Всоответствии со ст. 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27. 07
| Вид материала | Закон |
- Загрязнения окружающей природной среды, 120.92kb.
- А. Е. Кабанов техническая защита информации содержание Часть I. Правовые основы деятельности, 483.02kb.
- «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 274.57kb.
- Председателя Банка России С. М. Игнатьева, действующего на основании Федерального закон, 404.07kb.
- ФЗ рф «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля, 20.86kb.
- 1. Понятия "информация" и "документ" Выпишите определение понятия "информация", данное, 292.17kb.
- Всоответствии со ст. 10 Федерального закона от 09., 23.88kb.
- Аспекты информационной безопасности, 57.21kb.
- Ии повысили уровни защиты информации и вызвали необходимость в том, чтобы эффективность, 77.16kb.
- Повышение эффективности деятельности подразделений по защите информации органов государственного, 239.19kb.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГЛАВЫ ГОРОДА ГАЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
_____________________________________________________________________________
28.09.2011 №921-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
администрации города Гая
В соответствии со ст.11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Уставом города Гая, в целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации города Гая п о с т а н о в л я ю:
1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Гая согласно приложению.
2.Обязать руководителей управлений, отделов, комитетов и самостоятельных отделов администрации города Гая :
1) привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим постановлением;
2) ознакомить муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не относящиеся к муниципальным должностям, с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Гая и обеспечить безусловное исполнение установленных ею требований.
3.Ведущему специалисту по документационному обеспечению администрации города (Лисицковой Л.В.) обеспечить методическое руководство по организации делопроизводства в структурных подразделения администрации города и контроль за соблюдением требований Инструкции.
4. Признать утратившим силу Распоряжение Главы города Гая от 15.05.2007 № 429-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Гая».
5. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в администрации города Гая с 1 октября 2011 года.
6.Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации города Гая.
7.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника отдела по управлению делами и организационным вопросам администрации города Гая Роженцеву Т.П.
Глава города Н.Ф.Иванов
СОДЕРЖАНИЕ
І. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ----------------------------------------------- 1-2
ІІ.ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ---------------------------------------------- 3
ІІІ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ----------------- 4-5
ІV.ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ
ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА --------------------------------------- 5-14
V. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ------------------------------------------- 14-17
VІ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ ----------------------------------- 17-19
VІІ. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ------------------------------------ 19-50
7.1. Оформление правовых актов Главы города и администрации города ----- 19-26
7.2. Внесение изменений в правовые акты Главы города и
администрации города ----------------------------------------- 26-30
7.3. Регистрация, выпуск и оформление копий правовых актов ------------------- 30-31
VІІІ. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Положение ----------------------------------------------------------- 32
8.2. Регламент ------------------------------------------------------------ 33
8.3. Должностная инструкция ----------------------------------------------------- 34-35
ІΧ. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Распоряжение(приказ) ---------------------------------------------------------- 35-36
9.2.Оформление проектов приказов руководителей структурных
подразделений администрации ----------------------------------------------- 36-38
Χ. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний и мероприятий----------- 38-40
10.2. Оформление выписки из протоколов ------------------------------------------ 40
10.3. Оформление служебных писем -------------------------------------------- 40-45
10.4. Оформление актов -------------------------------------------- 45
10.5.Оформление планов ---------------------------------------------- 45-46
10.6.Оформление докладных(служебных) записок --------------------------------- 46-47
10.7.оформление представлений, ходатайств ------------------------------------ 47
10.8. Оформление телеграмм ----------------------------------------------------------- 48-49
10.9. Оформление телефонограмм ----------------------------------------------------- 50
ΧІ. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
11.1. Входящие документы -------------------------------------------------------------50-52
11.2. Исходящие документы ----------------------------------------------------------- 52-53
11.3. Внутренние документы ----------------------------------------------------------- 53
11.4. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа ------------53-54
11.5. Прием и отправка документов, поступающих по каналам электронной
и электрической связи. Электронная почта. --------------------------------54-55
11.6. Учет объема документооборота ---------------------------------------------- 55
ΧІІ. Система электронного документооборота ---------------------------------------- 55-57
ΧІІІ. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
13.1. Печатание и обработка документов -------------------------------------------- 57-58
13.2. Копировально-множительные работы --------------------------------------------58
13.3. Ведение звукозаписи, видео, фотосъемок ----------------------------------------59
ΧІV. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ ----------------------------59-61
ΧV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
15.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел ------------------ 61
15.2. Оформление дел, законченных делопроизводством ------------------------ 62-63
15.3.Экспертиза ценности документов ------------------------------ 63-64
15.4. Формирование и оформление дел ------------------------------ 64-66
15.5. Составление и оформление описи дел ------------------------------------------ 66
15.6. Организация хранения документов ------------------------------------------ 66-67
15.7. Использование документов архивного отдела ---------------------------------- 67
Справочный материал для оформления документов --------- 67-78
Написание часто употребляемых сокращений слов
Написание буквенных аббревиатур
Округление числовых значений величин.
Оформление сносок .Оформление примечаний.
Особенности написания дат ,чисел.
Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний
Формы обращений
Имена, отчества, фамилии
Названия праздников
ПРИЛОЖЕНИЯ
№1 Схема продольного расположения реквизитов на бланке А4
№2 Схема углового расположения реквизитов на бланке А4
№3 Образец оформления бланка
№ 4Бланк постановления Главы города
№5 Бланк распоряжения Главы города
№6 Бланк письма Главы города
№ 7 Бланк письма Главы города многоцветный вариант
№ 8 Бланк постановления администрации города Гая
№9 Бланк распоряжения администрации города Гая
№10Бланк письма администрации города Гая
№11Бланк письма администрация города Гая угловой вариант
№ 12Общий бланк администрации города Гая продольный вариант
№13 Общий бланк структурного подразделения
№ 14 Бланк письма структурного подразделения угловой вариант
№15 Общий бланк муниципального учреждения
№ 16-35 Примеры и формы оформления документов
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации города Гая
І. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Гая (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности администрации города Гая (далее – Администрация) документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).
1.2. Правовой основой Инструкции являются федеральные законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-СТ, Положение об администрации города Гая, утвержденное решением Гайского городского Совета депутатов от 07.06.2011 № 61 и Регламент администрации города Гая, утвержденный Постановлением Главы города Гая от 12.07.2011 № 597-п «О Регламенте работы администрации города Гая».
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.4. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет отдел по управлению делами и организационным вопросам администрации в соответствии с действующим Положением об отделе по управлению делами и организационным вопросам.
1.5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в отраслевых отделах и структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.
1.6. Ведение делопроизводства осуществляется:
в отделе по управлению делами и организационным вопросам администрации города , включая обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов постановлений и распоряжений, служебных писем и других документов, контроль хода и результатов исполнения документов, комплектование архивных фондов, а также координацию работы с документами и другие функции делопроизводства - ведущим специалистом по документационному обеспечению, специалистом по организационно-аналитической работе, специалистом приемной Главы города в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями сотрудников отдела;
в отраслевых органах и структурных подразделениях администрации, включая получение, учет движения, доведение до исполнителей, контроль исполнения документов, направление внутренних документов в иные структурные подразделения, отправку исходящих документов, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота, - ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в соответствии с их должностными обязанностями.
1.7. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации города Гая. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения с настоящей Инструкцией.
1.8. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам, все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.9. Работать с документами вне служебных помещений не разрешается.
1.10. Работники администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
1.11. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются начальнику отдела по управлению делами и организационным вопросам администрации города.
ІІ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в делопроизводстве органа местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда;
служба делопроизводства - подразделение администрации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях администрации.
ІІІ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Документы, создаваемые в Администрации, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.
Для выделения заголовка в приложениях могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
левое – 30 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.
Документы должны быть написаны в официально-деловом стиле.
К основным чертам официально-делового стиля относятся:
- нейтральный фон изложения;
- точность и ясность изложения;
- лаконичность и краткость текста.
Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Допускается употребление так называемых универсальных слов и использование их вместо точных смысловых определений в различных контекстах.
Например:
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по жилищно-коммунальному хозяйству к отопительному сезону».
Или:
«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».
В документах не должны применяться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
не «при сем направляем», а «направляем»;
не «сего года», а «этого года (текущего года)»;
не «настоящим сообщаем», а «сообщаем».
Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов.
Например:
Установлено, что в период с … по…
В соответствии с…
В целях…
Направляем (представляем, высылаем) Вам…
Считаем целесообразным…
Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.
Например:
«в связи с крайне низкой эффективностью использования, а также в связи с недостаточной загруженностью…просим Вас решить вопрос о…»
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».
В деловой переписке используются местоимения «Мы» и «Вы» вместо «я» и «он».
Страдательные конструкции предпочтительнее действительных.
Например:
Не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;
Не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
ІV. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
- «Герб города Гая»;
- «Наименование муниципального образования»
- «Наименование органа местного самоуправления» или «Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления»;
- «Справочные данные об органе местного самоуправления»;
- «Наименование вида документа»;
- «Дата документа»;
- «Регистрационный номер документа»;
- «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»;
- «Место составления или издания документа»;
- «Гриф ограничения доступа к документу»;
- «Адресат»;
- «Гриф утверждения документа»;
- «Резолюция»;
- «Заголовок к тексту»;
- «Отметка о контроле»;
- «Текст документа»;
- «Отметка о наличии приложения»;
- «Подпись»;
- «Гриф согласования документа»;
- «Визы согласования документа»;
- «Печать»;
- «Отметка об исполнителе»;
- «Отметка о заверении копии»;
- «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
- «Отметка о поступлении документа»;
- «Отметка для автоматического поиска документа» (колонтитул).
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания, каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
4.2. Реквизит «Герб города Гая» размещается на бланках документов в соответствии с решением городского Совета депутатов от 13.04.1999 № «Положение о гербе города Гая». Герб города располагается посередине строки над реквизитом «Наименованием муниципального образования». Применяются бланки в черно-белом и цветном варианте изображения Герба города.
4.3. Реквизит «Наименование муниципального образования» размещается и центрируется ниже реквизита «Герб города Гая» без межстрочного интервала.
4.4. Реквизит «Наименование органа местного самоуправления» или «Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления» размещается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже реквизита «Наименование органа местного самоуправления» без межстрочного интервала.
На бланках структурных подразделений ниже реквизита «Наименование органа местного самоуправления» размещается « Наименование структурного подразделения» на расстоянии 1 межстрочного интервала
Наименование структурного подразделения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о нем и штатном расписании Администрации.
4.5. Реквизит «Справочные данные об органе местного самоуправления» содержит почтовый адрес, адрес официального сайта в сети Интернет, адрес электронной почты, номера телефона, факса.
Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (353 62) 4-28-28
4.6. Реквизит «Наименование вида документа» воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Располагается ниже реквизита «Наименование органа местного самоуправления» на расстоянии 1 межстрочного интервала.
Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3, 4 Инструкции.
4.7. Реквизит « Дата документа» указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.
Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:
3 февраля 2011 года,
или 03.02.2011,
или 05.06.99 (если указываются годы до 2000-го).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под реквизитом «Подпись» на расстоянии 2 межстрочных интервалов от левой границы текстового поля .
4.8. Реквизит « Регистрационный номер документа» состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера по учетно-регистрационной форме.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ .
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
4.9. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
4.10. Реквизит «Место составления или издания документа» указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает в себя только общепринятые сокращения.
4.11. Реквизит « Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.
Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.
4.12. Реквизит «Адресат» содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 10.3 Инструкции.
4.13. Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (пишется без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера. Например:
| УТВЕРЖДАЮ | |
| Заместитель главы администрации | |
| | |
| | |
| ____________________ И.О. Фамилия | |
| (личная подпись) | |
| ____________________ 2011 года | |
| | |
| «___» ____ ___________ | |
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.
Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 Инструкции.
4.14. Реквизит «Резолюция» оформляется руководителем органа местного самоуправления или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.
Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату. Например:
А.В. Зайцевой
П.С. Николаеву
Прошу подготовить проект
соглашения к 15.03.2011
Личная подпись
05.03.2011
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.
Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе - листе резолюций - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Разъединение листа резолюций и документа не допускается.
4.15. Реквизит « Заголовок к тексту» отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене...», «Об организации...», «О состоянии...»).
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.
4.16. Реквизит «Отметка о контроле» обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
4.17. Реквизит «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа.
Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа печатается на расстоянии 3 межстрочных интервалов от заголовка и на расстоянии 3 межстрочных интервалов от реквизита «Адресат» в установленных границах текстового поля через 1 (1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).
Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.), строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой ( а)…; б)…;) или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой (1)…;2)…)
Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.
4.18. Реквизит « Отметка о наличии приложения» располагается под текстом документа на расстоянии 2 межстрочных интервалов.
Слово «Приложение» печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
Приложения: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от 12.02.2011 № 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.
2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы по Оренбургской области от 14.02.2011 № 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.
Порядок оформления данного реквизита в проектах правовых актов Администрации изложен в разделе 3 Инструкции.
4.19. Реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.
Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 3 межстрочных интервалов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 3 межстрочных интервала, при этом длина строки не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | Инициалы, фамилия |
| Члены комиссии: | Личная подпись | Инициалы, фамилия |
| | Личная подпись | Инициалы, фамилия |
Право подписи документов, выполненных на гербовых бланках, имеют:
- на бланке Главы города (персональном бланке) - Глава города;
- на бланке Администрации города - Глава города, заместители главы администрации города, начальник отдела по управлению делами и организационным вопросам, специалист по кадрам и спецработе;
- на бланке структурного подразделения – руководитель, заместитель руководителя структурного подразделения.
В период временного отсутствия Главы города его полномочия по письменному распоряжению исполняет заместители главы администрации города, которому делегируется право подписи служебных писем на бланках Главы города, например:
Исполняющий полномочия Главы города,
заместитель главы администрации
города по социальным вопросам А.И.Морозов
Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом «за», надписью от руки «Зам.» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:
| Начальник отдела | Начальник отдела |
| культуры администрации | по делам молодежи администрации |
| города Гая | города Гая |
| | |
| Личная подпись И.О. Фамилия | Личная подпись И.О. Фамилия |
Рекомендуется при подписании или визировании документов и правовых актов пользоваться чернилами синего или фиолетового цвета.
4.20. Реквизит « Гриф согласования документа» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (пишется без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем левом углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю. Например:
| СОГЛАСОВАНО |
| Заместитель главы администрации |
| по социальным вопросам |
| ______________ И.О. Фамилия (личная подпись) |
| «_____»_______________ 20___ года |
| |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:
| СОГЛАСОВАНО |
| Письмо финансового управления |
| администрации города Гая |
| от «____»_______20__ №___ |
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными столбцами.
Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
4.21. Реквизит « Визы согласования документа» указывает на согласие или несогласие должностного лица органа местного самоуправления с содержанием документа – внутреннее согласование.
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя наименование должности визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:
Начальник жилищно -правового
отдела администрации города Гая
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник жилищно -правового
отдела администрации города Гая
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания излагают на отдельном листе за подписью руководителя структурного подразделения и прилагают к документу.
Допускается, по усмотрению визирующего, полистное визирование документа и его приложения.
4.22. Реквизит «Печать» проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.
На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ «МП»).
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
4.23. Реквизит « Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.
Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 10. Например:
Иванов И.И.
3-33-03
4.24. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись «Верно» (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:
Верно
Начальник отдела по управлению делами
администрации города Гая Личная подпись И.О. Фамилия
01.03.2011
Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита «Подпись» и удостоверяется оттиском печати.
Допускается копию документа заверять печатью Администрации или ее структурных подразделений.
4.25. Реквизит « Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя слова «В дело», ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату.
4.26. Реквизит « Отметка о поступлении документа» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
4.27. Реквизит « Отметка для автоматического поиска документа» (колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла на электронном носителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.
Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороны каждого листа документа размером шрифта № 8.
4.28. В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка « Проект».Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.
V. Требования к оформлению и использованию бланков
5.1. Документы в Администрации оформляются на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
5.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 х 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
левое – 30 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
5.3. В Администрации применяются следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Для правовых актов используются следующие виды бланков документов:
- бланк постановления Главы города Гая;
- бланк распоряжения Главы города Гая;
-бланк постановления администрации города Гая;
- бланк распоряжения администрации города Гая;
Для оформления служебных писем и внутренних документов используются бланки писем и общие бланки документов:
- бланк письма Главы города Гая;
- бланки письма администрации города Гая;
-общий бланк администрации города Гая;
-бланки структурных подразделений.
В бланках используется два вида расположения реквизитов: ( Приложения № 1; № 2;№ 3)
5.4. Для правовых актов Главы города Гая используется бланки в с центрированным расположением реквизитов в продольном варианте, который включает в себя следующие реквизиты: «Герб города Гая», « Наименование муниципального образования», «Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления», «Наименование вида документа», «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» (приложение № 4; №5).
5.5. В Администрации используется бланки в с центрированным расположением реквизитов в продольном варианте для правовых актов, который включает в себя следующие реквизиты: «Герб города Гая», « Наименование муниципального образования», «Наименование органа местного самоуправления», «Наименование вида документа», «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» (приложение № 8; №9);
угловой вариант расположения реквизитов для бланка письма с центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) расположением реквизитов, который включает в себя следующие реквизиты: «Герб города Гая», «Наименование органа местного самоуправления» или «Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления», «Справочные данные об органе местного самоуправления», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (приложение № 11).
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк включает в себя реквизиты : «Герб города Гая», « Наименование муниципального образования», «Наименование органа местного самоуправления», «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» (приложение №12).
Бланк структурного подразделения Администрации включает в себя следующие реквизиты: «Герб города Гая», « Наименование муниципального образования», ««Наименование органа местного самоуправления», « Наименование структурного подразделения»,«Наименование вида документа», «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» центрированным расположением реквизитов в продольном варианте (приложение № 13, №14).
5.6. Формы бланков Администрации утверждаются правовыми актами Администрации.
5.7. Порядок применения бланков
5.7.1. Порядок применения электронных бланков.
Электронный вариант бланков документов разрабатывается (корректируется) отделом по управлению делами и организационным вопросам, главным специалистом по компьютерной технике и размещается в папке "Бланки" на «НПА» сервера администрации города.
По письменной заявке структурных подразделений администрации города, направляемой в отдел по управлению делами и организационным вопросам, некоторые бланки документов могут вводиться в ПК работников, ответственных за делопроизводство, знающих требования к оформлению документов.
Запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов, копировать их на другие ПЭВМ.
Электронные бланки правовых актов Главы города вводятся только в ПЭВМ специалистов отдела по управлению делами и организационным вопросам администрации.
5.7.2. Порядок применения бланков с цветным изображением герба города.
Гербовые бланки Главы города с цветным изображением герба города используются для переписки с федеральными, государственными органами, зарубежными корреспондентами ( приложение №7).
5.8. Реквизиты на оригиналах бланков Администрации и структурных подразделений, имеют черный цвет.
5.9. Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества.
5.10. Бланки документов Администрации города подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
5.11. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
5.12. Бланки Администрации, структурных подразделений подлежат учету и хранению. Бланки указанных документов должны использоваться строго по назначению и передаваться под роспись только лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
Учет и хранение бланков писем и правовых актов в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.
5.13. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по рас по распоряжению Главы города. Соответствующие предложения вносятся отделом по управлению делами и организационным вопросам администрации города, с образцами предлагаемых бланков.
5.14. Отдел по управлению делами и организационными вопросами ежегодно составляет заявку на изготовление бланков писем Администрации и бланков правовых актов Администрации на предстоящий год.
VІ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
6.1.При совершении действий, связанных с реализацией полномочий по решению вопросов местного значения, администрация города использует печать с изображением герба города Гая (далее - гербовая печать) .
Для удостоверения подписи Главы города на постановлениях и распоряжениях Главы города проставляется гербовая печать города Гая.
6.2. Администрация города и структурные подразделениям администрации города, имеющие статус юридического лица, имеют гербовую печать администрации города Гая.
Гербовые печати администрации города изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Глава города по представлению отдела по управлению делами и организационным вопросам администрации города. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрами указывается номер печати, начиная со второй.
6.3. Гербовая печать администрации города хранится у ведущего специалиста по документационному обеспечению и начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности(главного бухгалтера), а в период их отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) - у исполняющих обязанности.
6.4 .Простые ( негербовые) печати:
1) Негербовая печать с обозначениями «Администрация города Гая. Российская Федерация. Оренбургская область».
Негербовая печать хранится у ведущего специалиста по документационному обеспечению, специалиста по спецработе и кадрам, проставляется на копиях документов, справках ,архивных справка, копии документов, трудовых книжках, командировочных удостоверениях и иных документах и их копиях, требующие удостоверения их подлинности.
2) Негербовая печать с обозначениями «Для документов. Администрация города Гая. Оренбургская область Российская Федерация».
Храниться у ведущего специалиста по документационному обеспечению и проставляется на копиях правовых актов Главы города и администрации города.
3) Негербовая печать с обозначениями «Отдел по управлению делами и организационными вопросами. Администрация города Гая. Оренбургская область Российская Федерация»
Ставится на документах, подписываемых начальником отдела по управлению делами и организационным вопросам на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, на постоянных, временных и разовых пропусках, заверенных копиях правовых актов администрации города, и т.д. Хранится у начальника отдела по управлению делами и организационным вопросам.
6.5. Органы администрации города с правами юридических лиц, структурные подразделения администрации города могут иметь негербовые печати ,обязательным является наличие в микротексте печати информации о наименовании подразделения и слов « Администрация города Гая Оренбургская область Российская Федерация ОГРН ИНН»
6.6. Право иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением органов и структурных подразделении администрации города.
Оттиск печати проставляется на документах в строго определенных местах.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица подписавшего документ и его подпись.
6.7. Заказ на изготовление гербовых и других печатей (штампов) для структурных подразделений, не являющихся юридическими лицами, производится отделом хозяйственного обеспечения Администрации на основании поручения начальника отдела по управлению делами и организационным вопросам. К представляемому письму (заявлению) руководителя структурного подразделения прилагаются: образец (эскиз) печати в двух экземплярах, выписка из положения о структурном подразделении, определяющая право структурного подразделения иметь печать со своим наименованием, согласованные с начальником отдела по управлению делами и организационным вопросам администрации образцы печати, передаются на рассмотрения Главы города.
Образцы печатей и штампов должны быть согласованы с юридической службой и поставлены на учет в отделе по управлению делами и организационным вопросам администрации города.
6.8. В Администрации печати и штампы учитываются в специальном журнале учета гербовых печатей, печатей и штампов у начальника отдела управлению делами и организационным вопросам.
6.9. Все печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах, чтобы исключить их утерю, хищение или использование другими лицами.
Гербовые печати Администрации и штамп с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации хранятся у ведущего специалиста по документационному обеспечению в сейфе. На время его отсутствия вышеуказанные печати и штамп передаются по акту передачи иному специалисту, исполняющему обязанности вышеуказанного должностного лица в соответствии с Регламентом администрации.
Не допускается хранение печатей и штампов в рабочих столах, передача их на хранение лицам, не имеющим на это право.
6.10. Структурные подразделения обеспечивают сохранность печатей и штампов, находящихся в их пользовании.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на их руководителей. Порядок использования печатей и штампов определяется приказом руководителя структурного подразделения.
6.11. При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы соответствующего структурного подразделения передаются по акту с отметками в журнале учета печатей и штампов в отдел по управлению делами и организационным вопросам..
6.12. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в отдел по управлению делами и организационным вопросам и уничтожаются в установленном порядке, о чем в журнале учета печатей и штампов делаются соответствующие отметки.