Немецкий язык

Вид материала

Справочник

Содержание ПРОТОКОЛ. Das Protokoll Некоторые основные правила. Einige Grundregeln Указывайте точные данные! Genaue Daten feststellen! Самое важное фиксируйте дословно! (Wichtiges im Wortlaut festhalten!) Добывайте текст доклада! (Vortragstexte erbitten!) Выявляйте самое существенное! (Das Wesentliche herausschälen!) Протокол заседания общества. Das Vereinsprotokoll Служебный протокол. Das dienstliche Protokoll Служебная записка. Aktennotiz Записи для внутреннего пользования- Die interne Notiz Записи телефонных звонков (Notize über Telefonate). Личные заметки (Persönliche Aufzeichnungen). Внутренние распоряжения. Hausmitteilung Как зафиксировать обсуждения? Wie hält man Besprechungen fest? В качестве рабочей записи (Als Aktennotiz). В качестве записи (als Niederschrift). Modellbau gmbh

Подобный материал:

• Программа аттестационных испытаний Факультет Иностранных языков, 159.72kb.
• Начальное общее образование, 391.69kb.
• Рабочая программа по учебному предмету немецкий язык 10 класс, 378.09kb.
• Детские сказки в формате mp3, 63.03kb.
• Пояснительная записка Требования к студентам, начинающим изучать немецкий язык в спб, 125.01kb.
• Муниципальноеучреждени е «центрразвитияобразовани я» прика, 447.54kb.
• Условия обучения второму иностранному языку в настоящее время, 35.03kb.
• Рабочая программа учебной дисциплины практический курс иностранного языка (Английский, 593.16kb.
• «Практикум по культуре речевого общения» (немецкий язык), 78.06kb.
• Анализ результатов первого этапа 3 Международной Олимпиады по основам наук в дфо., 600.77kb.

ПРОТОКОЛ. Das Protokoll

Протокол - это обобщенная запись заседания, док­лада или обсуждения. Для ведения протокола необхо­дима определенная тренировка, поскольку из устной речи нужно выбрать и записать самое существенное. Так как протоколы в основном необходимы во время заседаний, на повестке дня которых, как правило, стоят профессиональные или узко специальные во­просы, протоколист обязан владеть в общих чертах обсуждаемым материалом. Само собой разумеется, что он обязан знать по именам и всех выступающих.

Некоторые основные правила. Einige Grundregeln

Поскольку выявление сути какой-либо проблемы является важнейшей и сложнейшей задачей ведущего протокол, здесь следует привести несколько указаний, с помощью которых можно будет легче добиться этой цели:

Указывайте точные данные! Genaue Daten feststellen!

В протоколе должны быть точно отражены место, нача­ло и конец заседания (собрания, доклада). Указывается по меньшей мере общее количество участников; на соб­раниях обществ по рядам пускаются листки для фикси­рования присутствующих, за которыми, однако, следует проследить, чтобы они у кого-нибудь не застряли. При

433

протоколировании доклада вполне достаточно указать число присутствующих.

Самое важное фиксируйте дословно! (Wichtiges im Wortlaut festhalten!)

Заявления и решения записывают­ся дословно. Заявления обычно дословно передаются лицами, сделавшими его, так что их внесение в про­токол не вызывает трудностей.

Добывайте текст доклада! (Vortragstexte erbitten!)

Если во время собрания предполагаются длительные выступления в форме рефератов или сообщений, ра­зумно попросить автора предоставить краткое изложе­ние или их резюме. Можно привести даже количество строк, указанных для этого в записи и затем внести в протокол только то, что докладчик считает важным. При длительных заседаниях принято прилагать к отче­там о заседании краткие тексты рефератов, составлен­ные докладчиками.

Выявляйте самое существенное! (Das Wesentliche herausschälen!)

Только в конце мероприятия представ­ляется возможным определить, где находятся наи­высшие точки, а что лежит на периферии. Во время доклада оратором часто выделяются принципиальные идеи; они должны быть зафиксированы. Если разво­рачивается дискуссия, то следует называть только тех ораторов, которые внесли нечто новое в спорный во­прос. Если же это констатация или повторение уже сказанного, то имя оратора может быть присовокуп­лено к предшествующему пункту (нечто наподобие: "Im ähnlichen Sinne äußerte sich Herr..."). Если при об­мене мнениями возникают важные вопросы, их сле­дует сразу же занести в протокол; ответ, который должен быть дан не докладчиком, тоже не следует опускать, при необходимости упомянув имя ответив­шего.

434

Тот, кто желает набить руку в этой отнюдь не про­стой задаче отбора и отбраковки, пусть достанет отпе­чатанный доклад или сочинение, пройдется по нему с карандашом в руках и отметит важнейшие места. Чтобы проверить плоды своего труда, можно набро­ски протокола показать другу или кому-нибудь из родственников, чтобы определить, смогут ли те по ним восстановить содержание.

Протокол заседания общества. Das Vereinsprotokoll

К священным ритуалам заседаний различных об­ществ принадлежит и ведение протокола. Его редак­тирование в большинстве случаев поручается секрета­рю. Поскольку для заседаний подобного рода всегда существуют повестки дня, они и образуют каркас для его составления. В начале должны быть указаны дан­ные о месте, времени и о присутствующих на заседа­нии. Протоколы обычно пишутся в настоящем време­ни. Вот примерный протокол заседания правления общества.

Vorstandssitzung am Dienstag, dem 16. März, 18.15 Uhr, im Vereinszimmer.

 

Anwesend: Herr Zumpscht als Vorsitzender, die Damen Kehlbrand und Fräulein Leibholz, die Herren Nüchtel, Parker,

Schienagel, Zander.

Entschuldigt: Herr Böhm.

Unentschuldigt:

Fräulein Kippgold.

Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung kurz nach 18.15 Uhr und stellt laut § 5 der Satzung die Beschlußfähigkeit fest.

Punkt l der Tagungsordnung: Erhöhung der Mitgliedsbeiträge. Der Kassenwart Herr B. begründet

435

seinen Antrag, die Beiträge vom 1. Juli auf 8 DM (statt bisher 6,50 DM) zu erhöhen (Grund: Allgemeine Preissteigerung). Nach kurzer Aussprache wird der Antrag angenommen.

Punkt 2 der Tagesordnung: Sommerfest. Der Vorsitzende schlägt vor, das Sommerfest wie in den letzten Jahren in Ronnebecks Garten zu veranstalten. Der Vorstand beschließt dies und beauftragt die Herren Nüchtel und Zander, auf der nächsten Vorstandssitzung Vorschläge zur Ausgestaltung des Festes vorzulegen, inzwischen aber über Einzelfragen schon vorsorglich mit dem Wirt von Ronnebecks Garten zu verhandeln.

Punkt 3 der Tagesordnung: Aufnahme neuer Mitglieder. Da die Einspruchfrist (§ 17 der Satzungen) ohne Einsprüche verstrichen ist, gelten die Herren die Herren Albert Müller, An der Salzhalde 24, und Werner Rogall, Breite Straße 14, als aufgenommen. Herr Schienagel als Schriftwart wird beauftragt, ihnen dies mitzuteilen.

Punkt 4 der Tagesordnung: Nächste Mitgliederver­sammlung. Der Vorsitzende erinnert daran, daß im April eine ordentliche Mitgliedversammlung stattfinden müsse. Er empfiehlt folgende Tagesordnung:

1. Bericht des Vorstandes über das abgelaufene Vereinsjahr

2. Bericht der Kassenprüfers

3. Entlastung des Vorstandes

4. Neuwahl des Vorstandes

5. Verschiedenes

Als Termin wird der 23. April vorgeschlagen.

Herr Parker beantragt, in Zukunft vierteljährlich Vortr­äge aus dem Mitgliederkreis zu veranstalten. Die Anregung soll auf die Tagesordnung der Mitgliederversammlung gesetzt werden, die wie folgt geändert wird:

5. Antrag Parker

6. Verschiedenes

436

Punkt 5 der Tagesordnung: Verschiedenes. Da hierzu keine Wortmeldungen vorliegen, schließt der Vorsitzende um 19.40 Uhr die Sitzung. Nächste Vorstandssitzung: Dienstag, den 3. April, 18.15 Uhr, im Vereinszimmer.

 

Für die Richtigkeit:

Schienagel, Schriftwart

 

Во время заседаний в большинстве случаев нет особой необходимости дословно фиксировать ход об­мена мнениями. Если отклоняется какое-либо пред­ложение, советуем отметить его обоснование. В вы­шеприведенном протоколе пятый абзац мог бы зву­чать так: Herr Parker schlägt vor, in Zukunft vierteljährlich Vorträge aus dem Mitgliederkreis zu veranstalten. Frau Kehlbrand erinnert daran, daß vor Jahren schon einmal ein solcher Versuch gemacht worden sei, jedoch keinen Erfolg gezeigt habe. Nach lebhafter Aussprache wird der Antrag Parker, den Punkt auf die Tagesordnung zu setzen, abgelehnt."

На научных заседаниях и во время дебатов разумно делать краткие пометки точек зрения отдельных вы­ступающих с указанием их имен.

Дискуссии большего круга участников страдают тем, что, если участникам заседания будет дано слово в том порядке, как были заявлены выступления, то дар красноречия обретут и те, кто не собирался вы­ступать по данному пункту повестки дня. Если же участникам заседания тяжело определить "roten Faden", то протокол, долженствующий отразить ход обсуждений, становится совершенно невразумитель­ным. Вот отсюда и приходится разматывать клубок. Главное в дискуссии не бесконечные разговоры, а их результат. При принятии важных решений принципи­ально зафиксировать итог голосования: "Der Antrag

437

von Herrn Parker wurde mit 3:4 Stimmen abgelehnt" или "... wurde mit 3:2 Stimmen bei 2 Stimmenthaltungen angenommen", или "wurde da - bei einer Simmenthaltung - Stimmengleich (3:3) vorlag, nach §21 der Satzungen durch die Stimme des Vorsitzenden positiv entschieden".

Там, где положения общества (клуба) вступают в силу, рекомендуется их кратко перечислить.

Служебный протокол. Das dienstliche Protokoll

Запись служебного или делового совещания может быть сделана короче вышепреведенного. Она может быть сокращена до заголовков предмета и результатов совещания:

 

Sitzung des Ausgleichamtes

 

Zeit: Donnerstag, den 25.Mai 1964, 17.15 Uhr.

Anwesend: der Leiter des Amtes und alle Abteilungsleiter

Ort: Sitzungszimmer des Amtes

1. Unterrichtung über die Ausführungsbestimmungen zur 4. Novelle zum Lastenausgleichgesetz.

2. Bekanntgabe der neuen Dienststunden und der Stunden für den Publikumsverkehr.

3. Besprechung der im April eingelaufenen Anträge:

Antrag Meier - abgelehnt,

Antrag Heidrek - vertagt,

alle anderen Anträge (Bertram, Chiemke, Ebeling, Futterer,

Gieseke, Holder, Mannheimer, Opel, Pfannkuch, Simrock,

Tielicke, Dorn) - genehmigt.

4. Aussprache über den am 18. Mai in der "Landeszeitung" erschienen Leserbrief. Kein Beschluß.

438

5. Bericht des Leiters der Hauptkasse. Schluß der Sitzung: 19.25 Uhr.

В данном протоколе, несмотря на то, что он чрез­вычайно краток, отражены все необходимые положе­ния. Композиционная организация в соответствии с обсуждаемыми положениями разумна. Разумно также и решения, принятые по выдвинутым предложениям, зафиксировать вместе с именами ораторов, их выдви­нувшим. Письменно поданные предложения присово­купляются к записи; темы устных предложений упо­минаются в протоколе в нескольких словах. - Если показательная холодность, бесстрастность находит выражение в простоте стиля, то претензии админист­ративной власти справедливы; их не в чем упрекнуть.

Служебная записка. Aktennotiz

Служебная записка - краткая пометка для служеб­ного пользования внутри фирмы или государствен­ного учреждения. Для нее не существует определен­ных строгих формальных признаков, поскольку неко­торые протокольные записи могут быть произведены на маленьких листочках, на полях или обороте писем и чаще всего от руки. Кроме того, стоит придержи­ваться той формы, какую требует данный материал.

Мы различаем собственно протокольную запись -запись для внутреннего пользования (interne Notiz), и краткую запись, распоряжение или сообщение, с по­мощью которых решаются внутриведомственные во­просы фирмы или административного учреждения -внутрислужебные сообщения (Hausmitteilung).

Записи для внутреннего пользования- Die interne Notiz

На современном предприятии постоянно возникает необходимость письменно зафиксировать устную дого-

439

воренность, которая может оказаться весьма важной в будущем как для собственно производственной сферы, так и для себя лично. Подобные записки прежде всего необходимы как опора для памяти. Важные телефон­ные звонки, устные договоренности с коллегами, до­словная запись беседы, ход встречи - все это повод для записывания. Конечно, неразумно фиксировать любую безделицу - это приводит лишь к размыванию доку­ментации и препятствует ее просматриваемости, к че­му, собственно, все и направлено. Ценность записи для внутреннего пользования заключается в степени ее точности. Это критерий действенности и надежности сведений.

Записи телефонных звонков (Notize über Telefonate).

Если какой-то вопрос решен по телефону, иногда не­обходимо разговор зафиксировать письменно. Это от­носится также и к тем случаям, когда лицо, которому звонят, отсутствует или не может подойти к телефону, а информация передана важная:

Zur Akte Reuther und Со.

Am 6. Oktober gegen 15.30 Uhr rief mich Herr Reuther an, um seinen Brief vom 4. zu berichtigen. Demzufolge wird nicht am 7., sondern schon am 4. November in den frühen Morgenstunden verladen. Herr Reuther wird dies noch schriftlich bestätigen.

Müller

В нашем примере сообщается о договоренности. Важны здесь три момента: а) звонивший; б) время сообщения; в) информация.

Уместно также поставить вопрос: имел ли звонив­ший право передать сообщение? В вышеприведенном случае это подтверждается тем, что говорил владелец предприятия- партнера.

440

Личные заметки (Persönliche Aufzeichnungen).

Иногда полезно делать заметки о событиях, которые имеют с коммерческими делами лишь косвенную связь. По­добные заметки не архивируются в какой-либо доку­ментации, но хранятся в собственном письменном столе, и могут быть извлечены в случае осложнений и послужить вещественным доказательством:

Persönlich

Heute, am 9. März 1964, kam Herr Bolte nach der Tischzeit in mein Zimmer und wollte wieder auf unsere Auseinandersetzung in der gestrigen Sitzung (vgl. Protokoll der Amtsleitersitzung vom 8.3.64) zu sprechen kommen. Ich lehnte eine weitere Aussprache darüber ab. Herr Bolte wurde erregt und verstieg sich zu Ausdrücken wie "Duckmäuser" und "Radfahrer". Da ich aber beharrlich schwieg, verließ er nach etwa fünf Minuten das Zimmer; dabei warf er die Tür heftig ins Schloß.

Karl Heinz Müller

Замечания господина Больте представляют его в не­благоприятном свете - жаль, что при этом не присутст­вовало свидетелей! В противном случае его можно бы­ло бы назвать и заставить подписаться ("Fräulein Huber, die gerade bei mir war, hat die Szene miterlebt").

Заметка описывает а) ситуацию, б) исходную точку спора, в) собственное поведение, г) усиление спора вплоть до оскорблений ("Verbalinjurie"), д) "громкое" окончание сцены и, по всей видимости, е) присутст­вие свидетельницы. Этого вполне достаточно, чтобы позже реконструировать выходку.

Внутренние распоряжения. Hausmitteilung

Некоторые вещи внутри фирмы или государствен­ного учреждения удобнее всего регулировать в пись­менной, а не в устной форме. Для этой цели служат

441

короткие, без установленной определенной формы сообщения, которые также имеют название и Aktennotiz. У подобных заметок в заголовке указыва­ется лишь адресат в краткой форме, справа вверху или слева под датой.; если она диктуется, под датой указывается также и шифр отправителя. Обращение и приветственная формула в конце опускаются. В со­общениях подобного рода не считается невежливым использование употребительных сокращений (u.U. 3 -unter Umständen, z.B. - zum Beispiel, m.E. - meines Erachtens и т.д.) или если они возникли внутри дан­ной организации как рабочий язык (например MV -Materialverwaltung или UW 42 Universum Waschmaschine Typ 042).

В зависимости от того, в каких служебных отноше­ниях находятся адресат и отправитель деловой запис­ки, возникают сообщения различного рода: запросы, распоряжения и информации. При запросах принято, чтобы ответы были сделаны на том же листке. Распо­ряжения и информация могут предназначаться сколь­ко угодно широкому кругу адресатов, указанных в ре­квизитах.

Очень практичными зарекомендовали себя специ­альные листы бумаги для внутренних сообщений. У них то преимущество, что в них можно вносить сооб­щения и от руки. Существуют даже бланки для внут­реннего сообщения, которые имеют в своем перечне наиболее частотные варианты проблем, возникающих между отделами этого предприятия и довольно лишь крестиком отметить проблему, по которой возникли вопросы - "Kreuzelschreiber" на языке современной ин­дустрии предпринимательства...

442

Как зафиксировать обсуждения? Wie hält man Besprechungen fest?

После деловых совещаний необходима письменная запись их результатов. В этом случае имеются три возможности: рабочая запись для личного пользова­ния (Aktennotiz); обработанная партнерами по перего­ворам запись (Niederschrift), которая ближе к прото­колу, и письменное подтверждение в письме (Brief). Мы рассмотрим все три возможности.

В качестве рабочей записи (Als Aktennotiz).

Записи для личного пользования предпочтительнее в том слу­чае, если хотят зафиксировать вещи, не относящиеся к партнеру или которые не должны быть ему известны. Запись чаще всего делается подробно, когда неясны последующие шаги делового партнера.

Например: Am 4. Juli fand in unserem Sitzungszimmer zwischen den Herrn Mühlhaupt und Schirmer als Vertretern der Firma Sieburg & Söhne und unserem Herrn Sprenger und mir statt. Zweck der Aussprache war die Frage, wie und wann die Ersatzteile zu unsrem Modell HC 4 geliefert werden können. Herr Sprenger wies einleitend auf die Bedeutung hin, die das Modell HC 4 für unsere zukünftige Fertigung habe. Die Nachfrage sei bereits jetzt rege, und der Einlauf der Bestellungen lasse erwarten, daß dieses Modell ein Verkaufsschlager werde. Herr Schirmer machte demgegenüber geltend, daß unser Auftrag zu spät erfolgt sei, als das die Materialbeschaffung noch im Laufe dieses Sommers bewältigt werden könne. Ich könnte ihm nachweisen, daß wir den vereinbarten Bestelltermin nur unbedeutend überschritten hatten und daß die Verzögerung durch Gründe verursacht worden sei, die von uns nicht zu beeinflussen waren. Herr Mühlhaupt fragte, ob wir der Firma Sieburg bei der Materialbeschaffung behilflich sein könnten; eine Empfehlung der Bundesanstalt für Kunststofrorschung, mit der wir eng zusammenarbeiten, könne für die Firma Sieburg wichtig

443

werden. Herr Sprenger sagte ihm zu, bei der Bundesanstalt in diesem Sinne anzufragen. Herr Schirmer erwog die Möglichkeit, Ersatzteile unseres alten Modells HB 3 für das neue Modell umzuschleifen. Es wurde vereinbart, dies beschleunigt zu versuchen. Wir hatten den Eindruck, daß die Herren der Firma Sieburg daran interessiert waren, unseren Auftrag so gut wie möglich auszuführen, und daß sie die Schwierigkeiten, die sich ihnen dabei in den Weg stellen, nach Kräften zu überwinden gewillt sind. Grube

Эта рабочая запись обстоятельно передает ход пе­реговоров. Точность подобного рода делает запись достоверным документом, в случае, если возникнут непредвиденные осложнения. Разумеется, она не предназначена для того, чтобы быть переданной партнеру.

В качестве записи (als Niederschrift).

Если партнеры по переговорам хотят сразу же по их окончанию иметь на руках результат, запись ведется иначе; переговоры формулируются кратко, сам ход беседы уступает место ее результатам. Запись может быть осуществлена и в присутствии партнера, и он может сам откорректиро­вать ее формулировки. Тогда запись подписывается со­вместно.

Первый абзац в этом случае (с введением точного названия фирмы и изменения местоимений с 1-го л. на 3-е л. мн. числа) мог бы оставаться неизменным. Последующий текст выглядел бы так: Die Vertreter des Hauses Modellbau GmbH betonten, daß die schon jetzt starke Nachfrage auf eine schleunige Lieferung der Ersatzteile dränge. Es wurde vereinbart, daß vom Hause Modellbau versucht werden solle, die Hilfe der Bundes­anstalt für Kunststofforschung zu gewinnen. Die Firma Sieburg & Sohne wird erproben, ob Ersatzteile des alten Modells HB 3 umgeschliffen werden können. Beide

444

Partner waren sich darüber einig, daß die Frage der Ersatzteile auf schnellstem Wege gelöst werden müsse.

Как письмо (als Brief). Если фирма Моделльбау ГмбХ желает закрепить в письме результаты перего­воров, то диктующий сменяет протокольный тон, ва­жен лишь конечный результат; рекомендуется четкая структурная организация, возможно, с нумерацией абзацев, как в следующем примере:

 

Sehr geehrte Herren!

 

Das Ergebnis unserer gestrigen Besprechung mit Ihren Herren Mühlbauer und Schirmer fassen wif hiermit zusammen: 1. Ihre Herren nahmen zur Kenntnis, daß die Ersatzteillieferung für das Modell HC 4 infolge der starken Nachfrage dringend geworden ist. 2. Zur Unterstützung bei der Materialbeschaffung versprachen wir, uns um die Hilfe der Bundesanstalt für Kunststofforschung zu bemühen. 3. In Ihrer Firma soll sofort mit Versuchen begonnen werden, ob Ersatzteile des alten Modells HB 3 umgeschliffen werden können. Nachdem Ihre Herren die Lieferung der Ersatzteile mit allen Mitteln zu beschleunigen versprachen, dürfen wir diese Besprechung als eine gute Etappe unserer Geschäftsbeziehungen ansehen und hoffen, daß Ihre Herren einen gleich günstigen Eindruck mit nach Hause nehmen.

Mit besten Empfehlungen

MODELLBAU GMBH

ppa. Sprenger ppa. Grube