Затверджено наказ Головного управління юстиції у Черкаській області від “ ” квітня 2007 року №

Вид материала

Документы

Содержание Вихідної кореспонденції 7. Організація контролю за виконанням документів 8. Складання номенклатури і формування справ 9. Підготовка справ 10.Функції діловодної служби

Подобный материал:

• Затверджено наказ Головного управління юстиції у Рівненській області, 743.75kb.
• Затверджено наказ Головного управління юстиції у Рівненській області, 787.62kb.
• Головне управління юстиції у Черкаській області Черкаське міське управління юстиції, 749.11kb.
• Ії Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві, 44.28kb.
• Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 11.57kb.
• Положенн я про огляд – конкурс на кращу організацію правової роботи в органах виконавчої, 79.59kb.
• Миргородська районна державна адміністрація відділ освіти наказ, 93.77kb.
• Довідка про підсумки діяльності Головного управління юстиції у Київській області, територіальних, 855.37kb.
• Міністерство Юстиції україни головне управління юстиції у сумській області, 100.67kb.
• Міністерство Юстиції україни головне управління юстиції у сумській області нака, 98.63kb.

ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ


6.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і відправляються централізовано в день її одержання від підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається відправлення або передача документів посадовим особам управління без реєстрації документів в канцелярії.

6.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
  
• правильність зазначення адреси кореспондента;
  
• наявність необхідних підстав на документі та додатках до нього;
  
• наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах управління;
  
• наявність на документі відмітки про додатки;
  
• відповідність кількості екземплярів до кількості адресатів.
  

6.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першої сторінки, праворуч, проставляється штамп “Підлягає поверненню”.

6.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.

6.5. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулицю, номер будинку).

6.6. У реєстраційній картці або в журналі зазначається номер вихідного документа (що складається з індексу відділу, номеру справи за номенклатурою і порядкового номеру), дата реєстрації, заголовок (короткий зміст).

6.7. Документи, що доставляються кур’єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

6.8. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в управлінні, яке є автором цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

6.9. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до канцелярії двічі на день: до 11.00 та до 15.00 щоденно.


7. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ


7.1.Завдання і порядок контролю за виконанням документів


7.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.1.2 Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання.

Обов’язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів Президента України, постанов, доручень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр – міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, доручень, наказів, постанов Міністерства юстиції.

7.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (постанові, рішенні, наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома посадовими особами, відповідальною за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

7.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр – міністра України, здійснюють заступники начальника Головного управління юстиції відповідно до розподілу обов’язків.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

інформація про їх виконання стосовно указів Президента України, надісланих Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, готується таким чином, щоб вони були надіслані до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10 і 5-ти денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Прем’єр – міністра України, вважається дата реєстрації відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр – міністра здійснюється згідно з орієнтовним графіком, який розробляється керівником служби діловодства включає контрольні строки та етапи і подається на затвердження начальнику управління разом із зазначеним документом.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює виконавець.


7.2.Строки виконання документів


7.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства . Наприклад, “Інформацію просимо надати в термін до 01.01.1999 р.” (додаток 7).

Строки виконання документів обчислюються у календарних днях від дати підписання або затвердження – для створюваних установою документів та від дати надходження – для вхідних документів.

7.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа, документи з резолюцією начальника “доповісти” – протягом 7 календарних днів.

В інших випадках строки виконання документів не повинні перевищувати 25 днів. Більш тривалий строк встановлюється для документів складних за характером виконання. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

7.2.3. Строк виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим письмовим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 5 робочих днів до закінчення встановленого строку.

Розглядає: встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр – міністра України, начальник Головного управління юстиції особисто (відразу після реєстрації документа).


7.3. Здійснення контролю за виконанням документів


7.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів (доручень);
  
• перевірки своєчасного доведення документа до виконавця;
  
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
  
• облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
  
• інформування начальника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
  
• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях управління ;
  
• зняття документів з контролю;
  
• формування картотеки виконаних документів.
  

2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК), додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, та на реєстраційно-контрольній картці проставляється штамп чи напис “Контроль” або буква “К”, “Особливий контроль” (“ОК”), “Внутрішній контроль” (“ВК”), після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
   
3. РКК контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці за строками виконання документів.
   
4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу виконавця, вноситься до РКК до графи “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються.
   
5. За автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і за змістом – заголовками, анотаціями, частинами тексту.
   
6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені, і кореспонденту дано відповідь по суті.
   

7.3.7. Зупинити виконання документа, скасувати його або змінити виконавця має право лише вищий орган, а виконання внутрішніх документів – керівництвом управління.

7.3.8. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться до РКК.

7.3.9. Відповідальна особа за контроль щодня переглядає картки і нагадує по телефону виконавцям про закінчення терміну виконання документів, складає плани контролю на тиждень, подає узагальнені відомості керівництву (додатки 14, 15).


8. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ


8.1.Складання номенклатури справ


8.1.1. Номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Головного управління юстиції, оформлений у відповідному порядку, із зазначенням строків зберігання справ.

8.1.2. Номенклатура справ є обов’язковим для управління юстиції документом, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

8.1.3. Зведена номенклатура справ управління складається з номенклатури справ окремих відділів.

Зведена номенклатура справ управління розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в управлінні, із залученням провідних спеціалістів, заступників начальника управління, керівників підрозділів. Після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК управління і експертно-перевірною комісією державного архіву Черкаської області, після чого затверджується начальником управління.

Номенклатура справ (додаток 16) складається на підставі вивчення документів, створюваних під час діяльності управління.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується начальником відділу та обов’язково погоджується з начальником відділу організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та організації розгляду звернень громадян.

8.1.4. Документи після їх виконання повинні групуватися у справи, яким присвоюються найменування (заголовки), що в стислій узагальнюючій формі відтворюють зміст документів у справах. Основною частиною заголовка є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

8.1.5. Розміщення справ у номенклатурі управління повинно відповідати ступеню важливості питань, що знаходяться в конкретних справах. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, далі розпорядча документація самого управління (постанови, рішення, накази, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з вищими органами.

8.1.6. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення – індекс (арабськими цифрами). Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. При наявності у справі томів (частин), індекс проставляється на кожному томі з додаванням: т.1, т.2 тощо.

8.1.7. В кінці діловодного року номенклатура справ управління обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює підписом працівник, відповідальний за ведення діловодства.

8.1.8. Номенклатура справ управління юстиції складається у 4-х примірниках, на кожному з яких обов’язково заповнюється гриф погодження з державним архівом області.

Примірники номенклатури розподіляються так:

1-й примірник – недоторканий - зберігається в канцелярії управління;

2-й примірник – до архівного підрозділу;

3-й примірник – до Державного архіву Черкаської області;

4-й примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

При складанні номенклатури справ можуть використовуватись два принципи її внутрішньої побудови: структурний або функціональний.

Структурний принцип використовується при чітко встановленій в управлінні структурі, затвердженій штатним розписом. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури зазначається відділ організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та організації розгляду звернень громадян.

8.1.9. У номенклатуру справ управління включається найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи управління .

8.1.10. У номенклатуру включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, що утворені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього строку їх вирішення.

До номенклатури справ включаються справи з грифом “Для службового користування” (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДС.

8.1.11. До номенклатури справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

8.1.12. Номенклатура справ управління щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін номенклатура передруковується і затверджується керівництвом управління .

Вона підлягає повторному перескладенню і перепогодженню з державним архівом області органами раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи управління .


8.2. Формування справ


8.2.1. Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Формування справ відбувається за місцем виконання документів.

8.2.2. При формуванні справ слід дотримуватися таких правил:

• групувати у справи тільки оригінали (при їх відсутності – засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускається включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
  
• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в управлінні;
  

Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. По закінченні року або перед передачею справи в архів управління документи повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі – документи постійного, в іншій – документи тимчасового строків зберігання;

• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
  

• включати у справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші документи, в їх логічній послідовності;
  

• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру;
  

• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40мм завтовшки).
  

8.2.3. Документи в середині справи групуються у хронологічній, питально-логічній послідовності чи їх поєднанні.

8.2.4. Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази тощо) групуються у справи за їх різновидом і хронологією з додатками до них.

Статути, положення, інструкції тощо, затвердженні розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.

Накази з основної діяльності, накази з особового складу і накази з адміністративно-господарських питань; про відрядження; про надання відпусток групуються у різні справи.

8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

• протоколи і документи до них (доповідні, довідки, тощо);
  

• документи щодо організації засідання (порядок денний, проект та копії рішень тощо).
  

8.2.6. Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.

8.2.7. Доручення вищих установ і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямками діяльності установи. За невеликої кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

8.2.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

8.2.9. Листування групуються за змістом та кореспондентським принципом і систематизуються у хронологічній послідовності; документ-відповідь йде за документом-запитом.

8.2.10. Контроль за формуванням справ в канцелярії здійснюється провідним спеціалістом з діловодства.

Документи в особових справах у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі; заява про прийом на роботу; анкета, аркуш обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення; доповнення до особового аркуша обліку кадрів та до особового листка про заохочення; довідки та інші документи, що мають відношення до даної особи.

8.2.11. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не заносяться.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не підшиваються у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до аркуша з обліку кадрів.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ управління і його структурних підрозділів здійснюється начальником відділу організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та організації розгляду звернень громадян.


8.3.Оперативне зберігання документів


8.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів управління зберігаються за місцем їх формування у справи.

З метою підвищення оперативного пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

8.3.2. При зберіганні справ у відділах схоронність документів і справ забезпечується начальником управління юстиції і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

8.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

8.3.4. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється за дозволом начальника управління. На видану справу заводиться картка-замісник справи, де зазначається кому справа видана і дата її повернення. Передбачаються графи для запису підстав в одержанні та прийомі справи.

8.3.5. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва управління з обов’язковим залишанням у справі завіреної копії.


9. ПІДГОТОВКА СПРАВ

ДО НАСТУПНОГО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ


9.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів управління для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів управління за погодженням з керівництвом управління .

9.2. Підготовка документів до наступного зберігання і використання складається з таких видів робіт:

• експертизи цінності документів;
  
• оформлення справ;
  
• складання описів справ;
  

• передачі справ до архіву управління юстиції і забезпечення схоронності документів.
  

9.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів та їх відбору на державне зберігання.

9.4. Для організації і проведення експертизи цінності документів в управлінні створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

9.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акти про виділення документів і справ до знищення (додаток 17).

9.6. Виділення документів до знищення і складання на них акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей самий період; акти про виділення документів і справ до знищення розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описом справ. Акти затверджуються начальником управління після затвердження описів справ постійного зберігання. та погодження актів ЕПК державного архіву області.

9.7. Після затвердження актів документи і справи, виділені до знищення, здаються до контор по заготівлі вторинної сировини.

9.8. Документи управління групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають повному оформленню, що передбачає: підшивку в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

9.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

9.10. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, рішеннями, наказами), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, короткий зміст документа, дати і номери аркушів у справі.

9.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 18).

9.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшивних документів, у разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

9.13. Дата на обкладинці повинна відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за … роки”.

9.14. Дата на обкладинці справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини). При позначені точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

9.15. На обкладинці проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом управління, номер опису .

9.16. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання робляться чітко, чорнилом світлостійким або тушшю.

9.17. За результатами експертизи цінності документів складаються описи постійного (П), тривалого (Т) зберігання та з особового складу (О/С). Описи справ зазначених категорій кожного структурного підрозділу окремо складаються за встановленою формою (додаток 19).

9.18. Описи справ управління складається, особою відповідальною за стан діловодства в управлінні.

9.19. При складанні опису справ структурного підрозділу слід дотримуватися таких правил:

• номер опису управління повинен складатись з цифрового позначення управління за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені до опису справи.
  

Так, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу № 8, що значиться за номенклатурою і заведені у 1996 р., будуть мати номер: 8 П-96, 8 Т-96, 8 О/С-96;

• грифу опису “Примітка” використовується для позначок про особливості стану справ, про передачу справ іншим управлінням, про наявність копій тощо;
  
• систематизація справ управління, що вносяться до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як управління, так і в підрозділах;
  
• кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частини) вноситься до опису під самостійним номером;
  
• при внесенні до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком пишеться повністю заголовок лише першої справи, а всі інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
  
• справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
  

9.20. Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розподіл опису.

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і буквами) кількість справ, що значиться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі (літерні і пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: “Документи з даного питання див. також у розділі за _______рік, №______”.

9.22. Опис справ відділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів управління, а другий залишається як контрольний примірник у відділі.

9.23. На підставі описів відділів складається річний розділ зведеного опису справ управління, за яким справи передаються на зберігання до обласного державного архіву.

9.24. Зведений опис справ постійного зберігання управління складається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК державного архіву області через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження до обласного державного архіву надсилають всі чотири примірників описів, два з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається управлінню. Відповідно до затверджених описів управління зобов’язане передати свої справи в державний архів у встановлені строки.

9.25. Зведені описи справ тривалого зберігання складається у двох примірниках і оформляються так, як і описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого зберігання на затвердження державного архіву не надсилаються.

9.26. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи (продовження додатка 19) передаються в архів управління через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1997 рік передаються в архів управління у 1999 році).

Якщо окремі справи потрібно залишати у діловодстві для поточної роботи, архів управління оформляє видачу справ у тимчасове користування.

9.27. Приймання (передача) кожної справи в архів управління проводиться особою відповідальною за ведення діловодства лише після здійснення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів управління за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. В кінці кожного примірника опису посадова особа, відповідальна за архів управління, розписується у прийнятті переданих справ з обов’язковим зазначенням цифрами і буквами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається у відділ, всі інші залишаються в архіві управління.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архів управління за номенклатурою.

9.28. Працівники відділів передають справи до архіву управління у в’язках.

9.29. Схоронність документів в управлінні забезпечується:

• наданням приміщення для архіву управління ;
  
• обладнанням приміщення архіву управління засобами пожежегасіння, охоронної і протипожежної сигналізації;
  
• застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, картонажів тощо);
  
• створення оптимального температурно-вологісного і світлового режиму в приміщеннях архіву управління, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.
  
• наявністю архівного підрозділу.
  
• 
  

10.ФУНКЦІЇ ДІЛОВОДНОЇ СЛУЖБИ


10.1. Вся робота щодо документального забезпечення та контролю здійснюється у відділі організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та організації розгляду звернень громадян, безпосередньо в канцелярії Головного управління юстиції та підпорядковується згідно розподілу функціональних обов’язків в Головному управлінні юстиції.

10.2. Робота канцелярії регламентується Положенням про Головне управління юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі, затвердженим наказом Міністра юстиції України № 47/5 від 14.02.2007 року та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 14.02.2007 р. за № 124/13391.

10.3. Діяльність працівників відділу регламентується посадовими інструкціями, що закріплюють розподіл праці, передбачають рівномірне завантаження посадових осіб, розподіл роботи за складністю виконання і кваліфікацією виконання. Посадові інструкції розробляються начальником відділу організаційно-аналітичного забезпечення діяльності та організації розгляду звернень громадян і затверджуються начальником управління.

10.4. Основними завданнями канцелярії є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в управлінні, контроль своєчасного виконання структурними підрозділами указів Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету міністрів України, доручень Міністерства юстиції та Прем’єр-міністра, Віце-прем’єр-міністрів України та самого управління.

10.5. Відповідно до цих завдань канцелярія:

• здійснює розробку інструкції з діловодства для управління, зведеної номенклатури та опису справ;
  

• реєструє пропозиції, заяви і скарги громадян;
  

• здійснює контроль за якістю підготовки і оформлення документів, за їх своєчасним виконанням в управлінні, вживає заходів щодо скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
  

• здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний розшук, інформування за документами;
  

• забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, схоронності, якості обробки та використання документів, що створюється в управлінні, для передачі на державне зберігання;
  

• удосконалює форми і методи роботи з документами в управлінні з урахуванням використання організаційної техніки;
  

• здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у відділах управління;
  

• завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в управлінні;
  
• узгоджує виконання документів на етапі їх підготовки;
  
• підсумковує дані за інформаційними довідками і звітами, готує відповідні аналітичні довідки і звіти в частині збору даних;
  
• постійно використовує в роботі оргтехніку і персональний комп’ютер;
  
• підпорядковується в своїй роботі першому заступнику начальника управління, згідно з затвердженим начальником Головного управління розподілом.
  

10.6. За роботу діловодної служби відповідає провідний спеціаліст, який призначається для виконання цих обов’язків наказом начальника управління.

10.7. Провідний спеціаліст за характером діяльності знаходиться в постійній взаємодії з головним спеціалістом відділу і звітується в своїй роботі начальнику відділу.

10.8. Провідний спеціаліст за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:

• з начальниками підрозділів управління з питань роботи з документами, з контролю і перевірки виконання документів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
  
• з відповідними установами – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
  

10.9. Для виконання обов’язків провідному спеціалісту з діловодства надається право:

• контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в управлінні;
  
• доповідати начальнику про стан роботи з документами;
  
• залучати спеціалістів відділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
  
• запитувати від відділів відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
  
• підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
  
• повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;
  
• брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які проводить управління за вказівкою начальника управління.
  

10.10. На провідного спеціаліста з діловодства покладається персональна відповідальність:

• за забезпечення встановленого порядку роботи з документами в управлінні;
  
• виконання вказівок і доручень керівництва;
  

• дотримання трудової і виконавської дисципліни.