Бизнес-практика делу – время или все об основах Тайм-менеджмента

Вид материала

Документы

Содержание Привязка ко времени 60% вашего времени- это дела, которые вы запланированы заранее Не срочно Анализ задач Пять обязательств тайм-менеджмента

Подобный материал:

• Практика составления, анализа, оценки и управления финансами: финансовая мозаика, 95.32kb.
• Глеб Алексеевич Архангельский  - эксперт в области управления временем. Генеральный, 20.22kb.
• Куликова Ульяна "Бизнес магия", 78.24kb.
• Личный план повышения эффективности, исполнение которого регулярно контролируется., 26.07kb.
• Лекции по предмету: МвТК, 484.39kb.
• Малый бизнес и налоги, 40.95kb.
• К. Н. Леонтьев, И. И. Фудель,, 216.27kb.
• Лев Кассиль Вратарь республики, 3881.2kb.
• Лидерами не рождаются, 24.23kb.
• Вопросы итогового междисциплинарного экзамена Дисциплина «Основы менеджмента», 90.89kb.

БИЗНЕС-ПРАКТИКА

Делу – время

или все об основах Тайм-менеджмента


Проза жизни: «Вчера – рано,

завтра – поздно,

сегодня – некогда….»

Искусство успевать, тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых качеств для современного человека. А главный вопрос современного менеджера – Лидера ГГА - как успевать больше?

Спросите сто успешных людей ,чего им не хватает больше всего на свете, и в 99% случаев услышите один и тот же ответ: времени. Не правда ли , и вам знакомы эти мысли: «Жаль, что в сутках не 25 (35,48)часов!». Неумолимый бег времени подчиняет нас себе, заставляя забыть о сне и покое. Какого-бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. Капитал времени в жизни каждого человека составляет несколько сотен тысяч часов, поэтому в области времени нет миллионеров. И самое главное – время невосполнимо! Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя

вернуть! А что если научиться руководить временем? Опыт людей,

которые достигли в жизни больших вершин, показывает, что это не только реально,

но и необходимо.


Ловите момент!

«Теряющий время стареет ежеминутно»

Е.Шварц, «Сказка о потерянном времени».




Как определить, что пришла пора организовать собственное время, или другими словами , выстроить свою жизнь по системе тайм-менеджмента? Если при одной мысли об этом вы думаете: «Да у меня же нет на это времени!» - значит, момент настал. Есть и косвенные признаки человека, чье время нуждается в срочной организации:

• Вы живете в атмосфере постоянного стресса
  
• Пять из шести назначенных на сегодня дел нужно было сделать
  

«еще вчера»

• Вы частенько работаете по выходным и давно не были в отпуске
  
• Большинство ваших ежедневных задач не терпит отлагательств.
  

Опытный специалист по тайм-менеджменту, вероятно, удивит вас, сказав, что все это не видовые признаки делового человека, а простые и, увы, распространенные результаты…. стихийной организации деятельности. Поэтому отложите на пару часов все срочные дела, ибо самое срочное для вас- изучить основы тайм – менеджмента.

Каждому из нас случалось в жизни избегать событий, которые казались заранее неприятными: визит к врачу или серьезный разговор. С точки зрения психологов, такими подсознательно «неприятными» событиями вам может казаться половина дневных забот - только потому, что человек по природе своей страшится неизвестности.

Поэтому основа тайм-менеджмента – систематическое и подробное планирование каждого года, месяца, дня, и отдельного действия.


Вижу цель!


«О будущем я не думаю, оно просто приходит, и достаточно быстро»

Альберт Эйнштейн.


Но прежде чем приступить к планированию, определитесь, какого результата вы хотите достичь. Цели – пока вы не определите их, для вас, как в пословице, «ни один ветер не будет попутным». Все цели, которые вы можете отразить в своем ежедневнике(обязательно записывайте все этапы планирования!), делятся по времени достижения на следующие категории:

• Долгосрочные ( 3-5 лет)
  
• Среднесрочные( 1 год)
  
• Краткосрочные(несколько месяцев, недель, дней).
  

Начало года – самое подходящее время для того, чтобы запланировать цели на различные периоды вашей жизни. Впрочем, начать можно в любое время. Главное, чтобы каждая цель соответствовала таким характеристикам:

• Ясность – чтобы вы и окружающие четко понимали, что имеется в виду
  
• Измеримость – решите, какими критериями вы будете руководствоваться оценивая результат
  
• Достижимость – не ставьте себе заведомо не решаемых задач – или таких, которые потребуют от вас чрезмерного напряжения
  
• Непротиворечивость - пусть каждая цель гармонично соотносится с прочими целями и работает на их достижение
  
• Привязка ко времени - поставьте срок для достижения цели и строго придерживайтесь его.
  

После того, как список ваших целей будет закончен, проверьте каждую из них на соответствие этим критериям.


100 процентов эффективности.

«Когда есть – его убивают, когда нет – убиваются….»

Загадка природы



Теперь вы готовы распланировать свое время. Вернитесь к ежедневнику и аккуратно рассчитайте, сколько времени вы готовы потратить на свои дела в течение года, пользуясь следующей формулой:

60% вашего времени- это дела, которые вы запланированы заранее

20% - непредвиденные действия (а они обязательно появятся!)

20% - спонтанная активность (возможно, вам потребуется изучить какую-то проблему, поговорить с новым знакомым и т.п.)


Ежедневник – необходимый, но не единственный помощник в деле планирования времени. Зафиксируйте свои цели на каждый месяц и неделю в отдельном месте – так вехи всегда будут у вас перед глазами. В планировании есть место творчеству: рисуйте цветные графики и схемы, перечисляйте все свои ресурсы и пути развития ситуации, крупно выписывайте цифры. Выделите то, чем займетесь сразу после прочтения готового плана. Обязательно отмечайте, сколько времени вы потратите на реализацию того или иного проекта – сроки, еще раз повторю, должны быть реальными и выполнимыми. И еще один совет: старайтесь выстроить свой график так, чтобы в нем чередовались коллективная и самостоятельная работа, творческие и рутинные занятия – ведь отдых, как говорят самые занятые люди, это всего лишь смена деятельности.


Не пишите, что вам нужно сделать – пишите, чего вы намерены достичь в результате.

Возможно – и это абсолютно естественно - что всего объема запланированного к назначенному сроку вы не одолеете. И здесь проявиться еще одно преимущество тайм-менеджмента – вы перенесете не выполненные дела на будущее, не потеряв при этом ни одной задачи.


Делегируйте!


Делегирование, или перепоручение задач – верное средство в борьбе с нехваткой времени. Если человек, которому вы собираетесь перепоручить задачу, амбициозный и творческий- достаточно объяснить ему цель и хорошо его мотивировать. Если перед вами грамотный исполнитель, ознакомьте его со всеми этапами работы и проверяйте результат на каждом этапе.


Делегировать можно:

• Подготовку к мероприятиям,
  
• Выступления и проведение тренингов и занятий в структуре,
  
• Проведение презентаций «Программы АИГ Лайф и Бизнес-возможностей ГГА»
  
• Контроль «актуализации» клиентской базы менеджерами структур и др.
  

Делегировать нельзя:

• Определение стратегических целей
  
• Критику и дисциплинарные меры
  
• Срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и контроля
  
• Конфиденциальные задачи.
  

Вместе с делегированием задачи, передайте доступную вам информацию и другие средства для ее выполнения. И помните, что делегирование – обоюдовыгодный процесс , ведь тот , кому вы поручаете «лидерское» дело, растет как в личном, так и в профессиональном отношении.


Точность - Вежливость президента.


«Терять время зря тем больнее, чем больше знаешь»

В. Гете


Безупречный инструмент планирования времени по таким критериям, как срочность и важность дела, изобрел генерал Эйзенхауэр – 34-й Президент США. Чтобы нарисовать «квадрат Эйзенхауэра» , начертите таблицу: 2 графы по горизонтали (Важно и Не важно) , и 2 по вертикали (Срочно и Не срочно) . На пересечении граф : образуется 4 ячейки: «Важно – Срочно», «Важно- Не срочно», «Не важно-Срочно», «Не важно – Не срочно». Осталось только разнести все свои задачи по этим ячейкам.

ВАЖНО	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
	Задачи А Выполнять без промедления	Задачи Б Запланировать (установить срок выполнения)
НЕ ВАЖНО	Задачи В Делегировать (поручить)	Задачи Г От выполнения воздержаться

Анализ задач

по принципу Эйзенхауэра

.

К важным задачам отнесите те, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей, а также те, невыполнение которых угрожает всей вашей работе. Срочные дела – это те, которые теряют смысл, не будучи выполненными «здесь и сейчас».

Как пользоваться «квадратом Эйзенхауэра» , станет ясно, как только вы систематизируете с его помощью все стоящие перед вами задачи. Нередко в квадрате «Не важно - Не срочно» оказывается так много дел, что даже и не подозреваешь. Все дела из этого квадрата стоит решительно отложить «в долгий ящик».

Наверное, не стоит объяснять, почему ваши важные дела не должны становиться срочными. «Поспешишь - людей насмешишь», - гласит народная мудрость . Я бы добавил к этому, что авралы приводят к постоянному стрессу, в результате которого человек может попросту «сгореть на работе». С большим сомнением опытные тайм- менеджеры относятся и к ценности «Срочных - Не важных» дел (чтению корреспонденции, некоторым встречам и прочим делам, не относящимся к основной работе). Избыток таких дел приводит к тому, что вы не успеваете выполнить в отведенное время основные задачи, работаете в условиях постоянного кризиса и наносите вред своей репутации.

Сосредоточьте основное внимание на квадрате «Важно – Не срочно». Умело распорядиться своим временем – значит , привести основную массу дел в соответствие с этими характеристиками. К важным, но не срочным делам, можно отнести организацию вашей личной работы и работы вашей структуры, поиск новых клиентов и сотрудников, развитие бизнеса, развитие консультантов из вашей структуры – словом, все то, что, по словам лидеров ГГА, определяет крупный успех сетевика. Ориентируясь на постановку и выполнение «Важных - Не срочных» задач, вы выполняете работу к точно назначенному сроку, располагаете временем, чтобы контролировать и анализировать результаты, а главное – живете в удобном вам темпе, не испытывая необходимости спешить и ограничивать себя в отдыхе.


ПЯТЬ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

1. Всегда иметь при себе Ежедневник на год.
   
2. Посвящать 15 минут каждый день на Утреннее планирование и Вечернюю оценку.
   
3. Использовать свой Ежедневник в течение дня, для того, что бы «контролировать» свой день.
   
4. Записывать в Ежедневник каждое обязательство и полезную информацию, которую получаем, и помечать ее для своего Списка Задач там, где она в следующий раз может понадобиться.
   
5. Подготавливать раздел Целей и Стратегии на месяц; использовать это ежедневно (пересматривать ежемесячно).
   

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ - это технология, позволяющая использовать невосполнимое время нашей жизни в соответствии с нашими целями и ценностями!

Словом – вы управляете своим временем, а не оно управляет вами!

У дачи в применении , коллеги! Директор структуры Александр Шкурко.

г.Воронеж, ноябрь 2008 г.