Распоряжение от 5 августа 2008 г. N 314-рг об утверждении инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти
| Вид материала | Документы |
- Типовая инструкция по делопроизводству в иных исполнительных органах государственной, 1217.24kb.
- Распоряжение от 10 июня 2005 г. N 180-р о работе с обращениями граждан в исполнительных, 41.41kb.
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, 1739.48kb.
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных, 755.47kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики, 1753.36kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики, 1389.44kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики, 1325.7kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики, 1317.43kb.
- Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, до 25. 01. 2012 направить копии утвержденных, 428.17kb.
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется после текста, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющей приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Министерства финансов Московской области
от 17.07.2008 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная
почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 3 л.
В приложении к нормативному правовому акту и распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: "Приложение N " с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1
к постановлению Правительства
Московской области
от 23.07.2008 N 601/27
2.1.17. Подпись документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Начальник Управления
по связи и информатизации (подпись) П.В. Сергеев
При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления (подпись) А.В. Сидоров
Главный бухгалтер (подпись) Е.Д. Брынкина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по охране труда
(подпись) Ю.Г. Демидов (подпись) К.И. Игнатьев
Если должностное лицо, на подпись которому представляется проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (подпись) И.Б. Гайдай
Члены комиссии (подпись) К.М. Артемьева
(подпись) С.В. Нелюбин
(подпись) В.А. Филатов
2.1.18. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.19. Отметка о заверении копии.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены уполномоченным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения, например:
Подпись (инициалы, фамилия)
Верно
Начальник Управления кадров
аппарата Правительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия
дата
При пересылке копии с документа в другие государственные органы, организации или выдаче ее на руки физическим лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без воспроизведения герба Московской области.
2.1.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с применением размера шрифта N 10, 11, 12 и включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
А.В. Ямова
975 41 51
2.1.21. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа и проставляется в виде штампа в правом нижнем углу.
2.1.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:
Заявителю дан ответ
от 26.08.2008 N 03-15/131
В дело (подпись) (инициалы и фамилия)
27.08.2008
или
Издан приказ от 28.05.2008 N 120
"О создании экспертной комиссии".
В дело N 01-46.
(подпись) (инициалы и фамилия)
29.05.2008
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем структурного подразделения государственного органа, в котором исполнен документ, или исполнителем документа.
2.1.23. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в государственном органе.
2.2. Нормативные правовые акты
Нормативные правовые акты Московской области издаются на основе и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области.
Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
К нормативным правовым актам Московской области относятся Устав Московской области; законы Московской области; договоры Московской области с федеральными органами государственной власти по вопросам разграничения полномочий; договоры Московской области с другими субъектами Российской Федерации; договоры Московской области в сфере внешнеэкономических и международных связей; постановления Московской областной Думы; постановления Губернатора Московской области, имеющие нормативный характер; постановления Правительства Московской области, имеющие нормативный характер, и иные нормативные правовые акты Московской области.
Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важнейших принципиальных задач, направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, правил.
Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области по вопросам, находящимся в их компетенции, вправе принимать распоряжения, имеющие нормативный характер, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, законам Московской области, постановлениям Губернатора Московской области и постановлениям Правительства Московской области.
Распоряжения центральных исполнительных органов государственной власти Московской области действуют на всей территории Московской области и обязательны для государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, а также органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, юридических и физических лиц.
Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
Нормативные правовые акты Московской области должны быть официально опубликованы в порядке, установленном законом Московской области.
Неопубликованные нормативные правовые акты Московской области применению не подлежат, за исключением случаев, прямо предусмотренных федеральными законами.
Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными государственными органами и организациями, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других государственных органов. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.
Виза включает в себя наименование должности руководителя государственного органа или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника нормативного правового акта.
Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений государственного органа с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.
В подготовке проекта нормативного правового акта участвует юридическая служба государственного органа.
Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими государственными органами, могут создаваться рабочие группы.
В процессе работы над проектом нормативного правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.
Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.
Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
При подготовке нормативных правовых актов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты.
Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.
Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.
Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими государственными органами, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими государственными органами.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.
Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.
Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации и законодательству Московской области, а также правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы государственного органа.
Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа или лицом, исполняющим его обязанности.
Подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь следующие реквизиты:
наименование органа (органов), издавшего нормативный правовой акт;
наименование вида нормативного правового акта и его название;
дата подписания (утверждения) нормативного правового акта и его номер;
наименование должности и фамилия лица, подписавшего нормативный правовой акт.
Нормативный правовой акт, изданный совместно с другими государственными органами, должен иметь соответствующие номера и единую дату.
Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату регистрации является обязательным.
2.3. Распорядительные документы
Распорядительный документ - вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов, их подразделений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ.
Распоряжения принимаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
Распоряжения, издаваемые Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области (далее - Вице-губернатор), первыми заместителями Председателя Правительства Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - постоянным представителем Губернатора Московской области в Московской областной Думе, имеют обязательную силу для должностных лиц, государственных органов и организаций, которым распоряжение адресовано.
Приказ принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.
Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности государственных органов.
Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие структурные подразделения государственных органов на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке.
Текст распоряжения и приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения и приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если распоряжение и приказ издаются на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.
Если распоряжение и приказ изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
2.4. Организационные документы
Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции государственных органов, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия их структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения о государственных органах, их структурных подразделениях, правила, инструкция, структура, штатное расписание, должностной регламент государственных гражданских служащих Московской области, замещающих должности в государственных органах (далее - государственные гражданские служащие, сотрудники).
2.4.1. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции государственного органа.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Положение о государственном органе, структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение о государственном органе имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и основные задачи, полномочия, организация деятельности.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".