Всоответствии со ст. 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27. 07
| Вид материала | Закон |
- Загрязнения окружающей природной среды, 120.92kb.
- А. Е. Кабанов техническая защита информации содержание Часть I. Правовые основы деятельности, 483.02kb.
- «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 274.57kb.
- Председателя Банка России С. М. Игнатьева, действующего на основании Федерального закон, 404.07kb.
- ФЗ рф «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля, 20.86kb.
- 1. Понятия "информация" и "документ" Выпишите определение понятия "информация", данное, 292.17kb.
- Всоответствии со ст. 10 Федерального закона от 09., 23.88kb.
- Аспекты информационной безопасности, 57.21kb.
- Ии повысили уровни защиты информации и вызвали необходимость в том, чтобы эффективность, 77.16kb.
- Повышение эффективности деятельности подразделений по защите информации органов государственного, 239.19kb.
VІІІ. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Организационные документы являются правовой основой управленческой деятельности, содержат положения, обязательные для исполнения.
К организационным документам относятся: положения, регламенты, стандарты, структура, штатные расписания, инструкции.
8.1. Положение
Положение – организационный документ, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности, организацию работы Администрации города, структурного подразделения, коллегиального органа.
В Администрации города создаются положения:
- об Администрации города;
- о коллегиальном или совещательном органе (коллегии, совете, постоянной комиссии);
- о временном органе (комиссии, организационном комитете);
- о структурном подразделении.
Текст положения об администрации города должен иметь следующую структуру:
1. Предмет регулирования настоящего положения (правовое положение Администрации города, Полное наименование с указанием организационно-правовой формы, сокращенное наименование, местонахождение, почтовый адрес).
2. Задачи
3. Организация деятельности
4. Структура
5. Права (запрашивать и получать информацию и материалы, заключать договоры, создавать постоянно (временно) действующие коллегиальные и общественные органы по вопросам деятельности, взаимодействовать с соответствующими организациями, должностными и частными лицами, участвовать в информационном обмене)
6. Глава города
7. Основные функции администрации города
8. Взаимодействие администрации города с другими органами и иными структурными подразделениями Администрации города
9. Имущество администрации района
10. Финансирование администрации района
11. Ответственность администрации района
12. Прекращение деятельности администрации района
Текст положения о структурном подразделении должен иметь следующую структуру:
1.Общие положения
2. Основные задачи отдела
3. Функции отдела
4. Права отдела
5. Ответственность
6. Организационная структура отдела
7. Порядок создания, реорганизации и ликвидации отдела
При оформлении положения используются обязательные реквизиты:
Наименование органа местного самоуправления ( Администрация города Гая), Наименование структурного подразделения, Наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ) ,Заголовок к тексту , Гриф утверждения документа , Подпись , Визы согласования
Положения в обязательном порядке согласовываются с заместителем главы администрации города, курирующим структурное подразделение, отделом по управлению делами и организационным вопросам. Положения о смотрах, конкурсах согласовываются со всеми заинтересованными службами в порядке, предусмотренном для подготовки нормативно-правовых актов Главы города.
Положения утверждаются постановлениями Главы города или постановлениями администрации города..
8.2. Регламент
Регламент (порядок) – документ, устанавливающий: общие правила организации деятельности Администрации города Гая (далее – Администрации города) по реализации их полномочий в установленной сфере ведения, в том числе правила внутренней организации деятельности Администрации города.
Текст регламента должен содержать:
1. Общие положения
2. Структуру Администрации города и полномочия должностных лиц Администрации города
3. Порядок планирования и организации деятельности Администрации города
4. Порядок формирования и организации деятельности коллегиальных координационных и совещательных органов Администрации города
5. Порядок подготовки и оформления поручений Главы города
6. Порядок подготовки, внесения, принятия и контроля исполнения правовых актов Главы города
7. Порядок взаимодействия должностных лиц Администрации города с Гайским городским Советом депутатов.
8. Порядок взаимодействия Администрации города с органами судебной власти
9. Порядок работы с обращениями граждан и организаций в Администрации города
10. Порядок обеспечения доступа к информационной деятельности Администрации города.
При оформлении регламента используются обязательные реквизиты:
Наименование органа местного самоуправления ( Администрация города Гая), Наименование структурного подразделения, Наименование вида документа (Регламент), Заголовок к тексту , Текст, Гриф утверждения документа , Подпись , Визы согласования
Регламент визирует руководитель структурного подразделения, разработавшего документ.
Согласование осуществляется в порядке, предусмотренном для подготовки нормативно-правовых актов Главы города.
Регламент утверждается постановлением Главы города Гая.
8.3. Должностная инструкция
Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, взаимоотношения по должности, ответственность работника администрации.
Должностная инструкция должна содержать следующие реквизиты: « Наименование вида документа», «Место издания», «Дата», «Гриф утверждения», «Визы согласования (ознакомления)».
Должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы:
1.Общие положения
2.Квалификационные требования
3. Должностные обязанности
4.Права
5.Взаимоотношения и связи по должности
6.Ответственность.
Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения должностной инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая).
Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка «Ознакомлен», инициалы, фамилия, подпись работника и дата ознакомления.
ІΧ. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Распоряжение ( приказ )– документ, которым оформляются решения нормативного характера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам ( приложение №5; № 9).
Распоряжение администрации города ( Приказ структурных подразделений ) – подразделяются по содержанию на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Распоряжение (приказ) по основной деятельности является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми специалистами администрации или структурного подразделения.
9.1.1. Распоряжения ( приказы ) по основной деятельности регулируют:
- деятельность администрации города (структурного подразделения администрации);
- порядок финансирования, материально-технического обеспечения, информационную и документационную деятельность;
- социальные вопросы;
- порядок осуществления специальных для каждого структурного подразделения и его подведомственных организаций видов деятельности (учебная, культурно-просветительная).
9.1.2. Распоряжения (приказы ) по основной деятельности издаются в случаях:
- утверждения структуры и штатов, смет расходов;
- утверждения или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, инструкций, правил, регламентов);
- необходимости финансирования и материально-технического обеспечения отдельных мероприятий (фестивалей, конкурсов, концертов, экспедиций);
- распределения и перераспределения имущества и инвентаря;
- необходимости организации выполнения отдельных заданий специалистами администрации (структурного подразделения) (проведение проверок, подготовка нормативных, организационных,
9.1.3. Распоряжения (приказы ) по административно-хозяйственной деятельности издаются по вопросам:
- организации дежурств;
- направления работников в командировки;
- проведения текущей инвентаризации;
- предоставления отпусков.
9.1.4. Распоряжения ( приказы) по личному составу регулируют:
- прием, перемещение, увольнение работников;
- изменение условий труда;
- присвоение разрядов, классности;
- установление размеров оплаты труда;
- вынесение взысканий и поощрения работников.
9.1.5. Проекты распоряжений (приказов) готовят специалисты администрации (структурного подразделения) на основании поручений руководителя либо в инициативном порядке.
Проекты распоряжений (приказов) по вопросам, отражающим трудовую и служебную деятельность работников, готовит кадровая служба.
Проект распоряжения (приказа) печатается на бланке распорядительного документа. Подготовка и оформление распоряжений (приказов) по учету кадров осуществляется по унифицированным формам, утвержденным в установленном порядке.
9.1.6. Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжения и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на специалиста, который готовит и вносит проект.
9.1.7. Обеспечение правильности оформления проектов распоряжения (приказа) является обязанностью работника структурного подразделения – ответственного за делопроизводство.
9.1.8. Проекты распоряжения (приказов) и приложения к ним визируются исполнителем, внесшим проект, специалистами, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юристом и специалистом ответственным за делопроизводство.
9.1.9. Если в процессе согласования в проект распоряжения (приказа) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному визированию.
9.1.10. Проект распоряжения во исполнение постановления Главы города должен быть подготовлен в течение 3 дней, если не установлен другой срок.
9.2. Оформление проектов приказов руководителей структурных подразделений
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями структурных подразделений.
Приказ имеет следующие реквизиты :
- «Наименование структурного подразделения органа местного самоуправления»;
- «Наименование вида документа»;
- «Дата документа»;
- «Регистрационный номер документа»;
- «Заголовок к тексту»;
- «Текст документа»;
- «Подпись».
Приказы печатаются на бланках установленной формы (приложение № 20).
Датой приказа является дата его подписания.
Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
Заголовок должен точно и кратко отражать содержание текста приказа, отвечать на вопрос «О ком? О чем?». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Например:
О назначении ответственных
за противопожарную безопасность
в администрации города Гая
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из преамбулы (вступительной части) и распорядительной части.
В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в преамбуле (вступительной части) указываются: наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Преамбула в проектах приказов обязательно завершается словом «п р и к а з ы в а ю:», которое печатается вразрядку от левой границы текстового поля.
Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
При подготовке проекта приказа не допускается дублирование ранее изданных приказов и других документов.
Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, его инициалов и фамилии.
Приказы подписывает руководитель структурного подразделения, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.
Если в проекте приказа имеются приложения, то они оформляются в установленном порядке.
Проекты приказов, как правило, завершаются пунктом о возложении контроля за их исполнением.
Χ. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий
Протоколы совещаний, заседаний печатаются на стандартных листах бумаги шрифтом размера №14. слово «П Р О Т О К О Л» печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру ( приложение № 21).
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.
Дата протокола обозначается словесно-цифровым способом, располагается от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего) и присутствующих на заседании, повестка дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос «О ком?» («О чем?»).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по следующей схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ:
(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).
Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.
Протокол имеет следующие реквизиты:
« Наименование вида документа» – П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку
«Номер» – печатается арабскими цифрами.
«Вид совещание, заседания».
«Дата проведения»
« Название населенного пункта или организации» - указание места, где проводилось совещание, заседание
«Лица, присутствующие на совещании, заседании» - от границы левого поля документа строчными буквами печатается слово «Присутствовали:». После слова «Присутствовали» ставится двоеточие. Ниже указываются должности присутствующих, справа от должностей – фамилии с инициалами (в алфавитном порядке). Допускается оформлять список присутствовавших отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.
« Повестка дня» - Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой. Ниже названия вопроса повестки дня, печатается жирным шрифтом, строчными буквами с подчеркиванием слово «Докладчик» и указывается фамилия, инициалы и должность лица выступившего при рассмотрении соответствующего вопроса.
Например:
1. О работе административной комиссии.
Докладчик:дтном порядкав алфатецйдокумента строчными буквани печатается аются на его номер и дату го личной подписи, расшифровки подписи Лопаткин А.Л. – заместитель главы администрации города по правовому регулированию и управлению имуществом.
« Ход заседания» - оформляется следующим образом:
указывается номер вопроса по Повестки дня, затем после слова «СЛУШАЛИ:» указывается фамилия и инициалы докладчика и краткое изложение сообщения.
Ниже от левого поля печатается слово «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются фамилии, инициалы выступающих и краткое изложение выступлений.
«Решение» - оформляется внутри каждого вопроса. Печатается прописными буквами слово «РЕШИЛИ:» Пункты решения нумеруются арабскими цифрами с точкой.
«Подпись» - Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания.
Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает в себя слова «Председатель» («Председательствующий»), «Секретарь», их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).
«Приложения» - оформляются на отдельном листе бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.
Все составные части реквизита выравниваются относительно слово «Приложение». Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.
Например: Приложение
к протоколу совещания
Главы города Гая
от 25 апреля № 5
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
«Пометка ограничения доступа к протоколу» - Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается на первом листе протокола в правом верхнем углу.
Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких коллегиальных органов оформляются с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите «Подпись» наименования должностей располагаются на одном уровне.
10.2 Оформление выписки из протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий оформляются на стандартных листах бумаги.
Выписка из протокола имеет следующие реквизиты:
« Наименование вида документа» – выписка из протокола с указанием его номера.
« Вид заседания, совещания»
«Дата» - Печатается ниже реквизита «Вид заседания, совещания». Дата оформляется словесно – цифровым способом и печатается с правой стороны печатного поля документа.
«Место проведения совещания, заседания» - После всех предыдущих реквизитов с левой стороны (при угловом варианте бланка) печатается название населенного пункта или организации где проводилось совещание, заседание.
«Вопрос повестки дня»
Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.
«Решение»
Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.
Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с точкой..
«Подпись» состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании. Инициалов, фамилии.
«Печать» Рассылаемые экземпляры выписок из протокола заверяются печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствующего на совещании, заседании.
«Приложение», «Отметка об ограничении доступа к выписке из протокола» - данные реквизиты оформляются аналогично реквизитам протоколов совещаний, заседаний, мероприятий.
10.3. Оформление служебных писем.
По своему содержанию и назначению служебные письма (далее - письма) могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
Служебные письма оформляются на бланках установленных форм (приложение № 6; №10;№ 11).
10.3.1 Датой письма является дата его подписания.
10.3.2.Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.
10.3.3. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.
От следующего реквизита отделяется 3 межстрочными интервалами.
Письма адресуются органам государственной власти, организациям, должностным лицам, гражданам.
Наименование адресата указывается в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Например:
Финансовое управление Администрации города Гая
Начальнику бюджетного отдела
Инициалы, фамилия
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, их структурным подразделениям его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже. Например:
Начальнику отдела экономического развития
и торговли Оренбургской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляется нескольким однородным органам, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название. Например:
Руководителям структурных подразделений администрации города Гая
При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре бланка письма указывается только один адрес. Слово «Копия» перед адресатами не ставится.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Оренбургской области и другим постоянным корреспондентам.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221, реквизиты адреса на почтовых отправлениях указываются в следующем порядке:
- для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Оренбургский филиал
Московской региональной
академии государственной
службы
ул. Кирова д. 13,
г. Оренбург, 460015
или
Калинину И.И.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Оренбург, 460015
10.3.4. При необходимости письма могут иметь Заголовок, который отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами.
Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.
10.3.5. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:
Уважаемый Сергей Иванович!
Уважаемый господин Титов!
Иван Иванович!
Если письмо оформлено на бланке органа местного самоуправления, то текст излагается от третьего лица единственного числа. Например: «Администрация города Гая считает...», «Комитет … администрации города Гая рассмотрел...».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа. Например: «прошу...», «направляю...».
10.2.6. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Главы города, его заместителей и руководителей структурных подразделений, и давать полный ответ на все поставленные вопросы.
В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.
Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст письма печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.
В письмах – ответах указывается ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. В этом случае дата и номер документа могут быть внесены в заголовок.
В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («Администрация города Гая не возражает», «Финансовое Управление администрации города считает возможным»).
10.3.7. При наличии Приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
Слово «Приложение» печатается с красной строки.
После слова «Приложение» ставится двоеточие.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Акт о передаче нежилого помещения на 2 л. в 3 экз.
2. Пояснительная записка к акту на 3 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение:
Приложение: Письмо (наименование подразделения) от 24.04.2007 № 17 и
приложение к нему, всего на 5 л. в 3 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 6 л. в 3 экз. в первый адрес.
10.3.8. Подпись. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица., подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Глава города Гая личная подпись Н.Ф.Иванов
Наименование должности, состоящее из одной строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слова «Руководитель» «начальник» могут располагаться центрированным способом по отношению к последующим строкам реквизита.
Инициалы и фамилия печатаются на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи.
При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей. При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 3 межстрочными интервалами.
Письма, оформленные на бланке администрации, подписываются Главой города либо лицом, исполняющим его обязанности; письма, подготовленные на бланках должностных лиц, структурных подразделений, подписываются соответствующими должностными лицами и руководителем соответствующего структурного подразделения либо лицами, исполняющими их обязанности.
Письма-запросы (ответы) визируются в порядке, определенном Регламентом администрации; письма, направляемые Губернатору, Правительству Оренбургской области, Законодательное собрание и иные государственные органы на бланке администрации или Главы города, визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего письмо, и заместителем главы администрации, к сфере деятельности которого относится вопрос, затрагиваемый в письме.
10.3.9. Отметка об исполнителе - включает фамилию, инициалы (или фамилию исполнителя документа и номер его телефона) и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, шрифтом № 10
Например:
Горшков М.П.
4-05-83
10.4. Оформление актов
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей). ( Приложение № 24)
Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа. Например: «Акт сдачи-приема дел», «Акт списания материально-технических средств».
Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы.
Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.
При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий.
Отдельные виды актов могут утверждаться должностным лицом или руководителем структурного подразделения.
10.5. Оформление планов
План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку, наименование (содержание) мероприятий, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ или мероприятий требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение.
Перспективный и текущие планы работы администрации и структурных подразделений состоят из следующих разделов:
- вопросы, вносимые администрацией города на рассмотрение Гайского городского Совета депутатов;
- вопросы, вносимые на рассмотрение Главы города Гая;
- вопросы, вносимые на рассмотрение заместителям главы администрации города;
-вопросы, выносимые на аппаратные совещания администрации города;
- общегородские мероприятия, проводимые администрацией города;
- контроль за исполнением документов.
10.6. Оформление докладных (служебных) записок
Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги, с указанием вида документа, места издания, даты, подпись.(Приложение № 23)
Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к ее написанию, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.
Служебная записка вносится вышестоящему руководителю, как правило, с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Суть вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с изложением справочных или аналитических материалов).
Записка имеет следующие реквизиты:
«Адресат» В состав реквизита входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже.
Например: Заместителю Главы города
по социальным вопросам
А.И.Морозову
Наименование должности в реквизите «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина наибольшей строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия адресата оформляются прописными буквами и располагаются центрированным способом по отношению к наименованию должности.
«Текст» - текст служебной записки начинается с обращения к должностному лицу. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см о левой границы текстового поля.
«Приложение». - Если служебная записка имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 3экз.
Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров (если экземпляров больше одного),
Например:
Приложения: 1. Справка по итогам работы финансового управления в
первом квартале 2007 г. на 5 л. в 3 экз.
2.Основные данные о работе отдела экономики во втором
квартале 2007 г. на 5 л. в 2 экз.
« Подпись» - включает в себя полное наименование должности лица, подписавшего служебную записку, его личную подпись, инициалы и фамилию,
Например:
Начальник отдела по делам молодёжи личная подпись И.Н.Макарова
При подписании служебной записки несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Наименования должностей печатаются центрированным способом. При подписании служебной записки несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей печатаются центрированным способом.
«Дата» - реквизит оформляется словесно-цифровым способом: 21 мая 2007 г. Печатается ниже реквизита «Подпись» от левой границы текстового поля.
10.7. Оформление представлений, ходатайств
Представление (ходатайство) - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении, поощрении работника.
Представление, направляемое Главе города, оформляется на бланке письма структурного подразделения (Приложения №№ 13, 14).
Подписывается руководителем структурного подразделения и визируется заместителем главы администрации города, курирующим структурное подразделение.
Представление, направляемое в орган государственного управления, оформляется на бланке Главы города или Администрации города, адресуется руководителю органа государственного управления и подписывается соответственно Главой города или заместителем главы администрации города, курирующим структурное подразделение.
Оформляется отметка об исполнителе.
Текст должен содержать следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения;
- образование;
- занимаемая должность;
- стаж работы (общий, в данном структурном подразделении, в данной должности);
- оценка служебной деятельности;
- повышение профессионального уровня;
- оценка деловых и моральных качеств;
- участие в общественной работе;
- мотивы назначения (перемещения или поощрения);
- должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить (переместить) работника или вид поощрения, награждения.
10.8 . Оформление телеграмм.
Телеграмма - составляется в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммы, составляемые в структурных подразделениях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.
Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
В телеграмме содержатся следующие реквизиты: