Всоответствии со ст. 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27. 07
| Вид материала | Закон |
- Загрязнения окружающей природной среды, 120.92kb.
- А. Е. Кабанов техническая защита информации содержание Часть I. Правовые основы деятельности, 483.02kb.
- «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 274.57kb.
- Председателя Банка России С. М. Игнатьева, действующего на основании Федерального закон, 404.07kb.
- ФЗ рф «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля, 20.86kb.
- 1. Понятия "информация" и "документ" Выпишите определение понятия "информация", данное, 292.17kb.
- Всоответствии со ст. 10 Федерального закона от 09., 23.88kb.
- Аспекты информационной безопасности, 57.21kb.
- Ии повысили уровни защиты информации и вызвали необходимость в том, чтобы эффективность, 77.16kb.
- Повышение эффективности деятельности подразделений по защите информации органов государственного, 239.19kb.
VІІ. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Оформление проектов правовых актов Главы города, администрации города
7.1.1. Правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных и областных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, администрации Оренбургской области, решений Гайского городского Совета, а также по инициативе структурных подразделений в пределах их компетенции.
7.1.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации, поручается одному или нескольким должностным лицам, руководителям структурных подразделений, а также осуществляется ими по собственной инициативе.
Порядок подготовки и согласования правовых актов Главы города и Администрации, осуществляется в соответствии с Положением об администрации города Гая, Регламентом работы администрации города Гая (приложение № 32).
Срок подготовки проектов правовых актов во исполнение федеральных и областных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, решений Гайского городского Совета, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных актов, издаваемых совместно несколькими структурными подразделениями, могут создаваться рабочие группы.
7.1.3. В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное и областное законодательство, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.
7.1.4. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.
Проект правового акта должен содержать: точное, юридически правильное наименование вида документа и заголовок; краткую преамбулу со ссылкой на нормативные правовые акты; если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств – источники финансирования; указание структурных подразделений, органов и должностных лиц, на которые возложено исполнение и (или) контроль за их исполнением; необходимость опубликования в средствах массовой информации и размещения в сети Интернет; дату вступления в силу (при необходимости); подпись; ссылку на приложение (при наличии).
Текст правового акта должен быть подготовлен с учетом следующих общих требований:
- точность и определенность формулировок, выражений и отдельных терминов (понятий);
- соответствие текста по форме и содержанию заголовку, установленным и (или) общепризнанным правилам;
- ясность и доступность изложенного для понимания субъектами права (адресатами), на которых распространяется его действие.
При подготовке проектов правовых актов исполнитель осуществляет:
- всестороннюю проработку вопроса, по которому вносится проект правового акта, в том числе на предмет его соответствия действующему законодательству, а также необходимые расчеты, обоснования, прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений;
- полное и четкое изложение текста документа, исключающее двойное толкование, на русском языке в соответствии с правилами его грамматики, орфографии и пунктуации.
При необходимости для полноты изложения вопроса в правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения федеральных и областных законов, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.
7.1.5. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей, если вновь принимаемый правовой акт прекращает их действие.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей включаются в текст правового акта.
7.1.6. К проектам правовых актов (постановления и распоряжения) прилагаются копии документов, послуживших основанием для принятия правовых актов (обращения граждан и юридических лиц, государственных органов, судебные решения, акты прокурорского реагирования, заключения, выписки из протоколов и так далее), а также иные документы, предусмотренные нормативными правовыми актами.
К проектам распоряжений Администрации по кадровым вопросам прилагаются: личные заявления (при необходимости прилагаются копии соответствующих документов), трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, служебные записки заместителей главы администрации или руководителей структурных подразделений, протоколы заседаний соответствующих комиссий.
В дополнение к вышеперечисленным документам к проектам правовых актов в обязательном порядке прикладывается пояснительная записка, в которой излагаются мотивы принятия данного документа и их обоснование (приложение № 19).
7.1.7. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Заголовок к тексту», «Текст документа» и «Подпись»).
Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» проставляются при регистрации правового акта в соответствии с их расположением на бланках.
Заголовок печатается с прописной буквы на расстоянии 9 см от верхнего края листа, центрировано при продольном расположении реквизитов и выравнивается по левой границе текстового поля, при угловом расположении реквизитов, отвечает на вопрос «О ком?» («О чем?»). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см.
Текстовая часть отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.
Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях завершается словами «п о с т а н о в л я е т:», слово «п о с т а н о в л я е т» печатается вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками, строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
Если в правовом акте дается поручение структурному подразделению, то его наименование указывается в дательном падеже, а инициалы и фамилия руководителя пишутся в именительном падеже в скобках. Например:
Управлению жилищно-коммунального хозяйства администрации города Гая Н.И. Иванов) подготовить информацию…
Если в правовом акте дается поручение руководителю структурного подразделения, то сначала указывается должность, а затем его фамилия, инициалы (без скобок) в дательном падеже. Например:
Начальнику отдела образования администрации города Гая Бусарову Ю.Н. привести в соответствие…
Реквизит «Подпись» в проектах правовых актов состоит из слов «Глава города Гая» и отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами.
Слова «Глава города Гая» печатаются от левой границы текстового поля в Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне со словами «города Гая».
Проект правового акта подписывается Главой города Гая или лицом, исполняющим его обязанности.
Если документ подписывает исполняющий обязанности Главы города Гая, то слева внизу в две строки печатаются слова « Исполняющий полномочия Главы города,
заместитель главы администрации», а справа указываются инициалы и фамилия заместителя главы администрации, например:
Исполняющий полномочия Главы города,
заместитель главы администрации
города по социальным вопросам А.И.Морозов
7.1.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны применяемым при печатании правовых актов.
7.1.9. В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п. Все приложения, на которые имеются ссылки в проекте, должны быть в обязательном порядке подписаны руководителем структурного подразделения, внесшего проект правового акта, на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края последнего листа приложения. Например:
Начальник управления экономики Л.М. Туленкова ______________
(личная подпись)
При наличии в текстовой части правового акта формулировки «согласно приложению» на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово «Приложение», ниже указывается вид правового акта, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самой длинной строке (допускается выравнивание по левому краю) и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Например:
Приложение
к постановлению администрации
города Гая
от _________ № _____
Если приложений несколько, то они нумеруются. Например:
Приложение № 1
к постановлению администрации
города Гая
от _________ № _____
При наличии в текстовой части правового акта формулировки «Утвердить прилагаемое (-ый, -ые)…» (положение, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф «УТВЕРЖДЕНО» со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением администрации
города Гая
от ____________ № _____
Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения: Положение – УТВЕРЖДЕНО, Программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок приложения печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое (-ые) слово (-а) заголовка приложения пишется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала.
Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе – номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом. Например:
Раздел 3. Организация работы Комиссии
Подраздел 3.1. Проведение заседаний
Пункт 3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
Подпункт 3.1.3.1.
3.1.3.2.
3.1.3.3.
Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса - со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов «итого», «всего» не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы. Например:
Заголовки граф
| Головка | № п/п | Наименование мероприятия | Срок исполнения | исполнитель | Объем финансирования (тыс.рублей) | |
| первое полугодие | второе полугодие | |||||
| 0 | 0 | Боковик | 0 | Прографки | ||
| 0 | 1. | Создание единого перечня услуг | 2011 год | управление по потребительскому рынку и развитию предпринимательства | 20 | 10 |
Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.
7.1.10. Если необходимо утвердить состав комиссии (рабочей группы), то сначала указываются с красной строки Ф.И.О. и должности председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии (рабочей группы), а затем членов комиссии в алфавитном порядке (приложения № 16; № 17).
7.1.11. Проект правового акта до сдачи его в отдел по управлению делами и организационными вопросами , должен быть согласован с руководителями заинтересованных структурных подразделений, если он содержит положения, нормы и поручения, касающиеся этих структурных подразделений, а также по вопросам, отнесенным к сферам их деятельности, с начальником финансового управления – по вопросам, касающимся финансовой деятельности Администрации (доходов или расходов бюджета города), с заместителем главы администрации по экономической и финансовой политике.
7.1.12. После согласования проекта правового акта с должностными лицами, руководителями, вышеуказанных профильных структурных подразделений и до его перенесения на бланк он представляется исполнителем с пакетом документов, необходимых для оценки соответствия проекта правового акта действующему законодательству Российской Федерации, Оренбургской области, муниципальным правовым актам города Гая, в юридическую службу на правовую экспертизу и должен иметь их визы (отметки), а при необходимости и заключения (замечания).
При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа виза оформляется следующим образом:
Фамилия, инициалы (личная подпись) С замечаниями «__»_______2011
7.1.13. Правовая экспертиза поступившего документа, не требующего дополнительной проверки, осуществляются в течение 2 рабочих дней.
Правовая экспертиза положений, правил, уставов, программ, планов и других объемных и сложных документов проводятся в срок от 3 до 7 рабочих дней.
После устранения недостатков, выявленных в результате первой проверки, перенесения на бланк проекта постановления (распоряжения) срок повторного согласования в правовом отделе не должен превышать 2 рабочих дней (объемных и сложных документов до 5 рабочих дней) .
7.1.14. Согласование проектов правовых актов оформляется визами в справках согласования (приложение № 18)
Конкретный перечень лиц, с которыми необходимо согласование проекта правового акта, а также рассылка копий данного документа всем заинтересованным службам и лицам определяется исполнителем.
Соответствующие должностные лица должны провести согласование в течение суток после поступления к ним распорядительного документа.
7.1.15. Какие-либо исправления в правовых актах, поступающих на подпись Главе города, не допускаются.
7.1.16. К сдаваемым на подпись проектам правовых актов прикладываются подлинники необходимых документов или их заверенные копии.
7.1.17. Правовой акт, в случае если он носит нормативный характер, подлежит обязательной рассылке в Правительство Оренбургской области по вопросам местного самоуправления, прокуратуру города Гая, Контрольно-счетную палату (по вопросам финансовой деятельности). Нормативный характер проекта правового акта устанавливается исполнителем и подлежит согласованию с правовым отделом администрации при проведении правовой экспертизы.
7.2. Внесение изменений в правовые акты Главы города и администрации города.
7.2.1. Если при подготовке проекта правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый правовой акт. Его проект должен содержать новые, а также нормативные предписания из ранее изданных актов, которые сохраняют свою силу.
7.2.2. Внесением изменений считается:
- замена слов, цифр;
- исключение слов, цифр, предложений, позиций;
- признание утратившими силу структурных единиц правового акта;
- новая редакция структурной единицы правового акта;
- дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами, предложениями;
- дополнение правового акта структурными единицами.
7.2.3. Изменения, вносимые в правовой акт, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.
7.2.4. Изменения всегда вносятся в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.
7.2.5. При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правого акта. Например:
Внести в распоряжение администрации города Га я от … № … «О ...» следующие изменения:
7.2.6. Независимо от того, предполагаются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями, признание утратившими силу отдельных структурных единиц либо дополнение структурных единиц в правовой акт, наименование правового акта всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе и падеже. Например:
«О внесении изменения в постановление администрации города Гая от … № … «О …» или «О внесении изменений в распоряжение администрации города Гая от … № … «О …».
7.2.7. При внесении изменений в правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.
7.2.8. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
7.2.9. Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки «по тексту») допускается. Если заменяемые по тексту слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение оформляется следующим образом:
… по тексту указанного постановления слово «…» заменить словом «…».
Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, то такое изменение оформляется следующим образом:
… по тексту указанного постановления слова «… (слова указываются в именительном падеже единственного числа) …» в соответствующих числе и падеже заменить словами «… (слова указываются в именительном падеже единственного числа) …» в соответствующих числе и падеже
или
… по тексту указанного постановления слова «… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) …» в соответствующем падеже заменить словами «… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) …» в соответствующем падеже.
7.2.10. При внесении изменений в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.
При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указывают слова, после которых это дополнение должно находиться. Например:
… пункт 1 после слов «…» дополнить словами «…».
7.2.11. В случае, если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение находится в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
пункт 1 дополнить словами «…».
При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.
7.2.12. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:
Внести в постановление администрации города Гая от … № … «О ….» следующие изменения:
1) в пункте 2:
в подпункте 2.1 слова «…» заменить словами «…»;
подпункт 2.2 после слов «…» дополнить словами «…»;
2) второе предложение пункта 3 исключить;
3) пункт 4 изложить в следующей редакции:
«4. … .»;
4) пункт 5 признать утратившим силу;
5) пункт 6 дополнить словами «…»;
6) пункт 7 дополнить предложением «… .».
7.2.13. При дополнении правового акта подразделами, пунктами, подпунктами или абзацами, которые необходимо расположить соответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых разделов, пунктов или подпунктов. При этом необходимо продолжать имеющуюся нумерацию подразделов, пунктов, подпунктов. Например:
… раздел 2 дополнить подразделом 2.6 следующего содержания:
«2.6. … .»;
…пункт 4 дополнить подпунктом 4.5 следующего содержания:
«4.5. … .»;
… подпункт 5.1 дополнить абзацем следующего содержания:
«… .».
7.2.14. В целях сохранения структуры правового акта недопустимо изменять нумерацию разделов, подразделов, пунктов и подпунктов правового акта при признании утратившими силу структурных единиц правового акта.
7.2.15. При дополнении правового акта новыми структурными единицами между уже имеющимися необходимо обозначать их дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифрами и буквенными обозначениями (например, раздел 11, подраздел 3.11, пункт 32, подпункт «б1»).
7.2.16. Дополнение абзацами может производиться в конце соответствующей структурной единицы.
При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац используется следующая формулировка:
… пункт 2 после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:
«…;».
В этом случае пересчет последующих абзацев не производится.
7.2.17. При включении нового абзаца между уже имеющимися включенный абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
7.2.18. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
7.2.19. Новая редакция правового акта в целом, как правило, не допускается.
Новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта издается в случаях, если:
- необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
- необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;
- сохраняют значение только отдельные структурные единицы правового акта, причем частично.
7.2.20. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:
- необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;
- неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.
7.2.21. Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.
7.2.22. При необходимости изложения одной структурной единицы правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:
Внести в пункт 1 распоряжения администрации города Гая от 01.01.2011 № … «О …» изменение, изложив его в следующей редакции:
«1. … .».
В данном случае заголовок правового акта должен быть следующим:
«О внесении изменения в распоряжение администрации города Гая от 01.01.2011 № …».
7.2.23. При необходимости внесения изменения в приложение к правовому акту путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения либо включается в текст изменяющего правого акта, либо оформляется приложением к нему.
7.2.24. При необходимости замены цифровых обозначений в тексте правового акта употребляется термин «цифры», а не «числа». Например:
цифры «12» заменить цифрой «3», цифры «13,5» заменить цифрами «10».
7.2.25. При необходимости замены слов и цифр употребляется термин «слова». Например:
слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз», слова «50 тыс. рублей» заменить словами «100 тыс. рублей».
7.3. Регистрация, выпуск и оформление копий правовых актов
7.3.1.. Подписанные Главой города правовые акты передаются города специалисту по документационному обеспечению для их оформления и выпуска.
7.3.2. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в течение календарного года раздельно для постановлений и распоряжений Главы города , постановлений и распоряжений администрации города.
К порядковому номеру постановления Главы города через дефис добавляются строчные буквы «п», распоряжения Главы города - «р».
К порядковому номеру постановления администрации города через дефис добавляется строчная буква «п» и прописная буква «А» (-пА) ,распоряжения администрации города - «рА»
7.3.3. Документ переносится в базу « НПА. Утвержденные»., файл переименовывается, ему присваивается имя.
Для Постановлений: Пост( пробел)номер документа(пробел)дата(пробел) Название
Пример. Постановление Главы города №543-п от 12.04.2011 « О земельном налоге» (Пост № 543-п от 12.04.2011 О земельном налоге
7.3.4. Копии рассылаемых документов направляются адресатам согласно листа рассылки, составленной и завизированной исполнителем документа.
7.3.5. Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику.
В правом верхнем углу первого листа документа ставится отметка "Копия".
Ниже реквизита "Подпись" проставляют:
- заверительную надпись "Верно:";
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи;
- дату заверения.
Например:
Верно:
Начальник отдела по управлению делами
(личная подпись) И.О.Фамилия
01.08.2011
На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставятся печати : «Для документов. Администрация города Гая. Оренбургская область»
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности заверяющего.
Если документ имеет много страниц, отметка о заверении копии может ставиться на каждом листе документа. Допускается проставлять отметку о заверении копии только на первом листе документа, а на остальных листах проставлять печать.
7.3.6. Документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются в учреждения и организациям, которым рассылались эти акты.
7.3.7. Замена ранее разосланных документов производится специалистом администрации по документационному обеспечению.