звіти.
Форми статистичної звітності.
Норми витрати матеріалів.
Наукові звіти за темами.

Додаток 3

до п. 3.3.8

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

лицьовий бік

210 мм


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Автор документа або кореспондент 70 мм	Назва виду документа		Термін виконання
Дата та індекс надходження 105 мм		Індекс та дата документа
Заголовок документа або короткий зміст
Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець
Позначка про виконання		Розписка в одержанні документа

Зворотній бік

Контрольні відмітки
фонд №	опис №	справа №

Додаток 3а

до п. 3.3.11

1

0

1

1

1

2

1

3

1

4

1

5

1

6

1

7

1

8

1

9

2

0

2

1

2

2

2

3

2

4

2

5

2

6

2

7

2

8

2

9

3

0

3

1

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Вхідний індекс

Індекс попереднього

звернення

Дата надходження

Вид документа,

кількість аркушів

Кореспондент

П.І.Б.

Адреса, телефон _______________________________

Звідки надійшло _______________________________

Індекс і дата супровідного

листа

Особливі відмітки

Короткий зміст

Резолюція, відповідальний за виконання ______________________________________________________________

Автор резолюції___________________________________________________________________________________

Пропозиція, заява, скарга___________________________________________________________________________

Категорія, соціальний стан__________________________________________________________________________

Зворотній бік

ХІД ВИКОНАННЯ

Наслідки розгляду________________________________________________________________________

Дата відповіді заявнику Дата відповіді органу,

що взяв на контроль

Дата зняття з контролю Підпис

________________________________________________________________________________________

Дата списання до справи Підпис

________________________________________________________________________________________

Справа № Том № Аркуш №

Архів: Фонд № Опис № Справа №

________________________________________________________________________________________

Додаток 4

до п.3.3.13

П Е Р Е Л І К

обов’язкових реквізитів для заповнення

машинно-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки

(РКК)

Реквізити	Пояснення до заповнення
1	2

Назва виду документа Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється.

Автор (кореспондент) При реєстрації документа, що надійшов, записується назва установи (особи) – автора документа. При реєстрації документів, що відправляються, записується назва міністерства (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченої назви міністерства.

Дата документа Дата надана документу, установою-автором, переноситься на РКК, число, місяць, рік – трьома парами арабських цифр.

Індекс документа Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється.

Дата надходження Дата надходження документа в міністерство переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабський цифр.

Індекс надходження Індекс, наданий документу міністерством – одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампу. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами.

Заголовок документа Переноситься заголовок сформульований на документі.

або короткий зміст За відсутності заголовка на документі, він формулюється

відповідно до правил.

Резолюція Переноситься на РКК з документа основний зміст

доручення, автор і дата резолюції.

Відповідальний виконавець Прізвище, ініціали відповідального виконавця

переносяться з резолюції, можливо зазначення

номера телефону.

Термін виконання Проставляється число, місяць, рік – трьома парами

арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного

документа, що відправляється, записується дата

відповіді, що очікується.

Позначка про виконання Короткий запис вирішення питання по суті або дата і

індекс документа-відповіді.

Додаток 5

до п. 4.1.2

Міністерство юстиції України

Головне управління юстиції

у Черкаській області

Н А К А З

м. Черкаси

№

Додаток 6

до п.4.1.2.

УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ЧЕРКАСЬКІЙ ОБЛАСТІ бульвар Шевченка, 185, м. Черкаси, 18000, тел. 37-35-50, факс 45-24-23, E-mail: upr@ck.minjust.gov.ua
_____________ № ______________ на № ________від ______________

Blog

Затверджено наказ Головного управління юстиції у Черкаській області від “ ” квітня 2007 року №

Содержание

Додаток 5

Міністерство юстиції України

Н А К А З