Всоответствии со ст. 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27. 07
| Вид материала | Закон |
- Загрязнения окружающей природной среды, 120.92kb.
- А. Е. Кабанов техническая защита информации содержание Часть I. Правовые основы деятельности, 483.02kb.
- «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 274.57kb.
- Председателя Банка России С. М. Игнатьева, действующего на основании Федерального закон, 404.07kb.
- ФЗ рф «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля, 20.86kb.
- 1. Понятия "информация" и "документ" Выпишите определение понятия "информация", данное, 292.17kb.
- Всоответствии со ст. 10 Федерального закона от 09., 23.88kb.
- Аспекты информационной безопасности, 57.21kb.
- Ии повысили уровни защиты информации и вызвали необходимость в том, чтобы эффективность, 77.16kb.
- Повышение эффективности деятельности подразделений по защите информации органов государственного, 239.19kb.
Уважаемый Иван Иванович!
Ваше обращение от 5 февраля 2011 года на имя Главы города Гая получено. Для рассмотрения по существу Вашей просьбы необходимо предоставить не позднее 20 февраля т.г. недостающие документы (приводится перечень документов).
При поступлении в обозначенный срок в управление архитектуры и градостроительства Администрации города Гая названных документов Ваше обращение будет рассмотрено.
Заместитель главы администрации
города Гая И.О. Фамилия
Указанный ответ дает понять заявителю, что его обращение дошло до адресата, предварительно рассмотрено, но время его исполнения зависит от заявителя. Исполнение данного обращения, таким образом, отнесено на более поздний срок – до поступления недостающих документов. По истечении срока, указанного в письме, и при не предоставлении запрашиваемых документов обращение на основании сопроводительного письма снимается с контроля. При этом заявителю с сопроводительным письмом возвращаются все документы, приложенные к обращению, само обращение с соответствующей отметкой направляется в сектор канцелярии.
14.6. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует специалиста по организационно-аналитической работе для внесения изменений в учет.
14.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями его подлинник направляется ответственному исполнителю, указанному первым в резолюции, а копии – остальным исполнителям.
14.8. На время отпуска, командировки, в случае болезни, увольнения или перевода на другую должность работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль за исполнением, все контролируемые документы.
14.9. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, с приложением копии документа; отметка «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Исполненные документы с отметкой «В дело» передаются в отдел по управлению делами и организационным вопросам и хранятся в соответствии с номенклатурой дел.
ΧV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
15.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
15.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.
15.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.
15.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения, через дробь отдела в составе структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 09/01-02, где 09 – обозначение структурного подразделения, 01 – обозначение отдела в составе структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется;
2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
3) графа 3 заполняется по окончании календарного года;
4) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения;
5) в графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению.
Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
15.1.4. Номенклатура дел Администрации разрабатывается до 1 декабря текущего года на следующий календарный год (приложение № 25).
Сводная номенклатура дел Администрации составляется на основании номенклатур, представленных структурными подразделениями в отдел по управлению делами и организационным вопросам до 1 ноября, согласованных с архивным отделом и подписанных руководителями этих структурных подразделений .Сводная номенклатура дел Администрации подписывается начальником по управлению делами и организационным вопросам и после одобрения экспертной комиссией Администрации (далее – ЭК) направляется на согласование в архивный отдел, после чего утверждается.
После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
15.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает и согласовывает с архивным отделом номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее ЭК.
15.1.6. В течение года по согласованию с архивным отделом в утвержденную сводную номенклатуру дел Администрации могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
15.2. Оформление документов, законченных делопроизводством
15.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Они формируют их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов архивного отдела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
- подшивку или переплет в дела (приложение № 27);
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительного листа дела (приложение № 28);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение №29;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).
15.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила
- в дело помещаются только подлинные документы, исполненные, правильно оформленные в соответствии с номенклатурой дел;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и долговременного сроков хранения формируются в дело раздельно;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.
15.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки) из документов удаляются.
Дела временного срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, в них разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
15.3. Экспертиза ценности документов
15.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза проводится постоянно действующей ЭК, состав которой утверждается правовым актом Администрации.
15.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного сроков хранения для передачи в архивный отдел; отбор документов с временными сроками хранения и до минования надобности, подлежащих дальнейшему хранению в структурном подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняются: действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.
В своей деятельности постоянно действующая ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об ЭК органа местного самоуправления.
15.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу (приложение № 30), а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение №31).
Документы, не подлежащие сдаче в архивный отдел, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения ежегодно до 1 апреля текущего года уничтожаются в структурном подразделении по акту, который хранится в деле структурного подразделения постоянно.
15.3.4. После утверждения акта о выделении документов к уничтожению документы уничтожаются в установленном порядке.
Подшивка дел постоянного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов.
15.4. Формирование и оформление дел
15.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.
15.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие – по дате поступления, исходящие – по дате отправления).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
15.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
15.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на запрет снятия копий с документов дела.
Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено.
Документы в деле нумеруются при передаче его в архивный отдел. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
15.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
15.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
15.4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы.
В заверительном листе цифрами и прописью указываются: фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть); графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.); дата, должность работника, сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архивного отдела.
15.4.8. Обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже;
- наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой;
- индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации, согласованной с ЭПК;
- дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом.
Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации. Например, на делах постоянного срока хранения делается надпись: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется архивным отделом чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для размещения наименования городского архива, в который будут передаваться дела органа местного самоуправления.
15.5. Составление и оформление описей дел
15.5.1. На завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архивный отдел.
15.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, долговременного сроков хранения и дела по личному составу (приложение № 30).
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах, томах подписывается «То же», другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.д.
15.5.3. На документы постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляется опись, состоящая из годовых разделов, в четырех экземплярах.
15.5.4. Вместе с делами структурных подразделений в архивный отдел передаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
15.6. Организация хранения документов
15.6.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования – в структурных подразделениях.
15.6.2. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, ответственны за сохранность документов и дел.
15.6.3. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в структурном подразделении.На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.
15.6.4. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Главы Администрации, его заместителей с обязательно оставленными в деле заверенной копией документа и атом об изъятии подлинника.
15.7. Использование документов архивного отдела
15.7.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архивном отделе и архивах структурных подразделений (где они есть), предоставляются сотрудникам Администрации для работы в помещении архивного отдела или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архивного отдела.
Работники Администрации несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.
При увольнении работник Администрации обязан сдать в архивный отдел находящиеся у него во временном пользовании документы.
15.7.2. Подлинники правовых актов Администрации не выдаются.
15.7.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту вновь назначенным работникам все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки.
Справочный материал для оформления документов
Написание часто употребляемых сокращений слов. Требования к употреблению сокращений слов и наименований
При оформлении документов следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В приложениях к указам, распоряжениям Губернатора и постановлениям Правительства области все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми.
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: комитет по вопросам записи актов гражданского состояния Оренбургской области (далее – комитет по вопросам ЗАГС).
В официальных документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
Написание буквенных аббревиатур
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: УВД, ФСБ, ГИБДД,ОГУ.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
а) прописными буквами, если они образованы от имени собственного. Например: ГОСТ (ГОСТом);
б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного.
Например: вуз (вуза).
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым, например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.
Например, при сокращении после цифр слов год, годы необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она в дальнейшем должна писаться так же.
Например, сокращенно записываются:
1) названия единиц измерения (при цифрах):
метр – м тонна – т
миллиметр – мм гектар – га
килограмм – кг грамм – г
секунда – с центнер – ц
2) различные обозначения:
область – обл. миллион – млн.
район – р-н (при названии) миллиард – млрд.
город – г. рубль – р. (руб.)
поселок – пос. железнодорожный – ж.д.
село – с. (при названии) страница – с. (при цифрах)
таблица – табл. проспект – просп.
улица – ул. площадь – пл.
проезд – пр. рисунок – рис.
дом – д. другой (другие) - др.
корпус – корп. смотри – см. е тов бланке установленнойона путатов Гайского районалавыт начальник управления, комитета, отдела админисрацииись эти а
подъезд – под. прочее – пр.
этаж – эт. и тому подобное – и т.п.
кабинет – каб. пункт – п. (в машинописи – пт.)
то есть – т.е. комната – к.
год, годы. – г., гг. (при цифрах) и так далее – и т.д.
Оформление сносок
Сноски печатаются в конце соответствующей страницы. Первое слово в сноске пишется с прописной буквы и в конце ставится точка.
В тексте документа сноски должны быть оформлены одинаково, например: цифрами 1), 2), 3) или звездочками *), **),***).
Знаки препинания (запятая, точка с запятой, двоеточие, точка) в тексте ставятся после знака сноски.
Оформление примечаний
Примечания к служебным документам допускаются только в исключительных случаях, когда соответствующее пояснение невозможно изложить в тексте документа.
Примечания обычно выносятся в конец материала, если не требуется сделать примечание к соответствующему пункту или абзацу.
Примечание отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.
Слово «Примечание» пишется с «красной строки» без подчеркивания и после него ставится точка. Текст примечания начитается с прописной буквы и печатается через один межстрочный интервал. Вторая и последующие строки примечания пишутся от левого поля. В конце текста примечания ставится точка.
Например:
Примечание. Более подробная информация о работе организационно-аналитического отдела администрации района, будет представлена в отдельной аналитической справке.
Если примечаний несколько, то слово «Примечания» пишется от левого поля и после него ставится двоеточие. Каждое примечание пишется с «красной строки» и нумеруется арабской цифрой. Примечания отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
Например:
Примечания:
1. Более подробную информацию о работе, проводимой в области экономики, будет представлена в отдельной аналитической справке.
2. Данные, приведенные в справке, взяты по итогам работы за 1 квартал 2007 года.