Основные понятия организации. Организация и хаос. Функциональность как лавное свойство организаций

Вид материала

Содержание

Когнитивные функции целей
Распределительные функции
Функции идентификации
Функции мотивации
Функции преобразования
Символические функции
Идеологические функции

Подобный материал:

1 2 3

Основные понятия организации. Организация и хаос. Функциональность как лавное свойство организаций.

Организация – сознательно координируемое социальное образование с определёнными границами, которое функционирует на постоянной основе для достижения общих целей. Организация – активный, относительно независимый элемент общественной системы, через который преломляются интересы индивида и общества.

Организация – образование группы или отдельных лиц, взаимодействующих между собой и работающих для достижения определённой цели.

Для организации характерны следующие признаки:

– комплексность, определяющая степень разделения труда в организации, уровень специализации, количество уровней иерархии;

– формализация – разработанные правила и процедуры, определяющие поведение работников; (что можно и нельзя делать);

– соотношение централизации и децентрализации – уровни, на которых принимаются решения. Соотношение централизации и децентрализации определяет тип и характер организационной структуры управления.

Каждая организация имеет миссию. Миссия – сформулированное утверждение относительно того, для чего и по какой причине существует организация. Разработка миссии необходима для выявления основной задачи фирмы, разработки на ее основе целей и критериев принятия решений.

В обобщённом виде миссия представляет собой определение предлагаемых продуктов (услуг), место и роль организации на рынке; цели организации; технологию, базовые взгляды и ценности, сильные стороны, конкурентоспособность, ответственность перед партнёрами и потребителями, имидж и внешний вид. То, что компания собирается делать, куда двигаться, и чем она хочет стать, и является миссией фирмы.

В зависимости от критерия классификации выделяют следующие группы целей:

1) период установления: стратегические, тактические; оперативные;

2) содержание: экономические, организационные, научные; социальные, технические, политические;

3) структурные: маркетинговые, инновационные, кадровые; производственные, финансовые, административные;

4) среда: внутренние и внешние;

5) приоритетность: особо приоритетные, приоритетные, внешние;

6) измеримость количественные и качественные;

7) повторяемость: разовые и постоянно повторяющиеся;

8) иерархия: цели организации, подразделения;

9) стадии жизненного цикла: проектирование и создание объекта, рост объекта; зрелость объекта; завершение жизненного цикла объекта.

Сущность организации системы проявляется через понятие функциональности. Функциональность есть свойство элементов (подсистем) системы. Если объект (часть) не обладает таковым (какими бы другими свойствами он ни обладал), он не может быть элементом системы. Функционализм есть основополагающее требование организации системы, ее формирования. Процесс реализации системой её функций есть функционирование системы (так, функционирование системы управления является процессом управления).

Решающей концепцией в теории организации является система «рычагов», т.е. идея о том, что небольшие, хорошо продуманные действия иногда могут вызвать значительные долгожданные улучшения.

Точно также теория хаоса учит, что небольшие изменения могут оказать большое влияние на физические системы.

Системный подход как методологическая основа теории организации.

Применение теории систем в управлении в конце 30-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход — это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Системный подход является не набором каких-либо правил к руководству, а это скорее способ анализа организационных систем управления. Системный подход основывается на следующих принципах:

1. Единства, т.е. совместного, комплексного рассмотрения системы как целого и как особого составления его частей.

2. Развития. Это принцип необходимости изменения системы по отношению к внешней и внутренней среде. Т.е. система - это постоянно адаптирующийся целостный механизм.

3. Единства общей цели, где предполагается выбор глобальной цели для всех подсистем организации. Оптимум подсистем не является оптимумом для всей системы.

4. Функциональность, т.е. совместное рассмотрение структуры системы и функций. Приоритет всегда отдается функции над структурой, где функция — цель, назначение, а структура - состав, элементы. При анализе организационных систем необходимо выделять пересечения функциональных и структурных взаимосвязей.

5. Децентрализация. Сочетание централизации и децентрализации в структуре и функциях организационной системы может эффективно действовать (адаптироваться к внешним и внутренним условиям) только при оптимальном соотношении распределения решений в управленческих воздействиях.

6. Принцип иерархии. Анализ и учет соподчинения и соотношения составляющих частей системы, их ранжирование.

7. Принцип неопределенности, множественности. Детерминированный характер связей предполагает жесткую взаимосвязь между причинами и следствиями. При вероятностном подходе нет явной связи между причиной и следствием, где: одна причина может приводить к разным следствиям и наоборот - различные причины (факторы) могут приводить к одинаковым следствиям.

8. Принцип организованности, упорядоченности, т.е. выявление процессов последовательности и степени выполнения управленческих решений.

Можно выделить ряд научных аспектов, которые составляют сущность системного подхода:

1. Системно-элементный, отвечающий на вопрос из чего, каких элементов образована система;

2. Системно-структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия образующих ее элементов;

3. Системно-функциональный, показывающий какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;

4. Системно-коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы как по горизонтали, так и по вертикали;

5. Системно-интегративный, показывающий механизм. Факторы сохранения, совершенствования и развития системы;

6. Системно-исторический, отвечающий на вопрос как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии она проходила, каковы ее исторические перспективы.

Основные принципы организации систем.

Создание, формирование системы — это, в первую очередь, процесс организации функциональных связей между ее элементами. Сущность организации любой системы раскрывается через пять методологических принципов.

Принцип совместимости определяет, в каком случае отдельные элементы в процессе взаимодействия могут быть организованы в систему. Для того чтобы система могла быть организована, должны существовать две формы совместимости: совместимость одно порядковых элементов как необходимое условие их взаимодействия и совместимость отдельно взятого элемента и системы в целом. При этом совместимость должна быть целесообразной, такой, при которой взаимодействие между элементами служит достижению общей цели системы.
Принцип сосредоточения функций гласит, что степень организованности системы будет тем выше, чем большее число элементов каждого уровня в ее иерархии обладает функциональностью по отношению не только ко всей системе в целом, но и по отношению к вышележащему уровню ее структуры. Другими словами, при проектировании организации (формировании) системы необходимо элементам разных уровней структуры придать такие свойства, которые обеспечивали бы иерархическое сосредоточение «усилий» каждого уровня на осуществлении цели, поставленной перед системой.
Принцип актуализации функций отражает подход к организации системы как к непрерывному становлению функциональности ее элементов. При этом следует учитывать, что в становлении организации системы и ее сохранении имеют место два важных момента: возникновение у ее элементов свойств, потенциально способных стать функциональностью элемента относительно системы, и актуализации функций (свойств, уже присущих элементу) как процесс приобретения свойствами элементов функционального характера (функционализма). Однако реализация функциональности свойств, существующая как возможность, зависит от внешних условий. А это значит, что процесс становления свойства и процесс приобретения им функционального характера — это два разных явления, причем для увеличения степени организованности системы важнейшим является процесс проявления свойств функциональности, т. е. процесс актуализации функций.
Принцип лабилизации функций направлен на повышение уровня организации. Свойство организации произвести смену структуры, заменив ее более функциональной, и есть суть лабилизации. В соответствии с этим принципом, с одной стороны, необходимо повышение полифункциональности элементов системы (например, если в качестве системы рассматривать производственный процесс в строительстве, то этот принцип реализуется путем обучения рабочих смежным специальностям, повышения взаимозаменяемости предметов и средств труда), а с другой стороны, требуется учет (при организационно-технологическом планировании) достигнутой лабильности элементов системы.
Принцип нейтрализации дисфункций вытекает из представления о том, что при внутреннем или внешнем воздействии на систему некоторые ее элементы могут терять функциональность или даже проявлять дисфункциональность, поэтому в целях самосохранения системы ее элементы должны обладать свойствами, способными нейтрализовать потерю функциональности или проявление дисфункций. Практическая реализация этого принципа организации систем проявляется в применении при их проектировании методов, обеспечивающих надежность функционирования.

Теоретическое осмысление принципов организации систем позволяет, с одной стороны, формализовать процесс их проектирования, а с другой — уже на стадии создания и функционирования обеспечить высокую эффективность и высокую организованность системы.

Организация как открытая система.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Для закрытых характерна детерминированность и линейность развития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющие позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на основании проработки множества вариантов принятия управленческих решений.

Открытая система это такая система, которая имеет постоянные и регулируемые взаимосвязи с внешней средой. Характер этих взаимосвязей предполагает изменчивость как внешней, так и внутренней среды.

Обобщенные характеристики организации как открытой системы.

Компоненты или составляющие организации, которые необходимы для достижения общей цели системы.
Связи, т.е. компоненты системы связаны между собой, что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов.
Структурность. Форма связи организационно закреплена в структуре, что обеспечивает устойчивость и придает системе стабильность. Для системы структура важнее, чем функции.
Взаимодействие, т.е. характер и направленность воздействия одних компонентов на другие в результате чего образуется эффект.
Процессы. В системе одновременно осуществляется ряд процессов, каждый из которых связан с какими-либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему и превращающих в продукты или услуги.
Холизм, эмерджентность. Холизм означает целостность, единство, а эмерджентность появление свойств, возникающих только в результате взаимодействия ее компонентов.
Концепция. Система это концепция, ее особая форма, отражает цели и ценности людей, которые являются неотъемлемыми частями и реализуют собственные идеи о том, какая система должна быть.

Основные стороны организации систем. Структурный, динамический, информационный и регуляционный аспекты организации.

Сами по себе принципы организации не представляют собой еще полной и эффективной Теории Организации. Эти принципы отражают отдельные стороны и закономерности организационного процесса, а отношение принципов – связь и обусловленность этих сторон и закономерностей. Вместе с тем функциональные принципы Организации служат методологической основой выбора важнейших сторон организации систем. В функциональной теории организации выделяют четыре основные стороны: динамический, информационный, регуляционный и структурный аспекты организации систем.

Структурный аспект организации систем раскрывает принцип совместимости, то есть такая общность объектов, в некоторых свойствах или по существу, которая обеспечивает возможность их взаимодействия. Только благодаря наличию у элементов относительного свойства совместимости они могут вступать во взаимодействие, образуя тем самым структуру системы, являющуюся основой ее устойчивости. Структура системы есть организация связей и отношений между ее элементами.

Структура - это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами

Информация – это адекватное отображение реального мира, предназначенное для его сохранения, передачи и последующего использования. Информация – это один из ресурсов организации. Подобно другим видам ресурсов её можно получать, перерабатывать, хранить, покупать, продавать, эффективно использовать. Информация, используемая людьми, имеет особую форму выражения в виде обмена суждениями, идеями, знаниями о природе и обществе и носит социальный характер. Использование информации в организационном управлении основывается на социальном опыте, т. е. на раннее накопленных сведениях, представленных в виде научных знаний, статистических данных и т. д., так и в виде практических навыков. Следует учитывать многоцелевой характер информации и многоаспектность процессов ее подготовки и использования в организациях. Она может касаться будущего развития системы или обслуживать текущие оперативные процессы ее функционирования.

Регуляционный аспект организации, от которого зависит её способность адаптироваться к внешней среде, подразделяется на два блока: а) регуляция системы, направленная на поддержание устойчивости в пределах наличных функций (сохранение гомеостаза); б) регуляция преобразования системы, направленная на её совершенствование (управление развитием). Основным инструментом регуляции гомеостаза и процессов направленного развития является информация. Регулирование – процесс изменения взаимосвязи элементов системы, направленный на ее сохранение.

Динамика - развитие организации и ее поступательные движения вперёд к новым целям под влиянием воздействий (например, l..й закон Ньютона: изменить состояние инерции может только сила). Для динамически развивающейся организации характерно стремление постоянно наращивать темпы своего развития, осваивать новые технологии, увеличивать выпуск продукции, расширять круг решаемых задач, осваивать новые рынки для увеличения прибыли, стремясь к состоянию устойчивого равновесия.

Понятие «социальной организации» и основные свойства социальных организаций.

Социальная организация - это непрерывная система дифференцированных и координируемых видов человеческой деятельности, заключающейся в использовании, преобразовании и объединении специфической совокупности трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природных ресурсов в некоторое уникальное, решающее проблемы целое. Функция этого целого состоит в удовлетворении частных потребностей человека путем взаимодействия с другими системами, включающими разные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретном окружении.

Социальные организации играют существенную роль в современном мире. Их особенности:
- реализация потенциальных возможностей и способностей человека;

- формирование единства интересов людей (личных, коллективных, общественных). Единство целей и интересов служит системообразующим фактором;

- сложность, динамизм и высокий уровень неопределённости.

В социальных организациях проходят объективные (естественные) и субъективные (искусственные, по воле человека) процессы.
К объективным относятся циклические процессы спада-подъема в деятельности социальной организации, процессы, связанные с действиями законов социальной организации, например, синергии, композиции и пропорциональности, информированности. К субъективным относятся процессы, связанные с принятием управленческих решений (например, процессы, связанные с приватизацией социальной организации).

Свойства социальных организаций

Целостность и устойчивость
Наличие организационной культуры
Регламентированное поведение и деятельность членов организации

Регламентированное поведение означает, что каждый член (субъект) организации, будь то частное лицо или более мелкая организация (формальная или неформальная), подчиняется определенным «правилам игры», являющимся элементами культуры организации.

Способность организаций выявлять и удовлетворять свои потребности, или способность выявлять и решать свои проблемы.
Способность к саморазвитию и самообучению.

Закономерности и принципы функционирования и развития социальных организаций.

Законы социальной организации:

Закон своеобразия: для каждой организации существует специфическая, наилучшая и только ей присущая структура производства и управления.
Закон социальной гармонии: в каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда за счет повышения эмоционального уровня работников и активизации их трудовой деятельности.
Закон социальной загрузки: для каждого работника существует объем оптимальной загрузки работой, при котором в полной мере могут раскрыться его способности и возможности.
Закон эффективности восприятия и запоминания информации: процессы восприятия и запоминания информации работником реализуются наиболее эффективно, если они приближены к процессу его мышления.
Закон эффективного осмысления: эффективное осмысление нового возможно при наличии у работника большого объёма знаний или информации по данной теме.
Закон установки: любой работник наиболее полно воспринимает ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.
Закон устойчивости информации: первая информация о событии, поступившая работнику, является наиболее устойчивой, чем повторная об этом же событии.
Закон доходчивости информации: доходчивость сообщений для работника будет выше при одновременном использовании нескольких форм его подачи.

Принципы:

Принцип обратной связи
Принцип развития
Принцип конкурентности
Принцип дополнительности
Принципы соответствия:

Целей и ресурсов
Распорядительства и подчинения
Эффективности и экономичности

Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации
Принцип прямоточности
Принцип ритмичности и синхронизации

Организация социальных систем. «Формальная» и «неформальная» организация в социальных системах.

Социальные организации могут быть:

правительственные и неправительственные;
коммерческие и некоммерческие;
бюджетные и небюджетные;
общественные и хозяйственные;
формальные и неформальные.

Кроме того, различают социальные организации по:

отраслевой принадлежности (промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые и др.);
самостоятельности принятия решений (головные/ материнские, дочерние и зависимые).

Формальные организации – зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества и т.д., которые выступают как юридические или неюридические лица.

Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

Неформальная организация – незарегистрированная в государственном органе организация, объединяющая людей, связанных личными интересами, имеющая лидера и не ведущая финансово-хозяйственную деятельность, направленную на получение прибыли.

Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные роли.

Неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Неформальные организации одновременно могут быть похожими и непохожими на формальные организации.

Поэтому можно выделить признаки, характеризующие неформальные организации:

1) социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Речь идет об установлении и укреплении норм – групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение.

Менеджеру в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации;

2) сопротивление переменам. В неформальных организациях всегда наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации;

3) неформальные лидеры. Неформальные организации также имеют своих лидеров. Их отличие от формальных состоит в том, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области.

Власть, авторитет и полномочия в социальных организациях.

Потенциальная или реальная возможность влияния на окружающих называется властью.

Власть характеризуется:

асимметричностью (один субъект чем-то превосходит другого);
постоянным стремлением к изменению существующего баланса — соотношения сил взаимозависимых субъектов, когда один из них использует ее ровно столько, сколько необходимо для выполнения своих функций, не вызывая у других субъектов чувства протеста;
целенаправленностью (осуществляется ради чего-то);
опорой на определенные ресурсы;
наличием специфического механизма реализации;
возможностью сопротивления и неподчинения;
неполным охватом всех сфер организации;
зависимостью необходимого объема от характера решаемых задач.

Основные признаки власти.

Власть - это отношения, включающие не менее двух партнёров, причём этими партнёрами могут быть как отдельные лица, так и группы лиц. При этом указывается адрес власти (властвующие и подвластные).

Распоряжение осуществляющего власть должно сопровождаться, в скрытой или явной форме, возможностью применения определённых ситуаций в случае неповиновения предписываемому поведению.

Подчинение того, над кем осуществляется власть, тому, от кого она исходит.

Наличие общественных правил (норм), устанавливающих порядок, при котором отдающий приказы имеет на это право, а тот, кого эти приказы затрагивают, обязан их выполнить. Следует отметить, что одного намерения реализовать власть явно не достаточно. Должно быть убеждение, что приказание будет выполнено, что оно встретит повиновение. Только при этом условии состоятся властные отношения.

Власть - это способность навязывать и приводить в исполнение решения. Это такая форма общественных отношений, которая позволяет одному социальному элементу влиять на поведение другого.

Важную роль в отправлении властных отношений играет авторитет. Авторитет является выражением отношения к существующей власти со стороны общества в целом и его составляющих: классов, социальных групп, граждан. Авторитет, как правило, понимается как возможность оказывать влияние на поведение отдельных групп, личностей без применения насильственных средств. Он предполагает сознательное подчинение нормам и законам, установленным существующей в этом обществе властью.

Авторитет власти определяется как соответствие характера, функций власти интересам всего общества или определённых социальных групп, классов. Власть обладает авторитетом в том случае, когда её институты функционируют в соответствии с законами, а её распоряжения исполнимы и исполняются. Таким образом, взятые в единстве «власть» и «авторитет» означают дееспособность власти.

С ростом организации часть полномочий передается на более низкие уровни управления, поскольку невозможно одному решать все вопросы управления организацией. Передачу властных полномочий от высшего руководства на более низкие уровни называют делегированием власти или делегированием властных полномочий.

Делегирование власти порождает важную управленческую проблему в организации - проблему потери власти. Для объяснения механизмов потери и приобретения власти в системном подходе используют принцип нулевой суммы. Его суть состоит в том, что приращение власти у одной части системы на определенную величину с неизбежностью приводит к потере власти у другой части (или других частей) системы на эту же величину.

Выделяется несколько видов управленческих полномочий:

- распорядительные;

- рекомендательные;

- координационные;

- контрольно-отчетные;

- согласительные.

Виды социальных организаций как объектов управления (административные, союзные, ассоциативные) и особенности управления ими.

Социальные системы, которые реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Важнейшими признаками организации являются - управление для достижения цели, внутренняя организационная культура.

В обществе образуются следующие организационные формы:

1. Деловые организации. Некоммерческие – предприятия, занятые в производстве и распределении материальных ценностей и услуг. Коммерческие – торговые, производственные, обслуживающие. Предприятия умственные – образование, культура, медицина, управление, научные организации.

2. Общественные союзы, массовые организации, цели которых вырабатываются «изнутри» (определены уставом) и представляют собой обобщение индивидуальных целей участников.

3. Ассоциативные организации — семья, научная школа, неформальная группа, поселение, религиозная группа, профессиональные общества, а также ассоциации членов, которой связывают общие увлечения (клуб собаководов, общество охраны природы).

4. Союзные организации — это разновидность общественной организации, предоставляющая собой добровольный союз разных категорий населения, объединяющихся вокруг конкретных общественных и групповых целей и действующий на основе совместно принятого устава, программ, выборности руководства. По задачам подразделяются на: политические, профессиональные, научные, творческие и т.п. По общественной роли выделяют: массовые, ориентированные на дела всего общества и преимущественно на потребности, интересы своих членов (партии и общество рыболовов).

5. Административные организации — к ним относятся частные или государственные фирмы, учебные, лечебные и иные прибыльные и неприбыльные организации. В таких организациях помимо работников есть материально техническая база, финансовая, документальная система. Их наличие не зависит от состава и состояния персонала, хотя персонал может влиять на их качественные и количественные параметры.

Макс Вебер выделил 7 основных характерных черт административной организации (бюрократии):

1. Разделение труда.

2. Порядок подчиненности представляет собой иерархию выше и нижестоящих должностных лиц, которые, в свою очередь, являются начальниками других сотрудников.

3. Публичный офис (канцелярия или «бюро») — основа бюрократии, где собраны письменные документы, справочники о деятельности учреждения.

4. Официальная процедура подготовки должностных лиц в организации.

5. Наличие штатных сотрудников.

6. Правила, достаточно общие, регулирующие режим работы.

7. Лояльность каждого работника по отношению к организации, стремление следовать установленным правилам. Преданность организации.

Все это вместе взятое делает поведение сотрудников организации предсказуемым, помогает руководству координировать деятельность работников, а это является основными факторами, способствующими повышению эффективности и производительности труда. Сочетание перечисленных выше элементов придает конечному результату довольно обезличенный характер, но для административных организаций это предпочтительнее, чем неповиновение, неэффективность.

Целевые функции и социальная «инструментальность» организаций как объектов управления. Организационные цели и методы их формирования.

Blog

Основные понятия организации. Организация и хаос. Функциональность как лавное свойство организаций

Содержание