Распоряжение от 5 августа 2008 г. N 314-рг об утверждении инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти
| Вид материала | Документы |
- Типовая инструкция по делопроизводству в иных исполнительных органах государственной, 1217.24kb.
- Распоряжение от 10 июня 2005 г. N 180-р о работе с обращениями граждан в исполнительных, 41.41kb.
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, 1739.48kb.
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных, 755.47kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики, 1753.36kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики, 1389.44kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики, 1325.7kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики, 1317.43kb.
- Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, до 25. 01. 2012 направить копии утвержденных, 428.17kb.
2.8.10. В государственных органах договоры (соглашения) регистрируются и хранятся в службах делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел и регламентами государственных органов, за исключением договоров (соглашений), подписанных от имени Правительства Московской области.
2.9. Бланки документов
2.9.1. Оформленные документы государственных органов должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение N 36).
Документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148 мм).
Внутренняя переписка ведется без использования бланков.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).
2.9.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.
2.9.3. Установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
2.9.4. Введение в обращение по мере необходимости иных видов бланков документов осуществляется Губернатором Московской области или руководителем государственного органа.
2.10. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению гербовых бланков
2.10.1. Порядок использования герба Московской области и его воспроизведения на бланках регламентируется Законом Московской области "О гербе Московской области" (приложение N 9).
Установлены следующие размеры герба Московской области, воспроизводимого на бланках в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях:
полный герб Московской области - 21 х 28 мм;
коронованный гербовый щит - 16 х 30 мм;
гербовый щит - 18 х 22 мм.
Бланки документов с воспроизведением герба Московской области (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
2.10.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.
2.10.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка;
дата поступления, номер сопроводительного документа;
наименование организации - поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения - получателя гербовых
бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
2.10.4. Подготовленные для изготовления образцы гербовых бланков государственных органов обязательно согласовываются в аппарате Правительства Московской области.
2.10.5. Контроль за изготовлением гербовых бланков Губернатора Московской области, Правительства Московской области, аппарата Правительства Московской области, учет и выдача их структурным подразделениям аппарата Правительства Московской области и государственным органам возлагаются на Управление по обеспечению деятельности.
2.10.6. Контроль за учетом, использованием и хранением гербовых бланков Губернатора Московской области, Правительства Московской области, аппарата Правительства Московской области в структурных подразделениях аппарата Правительства Московской области обеспечивает Управление по обеспечению деятельности.
2.10.7. В государственных органах контроль за учетом, использованием, хранением гербовых бланков Губернатора Московской области, Правительства Московской области и гербовых бланков государственных органов возлагается на службы делопроизводства или на сотрудников, назначенных руководителями.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Основными видами документации являются входящие, исходящие, внутренние документы.
3.1.2. Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, служебная переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в государственных органах с обязательным учетом документов, зарегистрированных в их структурных подразделениях (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).
3.2. Организация доставки документов
Доставка корреспонденции в адрес государственных органов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.
3.3. Прием, первичная обработка, распределение
и регистрация поступающей корреспонденции
3.3.1. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений, а также наличие необходимых реквизитов документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Управление документационного обеспечения принимает документы, поступающие для Губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области и его заместителей, министра Правительства Московской области - постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе, структурных подразделений аппарата Правительства Московской области.
3.3.2. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов.
Конверты (бандероли) с корреспонденцией с пометкой "Лично" регистрируются в специальном журнале и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
3.3.3. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в компьютерную автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или в журналах (на карточках). Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты и входящего регистрационного номера. Отметка должна проставляться не на текстовой части документа.
При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь - количество повторных поступлений. Например: 1569 - номер первого документа (по определенному вопросу), второй по этому же вопросу будет зарегистрирован за N 1569/1, третий - за N 1569/2 и т.д.
Ответы на поручения регистрируются по тому же принципу, но через тире. Например: поручение дано по N 1569, первый поступивший на него ответ будет за N 1569-1; второй - за N 1569-2 и т.д.
3.3.4. Документы без указания конкретного адресата предварительно рассматриваются в Управлении документационного обеспечения, службами делопроизводства государственных органов, а затем направляются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
требующие обязательного рассмотрения членами Правительства Московской области, руководителями государственных органов;
направляемые непосредственно в соответствующие их структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Если в структурном подразделении выяснилось, что документ не входит в компетенцию данного структурного подразделения и должен исполняться в другом структурном подразделении, его следует срочно вернуть в Управление документационного обеспечения, службу делопроизводства государственного органа.
3.3.5. После рассмотрения членами Правительства Московской области, руководителями государственных органов документы с их резолюциями возвращаются соответственно в Управление документационного обеспечения и службы делопроизводства государственных органов для дальнейшего их направления на исполнение согласно резолюции.
Резолюция руководителя по исполнению документа содержит конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.
Текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов вносятся сотрудниками в информационный банк данных согласно утвержденному Порядку работы в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Московской области.
3.3.5.1. Документы с резолюциями Губернатора Московской области передаются на исполнение только в копиях, подлинники документов остаются в Управлении документационного обеспечения.
(п. 3.3.5.1 введен распоряжением Губернатора МО от 02.04.2009 N 147-РГ)
3.3.6. Документы в аппарате Правительства Московской области, направляемые Управлением документационного обеспечения на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются одновременно на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов передается в Управление документационного обеспечения соответствующим структурным подразделением аппарата Правительства Московской области, руководителем которого дано поручение.
3.3.7. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация (предложения) от других соисполнителей направляется к нему.
3.3.8. На документах с поручениями, не требующих ответа, но подлежащих возврату в государственные органы, перед отправкой ставится штамп "Подлежит возврату".
В аппарате Правительства Московской области ответы на поручения, данные руководителями, направляются в Управление документационного обеспечения, в государственных органах - в службы делопроизводства с возвратом документа, по которому дано поручение исполнителю (исполнителям).
3.3.9. Поступившие в Правительство Московской области документы после первичной обработки и регистрации в Управлении документационного обеспечения передаются в день их поступления Губернатору Московской области, Вице-губернатору Московской области, первым заместителям Председателя Правительства Московской области, первым заместителям Председателя Правительства Московской области - министрам Правительства Московской области, заместителям Председателя Правительства Московской области, заместителям Председателя Правительства Московской области - министрам Правительства Московской области, министру Правительства Московской области - постоянному представителю Губернатора Московской области в Московской областной Думе, министру Правительства Московской области - руководителю аппарата Правительства Московской области и его заместителям, структурным подразделениям аппарата Правительства Московской области или направляются в государственные органы по вопросам, отнесенным к их компетенции.
3.3.10. Доставка корреспонденции в секретариаты Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области и министру Правительства Московской области - постоянному представителю Губернатора Московской области в Московской областной Думе осуществляется сотрудниками Управления документационного обеспечения по установленному графику, срочная корреспонденция передается немедленно.
Сотрудники структурных подразделений аппарата Правительства Московской области, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в Управление документационного обеспечения и забирают документы из него 2 раза в день (в 10.00 и 15.00). О поступивших срочных документах после 15.00 Управление документационного обеспечения информирует структурные подразделения аппарата Правительства Московской области по телефону. Отправка пакетов с документами через фельдъегерскую службу осуществляется в 9.30 и 14.00.
В государственных органах доставка и отправка корреспонденции осуществляются по графику, утвержденному руководителем государственного органа.
Документы, направляемые структурными подразделениями аппарата Правительства Московской области в Управление документационного обеспечения, должны быть правильно и аккуратно оформлены и содержать обязательные реквизиты: дату документа, номер документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту (если документ имеет более одной страницы печатного текста), отметку о наличии приложения, фамилию исполнителя и телефон.
При сдаче документов в Управление документационного обеспечения сотрудники структурных подразделений аппарата Правительства Московской области должны в обязательном порядке информировать сотрудников этого Управления о наличии срочных документов.
Все документы в аппарате Правительства Московской области между структурными подразделениями передаются и принимаются по реестру на передачу корреспонденции в Управление документационного обеспечения (приложение N 55).
3.3.11. Списанные в дело и сданные в Управление документационного обеспечения документы формируются в дела текущего архива и хранятся 2 года (текущий и предыдущий).
При необходимости дела выдаются из текущего архива сотрудникам под расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновь поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системе делопроизводства и в деле, откуда документ изъят.
3.3.12. Поступившие телеграммы принимаются в Управлении документационного обеспечения и в службах делопроизводства государственных органов под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются, а затем передаются на рассмотрение и исполнение должностным лицам.
3.3.13. Поступившие обращения граждан принимаются Управлением документационного обеспечения и после первичной обработки передаются по журналу в Управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области для их последующей регистрации и рассмотрения в соответствии с Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, утвержденным Губернатором Московской области.
3.3.14. При приеме и передаче документов по каналу факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается в отдел связи Управления по обеспечению деятельности с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в течение года;
подлежащий передаче материал регистрируется в журнале учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи (приложение N 38). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать документы с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования";
поступившие на официальный факс факсограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение N 39), вручаются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
3.3.15. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.16. Документы, поступающие в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес государственных органов, осуществляются соответствующим структурным подразделением государственного органа по указанию их руководителей.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются настоящей Инструкцией и с учетом функционирующих технических и программных средств в государственных органах.
3.4. Оформление писем и телеграмм, отправка
исходящих документов
3.4.1. Документы, отправляемые государственными органами, передаются фельдъегерской, почтовой и электрической связью.
3.4.2. Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется Управлением документационного обеспечения и службами делопроизводства государственных органов.
3.4.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяются правильность оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений.
Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием его инициалов и фамилии, номера телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне листа документа в левом нижнем углу.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.
3.4.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - постоянным представителем Губернатора Московской области в Московской областной Думе, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области (приложения N 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29).
(приложения N 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29 утратили силу. - Распоряжение Губернатора МО от 19.06.2009 N 399-РГ)
Документы, оформленные на бланках письма аппарата Правительства Московской области (приложение N 28), подписываются первым заместителем министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, заместителями министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства Московской области, на бланках секретариата Губернатора Московской области подписываются заведующим секретариатом Губернатора Московской области (приложение N 32), на бланках советника Губернатора Московской области подписываются советниками Губернатора Московской области (приложение N 31).