#G0 Федеральная архивная служба России Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
| Вид материала | Документы |
СодержаниеФорма учетной карточки единицы учета ЭД Форма учетной карточки единицы учета ЭД ЖУРНАЛ учета поступления и выбытия электронных документов |
- Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела генеалогическая, 5307.84kb.
- Свод правил по проектированию и строительству метрополитены дополнительные сооружения, 1496.85kb.
- согласован мчс россии письмо n 43-95 от 14., 1639.07kb.
- Республиканская архивная служба республики мордовия государственное учреждение «центральный, 399.36kb.
- Специальность: 05. 25. 02 «Документалистика, документоведение, архивоведение», 719.79kb.
- «Всероссийский научно-исследовательский институт механизации сельского хозяйства», 488.34kb.
- Российская федерация федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам, 103.61kb.
- Министерство здравоохранения и социального развития российской федерации федеральное, 5940.77kb.
- Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, 73.25kb.
- История формирования, сохранения и использования документального наследия сибири, 1043.94kb.
Приложение 31
к п.6.3.5 Формат
Форма учетной карточки единицы учета ЭД
(лицевая сторона)
А5 (148 x 210 мм)
| #G0Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД) |
Фонд N ________ Опись N ________ Ед. учета ________
| #G0Наименование организации/ подразделения, от которых поступили документы | Заголовок единицы учета | N единиц хранения | Отметка о наличии копии ЭД | Дата поступления |
| | | | | |
| Формат | Вид носителя | Объем (Мбайт) | Количество записей для БД | Дата создания |
| | | | | |
| Срок хранения | Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.) | Примечание | Подпись лица, внесшего запись | |
| | | | | |
Форма учетной карточки единицы учета ЭД
(оборотная сторона)
Формат А5 (148 x 210 мм)
| #G0Вид работы (перезапись, миграции) | N акта мигра- ций и переза- писи | Дата | Новый формат | Объем (Мбайт) | Вид носи- теля | N единиц хране- ния | Подпись лица, внесше- го запись |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Приложение 32
к п.6.3.5
Форма акта миграций и перезаписей ЭД
Формат А4 (210 x 297 мм)
| #G0Наименование организации | | УТВЕРЖДАЮ | |||
| Акт | | Наименование должности | |||
| ________ N ____________ | | руководителя организации | |||
| | | | | | |
| | (место составления) | | | Подпись | Расшифровка подписи |
| о миграции и перезаписи электронных документов | | Дата | | ||
| #G0 Фонд N | |
| (название фонда) | |
| #G0Опись N | Единица учета N |
| 1 | 2 |
| | |
| | |
| #G0Характеристики ЭД до миграции/перезаписи: | ||||
| Формат | | | ||
| | | | ||
| Объем (Мбайт) | | | ||
| | | | ||
| Количество и N ед. хр. | | | ||
| | ||||
| Характеристики ЭД после миграции/перезаписи: | ||||
| | | | ||
| Формат | | | ||
| | | | ||
| Объем (Мбайт) | | | ||
| | | | ||
| Количество и N ед. хр. | | | ||
| | | | ||
| Работу выполнили: | | | ||
| #G0Должность | Подпись | Расшифровка подписи |
| Должность | Подпись | Расшифровка подписи |
| Работу принял руководитель архива | ||
| | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | | |
| Изменения в учетные документы внесли: | ||
| Должность | Подпись | Расшифровка подписи |
| Должность | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | | |
Приложение 33
к п.6.3.5
Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
Формат А4 (210 x 297 мм)
| #G0 ЖУРНАЛ учета поступления и выбытия электронных документов |
| #G0N | Дата поступ- | Наиме- нование | Название, N и дата | Назва- ние и | Поступление описанных ЭД | Выбытие описанных ЭД | Да- та | Срок хра- | | ||||||
| п/п | ления или выбытия | организации/ подразделе- ния, от которого поступили документы | документа, по которому принято поступление или выбытие ЭД | N фонда, описи и ед. уч. посту- пивших или выбывших ЭД | Вид носи- теля | Объем | Фор- мат | Кол-во ед. хр. (запи- сей для ЭД) | Вид носи- теля | Объем | Фор- мат | Кол-во ед. хр. (запи- сей для ЭД) | соз- да- ния | не- ния | При- ме- ча- ние |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| #G0Итого в _____ году ПОСТУПИЛО | | ед. уч., | | ед. хр. объемом | | Мбайт; | ||||||||||||||||||||||||||||
| | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | ||||||||||||||||||||||||||||
| в том числе постоянного хранения | | ед. уч., | | ед. хр. объемом | | Мбайт; | ||||||||||||||||||||||||||||
| | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | ||||||||||||||||||||||||||||
| временного хранения | | ед. уч., | | ед. хр. объемом | | Мбайт; | ||||||||||||||||||||||||||||
| | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | ||||||||||||||||||||||||||||
| ВЫБЫЛО | | ед. уч., | | ед. хр. объемом | | Мбайт, | ||||||||||||||||||||||||||||
| | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | ||||||||||||||||||||||||||||
| в том числе постоянного хранения | | ед. уч., | | ед. хр. объемом | | Мбайт, | ||||||||||||||||||||||||||||
| | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | ||||||||||||||||||||||||||||
| временного хранения | | ед. уч., | | ед. хр. объемом | | Мбайт. | ||||||||||||||||||||||||||||
| | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | (цифрами, прописью) | | ||||||||||||||||||||||||||||
| #G0Наименование должности лица, | | |
| составившего годовую запись | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | | |
| Руководитель архива организации | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | | |