Немецкий язык

Вид материала

Справочник

Содержание Деловой отчет. Der geschäftliche Bericht Отчетный доклад. Der Rechenschaftsbericht Отчеты административных органов (Behördenberich­te). Деловой отчет (der Geschäftsbericht). Отчет общества (клуба.) Vereinsberichte Инспекционный отчет. Der Erfahrungsbericht

Подобный материал:

• Программа аттестационных испытаний Факультет Иностранных языков, 159.72kb.
• Начальное общее образование, 391.69kb.
• Рабочая программа по учебному предмету немецкий язык 10 класс, 378.09kb.
• Детские сказки в формате mp3, 63.03kb.
• Пояснительная записка Требования к студентам, начинающим изучать немецкий язык в спб, 125.01kb.
• Муниципальноеучреждени е «центрразвитияобразовани я» прика, 447.54kb.
• Условия обучения второму иностранному языку в настоящее время, 35.03kb.
• Рабочая программа учебной дисциплины практический курс иностранного языка (Английский, 593.16kb.
• «Практикум по культуре речевого общения» (немецкий язык), 78.06kb.
• Анализ результатов первого этапа 3 Международной Олимпиады по основам наук в дфо., 600.77kb.

Деловой отчет. Der geschäftliche Bericht

Тогда как сообщение передает отдельное событие, отчет имеет дело с взаимосвязанными последствиями процессов. Последние должны быть выстроены соста­вителем в логическую цепочку, которая не обязатель­но должна быть временной последовательностью. Со­ставление отчета требует умственной сосредоточенно­сти. Допускается ли при этом собственное мнение автора - следует рассмотреть в деталях. Но постоянно держите у себя перед глазами "Основные правила для докладчика"!

Отчетный доклад. Der Rechenschaftsbericht

Фирмы, административные органы и общества де­лают отчет о своей деятельности за определенный пе­риод. При этом исходят из того, что многочисленные и разносторонние события, произошедшие за отчет­ный период, должны быть сведены воедино и проана­лизированы с единой точки зрения. Статистический материал и цифры вообще, весьма часто используе­мые в подобных докладах, обычно ненаглядны, и принято считать, что сухой и бесформенный стиль -непременный атрибут отчетного доклада, а это со­вершенно неверно! Лучшее средство против этого -стремление к четкому, компактному изложению. Ка­ждое лишнее слово вызовет дополнительный зевок у читателя или слушателя.

424

Личность докладчика не выпячивается на первый план, тем более если он не идентифицируется с от­ветственными лицами организации (в небольших об­ществах годовые отчеты обычно готовятся секретарем, в больших - управляющими или юрисконсультами, но не председателем правления или президентом).

Отчеты административных органов (Behördenberich­te).

В государственных учреждениях и ведомствах усердно культивируется обстоятельно-безличный стиль (см. с. о стилистике писем). Но позитивные ка­чества чиновника - приверженность к порядку и чув­ство долга - могли бы положительно воздействовать на редактирование отчета о деятельности. Представьте себе, будто вы руководитель отдела по персоналу (die Personalabteilung) и все эти годы подаете отчет о дея­тельности своего отдела! Здесь не бывает бланков-шаблонов. Что вы в нем напишете? В начале отметите различные задачи вашего отдела и произведете анализ того, над чем вы и ваши сотрудники были особенно заняты в отчетный период времени. В отчете вы мо­жете систематизировать отдельные пункте по их важ­ности (1) или частотности (И), или же в отчете вы бу­дете исходить из своих сотрудников и их обязанно­стей (III).

Итак:

Personalstand

I. Personalveränderungen im Amt

Personalveränderungen im Amstbereich

Offene Stellen

Lohnbewegung

Urlaubsfragen

Krankheitsfälle und andere Arbeitsausfälle

Vertretungen

Personenstandsveränderungen

425

II. a) Offene Stellen (Personalmangel)

Lohnbewegung (Gewerkschaftswünsche)

Krankheitsfalle (Grippeepidemie)

b) Personalveränderungen;

Personalstand

Personenstandsveränderungen

Vertretungen; Urlaube

III. Referat A: Stellplan

Referat B: Krankheiten, Vertretungen, Urlaube

Referat C: Lohnzahlung

Если отчет строится по I, II или III пунктам, то стиль его остается неизменным. Факты группируются друг с другом и там, где этого требует содержание, оперируют цифрами. Личное мнение составителя вы­сказывается там, где необходима оценка фактического состояния дел. При этом во II-м варианте более при­емлема организация материала с субъективной точки зрения. Вариант III предполагает наиболее четкую организацию и абсолютную безличность изложения. Вариант I колеблется между II и III: в нем не возбра­няются индивидуальные примечания, но не обязыва­ют к ним.

Деловой отчет (der Geschäftsbericht).

Когда органи­зации и учреждения готовят отчеты, им, как правило, приходится использовать много цифровых данных. При этом составитель нередко допускает такую ошибку, что его отчет попадает в водоворот статисти­ки и превращается в перечень бесстрастных цифр. Следует взять за правило давать объяснения цифрам, сравнивать их с данными прежних отчетов и коммен­тировать их. В качестве примера приведем отчет биб­лиотеки (Bericht einer Bücherei):

Die Benutzung der Bestände unserer Bücherei ist gegenüber dem Vorjahr weiter um 6% (Vorjahr: 10%)

426

gestiegen. Die Gesamtzahl der ausgeliehenen Bände betrug 3573 (Vorjahr: 2876%), das heiß: jedes Mitglied entlieh im Schnitt 17,8 Bücher (Vorjahr: 15,6). Der Lesesaal wurde von 1982 Besuchern aufgesucht (Vorjahr: 1795). Die Bestände der Bücherei wuchsen erfreulich; besonders wurde auf die Vervollständigung der Zeitsch­riftenabonnements gesehen, deren Zahl sich auf 98 erhöhte; außerdem wurden 56 Monographien, 23 Handbücher und 31 Dissertation angeschafft. Insgesamt enthält unsere Bücherei jetzt 16 539 Bände.

 

Весьма деловой отчет. Но получит ли читатель жи­вое представление о существе дела? Перед его глазами цифры, сопоставления, но совокупное представление очень запутанное. Мы лучше станем исходить из фон­дов библиотеки, включая библиотечный обмен (чтобы выдавать книги для чтения,, их нужно иметь!). А потом дополним заключительным предложением. Тогда док­лад будет более наглядным:

Wir konnten auch im Berichtsjahr die Bestände unserer Bücherei erfreulich vermehren. Dabei sahen wir besonders darauf, die Zahl unserer Zeitschriftenabonnements zu erhöhen; wir beziehen jetzt 98 Stück und verfügen damit über alle wesentlichen Periodika unseres Gebietes und der angrenzenden Fachbereiche. Von den neuerschienenen teuren Monographien konnten wir immerhin 56 erwerben, darunter die grundlegenden Darstellungen über unser Arbeitsgebiet von Klages und Dr. Reibeseiger. Mit den 23 neuen Handbüchern stehen nun alle wesentlichen Nachschlagewerke zur Verfügung. Auch unsere Sammlung an Dissertationen wurde um 31 Stück erweitert; sie füllt jetzt ein eigenes Regal. Unsere 201 Mitglieder haben uns unsere Bemühungen durch eifrige Benutzung der Bibliothek gedankt. War im Vorjahr unsere Leserschar um 10% gestiegen, so konnten wir im letzen Jahr einen

427

neuerlichen Zuwachs von 6% verzeichnen. Wir verliehen mehr als dreieinhalbtausend Bände (im vergangenen Jahr waren es unter dreitausend); jedes Mitglied hat die stattliche Summe von fast 18 (genau 17,8) Büchern zum Studium mit nach Hause genommen. Der Lesesaal wurde fast 2000mal von Mitgliedern aufgesucht (im letzen Jahr etwa 1800 mal). Wir sind also auf dem richtigen Weg und danken unsern Mitgliedern, daß sie unsere Arbeit durch die Tat anerkennen.

Отчет общества (клуба.) Vereinsberichte

Отчеты такого рода скорее являются неизбежным злом, чем веселым развлечением. Поэтому они долж­ны быть составлены как можно более короткими, чтобы не мучить терпение читателей или слушателей. Такой отчет воздерживается от краснобайства. В нем не превозносятся сверх меры заслуги правления об­щества и не переоценивается вклад членов общества. Отчет предназначен не для того, чтобы распределять задачи, раздавать похвалы или упреки, или же награ­ждать похвальными грамотами. Он констатирует и доводит до сведения то, что имело место. Он дает пе­речисление отдельных событий прошедшего года и при этом старается избежать истертых выражений.

Посмотрим один из таких "Годовых отчетов мест­ного общества текстильщиков":

 

Mitgliederbewegung

Die Zahl der Mitglieder hat sich im Berichtsjahr von 86 auf 92 erhöht. Drei unserer Freunde sind aus unserer Stadt verzogen, einer ist ausgetreten; dafür konnten wir zehn neue Mitglieder aufnehmen.

 

Sitzungen

Unsere monatlichen Sitzungen waren im allgemeinen gut besucht, am stärksten im November (65 Besucher), am

428

schwächsten im Juli (34 Teilnehmer). Wir behandelten in Referaten aus unseren eigenen Reihen, wie es unsere Satzungen vorschreiben, Fragen und Möglichkeiten unserer beruflichen Fortbildung. Jedem Vortrag folgte eine stets rege und fruchtbare Aussprache. Zweimal wandten wir uns mit großen Veranstaltungen an die Öffentlichkeit: im Januar sprach Dipl.-Ing. Bertschie aus Essen, Mitglied unseres Bundesvorstandes, über Filzveredelung, im März Dipl.-Ing. Huber aus München über die Verwendung von Kunststoffen im Bekleidungsgewerbe. Beide Vorträge boten jeweils rund 150 Zuhörern (Mitgliedern und Gästen) reiche Anregung und wurden auch in der Presse beachtet.

 

Gesellige Veranstaltungen


Im Dezember veranstalteten wir, wie jedes

Jahr, einen vorweihnachtlichen Familienabend im "Hotel Hubertus", im Juli einen Ausflug, diesmal nach Schwanenheide, mit Kaffeetafel und Tanz. Beide Zusammenkünfte verliefen harmonisch und stärkten das Zusammengehörigkeitsgefühl unter unseren Mitgliedern.

 

Vorstand

Der Vorstand brauchte nicht neu gewählt zu werden. Nach unsern Satzungen sind erst im kommenden Jahr Wahlen fällig.

 

Kassenprüftmg

Die Kasse wurde am 6. Februar von den hierfür berufenen Herren geprüft und für richtig befunden. Einzelheilten wird der Kassenwart berichten.

 

Четкая структура является важнейшим условием как для протокола, так и отчета общества. Это необ­ходимо для того, чтобы позже - даже через годы -можно было найти любой раздел. В нашем случае

429

докладчик делает схему наглядной тем, что тематиче­ские заголовки он вынес в левую колонку.

Также как и в протоколе, в ежегодном отчете очень много цифровых данных. Поэтому отчеты подобного рода не очень подходят для докладов. Но, несмотря на это, на так называемых ежегодных отчетных соб­раниях делают чаще всего именно такие доклады. Это старый грех, от которого следует избавиться. Годовой отчет должен быть письменным изложением не так легко обозримого фактического состояния дел. На заседании же докладчик в устном докладе старается выделить основные положения и, вероятно, сделать их ясными с помощью наглядных примеров; впрочем, теперь каждому участнику совещания предоставляется письменный вариант доклада, что при современной копировальной технике не сложно.

Инспекционный отчет. Der Erfahrungsbericht

В то время как рассмотренные выше отчеты вклю­чали в себя фактический материал о больших группах людей, об организации или определенном процессе, инспекционный отчет содержит события, с которыми сталкивалось или за которые несет ответственность одно лицо - как правило, составитель отчета. Помимо того, в отчетном докладе редко делаются выводы из собранных фактов; в инспекционном отчете это пра­вило. Правда, воспроизведение фактической стороны наблюдений и собственное мнение по их поводу должны быть разграничены. Рекомендуется начинать с перечисления фактов и уже в заключении приво­дить сделанные докладчиком выводы. Адресат ин­спекционного отчета должен сделать свои выводы сам, поэтому составителю следует сохранять сдержан­ность; его личность в самом отчете остается на заднем плане. Соответственно этому язык отчета должен быть простым и избегать оценочных слов.

430

Вот как может выглядеть инспекционный отчет ру­ководящего сотрудника о служебной командировке:

 

Bericht über die Dienstreise vom 8. bis 11. April 1964

 

Zweck: Besuch der Niederlassungen in Hamburg, Lüneburg, Celle und Hannover; Prüfung der Warenbestände (Untersuchung von Absatz und Nachfrage).

 

Hamburg (8.4. bis 9.4., 12 Uhr): Die Eindrücke waren erfreulich. Unsere Niederlassung hat sich gut eingeführt. Die Geschäftsräume liegen günstig. Das Betriebsklima wirkte angenehm. Der Absatz steigt von Woche zu Woche; schon zum 1. Juli muß das Lager vergrößert werden. Es empfiehlt sich, zu diesem Zeitpunkt das Personal zu vermehren; es dürfen zwei neue Kräfte benötigt werden, je eine für Lager und Buchhaltung.

Lüneburg (9.4., ab 14.30 Uhr): Die Niederlassung hat es schwer. Die Verhältnisse in dieser Stadt, die vom benachbarten Hamburg wirtschaftlich abhängig ist, sind offensichtlich Unternehmungen wie der unsrigen nicht günstig. Obwohl Herr Kolwer rege und umsichtig ist, sinkt der Umsatz. Es muß erwogen werden, diese Niederlage zurückzuziehen und mit einer anderen zu verbinden.

Celle (10.14., 8 bis 11.30 Uhr): Die Stadt ist zwar kleiner als Lüneburg, besitzt aber ein Hinterland, das für unsere Waren einen guten und sicheren Markt darstellt. Unser Herr Bremer beherrscht ihn souverän. Celle konnte, falls die Lüneburger Niederlassung aufgegeben werden sollte, deren Aufgaben übernehmen; dazu wäre aber ein vorsichtiger Umbau hier, ein langsamer Abbau dort die Voraussetzung. Ich könnte, falls dies erwünscht ist, einen Plan für eine solche Umstellung ausarbeiten.

Hannover (10.4., 16 Uhr bis 11.4., 12 Uhr): Die Niederlassung hat mit einer starken Konkurrenz am Ort zu kämpfen (Wehmeyer & Sohne; Hallbrand; Obermüller &

431

Co.), gegen die sie sich noch nicht endgültig durchgesetzt hat. Das Geschäft ist eher leicht rückläufig als beständig, doch ist der Absatz unserer verschiedenen Modelle ungleichmäßig (A mittelgut, B schlecht, С leicht rückläufig, D dagegen stetig ansteigend, gut bis sehr gut). Es muß geprüft werden, ob eine günstigere Standortwahl, mehr im Stadtinnem, zu besseren Ergebnissen führen konnte. Unser Herr Müller, der Leiter der Niederlage, ist bemüht, allen Ansprüchen zu genügen; er ist aber überarbeitet und manchmal zu nervös, um immer den rechten Ton zu treffen. Der Personalbestand sollte zunächst gehalten werden. Ich empfehle, unser Modell B aus Hannover zurückzuziehen; Herr Müller könnte dann die Werbung für A und D verstärken.

Zusammenfassung: Die Reise hat mir gezeigt, daß persöhnliche Gespräche mit den Herren unserer Niederlassungen mehr ausrichten als die bisher üblichen Wochenendsitzungen. In vielen Einzelfällen konnte ich die Angestellten bei der Arbeit beraten. Man sollte derartige Besuche regelmäßig wiederholen; sie festigen die Verbindung zwischen dem Stammhaus und seinen Niederlassungen und können die Wünsche beider Partner eingehender als bisher zur Sprache bringen und klären. Außerdem sind sie billiger.

 

Доклад имеет четкий план. Графический облик диктует диспозицию. Для лучшей обзорности вынесе­ны тематические заголовки (здесь: названия городов). Отчет при всей его скрупулезности составлен лако­нично. Детали и частности, не интересующие читате­ля, убраны, личные замечания добавлены лишь там, где читатель ожидает оценки докладчика. Предложе­ния ни коротки, ни многословны; они поддаются обозрению. Автор инспекционного отчета сдержан, но не обезличен; он появляется из тени, как только в этом возникает необходимость. Суждения его опреде-

432

ленны, но при этом без ложной скромности или пре­тензий; он не боится там, где считает это необходи­мым, использовать слово "müssen". Но он оставляет на усмотрение руководства фирмы решение вопросов, на которые он не был уполномочен (тогда автор говорит о "erwägen" и "empfehlen", употребляет формы сослага­тельного наклонения). Такой инспекционный отчет по праву заключает "Ergebnis", который, правда, не повторяет того, что было в нем уже сказано.